Hoe ziet een zzp boekhouding eruit?

Framework voor een sterke zzp boekhouding

zzp boekhouding eenvoudig zelf boekhouden

Twijfel je of je jouw zzp boekhouding zelf moet regelen of uitbesteden? De kosten zijn voor velen onbekend, net als de wijze waarop de zzp boekhouding eventueel zelf bijgehouden en ingediend wordt. Wat hoort er in een boekhouding te staan en hoe lastig is het om dit zelf bij te houden?

Ik ben de juiste persoon om je hierbij te helpen. Als boekhouder verzorg ik al tientallen jaren de boekhouding voor menig zzp. Daarbij valt het mij op dat het de laatste jaren veel eenvoudiger is geworden om de zzp boekhouding zelf bij te houden. Veel ondernemers weten niet dat programma’s als e-boekhouden en Moneybird de boekhouding veel gemakkelijker kunnen maken. Een simpele cursus kan zelfs al helpen om de complete boekhouding te beheersen. En laat dat door veel boekhoudprogramma’s nu gratis worden aangeboden.

Op deze pagina neem ik je mee langs een zzp boekhouding voorbeeld waarin ik bespreek aan welke onderdelen jouw administratie moet voldoen. Ben je wel of niet verplicht een debiteuren- en crediteurenadministratie bij te houden? Is het indienen van je btw-aangifte ingewikkeld of is dit iets wat jij zelf moet kunnen doen?

Lees mee en ontdek wat jij over de zzp boekhouding moet weten.

Inhoudsopgave

Overzicht van de beste boekhoudpakketten voor de ZZP boekhouding

Dit is waar een zzp boekhouding minimaal aan moet voldoen

Voordat we dieper induiken op waar een zzp boekhouding minimaal aan moet voldoen, wil ik het onderscheid maken tussen de drie meest voorkomende manier om dit te doen. Namelijk;

  • Zelf boekhouden zonder boekhoudprogramma
  • Zelf boekhouden met boekhoudprogramma
  • Boekhouding aan boekhouder uitbesteden

Indien jij een boekhouding hebt waarbij de boekhouding zonder boekhoudprogramma wordt gedaan, is dit artikel van groot belang. Bij een boekhoudprogramma wordt namelijk automatisch rekening gehouden met de verplichte onderdelen. Zo is het niet mogelijk om een boekhoudprogramma te gebruiken dat geen rekening houdt met een debiteurenadministratie of resultatenrekening. Dergelijke onderdelen worden automatisch aangemaakt en bijgewerkt, in tegenstelling tot wanneer je geen boekhoudprogramma zou gebruiken.

In dat geval moet je goed onderzoek doen naar welke onderdelen tot een gemiddelde zzp boekhouding gerekend kunnen worden. Denk dan onder andere aan;

  • Alle ontvangen facturen
  • Verzonden facturen
  • Kassabonnen en administratie
  • Inkoop- en verkoopboeken
  • Controleberekeningen
  • Bankafschriften
  • Alle contracten en andere overeenkomsten
  • Zakelijke communicatie met klanten
  • Rittenadministratie
  • Urenadministratie
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie

Dergelijke onderdelen kosten veel tijd om in een zzp boekhouding zonder boekhoudprogramma bij te houden. Je bent veel tijd kwijt aan het aanmaken van dergelijke categorieën. Om nog niet te beginnen aan het bijwerken hiervan. Met een boekhoudprogramma worden dergelijke onderdelen automatisch bijgewerkt. Als je bijvoorbeeld aan je zzp boekhouding een nieuwe factuur toevoegt, wordt er automatisch een openstaande betaling aan een van je debiteuren in de debiteurenadministratie toegevoegd.

Het loont dan ook op voorhand niet om je administratie zonder boekhoudprogramma te maken en bij te houden. Je bent aanzienlijk meer tijd aan de boekhouding kwijt. Dat moet je als zzp niet willen.

Bewaren en ordenen van je zzp boekhouding

Zelfs niet-ondernemers weten ondertussen hoelang een administratie bewaard moet worden: zeven jaar. Dit magische getal is het aantal jaar dat jij als ondernemer je administratie moet bewaren. Pas na deze zeven jaar mag je het ‘verlopen’ jaar uit je administratie verwijderen.

Dat wil zeggen dat je een behoorlijke boekhouding moet bijhouden. Helemaal als je besluit om zonder een boekhoudprogramma te boekhouden. De zzp boekhouding moet dan netjes worden opgeslagen in een bestand op je computer (en een externe harde schijf of cloudservice!). Je wilt het je toch niet voorstellen dat je jouw zzp boekhouding verliest?

Bewaren van je boekhouding in de cloud

Hier is overigens een eenvoudige oplossing voor: online boekhouden. Het gebruik van een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat jouw boekhouding standaard in de cloud opgeslagen wordt. Dit scheelt je behoorlijk wat zorgen en eventuele kosten als de boekhouding van jouw zzp activiteiten opeens verdwijnt.

zzp boekhouding eenvoudig te leren

Naast het correct bewaren van je boekhouding, wordt er van iedere zzp verwacht dat de boekhouding op een bepaalde manier geordend is. Als jouw boekhouding hier niet aan voldoet, kan de Belastingdienst bij een eventuele controle een boete geven.

Het is zoals vroeger niet meer verplicht om je administratie fysiek bij te houden. De Belastingdienst eist zelfs dat je jouw complete boekhouding digitaal bijhoudt. Alleen als je enkele facturen op jaarbasis hebt, mag je jouw boekhouding fysiek bijhouden.

Maar mocht je een controle krijgen, dan wil je niet dat de Belastingdienst ontdekt dat je jouw administratie geen logica meegegeven hebt. De Belastingdienst verwacht namelijk van jou dat iedere factuur, inkomend en uitgaand, een kenmerk heeft dat de herleiden is naar het geleverde product of dienst.

Vervolgens dienen deze facturen op chronologische manier in de daarvoor bestemde mappen opgeslagen te worden. Facturen uit de maand januari, horen in een aparte map opgeslagen te worden. Ook dient er onderscheid gemaakt te worden tussen het type facturen. Inkomende en uitgaande facturen mogen in een zzp boekhouding niet bij elkaar geplaatst worden.

Rittenadministratie, urenregistratie en meer

Behalve de bovenstaande onderdelen, is het voor diverse zzp-ers relevant om de gemaakte ritten en uren bij te houden. Indien je een auto op de zaak hebt staan, of je kosten hiervoor wilt opvoeren, dien je bij te houden welke ritten er wanneer gemaakt zijn en hoeveel kilometers je hiervoor wilt opvoeren. Dat is net zo relevant voor het bijhouden van de uren. Het urencriterium voor ondernemers staat haaks op het wel of niet ontvangen van de zelfstandigenaftrek. Indien jij niet aan een bepaald aantal uren voldoet, heb jij namelijk geen recht op de zo geliefde zelfstandigenaftrek.

De Belastingdienst verwacht bij een eventuele inspectie dat jij jouw uren hebt bijgehouden. Dit geeft de Belastingdienst de mogelijkheid om na te kijken of jij aan het urencriterium voldoet.

Deze functies van online boekhoudprogramma’s maken jouw zzp boekhouding een stuk makkelijker

Ik hoop dat ik je eigenlijk al niet meer hoef te overtuigen om je boekhouding zelf met een online boekhoudprogramma te doen. Als dit nog wel het geval is, gaat de resterende informatie uit dit artikel je overtuigen. Want deze functies maken iedere zzp boekhouding kinderwerk.

  • Voorraadadministratie
  • Salarisadministratie
  • Grootboekrekeningen
  • Automatische belastingregels (ook voor het buitenland)
  • Meekijken door accountants/boekhouders
  • Inkomstenbelasting
  • Btw-aangifte
  • Rittenregistratie
  • Urenregistratie
  • Resultatenrekening
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Versturen en ontvangen van facturen

Al deze functies (en eigenlijk nog veel meer) zijn inbegrepen bij vrijwel ieder boekhoudprogramma dat ik mijn klanten laat gebruiken. Weet je wat ze daarvoor betalen? Vaak nog geen € 20,- per maand. Het enige wat ik voor een groot deel van mijn klanten doe, is het verzorgen van hun inkomstenbelasting. En dat is hoe ik meer dan 1000 zzp-ers jaarlijks help met hun administratie zonder enig ander personeel te hoeven inzetten.

Een belangrijk voordeel van de online boekhouding anno 2020 is dat je bijna geen fouten meer kunt maken. De factuur die jij in je inbox ontvangt stuur je door naar het e-mailadres van je boekhoudprogramma. Dit programma zet de factuur vervolgens om in een mutatie in jouw zzp boekhouding. Hierdoor wordt een bedrag aan de crediteurenadministratie toegevoegd die pas weer wordt aangepast als jij het bedrag aan de crediteur voldoet. Ook jouw liquiditeitsbegroting en resultatenrekening wordt real-time bijgewerkt als je de administratie via een boekhoudprogramma regelt. Het enige wat je eventueel door een boekhouder kunt laten doen, zijn de aangiftes.

Uit welke boekhoudprogramma’s kan ik kiezen?

Ik heb het ondertussen al tientallen keren over het belang van een goed online boekhoudprogramma gehad. Naar mijn mening is ieder boekhoudprogramma dat ik op deze website bespreek van hoge kwaliteit en in staat jou bij je volledige boekhouding te helpen.

zzp boekhouding zonder kennis

Gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma

De keuze voor het boekhoudprogramma dat jou gaat helpen je zzp boekhouding te verzorgen, is volledig afhankelijk van jouw eisen. De meeste zzp-ers hechten veel waarde aan een gebruiksvriendelijke boekhouding die is ingericht om zoveel mogelijk uitleg te geven waar dat vereist is. Omdat je misschien nog niet van alles precies weet hoe het werk en wat de precieze gedachte achter een functie is, helpt het wanneer een boekhoudprogramma je als het ware ‘aan de hand neemt’. Ieder programma gaat op een eigen manier om met gebruiksvriendelijkheid. Als jij hier veel waarde aan hecht, adviseer ik je vooral voor een van de programma’s te kiezen waar dit duidelijk naar voren komt.

Een tweede beslisser zijn de functies die tot een bepaald boekhoudprogramma gerekend worden. Diverse programma’s bevatten uitsluitend de functies die je voor een basis zzp boekhouding nodig hebt. En dat is voor voldoende zzp-ers voldoende.

Boekhoudprogramma met uren- en rittenregistratie

Mocht je echter een boekhoudprogramma wensen dat van extra functies voorzien is om je zzp boekhouding mee te regelen? Zoals uren- en rittenregistraties? Dan is er een ruim aanbod aan boekhoudprogramma’s dat jou hiermee gaat helpen. Ook hier adviseer ik je onderzoek te doen naar de verschillende programma’s en de functies die per programma worden aangeboden.

Goedkoop boekhoudprogramma

Ten slotte bestaan er verschillen in de maandelijkse kosten die je kwijt bent aan een boekhoudprogramma. Hoe meer functies een programma heeft, hoe hoger de kosten doorgaans zijn. Mocht je een uiterst compleet programma zoeken, betaal je daar dus ook meer voor. De goedkoopste boekhoudprogramma’s beginnen vanaf € 5,95 en kunnen oplopen tot enkele honderden euro’s per maand.

Heb je een eenmanszaak? Lees dan ook mijn artikel: boekhouden eenmanszaak

Meest gestelde vragen

Wat is het beste boekhoudpakket voor de ZZP boekhouding?

We hebben een overzicht gemaakt van de beste boekhoudpakketten voor ZZP. Deze programma’s zijn uitvoerig door ons getest op functies en gebruiksgemak. Al deze boekhoudpakketten kun je gratis gebruiken voor een bepaalde periode. We raden aan om 3 programma’s te testen voordat je een definitieve beslissing maakt.

Bekijk hier onze top 10 boekhoudprogramma’s voor eenmanszaak.

Wat kost een boekhoudpakket voor de ZZP boekhouding?

Wat een boekhoudpakket kost is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudpakketten voor ZZP zijn er al vanaf
€ 7,95 per maand.
Bekijk het complete overzicht met prijzen van boekhoudprogramma’s.

Wat zijn de voordelen van online boekhouden voor ZZP?

Voordelen online boekhouden:
1. Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten
2. Veel wordt geautomatiseerd verwerkt zodat je hier geen omkijken naar hebt
3. Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoud app
4. Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud
5. Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.

Lees verder voor het overzicht van de beste boekhoudprogramma’s

Wat doet een boekhoudpakket?

Een boekhoudpakket is administratiesoftware om de boekhouding van je bedrijf te verwerken. Hiermee kun je bijvoorbeeld facturen maken en verzenden, aangiftes doen voor de belastingdienst en krijg je inzicht in de cijfers van je bedrijf. Daarnaast kun je ook samenwerken met een boekhouder of accountant in het online boekhoudprogramma.

Bekijk het meest complete overzicht van boekhoudprogramma’s

Zelf boekhouden of uitbesteden aan een boekhouder?

Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel € 120 per maand kwijt. Wanneer je eenmanszaak of ZZP’er bent is het zelf bijhouden van de boekhouding met een online boekhoudpakket erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager als dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.

Bekijk hier de top 10 beste boekhoudprogramma’s.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *