Factuur maken? 20 vragen en antwoorden

factuur maken

Veel ondernemers vinden een factuur maken leuk om te doen. Het voelt als waardering voor hetgeen je geleverd hebt of voor de diensten die je hebt verricht. Iedere ondernemer van ZZP tot MKB kan de eerste klus nog herinneren. En stelt zich al snel de vraag hoe de factuur gemaakt moet worden. Door snel te factureren krijg je immers sneller betaald. Ga je de factuur opmaken in Word/Excel of toch gebruik van factuursoftware? Welke spelregels hanteert de Belastingdienst eigenlijk rondom het factureren?

Op deze pagina vind je alle vragen en antwoorden zodat je een goede factuur kan maken.

Vragen bij het maken van facturen

Er zijn 20 vragen waar je tegenaan loopt met facturen maken. Hieronder vind je ze allemaal op een rij en daarbij de antwoorden op alle vragen.

Inhoudsopgave

#1 Wat moet er allemaal op een factuur staan?

voorbeeld factuur

Wat is het?

Er gelden minimale vereisten waaraan een factuur moet voldoen. Zo wordt er voorkomen er belangrijke informatie ontbreekt op de factuur. Zo weet de klant bijvoorbeeld van wie de factuur afkomstig is en wat de betaalgegevens zijn.

Waarom is dit belangrijk?

Als niet alle relevante gegevens op de factuur staan kan de Belastingdienst bij een eventuele controle een boete opleggen. Daarnaast hoeft de klant de factuur niet te betalen als er niet voldaan wordt aan de factuurvereisten.

Wat is het antwoord?

Er is een overzicht van de minimale gegevens die er op de factuur moeten staan. Lees hier verder voor het complete overzicht.

#2 Is de opmaak en huisstijl van je factuur belangrijk?

Wat is het?

Met de huisstijl wordt bijvoorbeeld je logo bedoeld. Daarnaast kun je de achtergrond van de factuur in de kleuren van je huisstijl maken. Tevens kun je het lettertype gebruiken waarvoor je bijvoorbeeld ook hebt gekozen voor op je website.

Waarom is dit belangrijk?

Door een duidelijke en overzichtelijke opmaak van je factuur te kiezen kunnen je afnemers snel de benodigde betaalgegevens overnemen. Dit kan mede helpen waardoor de factuur sneller betaald wordt.

Als je daarnaast de facturen opmaakt in je eigen huisstijl zal dit je merknaam en herkenbaarheid vergroten. Veel ondernemers zien hun factuur als een soort visitekaartje van hun bedrijf.

Wat is het antwoord?

Het is belangrijk om sterk logo en huisstijl te hanteren voor je facturen. Het geeft je klant de herkenbaarheid van wie de factuur afkomstig is en zal sneller tot betaling overgaan. Lees hier verder voor het uitgebreide antwoord.

#3 Wanneer moet je de factuur versturen naar de klant?

Wat is het?

Er gelden regels wanneer je uiterlijk een factuur moet sturen aan je klant. Nadat je goederen hebt geleverd of een dienst hebt verricht kun je dus niet ongelimiteerd wachten met sturen van de factuur.

Waarom is dit belangrijk?

Voor de afdracht van de BTW aan de Belastingdienst is de factuurdatum bepalend. Sommige ondernemers denken de afdracht van BTW eindeloos te kunnen uitstellen door zo mogelijk de klant te factureren.

Dit wordt echter niet toegestaan door de Belastingdienst. Je kan hier bij een controle door de Belastingdienst zelfs een boete voor krijgen.

Wat is het antwoord?

Je moet de klant uiterlijk de 15e dag na de maand dat de dienst is verricht of de goederen zijn geleverd een factuur sturen. Hiermee wordt dus voorkomen dat het betalen van de BTW lang kan worden uitgesteld. Lees hier verder voor de complete oplossing.

#4 Hoe kun je ervoor zorgen dat er snel betaald wordt?

Wat is het?

Het is van belang om facturen direct te maken nadat het product is geleverd of de dienst is afgerond. Hierdoor ontvang je sneller het geld en dit is goed voor de liquiditeit van je bedrijf.

Waarom is dit belangrijk?

Als je te lang wacht met het maken van de verkoopfacturen heb je geen inzicht in de resultaten van je bedrijf. Daarnaast krijg je sneller discussies met de klant over de factuur. Door snel te facturen blijven de inkomsten doorgaan.

ouderdomsanalyse te vorderen facturen

Wat is het antwoord?

Met een factuurprogramma eventueel in combinatie met een urenregistratie app kan er heel snel en eenvoudig worden gefactureerd. Lees hier verder voor het complete antwoord.

#5 Hoelang is de bewaartermijn van de facturen?

Wat is het?

Er zijn regels over hoelang de gehele boekhouding bewaard moet blijven. Dit geldt inclusief alle inkoop- en verkoopfacturen en bankmutaties. De boekhouding moet bewaard blijven in de vorm zoals je deze ontvangen of verstuurd hebt. Het is dus niet nodig om digitale facturen uit te printen. Deze mogen digitaal bewaard blijven als je deze bijvoorbeeld in PDF hebt ontvangen.

Waarom is dit belangrijk?

De Belastingdienst heeft de mogelijkheid om je boekhouding te controleren voor de belastingheffing. Bij een controle kan de Belastingdienst de boekhouding van je bedrijf opvragen om te beoordelen of je op een juiste manier de aangifte omzet- en inkomstenbelasting hebt gedaan.

Wat is het antwoord?

De basisgegevens van de boekhouding van je bedrijf moeten 7 jaar bewaard blijven. De volgende onderdelen van je administratie vallen onder de basisadministratie:

  • Het grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • De inkoop- en verkoopadministratie
  • De loonadministratie

Bepaalde onderdelen van de boekhouding moeten 10 jaar bewaard blijven. Lees hier verder voor het complete antwoord.

#6 Wat zijn de regels voor het facturen aan het buitenland?

Wat is het?

Als je klant is gevestigd in een ander EU-land gelden er naast de standaard factuurvereisten aanvullende regels voor het maken van de factuur. Waarschijnlijk is je klant een ondernemer en moet deze btw-aangifte doen in het land waar de klant is gevestigd. Je mag dan een factuur opstellen met 0% btw. Dit heet een intracommunautaire levering of dienst.

Als je namelijk een factuur maakt en Nederlandse BTW berekent kan je klant dit niet verrekenen op zijn btw-aangifte in het andere EU-land.

Waarom is dit belangrijk?

Om een factuur met 0% btw te mogen maken voor de klant in het buitenland gelden er aanvullende regels. Als je hier niet aan voldoet moet je gewoon Nederlandse BTW op de factuur vermelden.

Bij een eventuele controle van de Belastingdienst kan hiernaar gekeken worden. Als er dan niet is voldaan aan de aanvullende factuurvereisten kan de Belastingdienst dit als alsnog corrigeren zodat je BTW over deze omzet moet afdragen aan de Belastingdienst. In de parktijd is het heel ingewikkeld om deze BTW dan alsnog te verhalen op je klant. Aangezien dit vaak jaren later pas wordt geconstateerd.

Wat is het antwoord?

De volgende aanvullende factuurvereisten zijn van toepassing als je klant een ondernemer is en is gevestigd in een ander EU-land:

facturen aan het buitenland

Leveringen goederen/producten

  • Het BTW-nummer van de klant moet worden vermeldt
  • De volgende tekst moet op de factuur staan:

– tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB ‘68 of

– artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112

Verrichten van diensten

  • Het BTW nummer van de klant moet worden vermeldt
  • Daarnaast moet de tekst ‘btw verlegd’ op de factuur staan

#7 Welke mogelijkheden zijn er om een factuur te maken?

Wat is het?

De factuur is het document waarmee klant kan controleren of hetgeen op de factuur staat is geleverd. Tevens kan de klant op de factuur vinden of de afgesproken prijs en de betaaltermijn overeenkomen met dat wat afgesproken is. Daarnaast zijn de bankgegevens vermeldt zodat de klant tot betaling kan overgaan.

Waarom is dit belangrijk?

Er zijn diverse manieren om facturen te maken. Waarschijnlijk wil je zo efficiënt mogelijk de facturen maken. Afhankelijk van bijvoorbeeld je bedrijfsomvang kies je voor een bepaalde methode. Een ondernemer die dagelijks vele facturen moet maken zal een andere methode kiezen als iemand die maar 1 of 2 invoices per maand hoeft te maken.

Daarnaast kunnen er ook afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop de factuur wordt aangeleverd. Met name de overheid stelt steeds vaker de eis dat er een e-factuur gemaakt moet worden.

Wat is het antwoord?

De volgende mogelijkheden zijn er om een factuur te maken:

  • Microsoft Word/Excel
  • Google Docs of Spreedsheet
  • Handgeschreven factuur
  • Factuurprogramma (standalone)
  • Boekhoudprogramma met een geïntegreerde factuurmodule
  • Urenregistratie app in combinatie met een factureringsprogramma
  • Self-billing systeem (de klant maakt de factuur)
factuur app voorbeeld

Lees hier verder voor het complete antwoord

#8 Hoe krijg ik een overzicht van de e-facturen die nog niet zijn betaald?

Wat is het?

E-factureren is het elektronisch, digitaal versturen en direct geautomatiseerd verwerken van facturen. In tegenstelling tot het proces van een fysieke factuur, wordt het hele proces gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd.

Een elektronische factuur bevat verschillende codes die aan het systeem van de ontvanger de belangrijkste gegevens doorgeven. Iedere variabele wordt in de taal van het systeem van de ontvanger doorgegeven. Dat zorgt ervoor dat het systeem precies weet wat er op de e-factuur te vinden is.

Als je nu een factuur via de email verstuurt, moet de ontvanger zelf de gegevens overnemen zoals het bedrag en het rekeningnummer. Met een e-factuur leest het boekhoudprogramma van de ontvanger deze gegevens automatisch uit omdat ze gecodeerd zijn.

Waarom is dit belangrijk?

Onder andere de overheid accepteert ondertussen alleen nog maar e-facturatie. Het is veiliger, makkelijker en sneller. Het zal niet lang duren voordat e-factureren de norm wordt.

E-factureren heeft de volgende voordelen:

  • Het met de hand verwerken van facturen is verleden tijd. Je bent geen tijd meer kwijt aan het overnemen van gegevens en de controle hiervan.
  • De foutenkans is heel klein doordat je systeem de bekende en verifieerbare gegevens automatisch controleert. Hierdoor voorkom je bijvoorbeeld dubbel worden betaald.
  • E-facturen worden sneller betaald dan normale facturen. Dit komt omdat de ontvanger met e-facturatie de factuur sneller kan verwerken en accorderen.
  • Het versturen en ontvangen van e-facturen is volledig automatisch. Je hoeft na het aanmaken van de factuur dus niets meer te doen.

Wat is het antwoord?

Door gebruik te maken van e-factureren is het facturatieproces nagenoeg geheel geautomatiseerd. Als je dit hanteert in combinatie met een bankkoppeling waarbij dagelijks de bankboekingen worden verwerkt, heb je altijd een actueel overzicht van de e-facturen die nog niet zijn betaald.

Dagelijks kun je heel eenvoudig een overzicht oproepen van de openstaande verkoopfacturen. Daarnaast kun je met een paar klikken de klant een herrinnering sturen als de vervaldatum van de factuur is verstreken.

#9 Is er een voorbeeld factuur beschikbaar in Word?

Wat is het?

Startende ondernemers kiezen er soms voor om factureren in Word. Meestal wordt begonnen in Word om de kosten te besparen, want een factuur maken is gratis. Wellicht hoeven er in het begin nog niet zoveel facturen gemaakt te worden en dan kan dit prima in Word. Na het maken van de facturen in Word kan de factuur worden opgeslagen als PDF en aan de klant worden gemaild.

Waarom is dit belangrijk?

Een voorbeeld factuur in Word wordt ook wel een factuur sjabloon genoemd. De voorbeeld factuur kun je als basis gebruiken zodat je zeker weet dat alle benodigde informatie op de factuur staat.

Wat is het antwoord?

We hebben een voorbeeldfactuur in Word voor je beschikbaar. Klik hier om de factuur template in Word te downloaden Het is aan te raden om een factuur voorbeeld als slabloon op te slaan en deze steeds te gebruiken als je een nieuwe factuur wil maken. Vervolgens kun je het factuur voorbeeld in PDF opslaan.

#10 Is het aan te raden om een online factuur te maken?

Wat is het?

Met het maken van een online factuur wordt bedoeld dat je facturen maakt met een online factuurprogramma. Vaak kun je dan facturen maken met factuur app. De facturen worden vervolgens in de cloud opgeslagen.

Het voordeel is dat je voor het maken van facturen niet achter een computer hoeft te zitten. Vanaf iedere locatie met een internetverbinding kun je facturen maken met de app.

Waarom is dit belangrijk?

Door een online factuur te maken kun je heel snel werken. Je kunt bijvoorbeeld nadat een klus is voltooid op locatie gelijk de invoice maken. Hierdoor weet je zeker dat het niet vergeten wordt.

Daarnaast kun je ook iedere factuur online opzoeken via de app. Dus stel dat je bij een klant aan het werk bent en de klant heeft een vraag over een factuur. Dan kun je hem met een paar klikken de factuur laten zien.

Online factuur maken

Wat is het antwoord?

Mijn ervaring is dat het heel fijn werkt om de facturen online te maken. Je bent namelijk helemaal flexibel. Zowel thuis, onderweg of op de locatie van de klant kun je facturen maken of opzoeken.

Daarnaast is het heel goed beveiligd en heb je geen omkijken naar back-ups.

Het werkt helemaal goed als je het factuurprogramma hebt gekoppeld aan je boekhoudprogramma. Dan heb je namelijk altijd een actueel inzicht in de facturen die nog niet zijn betaald.

#11 Hoe maak je een e-factuur?

Wat is het?

Een e-factuur bevat een code dat door veel administratieve systemen wordt herkend. Je bent waarschijnlijk gewend een factuur in PDF te maken. Alle gegevens die op de PDF staan, staan in een code-taal op de e-factuur. Als de systemen van de ontvanger (klant) met de e-factuur kunnen omgaan, is het in staat zonder handmatig werk de factuur in de administratie op te nemen.

Waarom is dit belangrijk?

Er zijn veel voordelen aan een e-factuur. Namelijk:

  • Je bespaart tijd. De e-facturen worden automatisch gelezen en verwerkt door het boekhoudprogramma
  • E-facturen worden sneller betaald. Na het versturen van de factuur aan de klant komt deze automatisch en direct op de betaallijst van de klant.
  • Minder kan op fouten. E-facturen hoeven niet meer handmatig te worden overgenomen.
  • Het is veiliger. Een e-factuur bevat informatie waardoor neppe facturen van echte facturen zijn te onderscheiden. Daarnaast wordt het betalen van dubbele facturen voorkomen.
  • Actuele administratie. Het duurt geen dagen of weken meer voordat de factuur de administratie ingaat. De e-factuur wordt direct en automatisch verwerkt in de administratie.

Wat is het antwoord?

Als je van e-facturen gebruik maakt, dan stuur je vanaf het factuurprogramma een factuur in een PDF bestand en een e-factuur (in de codetaal) In het factuurprogramma kun je instellen dat als er normale factuur wordt gemaakt er ook altijd een e-factuur bijzit. Dit gaat geheel automatisch. Vanuit het boekhoudprogramma is dan iedere keer zowel een PDF als een e-factuur bijgevoegd.

#12 Is er een KvK koppeling mogelijk voor het maken van facturen?

Wat is het?

Verschillende factureringssoftware heeft een koppeling met de KvK (kamer van Koophandel) De gegevens van de klant zoals hij is ingeschreven bij de KvK worden automatisch opgehaald in het factuurprogramma.

Waarom is dit belangrijk?

Je mag er vanuit gaan dat de gegevens van de Kamer van Koophandel correct zijn. Het bespaart je dus tijd met omdat je de gegevens niet meer handmatig hoeft over te nemen. Daarnaast is de kans op een foutje ook veel kleiner.

Wat is het antwoord?

KvK koppeling voor het maken van facturen
KvK koppeling

Diverse goede factuursoftware heeft een koppeling en kun je de KvK opzoeken. Hierdoor worden automatisch de gegevens van de klant ingevuld in het factuurprogramma. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Bedrijfsnaam (of handelsnaam)
  • Vestigingsadres
  • Postcode
  • Plaatsnaam
  • Kamer van Koophandel nummer
  • SBI code

#13 Wanneer verstuur je een herinnering?

Wat is het?

Nadat de betaaltermijn of vervaldatum is verstreken kun je de klant een herinnering sturen. Hiermee wijs je de klant erop dat de factuur nog niet is betaald. Je vraagt de klant om de factuur alsnog te voldoen.

Als de klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaald is het gebruikelijk een tweede herinnering te sturen.

Waarom is dit belangrijk?

Het is van belang dat de facturen tijdig worden betaald. Bijvoorbeeld om de liquiditeit van je bedrijf op orde te houden. Wanneer een klant niet op tijd betaald is het verstandig om direct na de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering te sturen. De meeste klanten zullen na de eerste herinnering gelijk betalen.

Wat is het antwoord?

De meeste bedrijven hanteren een betaaltermijn van 14 of 30 dagen na de factuurdatum. Als er na deze betaaltermijn niet is betaald herinner je de klant 1 of 2 dagen erna met een herinnering factuur.

Met de herinnering geef je de klant nog 5 dagen de tijd om de invoice te betalen. Na het verstrijken van deze termijn verstuur je de tweede herinnering.

#14 Zet je het BTW nummer of het BTW identificatienummer op de factuur?

Wat is het?

Voor eenmanszaken en ZZP’ers is het BTW nummer gekoppeld aan je Burgerservicenummer (BSN). Om je privacy te beschermen heb je sinds enige jaren naast het BTW nummer ook een BTW identificatienummer (BTW ID). In het BTW ID is namelijk niet je BSN verwerkt.

Alle andere rechtsvormen hebben alleen een btwnummer. Zoals VOF, B.V., N.V., Maatschap, Stichting etc)

Het BTW ID nummer ziet er als volgt uit:

  • NL (landcode)
  • 9 cijfers (willekeurig)
  • B
  • 2 cijfers (controlegetal)

Voorbeeld btw-identificatienummer: NL123456789B01

Waarom is dit belangrijk?

Om aan de factuurvereisten te voldoen is het belastingrijk dat je als eenmanszaak of ZZP het BTW-ID op de factuur vermeldt.

Overigens vermeldt je in alle communicatie richting klanten en leveranciers het BTW ID nummer.

Wat is het antwoord?

Het is afhankelijk van welke rechtsvorm je bedrijf heeft welk nummer je op de factuur vermeldt.

BTW IDBTW nummer
EenmanszaakVOF
ZZPB.V.
N.V.
Maatschap
Stichting

#15 Waar moet je aan denken als de BTW is verlegd?

Wat is het?

Wanneer je een factuur maakt waarbij de BTW is verlegd bereken je geen BTW op de factuur. Dit valt onder de verleggingsregeling. In deze situatie moet namelijk de klant de BTW afdragen aan de Belastingdienst.

Het BTW verleggen naar de klant komt veel voor bij onder-aanneming in de bouw.

Waarom is dit belangrijk?

Als je een factuur maakt waarbij de BTW is verlegd zijn er aanvullende factuurvereisten. Als er niet aan deze factuur eisen is voldaan kan de Belastingdienst bij een controle de aangifte BTW corrigeren. Er moet dan alsnog BTW worden afgedragen over deze omzet.

Wat is het antwoord?

Een factuur waarbij de BTW is verlegd mag er niets op de factuur staan voor wat betreft BTW. Dus geen Btw-tarief of Btw-bedrag.

Op de factuur moet de tekst ‘BTW verlegd’ staan. Daarnaast moet het BTW nummer van de klant op factuur worden vermeld.

#16 Ben ik verplicht een factuur te maken als het een particuliere klant is?

Wat is het?

Vele ondernemers verrichten diensten of leveren goederen aan particulieren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de detailhandel of horeca. Vaak weet de ondernemer verder niets van de klant, zoals naam en adres.

Waarom is dit belangrijk?

Meestal betaald een particuliere klant direct en is geen betaaltermijn. Hierdoor is een factuur een stuk minder relevant. In de meeste gevallen er betaalt per pin, via I-deal of contant.

Wat is het antwoord?

Een ondernemer is in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te maken. (Let op: een kassabon bij bijvoorbeeld de supermarkt voldoet niet aan de factuureisen en is hierdoor geen factuur)

Facturen maken is voor particulieren best ingewikkeld aangezien dan alle persoonlijke gegevens zouden moeten worden verstrekt.

#17 Hoe kan ik het KvK nummer opzoeken?

kvk nummer opzoeken

Wat is het?

Het KvK nummer is het nummer waarmee je bent ingeschreven met je bedrijf bij de Kamer van Koophandel. Wanneer je je bedrijf inschrijft bij de KvK ontvang je een uittreksel van de inschrijving. Op dit uittreksel staat je KvK nummer vermeldt.

Waarom is dit belangrijk?

Het KvK nummer moet bijvoorbeeld worden vermeldt op je factuur. Daarnaast kunnen leveranciers vragen om je KvKnummer om te controleren of je bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van koophandel. Tevens staat bij de kvK vermeldt wie de eigenaar is van het bedrijf.

Wat is het antwoord?

Het Kvk nr kan worden opgezocht via de website van de Kamer van Koophandel. In het KvK Handelsregister staan namelijk alle bedrijven gevestigd in Nederland ingeschreven.

#18 Hoe maak je een creditnota of creditfactuur?

Wat is het?

Een creditnota of creditfactuur wordt gemaakt wanneer een eerdere factuur moet worden gecorrigeerd. Dit is dus een factuur met een negatief factuurbedrag. Een creditnota voorbeeld zie je hieronder.

Waarom is dit belangrijk?

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een klant goederen geleverd heeft gekregen en de betreffende factuur heeft betaald en achteraf blijkt dat de goederen niet hetzelfde zijn als wat er op de pakbon staat. Vervolgens kan worden afgesproken dat de klant zijn geld terugkrijgt. In dit geval zal er een creditfactuur of credit nota gemaakt moeten worden. Op basis van het crediteren kan de terugbetaling plaatsvinden en is de factuur gecrediteerd. Deze creditering kun je dus eigenlijk zien als negatieve omzet.

Wat is het antwoord?

Een creditnota kun je eenvoudig maken met bijvoorbeeld een factuurprogramma. Op de factuur vermeldt je bijvoorbeeld hoeveel producten er zijn teruggestuurd en het betreffende bedrag. Hierdoor ontstaat er een negatief factuurbedrag.

Daarnaast staat er duidelijk bovenaan dat het een credit factuur is. Een creditnota heeft een uniek factuurnummer.

#19 Aan wie moet je factureren als de klant een aparte handelsnaam heeft?

Wat is het?

Bij de inschrijving van de KvK kan naast de juridische bedrijfsnaam een handelsnaam worden geregistreerd. Deze handelsnaam staat dan vermeldt bij je kvk inschrijving.

Met een handelsnaam mag je richting klanten en leveranciers communiceren.

Waarom is dit belangrijk?

Als je facturen maakt voor een klant met een aparte handelsnaam moet het duidelijk zijn wie de eigenaar is van de handelsnaam.

Wat is het antwoord?

Wanneer je een factuur maakt voor een klant met een aparte handelsnaam moet je er goed op letten dat het vestigingsadres van de handelsnaam gelijk is aan de juridische naam. Als dit het geval is mag je een factuur maken en richten aan de handelsnaam.

#20 Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur maken?

Wat is het?

Een vereenvoudigde factuur hoeft niet aan alle factuurvereisten te voldoen.

Op een vereenvoudigde factuur moeten in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld:

  • Factuurdatum
  • Bedrijfsnaam
  • Vestigingsadres
  • Omschrijving van de goederen of diensten
  • BTW-bedrag

Wat is het antwoord?

Er mag een vereenvoudigde factuur gemaakt worden wanneer het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw is. Tevens mag een vereenvoudigde factuur gemaakt worden wanneer het een wijziging betreft van een eerdere factuur.

Antwoorden voor het maken van een factuur

Overzicht factuurvereisten

Wat is het antwoord?

De volgende gegevens moeten worden vermeld op de factuur:

NR.OmschrijvingToelichting
1Je bedrijfsnaam volgens de KvKDe handelsnaam mag ook als dit bij de KvK is geregistreerd
2De bedrijfsnaam van de klantDe handelsnaam mag ook als dit bij de KvK is geregistreerd
3Je volledige bedrijfsadresAlleen een postbusnummer is niet voldoende
4Het bedrijfsadres van de klantAlleen een postbusnummer is niet voldoende
5Je btw-identificatienummerDit nummer begint met NL
6Je KvK-nummer 
7De factuurdatum 
8Het factuurnummerDit moeten opeenvolgende nummers zijn.
9Levering goederen: Wat er is geleverd en hoeveelBijvoorbeeld: 25 kilo aardappelen of 15 paar sokken
10Levering diensten: wat voor soort diensten en de omvangBijvoorbeeld: 1 fysiotherapie consult van 30 minuten of metselen van een muur van 30 m2
11De datum van levering van goederen of diensten. Of de datum van een vooruitbetaling 
12Het overeengekomen bedrag exclusief BTWBij verschillende BTW-tarieven gesplitst vermelden.
13Het BTW tarief 
14Het BTW bedrag 

In de volgende situaties gelden er andere regels:

NROmschrijvingToelichting
1De klant maakt de factuurOp de factuur vermelden: factuur uitgereikt door afnemer
2Ben je detailhandelaar?Er hoeft alleen een factuur gemaakt te worden als de klant ondernemer is en er om vraagt
3Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling?Je levert dan vrijgestelde goederen of diensten. Je hoeft geen factuur te maken.
4Lever je margegoederen?Je berekent de BTW over de winstmarge. Er mag geen BTW op de factuur staan. Je vermeldt het volgende: bijzondere regeling gebruikte goederen
5Pas je de reisbureauregeling toe?Vermeldt geen BTW op de factuur. Vermeldt het volgende: bijzondere regeling reisbureaus
6Is het factuurbedrag maximaal €100 inclusief BTW?Je mag een vereenvoudigde factuur maken. Hierop staan de volgende gegevens: factuurdatum, je naam en adres, omschrijving van de goederen of diensten, de BTW.
7De BTW is verlegd naar de klant?Je vermeldt op de factuur het volgende: BTW verlegd en het BTW identificatienummer van de klant

Gebruik je huisstijl en een sterk logo voor op je factuur

Wat is het antwoord

De factuur is min of meer het visitekaartje van je bedrijf. Door overzichtelijke facturen te maken met huisstijl zullen je klanten sneller betalen.

Door gebruik te maken van factureringssoftware kun je in een paar eenvoudige stappen je logo en huisstijl maken en plaatsen op je factuur. Dit hoef je maar eenmalig te doen door deze als factuur template op te slaan. Vervolgens kun je deze template factuur voor al je volgende verkoopfacturen gebruiken.

Waarom werkt wel/niet? Wanneer werkt dit wel en niet?

Met een factuurprogramma kun je zeer snel facturen maken in je eigen huisstijl. Bij iedere nieuwe factuur die je wil maken wordt automatisch je logo en huisstijl opgeroepen. Er zijn diverse gratis factuur programma’s beschikbaar die perfect werken.

Wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen:

  • Factuur is herkenbaar voor de klant
  • Snel facturen met factuurprogramma
  • Sneller betaald krijgen met een nette factuur
  • Er is gratis factuursoftware beschikbaar

Nadelen:

  • Je moet het factureringsprogramma leren gebruiken
  • Gratis software is soms beperkt qua aantal facturen per maand

Facturen inplannen met een factuurprogramma

Wat is het antwoord

Het sturen van de factuur aan de klant mag je niet eindeloos uitstellen. De 15e dag volgend op maand waarin de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht moet factuur uiterlijk zijn verstuurd.

Met een factuurprogramma kun je de facturen inplannen op de datum die je hebt ingesteld. Hierdoor ben je nooit te laat met het versturen van de facturen.

Overigens is het juist aan te raden om de facturen direct te sturen naar de klant wanneer de goederen zijn geleverd of je diensten zijn gedaan. Hoe sneller je de factuur verstuurd hoe sneller de klant zal betalen.

Waarom werkt wel/niet? Wanneer werkt dit wel en niet?

Met factuursoftware kun je er voor zorgen dat facturen automatisch in PDF of UBL factuur worden verstuurd per mail. Of deze manier kun je heel efficiënt facturen.

Met de meeste factuurprogramma’s is er ook een app waardoor je de factuur zelfs kan sturen wanneer je onderweg bent.

Wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen:

  • Nooit te laat factureren door deze automatisch te versturen
  • Hoe sneller je factureert, hoe sneller je klant betaald.
  • Op iedere locatie factureren met een boekhoud app.
  • Gratis factureren is mogelijk met een factuurprogramma

Nadelen:

  • Je moet het factureringsprogramma leren gebruiken
  • Gratis software is soms beperkt qua aantal facturen per maand

Verkoopfacturen maken met factuursoftware

Wat is het antwoord

Een verkoopfactuur kan in Word of Excel worden gemaakt. Dit is vaak erg bewerkelijk. Door te factureren met factuur software bespaar je enorm veel tijd. Eventueel kan dit ook nog in combinatie met een urenregistratie app. Op deze manier kun je heel efficiënt factureren en is de kans op fouten minimaal.

Daarnaast kun je de klanten laten betalen via iDeal. Hiermee betalen de klanten sneller en kunnen er geen fouten gemaakt worden in de overname van het factuurbedrag of bankrekeningnummer. De factuur word na de betaling gelijk als betaald geregistreerd in je factuurprogramma.

Waarom werkt wel/niet? Wanneer werkt dit wel en niet?

Dit werkt zeer eenvoudig en snel zodat je nooit meer achter hoeft te lopen met factureren. Zelfs als je meerdere BTW-tarieven moet gebruiken is dit heel gebruiksvriendelijk en efficiënt.

verkoopfactuur sjabloon

Wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen:

  • Klanten laten betalen met Mollie iDeal en klanten betalen sneller
  • Ideal betalen eenvoudig toe te voegen met een factuurprogramma

Nadelen:

  • Je moet het factureringsprogramma leren gebruiken
  • Gratis software is soms beperkt qua aantal facturen per maand

Hanteer een digitale boekhouding

Wat is het antwoord

De Belastingdienst hanteert een bewaartermijn van 7 jaar voor de administratie van je bedrijf voor wat betreft de basisgegevens. De volgende gegevens vallen bijvoorbeeld onder de bewaartermijn van 7 jaar:

  • Agenda
  • Urenadministratie
  • Kasboek
  • Kilometeradministratie
  • Inkoop- en verkoopfacturen
  • Offertes
  • Bankafschriften
  • Grootboek
  • Belastingaangiften
  • Kopie van administratie boekhoudsoftware
  • Bonnetjes
  • Privé-opnames en stortingen

Voor onroerende zaken geldt een uitzondering. Alles met betrekking tot onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan huurovereenkomsten, notarisaktes en hypotheekovereenkomsten.

Het is aan te raden om zoveel mogelijk digitaal te werken. Dan bestaat niet de kans dat facturen en bonnetjes vervagen of onleesbaar worden na verloop van tijd. Tevens raken gegevens veel minder snel kwijt. Ook kan je bepaalde gegevens digitaal veel makkelijker opzoeken als dan dat het in ordners is opgeslagen in het archief.

Waarom werkt wel/niet? Wanneer werkt dit wel en niet?

Door met een online boekhoudprogramma te werken worden alle documenten zoals inkoop- en verkoopfacturen digitaal opgeslagen. Bij iedere boeking is het betreffende document te vinden en kun je het zelfs jaren later heel eenvoudig opzoeken. Zo kan je zoeken op leverancier, klant, datum, bedrag enz.

Daarnaast hoef je geen zorgen te maken over back-ups, want de documenten worden in de cloud opgeslagen. De leverancier van het boekhoudprogramma regelt dat dit goed en veilig gebeurt.

Wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen:

  • Geen zorgen over beveiliging en back-ups
  • Geen archief vol met orders van je boekhouding
  • Alle documenten van je boekhouding zijn razendsnel terug te vinden
  • Met een auditfile kun je de Belastingdienst heel eenvoudig voorzien van je boekhouding

Nadelen:

  • De documenten staan niet op je computer opgeslagen
  • Maandelijks abonnement voor het boekhoudprogramma

Facturen maken met factureringssoftware

Wat is het antwoord

De meest handige en eenvoudige manier om facturen te maken is door gebruik te maken van factureringssoftware. De meeste programma’s hebben een hele gebruiksvriendelijke app waardoor het heel gemakkelijk is om snel facturen te maken. Met een paar simpele klikken kun je facturen sturen en direct online in PDF of UBL bijvoegen.

De facturen zijn altijd veilig en in de Cloud opgeslagen zodat je de facturen vanaf ieder locatie kunt bekijken. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding.

Als je op uurbasis werkt kun je het factuurprogramma combineren met een urenregistratie app. Op deze manier worden je gewerkte uren automatisch verwerkt op de factuur.

Waarom werkt wel/niet? Wanneer werkt dit wel en niet?

Een factureringsprogramma is zowel geschikt voor ZZP als voor MKB. Voor het MKB kun je bijvoorbeeld meerdere gebruikers toevoegen die kunnen factureren. Tevens kunnen offertes automatisch worden omgezet in de factuur.

Mijn ervaring is dat een factuurprogramma heel goed werkt ongeacht de bedrijfsomvang.

Wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen:

  • Eenvoudig facturen maken vanaf iedere locatie
  • De facturen worden online opgeslagen en altijd terug te vinden
  • Urenregistratie te combineren de factuur app
  • Offertes kunnen automatisch worden omgezet naar de factuur

Nadelen:

  • Maandelijks abonnement voor het factuurprogramma
  • De documenten staan niet op je computer opgeslagen

Meest gestelde vragen

Wat kost facturen maken met een boekhoudprogramma?

Facturen maken met een boekhoudprogramma kost 5 euro per maand. Je kan hiermee onbeperkt facturen maken. Dit is inclusief allerlei handige tools zoals klanten laten betalen met ideal, offertes maken, factuur app en de herinneringsfacturen versturen.

Bekijk hier het beste softwarepakket om facturen mee te maken.

Wat is het voordeel van facturen maken met een boekhoudprogramma?

Doordat het boekhoudprogramma en de factuuradministratie in 1 pakket zit heb je uitstekend inzicht in de omzet. Je weet precies welke facturen nog niet zijn betaald doordat de betaling van klanten dagelijks automatisch is bijgewerkt met een bankkoppeling. Hierdoor heb je altijd een actueel overzicht van de openstaande debiteuren.

Bekijk hier het beste softwarepakket om facturen mee te maken.

Is er een factuur app voor het personeel die de facturen maken?

Medewerkers kunnen alles regelen rondom het maken van facturen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld offertes maken. De offerte wordt vervolgens na goedkeuring door de klant automatisch omgezet naar de factuur.

Bekijk hier het beste softwarepakket om facturen mee te maken.

Is er boekhoudkennis nodig om facturen te maken?

De boekhoudsoftware om facturen te maken is tegenwoordig erg gebruiksvriendelijk. Voor iedereen is dit een heel simpel klusje. Op eenvoudige wijze word er stap voor stap uitgelegd hoe het programma werkt. Door zelf de facturen te maken kun je veel geld besparen op een boekhouder of accountant.

Start hier om zelf facturen te maken.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *