Declaratie software kan jou als ondernemer een hoop tijd uit handen nemen, tenminste als de software intuïtief werkt en alle benodigde functionaliteiten bevat. Daarom ben ik op onderzoek gegaan naar de beste declaratie software van dit moment en heb ik tien programma’s uitgebreid getest. Hieronder vind je een lijst van de beste aanbieders zodat er altijd wel een programma bijzit dat geschikt is voor jouw onderneming, of je nu een eenmanszaak hebt of meerdere werknemers. Bij ieder programma staat beschreven voor wie de software geschikt is en wat de kosten zijn. Mocht je er toch niet helemaal uitkomen, dan kun je altijd contact met mij opnemen.
Kort samengevat is dit de Top 3 beste declaratie apps van dit moment:
- Exact – Beste prijs/kwaliteit
- Hooray – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
- Employes – Beste voor bedrijven met meerdere werknemers
- Koppelingen met externe apps
- App voor IOS en Android
- Gratis proefabonnement
- Klantwaardering: 8,9
- Makkelijk in gebruik
- Gratis demoversie
- Veel boekhoudkoppelingen
- Klantwaardering: 8,1
- Nederlandse klantenservice
- Declaraties scannen met app
- Gratis proefperiode 14 dagen
- Klantwaardering: 8,3
Winnaars van de declaratie software test
Er zijn drie declaratie programma’s die in hun eigen categorie een stuk beter hebben gescoord dan de overige aanbieders, en dit zijn:
Exact SRXP – Uitgebreide module voor het registreren van declaraties
Met Exact SRXP is het declareren van bonnetjes een fluitje van een cent, zowel voor jezelf als voor je werknemers. De module zorgt ervoor dat alle losse bonnen digitaal worden opgeslagen en dankzij de slimme software worden de meeste gegevens automatisch overgenomen. Exact staat bekend als een betrouwbare aanbieder van diverse soorten software oplossingen, die in staat zijn om met je onderneming mee te groeien. In combinatie met de vele koppelingen en de goede prijs-kwaliteitverhouding, heeft dit gezorgd voor een eerste plaats in deze top 10.
Hooray – Betaalbare HR software plus handige integraties
Hooray biedt een vast pakket aan met een vaste prijs, zodat je altijd weet waar je aan toe bent. De software is makkelijk te begrijpen en je hebt geen voorkennis nodig. De declaratie app is onderdeel van HoorayHR, waarmee je ook andere functies tot je beschikking hebt, denk aan: het beheren van personeelsdossiers en contracten, plus uren-, verlof- en verzuimregistratie. Voor de lage prijs kun je met deze software alle kanten op, ook als je nog startende bent. De klantenservice is naar mijn mening (en volgens recensies van gebruikers) goed te bereiken en je kunt altijd rekenen op professioneel advies.
Employes – Volledig salaris en HR pakket, inclusief declaratie software
De declaratie software van Employes is onderdeel van hun totaaloplossing HR en Salaris. Dit programma is dus ideaal als er meer zaken zijn die je wil automatiseren, waaronder salarissen, contracten en verzuim. Employes richt zich op grotere ondernemingen, die zelf kunnen bepalen welke opties ze aan de software willen toevoegen. Deze Nederlandse onderneming wordt uitstekend beoordeeld door gebruikers en samen met de moderne software heeft dit gezorgd voor een welverdiend plekje in deze top 3.
Hoe ik declaratie software bij Zelfboekhouden.com test
Deze top 10 is niet zomaar tot stand gekomen, maar is het resultaat van een grondig onderzoek. Ik heb alle declaratie opties persoonlijk getest, met diverse soorten ondernemers in gedachten. Van een startende ondernemer met een handjevol declaraties tot een MKB bedrijf met tientallen werknemers. In deze lijst vind je van alles wat, zodat er altijd een optie bijzit die aansluit op de behoeften van jouw onderneming. De belangrijkste punten waar tijdens dit onderzoek op is gelet, zijn:
Functionaliteiten – Functies vormen de kern van een programma. Het is erg belangrijk dat software functies bevat die je echt nodig hebt, en dit bepaalt voor een groot deel de meerwaarde. Naast functies met betrekking tot het declareren, heb ik ook gekeken naar eventuele extra opties, zoals tijdregistratie, urenregistratie, notificaties, goedkeuringsworkflows en meer.
Gebruiksvriendelijkheid – Een ander essentieel onderdeel om te testen is het gebruiksgemak. Hoe makkelijk is het om een bon te scannen? Zit de software logisch in elkaar? Enzovoorts. Hoe eenvoudiger software werkt; hoe sneller je taken kunt afronden.
Integraties – Declaratie software is vooral handig als je deze kunt koppelen met een boekhoudprogramma of bankrekening. Daarom heb ik gekeken naar de mogelijke koppelingen die dubbel werk voorkomen. Want als je van allerlei gegevens handmatig moet overtypen, heb je er uiteindelijk maar weinig aan.
Prijs en prijsstructuur – De kosten variëren per aanbieder, waardoor het vooral belangrijk is om te kijken naar de prijs-kwaliteitverhouding. Oftewel is de prijs eerlijk, in vergelijking met de geboden mogelijkheden. Ook komen in dit onderdeel eventuele verborgen kosten naar boven.
Klantenservice en ondersteuning – De klantenservice evalueren laat veel zien over de intenties van de aanbieder. Ervaren medewerkers die goed bereikbaar zijn en het op meerdere manieren contact op kunnen nemen met de klantenservice, is een goed teken dat de software ontwikkelaar waarde hecht aan zijn gebruikers.
Beveiliging en privacy – Tenslotte is het controleren van de beveiligingsmaatregelen van de software noodzakelijk om de veiligheid van financiële gegevens te garanderen. En om na te gaan of de aanbieder voldoet aan de wet- en regelgeving.
Populairste declaratie apps van dit moment
Waar je zelf op moet letten bij het kiezen van declaratie software
In dit onderzoek heb ik met zoveel mogelijk dingen rekening gehouden, maar aangezien iedere onderneming uniek is zijn er een aantal dingen waar je zelf op moet letten als je de beste keuze wil maken. Neem onderstaande punten mee, als je deze top 10 van declaratie sotware doorneemt om een keuze te maken:
Wie gaat de declaratie software gebruiken?
Bedenk wie de hoofdgebruiker is van de software. Wellicht zal jij zelf de meeste declaraties indienen, maar het kan ook zijn dat dit juist je medewerkers zijn. Hoe meer personen en hoe vaker software wordt gebruikt, hoe belangrijker de gebruiksvriendelijkheid is. Tenslotte ben je op zoek naar declaratie software om het indienen van onkosten te versnellen en vereenvoudigen.
Integraties
Bedenk welke integraties jij nodig hebt, zowel nu als in de nabije toekomst. Want als jouw boekhoudprogramma of bank niet gekoppeld kan worden, betekent dit misschien wel dat je moet overstappen van aanbieder. Dus het is slim om van tevoren een lijstje te maken van gewenste koppelingen.
Complexiteit en grootte van je bedrijf
De keuze voor declaratie software hangt van meerdere factoren af, en de complexiteit en grootte van je onderneming spelen hierin een belangrijke rol. Exact SRXP is bijvoorbeeld enorm uitgebreid, wat perfect is voor complexe en grote ondernemingen. Kleine MKB bedrijven hebben waarschijnlijk meer aan een vereenvoudigde oplossing zoals Hooray. Bekijk dus altijd wat het beste is voor jouw bedrijf en ga niet meteen voor de nummer één die in het algemeen als beste is getest.
Budget
Bepaal van tevoren wat het budget is, zodat je een oplossing kunt kiezen die hierbinnen past. Houd hierbij rekening met eventuele extra kosten, en bereken wat je daadwerkelijk kwijt bent bij het afnemen van een pakket. Kijk dus niet alleen naar het prijskaartje, maar ook wat je ervoor in ruil ontvangt.
Volledige Top 10 Beste Declaratie Tools
- Exact SRXP – Beste prijs / kwaliteit
- Hooray – Beste voor ZZP’ers
- Employes – Beste voor startende ondernemers
- Klippa – Beste voor kleine ondernemingen
- Exact Online – Beste voor bedrijven met personeel
- WhiteVision – Beste voor internationale bedrijven
- Basecone – Beste mobiele app IOS/Android
- Declaree – Beste gebruikerservaringen
- Smartbooqing – Beste voor reiskosten declaraties
- Rydoo – Beste voor grote ondernemingen
Update: Januari 2024
#1 Exact SRXP – Geschikt voor iedere ondernemer
De software van Exact SRXP is echt ontwikkeld voor mobiel gebruik en werkt via de declaratie app. Als medewerkers een bon indienen kun je deze digitaal goedkeuren, door te swipen of met een enkele klik. Betalingen die worden gedaan met de gekoppelde zakelijke Mastercard worden direct gekoppeld en zo kan de bon ook meteen worden verwerkt in de administratie na goedkeuring. Eventuele buitenlandse BTW wordt tevens direct teruggevraagd, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen.
Naast het declareren van bonnen, is de software ook geschikt voor het berekenen van kilometervergoedingen op basis van GPS en voor het declareren van dagvergoedingen. Alles wordt direct verwerkt, zodat je altijd een up-to-date overzicht hebt van alle uitgaven. Er zijn een aantal integraties die de software nog efficiënter maken ( VAT4U, bunQ en ICS creditcard). Wat betreft de kosten heb je keuze uit meerdere pakketten. En hoewel het aantal functies oploopt, is het registreren van declaraties onderdeel van ieder pakket.
Functies
- Declaraties registreren
- Kilometervergoedingen, inclusief tussenstops
- Dagvergoedingen
- Digitaal goed- of afkeuren
- Werkkostenregeling
- Aanvragen van zakenreizen
- Meldingen, ook voor werknemers
- Creditcard koppeling (Enterprise, Corporate)
- Buitenlandse BTW terugvragen (Enterprise, Corporate)
- Meerdere declaraties per formulier (Corporate)
- Opslag in de cloud
- Scan & Herken
- Mobiele app voor iOS en Android
Prijzen
| Pakket | Kosten per maand |
|---|---|
| Premium | €3,30 per gebruiker |
| Enterprise | €6 per gebruiker |
| Corporate | €9 per declaratieformulier |
Pluspunten Exact SRXP
-
Uitstekende prijs-kwaliteitverhouding
-
Keuze uit meerdere pakketten
-
Handige koppelingen
-
Mobielvriendelijk
-
Gratis demo
Minpunten Exact SRXP
-
Niet alle gebruikers zijn even enthousiast
Reviews
Voor de nieuwe Exact SRXP zijn nog maar weinig ervaringen van echte gebruikers te vinden. Daarom is gekozen pas als er voldoende Exact SRXP ervaringen zijn, deze in dit artikel met je te delen.
| Prijs / kwaliteit |  5 |
| Slimme functies | 5 |
| Gebruiksgemak | 5 |
Conclusie
Exact SRXP is een prima keuze voor vrijwel alle ondernemers, vanaf een laag maandbedrag per gebruiker. De hoeveelheid mogelijkheden in vergelijking met de prijs is erg goed en het feit dat je kunt kiezen uit verschillende pakketten is een meerwaarde voor ondernemers met een kleiner budget. De software is met name erg handig voor het MKB, aangezien medewerkers eenvoudig bonnen kunnen bundelen en indienen, waarna ze automatisch afgeletterd worden. De software kan worden gekoppeld met verschillende Nederlandse boekhoudpakketten en klanten hebben toegang tot een uitgebreide kennisbank en klantenservice.
#2 Hooray – Ook geschikt voor starters
Hooray houdt van duidelijkheid en dit is te zien aan hun prijsmodel, evenals de software zelf. Je kunt er namelijk meteen mee aan de slag en je hoeft niet lang te zoeken naar een functie. De vormgeving is minimalistisch en zakelijk, zonder te veel extra’s. Hoewel de declaratiesoftware van Hooray wat minder uitgebreid is dan Exact SRXP, is het voor de meeste ondernemers meer dan voldoende. Je betaalt overigens niet alleen voor de declaratie software, want je ontvangt tevens een aantal andere handige en gerelateerde functies. Dit alles kun je integreren met je boekhoudprogramma, met inbegrip van Moneybird, e-Boekhouden, Yuki en Exact Online.
Functies, met betrekking tot declaraties
- Declaraties indienen door ze te scannen met de app
- Goedkeuringsproces
- Kilometers en reiskosten declareren, ook door medewerkers
- Maandelijkse overzichten
- Gepersonaliseerde rapportages
- Koppelingen met boekhoudpakketten
- Scan & Herken
- iOS en Android app
Prijzen
| Pakket | Kosten per maand |
|---|---|
| Hooray HR | €5 per gebruiker |
Pluspunten Hooray
-
Makkelijk in gebruik
-
Geen extra kosten en gratis implementatie
-
Veel koppelingen met boekhoudsoftware
-
Uitgebreide klantenservice, ook telefonisch
-
Gratis proefperiode van 14 dagen
Minpunten Hooray
-
Minder uitgebreid
-
Geen korting voor een groot aantal gebruikers
Reviews
De gebruikers van Hooray prijzen de software als gebruiksvriendelijk en handig, met alles op één plek voor leidinggevenden en HR-medewerkers. Ze roemen de snelle en vriendelijke klantenondersteuning en merken op dat geen enkele vraag te raar is. Hooray wordt gezien als een praktische en betaalbare oplossing, vooral voor snelgroeiende bedrijven, waarbij het flexibele onboarding-systeem wordt gewaardeerd. De communicatie met Hooray wordt als positief ervaren, met altijd beschikbare en behulpzame medewerkers. Er zijn echter meldingen van bepaalde functionaliteiten die niet altijd even goed werken, zoals het verwijderen van gebruikers en bulkbewerkingen. Het verlofsaldo en het aanvragen van verlofuren worden echter als snel en gemakkelijk beschouwd. Over het algemeen wordt Hooray gezien als een gebruiksvriendelijke en kosteneffectieve HR-tool die tijd bespaart en de HR-processen stroomlijnt.
| Prijs / kwaliteit | 5 |
| Slimme functies | 5 |
| Gebruiksgemak | 5 |
Conclusie
Hooray is een uitstekende optie als je op zoek bent naar makkelijke declaratie software voor jezelf en je werknemers. Medewerkers kunnen direct aan de slag via de speciale app, en als ondernemer of manager heb je volledig inzicht in alle belangrijke cijfers en overzichten. De software neemt alle bijzaken weg, en bevat alles wat je nodig hebt om declaraties snel te verwerken. Gebruikers zijn erg tevreden over de software, evenals de geboden klantenservice. De prijs is helder en je hoeft niet bang te zijn voor extra kosten. Het enige nadeel is dat bedrijven met een groot aantal werknemers geen korting ontvangen, waardoor er voordeligere opties zijn.
#3 Employes – Declaratie software voor het MKB met een goede service
Emloyes biedt meerdere producten aan, die je als onderdeel van een pakket of als een losse module kunt afnemen. Het fijne van Employes is dat medewerkers zowel via de mobiele app als het portal toegang hebben waarin ingediende declaraties automatisch worden verwerkt, zowel op de loonstroken als in je boekhoudsoftware. Employes is namelijk te koppelen met vrijwel alle bekende Nederlandse boekhoudpakketten, waaronder e-Boekhouden, Rompslomp, Reeleezee, SnelStart, Visma, Exact, Moneybird en Yuki. De klantenservice is erg klantvriendelijk en geeft snel antwoord op vragen per mail.
Functies, met betrekking tot declaraties
- Declaraties indienen en bonnetjes toevoegen
- Rittenregistratie
- Reiskosten declaraties
- Meldingen per e-mail
- Overzichten en rapportages
- Veel boekhoudkoppelingen
- Scan & Herken
- iOS en Android app
Prijzen
| Pakket | Vaste kosten | Variabele kosten |
|---|---|---|
| Salaris | €27,50 per maand | €6 per loonstrook |
| Salaris + HR (inclusief declaraties) | €39 per maand | €7,50 per loonstrook |
| DGA verloning | Geen | Vanaf 14,50 per loonstrook |
Pluspunten Employes
-
Makkelijk in gebruik
-
Diverse add-ons beschikbaar
-
Veel koppelingen
-
Goede en snelle klantenservice
-
Gratis demoversie, voor een onbeperkte tijd
Minpunten Employes
-
Kosten niet altijd even duidelijk
-
Minder interessant voor ondernemers met een paar werknemers
Reviews
De meningen over Employes zijn verdeeld. Sommigen prijzen het gebruikersgemak en de goede klantenservice. Ook het verwerken van salaris en administratie verloopt soepel en snel. Anderen vinden het terugdraaien van correcties gebrekkig en het proces om aanpassingen door te voeren te traag. De tool werkt op zichzelf makkelijk, maar het ontbreken van automatische bankkoppeling en iDEAL-betalingen is niet ideaal. Daarnaast zijn er kleinere gebreken zoals het ontbreken van een overzicht van ingediende aangiften loonheffing. Al met al lijkt Employes geschikt voor beginners en kleinere bedrijven die een intuïtieve tool zoeken voor hun salarisadministratie en declaraties.
| Prijs / kwaliteit | 5 |
| Slimme functies | 5 |
| Gebruiksgemak | 5 |
Conclusie
Employes is een perfecte keuze voor grotere ondernemingen. Dit vanwege het prijsmodel, dat voordeliger is als je meer werknemers in dienst hebt. Gelukkig biedt Emloyes ook een versie aan voor DGA’s, waarbij het indienen van declaraties kan worden toegevoegd als add-on. De software is modern en werkt erg prettig, waar ook gebruikers het mee eens zijn. Met name de eenvoud en duidelijke instructies worden genoemd in recensies. Het enige minpunt is dat deze oplossing niet interessant is als je enkel op zoek bent naar declaratie software, want je betaalt namelijk voor een totaalpakket aan functies en de declaratie add-on is onderdeel van het HR pakket. Je probeert de software van Employes overigens zo lang als je maar wil gratis uit, door het aanmaken van een demo account.
#4 Klippa – Digitaal declareren met Spend Control
Klippa is een relatief jonge onderneming en bestaat sinds 2015. Het bedrijf heeft zich razendsnel ontwikkeld en bezit inmiddels twee kantoren in eigen land, plus vestigingen in Hamburg en Brasov. Klippa heeft net als Whitevision als doel om de papierwinkel bij bedrijven te digitaliseren, met behulp van zelflerende en innovatieve technologieën. De declaratie software is los af te nemen en je hebt de keuze uit meerdere pakketten die zijn voorzien van extra opties. De software werkt vanuit een mobiele app, inclusief handige meldingen voor zowel werknemers als leidinggevenden. Een extra functie die ik nog niet veel ben tegengekomen, is de automatische detectie van dubbele bonnen.
Functies
- Declaraties indienen per mail, app en via de website
- Automatische detectie van dubbele bonnen (Premium, Custom)
- Slimme regels aanmaken
- Ingebouwde Scan & Herken
- Reiskosten declaratie in combinatie met Google Maps
- Creditcard module (Premium, Custom)
- Automatische BTW terugvordering (Premium, Custom)
- Rapportages inzien en downloaden
- Vreemde valuta worden ondersteund
- Koppelingen met boekhoudsoftware, waaronder Exact, Visma en Informer
- App voor iOS en Android
Prijzen
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Effective | €4 per gebruiker |
| Premium | €5 per gebruiker |
| Custom | Op aanvraag |
Pluspunten Klippa
-
Goede klantenservice, ook telefonisch
-
Behoorlijk wat koppelingen, met boekhoud- en ERP-software
-
Unieke opties, zoals fraudedetectie
-
Gratis demo
Minpunten Klippa
-
Het goedkoopste pakket bevat niet alle mogelijkheden
-
Geen korting bij een jaarabonnement of een groot aantal gebruikers
Reviews
Klippa wordt over het algemeen als eenvoudig en gemakkelijk te implementeren beschouwd. Gebruikers prijzen de vriendelijke en toegankelijke aard van het Klippa-team, met lof voor hun technische expertise en klantondersteuning. Positieve aspecten zijn onder meer de eenvoudige implementatie, betaalbaarheid en gebruiksgemak van de software. Het digitale declaratieproces wordt gewaardeerd, maar sommige gebruikers merken op dat de herkenningsgraad af en toe te laag is en verbeterd moet worden. Een gebruiker van Klippa voor studieverenigingen vindt de software snel en gemakkelijk te gebruiken, vooral voor het verwerken van inkoopboekingen in Exact Online via Klippa. Er is echter een vermelding van bepaalde functies die niet altijd even goed werken, zoals het verwijderen van gebruikers en bulkbewerkingen. In het algemeen wordt Klippa positief beoordeeld voor zijn gebruiksgemak en klantenondersteuning, maar er zijn meldingen van technische problemen met de app die hopelijk in toekomstige updates zullen worden opgelost.
| Prijs / kwaliteit |  4,2 |
| Slimme functies | 4,2 |
| Gebruiksgemak | 4,2 |
Conclusie
De software van Klippa is makkelijk in gebruik en ongeacht het gekozen pakket geniet je van de gehele klantenservice, inclusief telefonische ondersteuning. Toch is de software voornamelijk interessant voor de wat grotere ondernemingen, met meerdere werknemers in dienst. Klippa biedt een aantal unieke functies, zoals het indienen van bonnen in vreemde valuta en het detecteren van dubbele bonnen. De software biedt behoorlijk wat koppelingen aan. Toch raad ik je aan om van tevoren te checken of een specifieke koppeling erbij staat, vooral op het gebied van boekhoudsoftware.
#5 Exact Online – Boekhoudprogramma voor het MKB met een complexe bedrijfsstructuur, plus declaratie mogelijkheden
Exact (SRXP) is al bekroond tot de beste algemene declaratie software, maar Exact krijgt nog een plaatsje in de top 10. De reden dat Exact Online wat lager is geëindigd, is omdat deze software oplossing niet specifiek is gericht op declaraties. Toch bevat de boekhoudsoftware voor het MKB een aantal handige opties voor het indienen van inkoopfacturen, maar enkel als je ook iets hebt aan de overige functies gezien het hoge prijssegment. Een van de voordelen van Exact Online is het grote aantal mogelijkheden en koppelingen, waardoor de kans nihil is dat je in de toekomst zal moeten overstappen op een andere software aanbieder wegens gebrek aan functies.
Functies, met betrekking tot declaraties
- Inkoopfacturen inboeken
- Goedkeuringsflows
- Automatisch afletteren
- Digitaal archief
- Geschikt voor UBL facturen
- Bankkoppeling
- Online samenwerken met andere gebruikers
- Kostenanalyse (Plus pakket of hoger)
- Veel koppelingen
- Scan & Herken
Prijzen
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Essentials | €42 |
| Plus | €82 |
| Professional | €122 |
| Premium | Vanaf €212 |
Pluspunten Exact Online
-
Veel koppelingen en mogelijkheden
-
Declaratie software is onderdeel van het uitgebreide boekhoudprogramma
-
Perfect voor het MKB
Minpunten Exact Online
-
Niet specifiek gericht op declaraties
-
Gemengde reviews over de boekhoudsoftware
-
Hoog prijssegment
-
Niet geschikt voor starters
Reviews
Het declaratieprogramma Exact krijgt overwegend negatieve recensies. Gebruikers klagen over verschillende problemen, zoals het niet functioneren van de BTW monitor, verlies van gegevens en gebrek aan ondersteuning en klantenservice. Hoewel sommige gebruikers tevreden zijn over de software zelf, zijn anderen zeer ontevreden over de aftersales en klachtenafhandeling. Support wordt als onhandig en onlogisch ervaren, en sommige gebruikers vinden het programma verre van gebruiksvriendelijk. Er zijn echter ook positieve opmerkingen over de deskundige hulp die via de support is ontvangen. Al met al lijkt het erop dat gebruikers niet blij zijn met Exact.
| Prijs / kwaliteit | 4,2 |
| Slimme functies | 4,2 |
| Gebruiksgemak | 4,2 |
Conclusie
Exact Online is een goede keuze als je een MKB bedrijf hebt en je op zoek bent naar zowel boekhoud- als declaratiesoftware. Je kunt met Exact Online namelijk ook inkoopfacturen verwerken in real-time, en indien gewenst dit uitbreiden met de module Exact SRXP (de nummer één van deze top 10). Exact is een betrouwbare partner voor ondernemers met een langdurig bestaan, maar toch zijn niet alle bestaande gebruikers even enthousiast. Het is geen programma dat je meteen onder de knie hebt, maar daar tegenover staat wel dat het een van de meest uitgebreide opties is met het grootste aantal integraties.
#6 WhiteVision – Inkoopfacturen snel digitaal verwerken
WhiteVision richt zich op het automatiseren van repeterende taken, waaronder ook het verwerken van inkoopfacturen valt. Vanuit Breda biedt deze onderneming meerdere oplossingen aan, die ze op maat voor jou samenstellen. WhiteVision richt zich echt op grote ondernemingen die hun declaratie software willen implementeren op bestaande ERP-software, zoals die van AFAS of Exact. Je bepaalt zelf welke facturen worden gefiatteerd, waarbij WhiteVision dit proces zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk maakt. Dit geldt zowel voor declaraties, maar ook voor andere documenten die moeten worden gedigitaliseerd en verwerkt in de boekhouding.
Functies, met betrekking tot declaraties
- Inlezen van e-mails en het scannen van papieren documenten
- Inkoopfacturen omzetten in boekingsbestanden
- Tekstherkenning via OCR
- Digitale goedkeuring
- Koppelingen met ERP software
- Digitaal fiatteren
- Scan en Herken
- Mobiele app
Prijzen
Prijzen zijn enkel op aanvraag.
Pluspunten WhiteVision
-
Gebruiksvriendelijke software
-
Geschikt voor het digitaliseren van talloze soorten documenten
-
Gratis demo, wel vooraf online inplannen
Minpunten WhiteVision
-
Niet geschikt voor kleine bedrijven
-
Prijzen zijn enkel op aanvraag
-
Declaratie software is onderdeel van de totaaloplossing
-
Minder gericht op het indienen van declaraties door werknemers
-
Contactmogelijkheden van de klantenservice kan beter
Reviews
De recensies van WhiteVision zijn overwegend positief. Gebruikers prijzen de eenvoud, snelheid en efficiëntie van het programma en zijn tevreden over de mogelijkheden om eenvoudig en snel declaraties te verwerken. De klantenservice wordt geroemd om hun vriendelijkheid, behulpzaamheid en deskundigheid. Er zijn enkele opmerkingen over beperkte functionaliteit en prijzen in de verschillende versies van het programma. Verder zijn er enkele opmerkingen over bugs tijdens het gebruik van het programma. Desondanks wordt WhiteVision over het algemeen gezien als een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk programma voor het verwerken van declaraties.
| Prijs / kwaliteit | 4,2 |
| Slimme functies | 4,2 |
| Gebruiksgemak | 4,2 |
Conclusie
De zelflerende software van WhiteVision is gemaakt voor het digitaliseren van documenten. Het bedrijf biedt geen vaste, maar op maat gemaakte pakketten aan op basis van de behoeften van jouw onderneming. De software is minder gericht op het declareren van kosten door medewerkers, maar meer op het digitaliseren van de papierwinkel binnen bedrijven, waar ook declaraties onder vallen. Het is een geschikte optie om te overwegen voor grote ondernemingen die een gebruiksvriendelijke tool zoeken welke kan worden gekoppeld aan hun ERP-systeem.
#7 Basecone – Betaal op basis van gebruik, maar uiteindelijk toch prijzig
Basecone is onderdeel van Wolters Kluwer, een internationale leverancier van online software aan diverse branches. Basecone richt zich op het aanbieden van factuurverwerking software, inclusief declaraties. Declaraties kunnen worden goedgekeurd door te swipen, via de Basecone app. Facturen worden automatisch gedigitaliseerd en verwerkt, waarbij je betaalt op basis van gebruik. Jammer genoeg moet je veel extra modules toevoegen, waardoor de software alsnog een hoog prijskaartje per maand krijgt.
Functies, met betrekking tot declaraties
- Declaraties indienen en goedkeuren
- Automatische boekingsvoorstellen
- Inzicht
- Declaraties worden klaargezet als UBL facturen
- Tags toevoegen
- Geschikt voor meerdere administraties
- Extra voordelen voor UBL facturen
- Diverse koppelingen
- Real time verwerkingen met boekhoudpakketten, onder andere Visma en Exact
- Scan & Herken
- iOS en Android app
Prijzen
| Pakket | Vaste kosten | Variabele kosten |
|---|---|---|
| Premium | €1,25 per administratie | €0,29 per geboekte factuur |
| Autorisatiemanagement Module | €4,50 per gebruiker | – |
| Declaratie module | €3,50 per gebruiker | – |
Pluspunten Basecone
-
Gratis demo en proefperiode van 14 dagen
-
Declaraties worden omgezet in UBL facturen
-
Geschikt voor meerdere administraties
Minpunten Basecone
-
Aantal koppelingen met boekhoudsoftware is beperkt
-
Geen kortingen bij grote aantallen documenten
-
Extra kosten voor het afnemen van de declaratie module
Reviews
Basecone wordt over het algemeen beschouwd als een handig systeem voor het verwerken van facturen, met name vanwege de goede integratie met Twinfield. Gebruikers merken op dat het geschikt is voor autorisatiegebruikers, maar ze hebben enkele kritiekpunten geuit.
Een van de belangrijkste zorgen heeft betrekking op beveiliging, waarbij gebruikers aangeven dat er matige beveiligingsfuncties zijn en dat er geen standaardoptie is voor tweefactorauthenticatie of Single Sign-On (SSO) met Google of Microsoft. Dit kan als een beveiligingsrisico worden beschouwd.
Een ander kritiekpunt betreft de scan- en herkenfunctionaliteit, waarbij gebruikers aangeven dat deze matig tot slecht is in vergelijking met concurrenten. Er wordt opgemerkt dat UBL-facturen lijken te worden genegeerd.
Daarnaast klagen sommige gebruikers over de webinterface, die als slecht tot matig wordt beschouwd, vooral wat betreft de mogelijkheid om facturen goed te lezen op grote schermen. Er lijkt een gebrek aan flexibiliteit te zijn bij het aanpassen van het scherm.
Tot slot is er frustratie geuit over het gebrek aan respons op feature requests en de indruk dat de ontwikkelaar vooral geïnteresseerd is in het genereren van inkomsten, zonder veel aandacht te besteden aan gebruikersfeedback.
| Prijs / kwaliteit |  3 |
| Slimme functies | 3 |
| Gebruiksgemak | 3 |
Conclusie
Basecone is een optie als je op zoek bent naar zowel declaratie als factuur verwerkingssoftware. Vooral als je ook gebruik maakt van UBL facturen, want dan biedt de software handige voordelen. Basecone hanteert een laag maandbedrag, waarbij je betaalt op basis van gebruik. Iets dat erg voordelig kan zijn voor kleinere ondernemers. Houd er wel rekening mee dat je helaas extra betaalt voor de declaratie module, evenals de module voor autorisatie management. Hierdoor lopen de kosten alsnog hoog op. Het aantal koppelingen is beperkt en er zijn weinig online reviews te vinden, waardoor Basecone niet per se de meest logische keuze is.
#8 Declaree – Declaratie software voor buitenlandse onkosten
Declaree is online ook wel bekend onder de naam MobileExpense, maar voor het gemak houd ik even de oorspronkelijke naam aan. Deze internationale aanbieder met een vestiging in Rotterdam, biedt gelukkig wel Nederlandstalige service aan. Ook de software is beschikbaar in meerdere talen, waaronder in het Engels en Nederlands. Het is een van de weinige aanbieders die zich richten op het declareren van bonnetjes tijdens het reizen in het buitenland en de software is ook offline te gebruiken. Het prijsmodel biedt drie opties aan, waarvan het goedkoopste pakket €7 per maand kost. Als je houdt van persoonlijk contact met de klantenservice als er problemen of vragen zijn dan is Declaree echter niet waar je naar op zoek bent, behalve als je kiest voor het duurste abonnement.
Functies
- Online en offline declaraties verwerken
- Geautomatiseerd kilometers en dagelijkse vergoedingen declareren
- Automatische workflows en regels instellen
- Overzichten en rapportages
- Bedrijfs bankkaarten koppelen (extra kosten)
- AI (extra kosten)
- BTW teruggave (extra kosten)
Prijzen
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Local | €7 per maand |
| Europe | €10 per maand |
| Global | Op aanvraag |
Pluspunten Declaree
-
Gericht op internationale declaraties
-
Bedrijven met veel declaraties kunnen contact opnemen om korting te vragen
-
Aparte support afdeling voor Declaree gebruikers
-
Uitgebreide kennisbank (Engelstalig)
-
Veel internationale koppelingen
Minpunten Declaree
-
Veel informatie is enkel in het Engels beschikbaar
-
Extra kosten voor het gebruik van de “company card” bij het goedkoopste abonnement
-
De klantenservice is alleen bereikbaar via het online contactformulier als je het Local pakket afneemt
-
Weinig lokale koppelingen, zoals met Nederlandse boekhoudsoftware (met uitzondering van Exact, AFAS en Visma)
Reviews
Gebruikers hebben over het algemeen positieve ervaringen met Declaree. Het is een eenvoudige en gebruiksvriendelijke app voor het declareren van onkosten. De app is makkelijk te bedienen en alle functies spreken voor zich. De automatische koppeling met boekhouding werkt prima en creditcard bonnetjes worden automatisch gekoppeld aan de juiste transactie. De klantenservice wordt geroemd om hun vriendelijkheid en deskundigheid. Er zijn echter ook enkele negatieve ervaringen, zoals een gebrek aan reactie op verzoeken om contact en een enigszins verwarrende indiening van declaraties. Desondanks is Declaree een aanrader voor iedereen die eenvoudig en snel onkostendeclaraties wil doen.
| Prijs / kwaliteit | 3 |
| Slimme functies | 3 |
| Gebruiksgemak | 3 |
Conclusie
Declaree kan een goede optie zijn als je voornamelijk te maken hebt met onkosten in het buitenland. Toch is de software niet goedkoop als je gebruik wil maken van het totaalpakket aan functies, inclusief internationale declaraties en het koppelen van een zakelijke bankrekening (bunQ of MasterCard). Een ander nadeel zijn de vrij negatieve recensies over Declaree, wat mede komt door het geringe aantal recensies die online te vinden zijn. Als je echter declaratiesoftware zoekt voor het verwerken van declaraties in eigen land, zijn er naar mijn mening betere opties in deze top 10 van declaratie software.
#9 Smartbooqing – Ietwat verouderde declaratie tool voor WordPress
Smartbooqing, ook wel Nordique genoemd, heeft een eigen declaratietool ontwikkeld voor WordPress. De tool bestaat uit drie onderdelen voor het indienen van declaraties via vaste apparaten. Hoewel de software werkt naar behoren, is deze behoorlijk verouderd in vergelijking met het overige aanbod in deze lijst. Zowel qua uitstraling als automatiseringen, evenals het gebrek aan Scan & Herken. Om de declaratie software af te nemen dien je contact op te nemen met Nordique per e-mail. Een ander nadeel is het feit dat de software alleen te koppelen is met de boekhoudsoftware van DizzyData.
Functies
- Nieuwe declaraties indienen via een webpagina
- Meerdere soorten declaraties
- Rekeningnummer onthouden
- Declaratiestatus inzien
- Unieke identificatienummers per declaratie voor boekhouders
- Overzichten
Prijzen
Prijzen zijn op aanvraag.
Pluspunten Smartbooqing
-
Doet wat de software belooft
Minpunten Smartbooqing
-
Vrijwel geen koppelingen
-
Prijzen zijn op aanvraag
-
Geen app
-
Verouderde interface
Reviews
Momenteel zijn er slechts een handvol ervaringen met Smartbooqing online te vinden waardoor besloten is deze nog niet in dit artikel te delen. Wanneer er meer ervaringen met Smartbooqing van Nederlandse gebruikers bekend zijn, delen we deze met je.
| Prijs / kwaliteit | 3 |
| Slimme functies | 3 |
| Gebruiksgemak | 3 |
Conclusie
Nordique is een aanbieder die zich niet specifiek richt op declaratiesoftware en dit is te zien aan de uitvoering van de tool. Deze is ontwikkeld voor eigen gebruik en hoewel het naar behoren werkt, is het een verouderde manier voor het indienen van declaraties. Zo beschikt Smartbooqing bijvoorbeeld niet over een app of over Scan & Herken. De software is wel geschikt voor diverse soorten declaraties, waaronder brandstof, internetkosten, reiskosten, parkeerkosten, kantoorbenodigdheden, lunch, telefoonkosten, en meer. Mocht je bij toeval gebruikmaken van DizzyData als boekhoudpakket, dan is het een optie om te overwegen.
#10 Rydoo – Onkosten beheren met onverwachte kosten als resultaat
Rydoo is een internationale aanbieder die zich heeft gespecialiseerd in het maken van onkosten software. Echter zitten er een paar addertjes onder het gras, want het minimale aantal gebruikers van vijf staat niet duidelijk vermeld op de website bij het prijsmodel. Ook ontvang je voor de goedkopere pakketten geen enkele vorm van ondersteuning, zelfs niet op basis van een ticketing systeem. De software zelf bevat voldoende opties voor het declareren van onkosten, waaronder een mobiele scanner en de mogelijkheid om vervoerskosten te declareren.
Functies
- Scannen van bonnen
- Goedkeuringsflow
- Kilometervergoeding en reiskosten
- PDF exports
- Dagvergoedingen (Essentials)
- Aanpasbare beleidsregels en velden (Essentials)
- Integratie banktransacties (Essentials)
- Ondersteuning via ticketing systeem (Business, Enterprise)
- Scan & Herken
- iOS en Android app
Prijzen
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Essentials | €10 per geregistreerde gebruiker |
| Pro | €12 per geregistreerde gebruiker |
| Business | Op aanvraag |
| Enterprise | Op aanvraag |
Pluspunten Rydoo
-
Veel mogelijkheden
-
Meerdere pakketten
-
Korting bij een jaarabonnement
-
Mogelijkheid tot het aanschaffen van een Rydoo creditcard
Minpunten Rydoo
-
Weinig tot geen klantenservice
-
Niet transparant over de kosten
-
Geen lokale koppelingen, zoals met Nederlandse boekhoudsoftware
Reviews
Rydoo wordt over het algemeen geprezen om zijn gebruiksvriendelijkheid en eenvoudige interface voor het beheren van onkosten. Gebruikers waarderen het gemak van het vastleggen en uploaden van bonnen en het indienen van onkosten. Ze merken op dat het een handige tool is voor het automatiseren en bijhouden van onkosten, zowel voor individuele werknemers als voor beheerders. Enkele gebruikers hebben echter enkele suggesties voor verbetering gegeven. Een gebruiker zou graag de mogelijkheid willen hebben om rapporten in één keer in te stellen, alle onkosten toe te voegen en in te dienen, wat momenteel niet mogelijk is. Er zijn ook opmerkingen geweest over de behoefte aan verbeteringen in de gebruikersinterface, vooral aan de beheerderskant, en het toevoegen van de mogelijkheid voor meerdere goedkeurders.
| Prijs / kwaliteit | 3 |
| Slimme functies | 3 |
| Gebruiksgemak | 3 |
Conclusie
Rydoo biedt in principe kwalitatieve software aan met een scala van mogelijkheden voor het verwerken van declaraties. Het zijn echter de bijzaken die hebben gezorgd voor een laatste plaatsje in deze top 10. Dingen die naar mijn mening niet door de beugel kunnen. Zo zijn ze erg ontransparant over de prijzen die ze hanteren en het minimale aantal gebruikers. Waardoor je voor je het weet vast zit aan een duur abonnement en je vervolgens geen contact op kunt nemen met de klantenservice, aangezien dit alleen onderdeel is van de pakketten op aanvraag. Daarnaast biedt deze internationale aanbieder van declaratie software geen koppelingen aan met Nederlandse boekhoudsoftware.
Meest gekozen declaratie software van dit moment
Veelgestelde vragen over declaratie software
Om hierachter te komen is het nodig om een lijstje op te stellen van de specifieke behoeften van je onderneming, evenals een budget. Zo kun je de beste keuze maken die past bij jouw bedrijf of branche uit deze top 10. Houd ook rekening met benodigde koppelingen, zoals bijvoorbeeld met boekhoudsoftware.
Exact SRXP is tijdens dit onderzoek als beste getest. Natuurlijk kan het zijn dat een andere aanbieder, zoals Hooray of Employes, beter past bij jouw onderneming, aangezien ieder bedrijf andere wensen en behoeften heeft. Het kan dus best zijn dat de nummer 1 van deze top 10 niet de beste keuze is voor jouw onderneming.
De meeste declaratie software is goed te gebruiken door beginners, aangezien de software intuïtief werkt. De gebruiksvriendelijkheid verschilt echter per aanbieder, waarbij zowel het design als het aantal mogelijkheden een rol spelen.
Ja, de meeste declaratie programma’s bieden koppelingen aan met externe software. Toch is het aan te raden om te controleren of de door jou gewenste koppeling beschikbaar is, voordat je een betaald abonnement afsluit. Sommige software is ook te koppelen met een bankpas of creditcard, wat het verwerken van declaraties nog makkelijker maakt.
Hoewel er geen speciale proefperiodes zijn voor startende ondernemers, is het vrijwel altijd mogelijk om de software gratis uit te proberen. Soms via een online proefabonnement of door het aanvragen van een online demo.
Declaratiesoftware moet voldoen aan strikte beveiligingsnormen, onder meer voor het waarborgen van financiële gegevens en je privacy. Check dus altijd de beveiligingsmaatregelen en het privacybeleid voordat je een keuze maakt.
Veel declaratie software heeft een optie voor het declareren van kilometers, waaronder Exact SRXP en Hooray. Wel zo handig, aangezien dit een veelvoorkomende kostenpost is voor werknemers.
Gerelateerde artikelen
Wat Is Een Boekhouding App? Top 10 Apps Gratis Downloaden
De moderne ondernemer kan niet meer zonder een boekhouding app. Maar wat zijn dit soort apps eigenlijk? Wat kan je met een boekhoud app?
KM Registratie app | Welke zijn het best?
Kilometer registratie netjes bijhouden in een app? Dit is de KM registratie app die je moet overwegen voor de zakelijke auto.
Reiskosten Declaratie | Wat wel en wat niet?
Netjes je reiskosten declareren, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Dit is waar je op moet letten bij je reiskosten declaratie.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.