Gratis factuur maken

Wil je gemakkelijk, snel en gratis een factuur maken en ben je al bekend met wat er allemaal op een factuur moet? Bekijk de verschillende software om gratis online facturen te maken:

Kort samengevat is dit de top 3 gratis software om facturen te maken:

• e-Boekhouden.nl – Beste kwaliteit
• Ficsus – Makkelijk en snel in gebruik
• Rompslomp – Speciaal voor ZZP’ers

Alles wat je moet weten over facturen maken

Heb jij een eigen onderneming? Dan weet je dat je niet onder het maken van facturen uitkomt. Financiële kwesties moeten in het belang van zowel jou, als jouw klant, zwart-op-wit worden vastgelegd. Omdat de factuur van a tot z moet kloppen is het belangrijk dat je geen details over het hoofd ziet. Maar hoe weet je of je een factuur op de juiste manier opstelt? En welke onderdelen er verplicht op een factuur terug moeten komen? En kun je makkelijk facturen maken?

In dit artikel bieden we je niet alleen de mogelijkheid om zelf je factuur op te stellen, maar nemen we je ook mee in alle stappen die komen kijken bij het maken van een factuur.

Het belang van een juiste factuur maken

Een factuur maken is een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf. Een factuur is niet alleen nodig om klanten te laten betalen voor hun goederen of diensten, maar het helpt je ook om je financiën bij te houden en te beheren. Correcte facturering is essentieel voor een nauwkeurige werkwijze en om je bedrijf aan de wettelijke eisen te laten voldoen. Als je niet op de juiste wijze factureert, kan dit leiden tot inkomstenverlies, onnodige uitgaven en zelfs juridische problemen. En daar zit je niet op te wachten toch?

Als je een nauwkeurige factuur maakt, weet je precies wat je van welke klant tegoed hebt. Dit zorgt ervoor dat je je klanten niet te veel of te weinig in rekening brengt en dat daarnaast alle belastingen op tijd worden betaald. 

Ook helpt een goede factuur verzenden bij het creëren van een professioneel imago voor je bedrijf. Facturen moeten alle noodzakelijke informatie bevatten over jouw geleverde dienst of product. Hetzelfde geldt voor de betalingsvoorwaarden, zoals vervaldata en eventuele kosten voor te late betaling. Een overzichtelijke factuur maakt een goede indruk op klanten én herinnert hen er simpelweg aan dat ze op tijd moeten betalen.

Gratis factuur maken in Word

Word kun je gebruiken om teksten op te stellen, maar ook om facturen te maken. Je kunt zelf aan de slag en met een voorbeeld factuur een factuur opstellen in Word, maar er is ook een makkelijkere manier. Er zijn verschillende gratis templates beschikbaar in Word. Wil je hier meer over lezen? We hebben er een artikel over geschreven.

Gratis factuur maken met Excel

Er is van alles mogelijk in Excel. Het vergt alleen wel wat oefening om de meer geavanceerde onderdelen van Excel te beheersen. Zo is het mogelijk om in een leeg blad een factuur op te bouwen, maar er zijn ook templates beschikbaar. Net zoals in Word kun je kiezen uit een van de gratis beschikbare template om een factuur op te stellen. Op die manier kun je dus makkelijk en gratis een factuur maken in Excel. In ons artikel over facturen maken in Excel vind je meer informatie!

Gratis factuur maken met online programma’s

Heb je geen toegang tot een Microsoft Office pakket? Geen probleem! Ook online zijn verschillende mogelijkheden om gratis een factuur te maken. Online boekhoudsystemen hebben vaak een gratis en betaalde versie. Ben je alleen op zoek naar de functionaliteit om een factuur te maken, dan zit je vaak met de gratis versie goed. We hebben enkele gratis te gebruiken online programma’s op een rijtje gezet om gratis online facturen maken wat makkelijker te maken.

E-boekhouden factuur maken

De tijd van schriftelijke boekhouding met mappen vol facturen hebben we gelukkig achter ons gelaten. Tegenwoordig kun je simpel facturen maken door middel van online tools. Dit maakt het zelfs mogelijk om afscheid te nemen van een boekhouder. De tools kunnen makkelijk gegevens koppelen en automatisch inladen en analyseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan banktransacties en specifieke betaaltermijnen van klanten. 

Voordelen van een digitale factuur maken

1. Snelheid: digitale facturen kunnen sneller verstuurd en verwerkt worden dan traditionele papieren facturen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
2. Makkelijk: digitale facturen kunnen eenvoudig via e-mail of een cloud-based systeem verstuurd worden, waardoor zowel de verzender als de ontvanger altijd toegang hebben tot de factuur.
3. Kostenefficiënt: het maken van digitale facturen kost minder geld dan het versturen van papieren facturen. Hierdoor kun je besparen op verzendkosten en het gebruik van papier.
4. Duurzaam: digitale facturen dragen bij aan een duurzamere manier van werken, omdat er geen papier nodig is.
5. Traceerbaar: digitale facturen zijn gemakkelijk te traceren en te archiveren, waardoor het gemakkelijker is om betalingen te volgen en eventuele problemen op te lossen.

De verschillende soorten facturen die je kunt maken

Er zijn verschillende soorten facturen die je kunt gebruiken. Deze zijn afhankelijk van je specifieke behoeften. De meest voorkomende soorten lichten we onderstaand aan je toe:

Standaardfactuur

Een standaardfactuur wordt gebruikt om een verkoop of aankoop tussen twee partijen vast te leggen. Daarnaast bevat deze factuur informatie zoals de datum van de transactie, een beschrijving van de gekochte goederen/diensten, de hoeveelheid en prijs per eenheid, het totaal verschuldigde bedrag, de betalingsvoorwaarden en de contactgegevens van beide partijen die bij de transactie betrokken zijn. Als je een standaardfactuur hebt gemaakt, kun je deze versturen nadat de klant zijn aankoop heeft gedaan of zijn dienst heeft ontvangen. Ook moet een standaardfactuur binnen een bepaalde termijn betaald worden (meestal 30 dagen).

Proforma factuur

Een proforma factuur lijkt op een standaardfactuur, maar wordt meestal verzonden voordat er goederen of diensten zijn geleverd. Op deze manier kun je een schatting geven van wat er verschuldigd zal zijn bij voltooiing van het project of de opdracht. Proforma facturen kunnen ook extra details bevatten, zoals verzendkosten, belastingen, kortingen, etc. die mogelijk pas op een standaardfactuur staan nadat alle diensten zijn geleverd.

Terugkerende factuur

Een terugkerende factuur wordt gebruikt als je klanten doorlopend moet factureren voor geleverde diensten per maand (of een andere gespecificeerde periode). Normaal gesproken vereist dit type facturering het opzetten van een geautomatiseerd systeem dat voor elke klant op gezette tijden (bijvoorbeeld maandelijks) facturen genereert met vooraf ingestelde bedragen. Deze manier van facturen maken helpt je boekhoudproces te stroomlijnen door de handmatige invoer van gegevens voor elke nieuwe verkoop- of aankooptransactie te verminderen.

Voorschotfactuur

Bij een voorschotfactuur kunnen klanten een deel van hun totale rekening betalen voordat ze de goederen/diensten volledig ontvangen. Deze manier van factureren wordt meestal gebruikt bij grote opdrachten of projecten die meerdere maanden/jaren duren. In deze gevallen is het voor beide partijen gunstig is om de betalingen in kleinere brokken te verdelen. Deposito facturering helpt beide partijen te beschermen door klanten in staat te stellen hun rekeningen geleidelijk af te betalen, terwijl verkopers meer controle krijgen over het beheer van de cashflow. Dit omdat ze niet wachten op één grote betaling bij voltooiing van het project of de bestelling.

Hoe maak je een factuur?

Nu we de basiskennis over facturen hebben besproken is het tijd voor een belangrijke vervolgstap; het zelf maken van facturen voor je klanten. Maar waar moet je beginnen als je een factuur maakt en wat mag er absoluut niet ontbreken? Voordat we beschrijven hoe je het beste een factuur kunt opstellen is het belangrijk om te weten dat er een aantal wettelijke eisen zitten aan een factuur. Je kan dus niet zomaar een overzicht sturen met wat de koper moet betalen.

Wettelijke eisen van een factuur

De onderstaande punten zijn wettelijk verplicht om te vermelden op een factuur:

• Btw-identificatienummer 
• Btw-bedrag
• KvK-nummer
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Datum van levering
• Eigen naam en adres
• Naam en adres van ontvanger
• Geleverde diensten/producten
• Aantal geleverde diensten/producten
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief

Wanneer je factuur niet aan bovenstaande eisen voldoet, heeft je klant geen recht op btw-aftrek. Je moet je factuur in dat geval herstellen en opnieuw sturen.

Creditfactuur maken

Een creditfactuur maak je wanneer een klant een product of dienst retourneert of annuleert en deze kosten terugbetaald moeten worden. Er zijn verschillende manieren om een creditfactuur te maken, afhankelijk van de software of boekhoudsysteem dat je hiervoor gebruikt. Hieronder staan enkele stappen die je kunt volgen om een creditfactuur op te stellen:

1. Maak een nieuwe factuur aan in jouw boekhoud- of facturatiesysteem.
2. Voeg de producten of diensten toe die geretourneerd of geannuleerd zijn.
3. Maak de factuur negatief door de totale hoeveelheid te verminderen met de waarde van de geretourneerde of geannuleerde producten of diensten.
4. Verstuur de factuur naar de klant.

Het maken van een creditfactuur is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat de kosten op een juiste wijze worden verrekend. Een nette afhandeling van deze kosten is een teken van een goede klantenservice en daardoor draagt de creditfactuur indirect bij aan een sterke klantrelatie.

Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een creditnota?

Een creditnota en een creditfactuur zijn beide documenten die gebruikt worden om kosten terug te betalen aan een klant, toch is er een een klein verschil:

• Een creditnota is een document dat wordt gebruikt om een klant terug te betalen wanneer er een fout is gemaakt bij de verkoop van een product of dienst. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een product wordt geretourneerd of wanneer een korting wordt verleend.
• Een creditfactuur is een document dat wordt gebruikt om een klant terug te betalen wanneer een product of dienst geannuleerd is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een bestelling wordt geannuleerd of wanneer een afspraak niet doorgaat.

Beide documenten dienen dus een soortgelijk doel, maar hebben een andere oorzaak. Een creditnota is meestal gebaseerd op een fout of een retour, terwijl een creditfactuur gebaseerd is op een annulering.

Hoe omschrijf je alle vereiste onderdelen op een factuur?

Uitzondering op eisen tijdens het maken van een factuur?

De Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst zijn beide overheidsinstanties. Zowel de KvK als de Belastingdienst hanteren dezelfde eisen aan een factuur. Het is niet mogelijk om een factuur te sturen zonder KvK-nummer, want je bent verplicht om deze op je factuur te vermelden.

Er zijn echter uitzonderingen op de regel; namelijk de factuur zonder btw. Diensten waar je 0% btw over mag rekenen zijn internationaal personenvervoer en diensten bij in – en uitvoer van goederen naar landen buiten de EU. Goederen met 0% btw zijn bijvoorbeeld goederen die je levert aan een ondernemer in een ander EU-land. Heb je bijvoorbeeld een klant in België en wil je deze een factuur sturen? Dan reken je hier 0% btw over.

Aangepaste regels voor facturen lager dan honderd euro

Er bestaan ook aangepaste regels voor facturen met een factuurbedrag lager dan 100 euro, inclusief btw. Dit noem je een eenvoudige factuur. Je moet dan (minimaal) de volgende gegevens vermelden:

• De datum dat je de factuur verstrekt. 
• Je naam en adresgegevens. 
• Diensten en/of producten die je hebt geleverd. 
• Het btw-bedrag.

Daarnaast kan het ook zijn dat je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling (KOR). Je factuur moet dan aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur met btw. Alleen zet je op deze factuur ‘btw vrijgesteld’, omdat je geen btw in rekening brengt.

Kun je een factuur maken zonder KvK?

Om een factuur te maken is een KVK-nummer niet noodzakelijk. Een KVK-nummer op een factuur is echter wel gebruikelijk om te benoemen als het gaat om documenten met administratieve doeleinden. Besluit je toch een factuur te maken zonder KVK-nummer?  Dan zijn dit de zaken waar je rekening mee moet houden:

• Een factuur zonder KVK-nummer wordt vaak niet geaccepteerd als officieel bewijs van een aankoop of verkoop.
• Een factuur zonder KVK-nummer kan leiden tot problemen bij het claimen van btw of het invullen van belastingaangiften.
• Als je een bedrijf hebt, dan is het wel verplicht om een KVK-nummer te hebben.

Waar kan ik zelf (online) simpel een factuur maken?

Je weet nu alle wettelijke eisen die op een factuur moeten komen, maar dan moet je nog een factuur maken. Onderstaand lichten we de drie eenvoudigste manieren toe waarop je zelf een factuur kunt opstellen. 

Online boekhoudprogramma

De populairste en meest eenvoudige manier voor eigenaren van kleine bedrijven is om facturen te maken middels een online boekhoudprogramma zoals QuickBooks of FreshBooks. Met deze programma’s kun je gemakkelijk het uiterlijk van je facturen aanpassen, artikelen & diensten met bijbehorende prijzen toevoegen, terugkerende facturen genereren en ze vervolgens rechtstreeks naar klanten sturen via e-mail of sms. 

Met online boekhoudprogramma’s kun je daarnaast eenvoudig ontvangen betalingen bijhouden en veilig klantgegevens op één plek opslaan. Voor deze programma’s sluit je meestal een abonnement af, maar ze bieden aanzienlijke voordelen ten opzichte van het handmatig maken van facturen.

Eén van die programma’s is e-Boekhouden. Met dit programma maak en verstuur je facturen. Het voordeel van het versturen van een digitale factuur via e-Boekhouden is dat  het gemakkelijk en snel gaat. Naast het sturen van facturen, hebben vele boekhoudprogramma’s ook een functie om offertes te maken.

Tekstverwerker (Word)

Als je geen online boekhoudprogramma wilt gebruiken of als het vanwege budgettaire redenen niet haalbaar is, dan is een andere oplossing om een factuur te maken. Namelijk met behulp van een tekstverwerkingsdocument zoals Microsoft Word. Deze aanpak vergt meer werk van de gebruiker omdat alle opmaak handmatig moet gebeuren, maar heeft wel enkele voordelen ten opzichte van online programma’s. 

Word-documenten kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden afgedrukt voor fysieke archivering en doeleinden, terwijl online documenten soms extra stappen vereisen voordat ze kunnen worden afgedrukt. Bovendien zijn Word-documenten vaak gemakkelijker te openen en te bekijken voor klanten die geen toegang hebben tot online accounts, e-mailadressen en/of e-mails met links naar online documenten.

Spreadsheet Programma

De laatste optie voor het genereren van een factuur is met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of Google Sheets. Spreadsheetprogramma’s bieden dezelfde flexibiliteit als tekstverwerkingsprogramma’s als het gaat om opmaak, maar ze bieden ook enkele extra mogelijkheden die ze bijzonder nuttig maken bij grotere projecten. Denk aan het bijhouden van de betalingsstatus over meerdere klanten of het analyseren van gegevens met grafieken en diagrammen. Bovendien zijn spreadsheetprogramma’s vaak makkelijker te gebruiken dan tekstverwerkers als het gaat om berekeningen. Er kunnen formules gebruikt worden in plaats van handmatig waarden in te voeren.

Hoe moet een factuur eruit zien?

Hoe je een factuur opmaakt hangt ervan af of je dit in een boekhoudprogramma, in Word of Excel doet. Als je een logo en bedrijfsnaam vermeldt op de factuur dan valt dat direct op. De ontvanger weet direct van wie hij de factuur heeft gekregen.  

Daarnaast is het handig als je klant in één keer kan zien wat er betaald moet worden.

Een boekhoudprogramma heeft vaak een vaste lay-out voor een factuur of verschillende stijlen waar je uit kunt kiezen. Wanneer je jouw logo uploadt, wordt deze automatisch op al de facturen getoond. Ook heeft een factuur een vaste opbouw. Je hoeft alleen nog maar de dienst/product en de aantallen aan te geven.

Wil je (nog) geen geld uitgeven aan een programma om facturen in te maken? Dan kun je ook facturen in Word of Excel maken. Gebruik bijvoorbeeld dit handige voorbeeld.

Je moet dezelfde gegevens vermelden als hierboven en je kunt natuurlijk ook jouw logo toevoegen. Als je een factuur maakt in één van deze programma’s, moet je er wel op letten dat je deze als Pdf-bestand verstuurt. Deze kan de ontvanger namelijk niet aanpassen en een factuur in Excel of Word wel.

Wil je zeker weten dat je alles op de factuur hebt verwerkt? Check het dan aan de hand van deze voorbeeld factuur.

Factuur ontwerpen in jouw huisstijl

Wil je de factuur helemaal in jouw huisstijl (laten) ontwerpen? Dat kan natuurlijk ook, zo lang je er maar voor zorgt dat de factuur aan de wettelijke eisen voldoet. 

Een factuur ontwerpen doe je bijvoorbeeld in Word of design programma’s zoals Photoshop of InDesign. Je kunt Word als gratis programma gebruiken om de factuur in te ontwerpen. 

Word heeft ook een mogelijkheid om een sjabloon of template te maken voor jouw factuur, zodat al de facturen er hetzelfde uitzien. Meer over gratis facturen maken lees je hier.

Online factuur maken en versturen

Doorgaans maak je de factuur online en wordt deze vervolgens als PDF verstuurd. Een e-factuur bevat een code die door veel administratieve systemen wordt herkend. Alle gegevens die op de PDF staan, staan in een codetaal op de e-factuur. Als de systemen van de ontvanger (klant) met de e-factuur kunnen omgaan, is het in staat de factuur in de administratie op te nemen, zonder handmatig werk.

Daarnaast kan je ook een XML-bijlage of UBL-link meesturen. Elektronische facturen worden altijd via een beveiligde server verstuurd en ontvangen.

Facturen maken in een app

Veel boekhoudprogramma’s hebben ook een app. Het voordeel van een factuur maken in een app, is dat je dit op elk moment kan doen. Dit is erg handig, zeker als je het liefst jouw facturen direct verstuurt na het leveren van het product of de dienst.

Hoe zorg je dat jouw facturen snel betaald worden?

Snelle betalingen, dat is natuurlijk de droom van elke ondernemer. Door bijvoorbeeld een XML-bijlage of een UBL-link op de factuur te zetten, zorg je ervoor dat jouw facturen snel betaald worden. 

In veel programma’s is het mogelijk om een iDEAL-link toe te voegen aan de factuur. Dit maakt het betalen van de factuur voor je klanten erg gemakkelijk. 

Natuurlijk kan het wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen. Stuur dan een vriendelijke herinnering voor jouw factuur. Een herinnering stuur je via de mail met de factuur als bijlage.

UBL factuur maken

Een UBL factuur is een universele elektronische factuur die gebaseerd is op de UBL (Universal Business Language) standaard. Deze standaard is ontwikkeld door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) en is bedoeld om een universeel geaccepteerd formaat voor elektronische facturen te creëren.

Een UBL factuur is niet alleen leesbaar voor mensen, maar ook voor computers. Hierdoor kunnen de facturen automatisch verwerkt worden in boekhoud- en ERP-systemen. Dit betekent dat er minder handmatige tijd nodig is voor verwerking en dat er minder kans is op fouten. Om een UBL factuur te maken, heb je software nodig die UBL facturen ondersteunt. Veel boekhoud- en facturatie-software, zoals de uitgelichte programma’s op deze pagina, bieden deze ondersteuning.

Herinnering factuur maken

Een herinnering factuur wordt gebruikt om een klant te herinneren aan een openstaande betaling. Het is een manier om klanten te verzoeken om betalingen te doen zonder dat je de relatie met de klant beschadigt. Hieronder staan enkele stappen die je kunt volgen om een herinneringsfactuur te maken:

1. Maak een nieuwe factuur aan in jouw boekhoud- of facturatiesysteem.
2. Voeg de producten of diensten toe die in de oorspronkelijke factuur zijn vermeld.
3. Voeg een opmerking toe aan de factuur die vermeldt dat dit een herinnering is voor een openstaande betaling.
4. Voeg de datum toe waarop de oorspronkelijke factuur verstuurd is en de vervaldatum.
5. Verstuur de factuur naar de klant.
6. Het is ook aan te raden om een tweede herinnering te sturen als de betaling nog steeds uitblijft en wellicht een derde herinnering te sturen voordat je daadwerkelijk een incassobureau inschakelt of andere maatregelen treft.

Het is belangrijk om een professionele toon te behouden bij het maken van de herinnering factuur en een beschuldigende toon zo lang mogelijk te vermijden. Het is beter om een verzoek te doen voor betaling en hierbij nog eens duidelijk te vermelden dat je altijd beschikbaar bent voor eventuele vragen of problemen.

Veelgestelde vragen