Reiskosten declaratie

In dit artikel bespreek ik alles wat te maken heeft met het declareren van je reiskosten als zelfstandig ondernemer. Van hoe je dit doet en waar je aan moet denken, tot wat de regels zijn met betrekking tot de Nederlandse Belastingdienst. Natuurlijk noem ik ook een aantal software programma’s die jouw reiskosten declaratie een stuk makkelijker maken, inclusief een gratis optie. Op het einde van dit artikel weet je precies hoe je jouw reiskosten declareert aan de belastingdienst, maar ook hoe je deze doorberekent aan klanten.

Kort samengevat is dit de beste software om je reiskosten te declareren:

• e-Boekhouden – Beste prijs/kwaliteit
• Rompslomp – Beste voor ZZP en kleine bedrijven

Wat zijn reiskosten?

Natuurlijk weten we allemaal wat reiskosten zijn, maar het is voor veel ondernemers onduidelijker welke kosten onder reiskosten vallen die je mag declareren als zakelijke kosten. Oftewel: wanneer mag je reiskosten wel of niet declareren? En hoeveel procent mag je declareren?

De Nederlandse Belastingdienst ziet reiskosten als een onderdeel van de vergoeding die je ontvangt, in ruil voor je zakelijke prestaties. Dit betekent dat je reiskosten mag aftrekken als zelfstandig ondernemer. Je trekt deze kosten af van de winst, waardoor je dus minder inkomstenbelasting hoeft te betalen aan het eind van het boekjaar.

Hoeveel en hoe je jouw reiskosten moet declareren is onder meer afhankelijk van het soort vervoermiddel. Hieronder heb ik een aantal verschillende scenario’s omschreven.

Reiskosten declaratie privé auto

Als je een privé auto gebruikt als zelfstandig ondernemer, dan mag je reiskosten declareren en hiervoor hanteert de Nederlandse Belastingdienst een vast tarief. In 2023 is dit bedrag vastgesteld op €0,23 per kilometer, ongeacht wat voor soort auto je gebruikt. Het maakt dus niet uit of jouw wagen wel of juist niet zuinig is. Als je ervoor kiest om je reiskosten te declareren voor het gebruik van je privéauto, betekent dit automatisch dat je geen andere kosten mag aftrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan parkeer- of brandstofkosten, evenals het betalen van tolwegen. Al deze kosten zijn namelijk al verwerkt in het door de Belastingdienst vastgestelde bedrag. Dit bedrag verandert vaak jaarlijks en het was in 2022 bijvoorbeeld minder en slechts €0,19. Hetzelfde geldt overigens ook voor ondernemers die een auto leasen op privé basis.

Reiskosten declaratie zakelijke auto

Als je een zakelijke wagen hebt ligt het weer iets anders. Je mag dan namelijk een deel van de door jou betaalde BTW over je autokosten aftrekken van de BTW. Dit mag enkel over het deel van de auto dat je zakelijk hebt gebruikt, waar dus de kilometerregistratie aan te pas komt. De autokosten waar je aan moet denken zijn bijvoorbeeld reparaties, onderhoudskosten, wegenbelasting, autoverzekering, waskosten, parkeerkosten en uiteraard brandstof. Verkeersboetes vallen niet onder deze categorie en dien je altijd zelf te betalen. 

Je bent overigens niet verplicht om een kilometerregistratie bij te houden, maar dan wordt er een standaard tarief gehanteerd. Dit bedrag kun je in mindering brengen op het volledig betaalde bedrag aan omzetbelasting over de autokosten. Dit percentage bedraagt in 2023 2,7% van de cataloguswaarde van de auto. Dit percentage ligt lager als je een marge auto hebt of als je een auto hebt gekocht van een particulier. In dat geval heb je namelijk geen BTW afgetrokken bij aanschaf en dan is het percentage voor privégebruik 1,5%.

Je moet in bepaalde gevallen ook rekening houden met bijtelling. Iets dat enkel van toepassing is als je meer dan 500 km voor privégebruik rijdt met de zakelijke wagen. Als je onder dit aantal zit, hoef je hier dus niet aan te denken. 

Het declareren van reiskosten met een zakelijke wagen is niet super eenvoudig en het kan handig zijn om je boekhouder tegen het einde van het boekjaar even te laten meekijken. De meeste online boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om jouw financieel adviseur (gratis)  toegang te verlenen tot je zakelijke administratie.

Kilometerregistratie bijhouden

Om je kilometers te kunnen declareren als reiskosten kun je dus een kilometerregistratie bijhouden. Je mag zelf kiezen hoe je dit doet, gewoon in Excel of met een kilometerregistratie app. Veel boekhoudprogramma’s bieden ook een geïntegreerde kilometerregistratie aan, waar ik later in dit artikel op terug kom. Een kilometerregistratie, ook wel rittenregistratie genoemd, moet aan een aantal zaken voldoen. Voor iedere rit dien je in ieder geval te beschrijven wat het doel is, het begin- en het eindadres, evenals het aantal gereden kilometers. Hoe dit precies in elkaar zit, lees je in dit artikel.

Reiskosten declaratie OV

Natuurlijk zijn er andere manieren van zakelijk vervoer dan met de auto, zoals met het openbaar vervoer (OV) bijvoorbeeld. Het is handig om in dat geval een OV-chipkaart te gebruiken, omdat je dan een overzicht kunt aanmaken van de gewenste reizen. Dit pdf bestand kun je vervolgens gewoon gebruiken voor de Belastingdienst en de zakelijke reiskosten zijn voor 100% aftrekbaar. Je hoeft dus geen rekening te houden met de 20/80 regeling.

Reiskosten declaratie fiets (of brommer)

Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om met de (elektrische) fiets te rijden in plaats van een auto. Vooral als je kleinere afstanden moet afleggen of als je in de stad werkzaam bent, kan dit veel handiger zijn. Ook als je een fiets hebt, heb je recht op het declareren van reiskosten en deze verschillen niet veel van de reiskosten declaratie voor de auto.

Als je een zakelijke fiets hebt, die dus net als de auto op je bedrijf staat, dan kun je bepaalde kosten aftrekken en in dit geval mag je dus ook de BTW aftrekken. Vervolgens mag je net als bij de auto, fietskosten aftrekken. Je kunt hierbij denken aan een onderhoudsbeurt, reparatiekosten en stallingskosten.

Je kunt er ook voor kiezen om je reiskosten te declareren zoals bij het gebruiken van een privé auto. In dit geval mag je de BTW en fietskosten niet aftrekken, maar reken je het bedrag van €0,23 per kilometer. Hetzelfde geldt overigens voor scooters en brommers.

Reiskostendeclaratie vliegtuig, boot of taxi

De kans is groot dat je minder vaak reist met het vliegtuig, boot of de taxi, maar ook deze reiskosten mag je aftrekken. Zorg ervoor dat je jouw bonnetje dus goed bewaard, evenals de reden waarom je moest reizen. Zet de afspraak bijvoorbeeld in je zakelijke agenda, tezamen met de contactgegevens van onder andere de klant of andere relaties die je hebt bezocht. Hoe meer informatie je noteert; hoe beter het is als de Belastingdienst besluit om de kosten te inspecteren.

Vliegreizen zijn vrijgesteld van BTW, wat betekent dat je de BTW dus niet kunt aftrekken. Net als de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer, mag je de reiskosten voor het vliegtuig wel voor 100% aftrekken. Houd wel rekening met het maximale bedrag van reiskosten die je mag declareren, waarbij door de Belastingdienst een verschil wordt gemaakt tussen binnenlandse en buitenlandse reizen. Deze reiskosten vallen dus niet onder de 80/20 regeling, waaronder andere zakelijke kosten wel vallen zoals een verblijfskosten tijdens een zakenreis.

Reiskosten declareren workation

Een workation is een combinatie van een reis voor zaken en privé als ondernemer. De regels omtrent een workation zijn nog een beetje onduidelijk, maar je kunt sowieso geen kosten declareren als de trip niet voor minimaal 50% uit werken bestaat. Ga je dus op reis naar een congres in het buitenland voor werk en plak je er een week vakantie achteraan, dan komen deze reiskosten niet in aanmerking om te worden gedeclareerd.

Reiskosten declaratie aan klanten

Naast het declareren van reiskosten aan de Nederlandse Belastingdienst, kun je reiskosten ook declareren aan klanten. En dit kan op verschillende manieren.

Een van de makkelijkste manieren om reiskosten te declareren is om deze op te nemen in je uurtarief. In plaats van aparte reiskosten reken je dus een bepaald tarief, waar jouw reiskosten onderdeel van zijn. Natuurlijk heeft dit ook nadelen, omdat je dus hetzelfde tarief hanteert voor klanten waar je minder ver of juist heel ver voor moet reizen. Het is afhankelijk van jouw bedrijf of dit een optie is.

De andere manier om reiskosten te declareren is door de daadwerkelijk reiskosten door te factureren. In dit geval komen de reiskosten dus bovenop je uurtarief en eventuele andere kosten. Dit kun je op meerdere manieren doen. Je kunt ze vermelden onder reiskosten, maar ook als onkosten neerzetten. Door bijvoorbeeld een grove schatting te maken en dit apart op de factuur te vermelden. Hierdoor is het duidelijk voor jouw klant wat de reiskosten zijn en wat je uurloon is. Je kunt het zien als materiaalkosten, die ook vaak apart op de factuur worden vermeld.

Maar je kunt ook de daadwerkelijke kosten doorberekenen. Denk aan het in rekening brengen van het aantal gereden kilometers of de kosten voor de trein. Je kunt hiervoor zelf het bedrag vaststellen, waarbij dit normaal gesproken tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer ligt. Zodra je meer rekent dan de wettelijk vastgestelde vergoeding van €0,23, betekent dit dat je over het resterende bedrag belasting moet betalen. Dus als je €0,30 rekent, betaal je over €0,07 van iedere kilometer inkomstenbelasting.

Als je ervoor kiest om de reiskosten door te factureren, dan reken je hiervoor hetzelfde tarief als de door jou geleverde diensten. Als jouw BTW tarief geen 9% maar 21% is, dan reken je dus ook over de reiskosten 21% BTW. Wat dus weer anders is als je werkt met een factuur waarop de BTW is verlegd

Reiskosten declaratie software

Voor het declareren van reiskosten kun je software gebruiken, denk aan:

• een factuurprogramma voor het declareren van reiskosten aan de klant
• een boekhoudprogramma voor het inboeken van reiskosten
• het bijhouden van een kilometerregistratie met behulp van boekhoudsoftware of een aparte KM registratie app

Hieronder heb ik een aantal programma’s uitgezocht, waarmee je het declareren van jouw reiskosten in zijn geheel makkelijk kunt opnemen in je administratie.

De software van e-Boekhouden is ook geschikt voor het MKB, waarbij je van dezelfde functies gebruik maakt. Ze berekenen de prijs namelijk op basis van gebruik. Dus als je boven de 240 boekingen per jaar zit, betaal je €9,50 voor de facturatiemodule en/of €14,50 voor de boekhoudmodule. In dit geval bepaal je zelf of je de pakketten los of individueel afneemt. Een bijkomend voordeel is dat de boekhoud- en facturatiesoftware inclusief een onbeperkt aantal gratis gebruikers is.

Met de software van e-Boekhouden kun je alles regelen voor het declareren van je reiskosten. Door middel van de facturatiemodule stel je zowel offertes als facturen op in je eigen huisstijl, als je jouw reiskosten wil declareren aan een klant. Met de boekhoudsoftware kun je autokosten (of fietskosten) inboeken en indien gewenst je boekhouder gratis laten meekijken. En dankzij de geïntegreerde kilometerregistratie houd je jouw kilometers bij op een eenvoudige manier, en volgens de eisen van de belastingdienst.

Mocht je vragen hebben, dan kun je een kijkje nemen bij de veelgestelde vragen of contact opnemen met de klantenservice van e-Boekhouden. Deze is zowel telefonisch, via het contactformulier op de site, als per mail te bereiken. Hun dienstverlening is een van de redenen dat gebruikers enorm te spreken zijn over de kwaliteit van e-Boekhouden zelf. Het enige nadeel is de ietwat gedateerde uitstraling van de software, zo is er bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om je kilometers automatisch bij te houden.

Rompslomp is over het algemeen iets duurder dan e-Boekhouden en je dient rekening te houden met bepaalde bijkomende kosten. Verder is het een betrouwbare aanbieder, met nog steeds een erg goede prijs-kwaliteitverhouding. Je betaalt bij Rompslomp niet op basis van de grootte van je onderneming, maar je kiest zelf het pakket dat het beste past bij jouw bedrijf. Hoe duurder het pakket; hoe meer functies. Om ondernemers tegemoet te komen bieden ze een gratis pakket aan, evenals korting als je kiest voor een jaar- in plaats van een maandabonnement. De kosten van de pakketten zijn als volgt: Gratis, Plus voor €5,75 per maand en Pro voor €17,25 per maand.

Het gratis pakket van Rompslomp heeft beperkingen, maar is wel voldoende voor het doorfactureren van je reiskosten aan klanten. Wil je echter jouw reiskosten declareren bij de Belastingdienst, dan dien je voor een van de betaalde pakketten te kiezen. Om je BTW aangifte in te dienen dien je voor het duurste pakket te kiezen. De rittenregistratie is overigens wel onderdeel van het Plus pakket.

Net als e-Boekhouden kun je bij hulpvragen contact opnemen met de klantenservice, die alleen niet telefonisch beschikbaar is. Je kunt wel vragen stellen via het online contactformulier in het Help Center en per e-mail. In het help center van Rompslomp vind je ook antwoord op veelgestelde vragen. Dit is een zeer uitgebreide kennisbank met inhoudelijke informatie over de werking van functies. De kans is groot dat het antwoord erbij staat, als je een inhoudelijke vraag hebt met betrekking tot het declareren van reiskosten bijvoorbeeld.

Conclusie reiskosten declaratie

Als ondernemer is het aannemelijk dat je te maken krijgt met het declareren van reiskosten, bijvoorbeeld doordat je op locatie werkt bij klanten, maar ook als je op zakenreis gaat. De manier waarop je reiskosten declareert verschilt zowel per vervoermiddel, maar ook of het voertuig wel of niet op de zaak staat. Er komt nogal wat bij kijken en de eenvoudigste manier om je reiskosten declaratie bij te houden en in te dienen, is met een boekhoudprogramma inclusief facturatie module. Eventueel met de hulp van een financieel adviseur.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.