Kom alles te weten over facturen maken

Facturen maken, je komt er niet onderuit. Maar hoe weet je hoe je een factuur maakt of welke onderdelen er verplicht op een factuur moeten komen? Kom alles te weten over het maken van facturen.

Inhoudsopgave

Wat is een factuur?

Een factuur is eigenlijk een ander woord voor rekening. Als je een bedrijf hebt, stuur je facturen voor jouw geleverde diensten of producten. Een factuur is een document met daarin een overzicht van de diensten of producten die jij geleverd hebt. Met daarbij de hoeveelheden en kosten.

Wanneer je producten of diensten levert aan particulieren, is het niet altijd nodig om een factuur te sturen. Van bedrijf naar bedrijf wel, zo heeft de afnemer namelijk recht op btw-aftrek.

Een factuur wordt door de verkoper opgesteld, waarna de koper deze moet betalen.

facturatie software

Wat moet er op een factuur staan?

Dat is een hele terechte vraag. Het is belangrijk om te weten dat er een aantal wettelijke eisen zit aan een factuur. Je kan dus niet zomaar een overzicht sturen met wat de koper moet betalen. 

Dit moet je minimaal op je factuur vermelden:

  • btw-identificatienummer 
  • btw-bedrag
  • KVK-nummer
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer
  • Datum van levering
  • Eigen naam en adres
  • Naam en adres van ontvanger
  • Geleverde diensten/producten
  • Aantal geleverde diensten/producten

Hierbij een voorbeeld van hoe een factuur eruit kan zien.

Wettelijke eisen van een factuur

Bovengenoemde punten zijn de wettelijke eisen van een factuur. Daarnaast moeten natuurlijk ook de volgende factoren op je factuur staan, anders krijg je niet betaald: 

  • Het bedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief

Wanneer je factuur niet aan bovenstaande eisen voldoet, heeft je klant geen recht op btw-aftrek. Je moet je factuur in dat geval herstellen en opnieuw sturen. 

Heb je de factuur al gemaakt, maar ontdek jij of de ontvanger een foutje? Je moet dan een tegen factuur sturen die de oorspronkelijk factuur (deels) opheft. Dit noem je een credit factuur.

Factuureisen KVK en Belastingdienst

De Kamer van Koophandel en de Belastingdienst zijn beide overheidsinstanties. Zowel de KVK als de Belastingdienst hanteren dezelfde eisen aan een factuur. 

Het is niet mogelijk om een factuur te sturen zonder KVK-nummer, want je bent verplicht om deze op je factuur te vermelden.

Factuur zonder BTW

Er zijn uitzonderingen op de regel, namelijk de factuur zonder btw. Diensten waar je 0% btw over mag rekenen zijn internationaal personenvervoer en diensten bij in – en uitvoer van goederen naar landen buiten de EU. En goederen met 0% btw zijn bijvoorbeeld goederen die je levert aan een ondernemer in een ander EU land. 

Dus heb je bijvoorbeeld een klant in België en wil je deze een factuur sturen? Dan reken je hier dus 0% btw over.

Aangepaste regels voor facturen

Dan heb je ook aangepaste regels voor facturen met een factuurbedrag lager dan 100 euro, inclusief btw. Dit noem je een eenvoudige factuur. Je moet dan (minimaal) de volgende gegevens vermelden:

  • De datum dat je de factuur verstrekt. 
  • Je naam en adresgegevens. 
  • Diensten en/of producten die je hebt geleverd. 
  • Het btw-bedrag. 

Daarnaast kan het ook zijn dat je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling (KOR). Je factuur moet dan aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur met btw. Alleen zet je op deze factuur ‘btw vrijgesteld’, omdat je geen btw in rekening brengt.

OmschrijvingToelichting
Je bedrijfsnaam volgens de KvKDe handelsnaam mag ook als dit bij de KvK is geregistreerd
De bedrijfsnaam van de klantDe handelsnaam mag ook als dit bij de KvK is geregistreerd
Je volledige bedrijfsadresAlleen een postbusnummer is niet voldoende
Het bedrijfsadres van de klantAlleen een postbusnummer is niet voldoende
Je btw-identificatienummerDit nummer begint met NL
Je KvK-nummer 
De factuurdatum 
Het factuurnummerDit moeten opeenvolgende nummers zijn.
Levering goederen: Wat er is geleverd en hoeveelBijvoorbeeld: 25 kilo aardappelen of 15 paar sokken
Levering diensten: wat voor soort diensten en de omvangBijvoorbeeld: 1 fysiotherapie consult van 30 minuten of metselen van een muur van 30 m2
De datum van levering van goederen of diensten. Of de datum van een vooruitbetaling 
Het overeengekomen bedrag exclusief BTWBij verschillende BTW-tarieven gesplitst vermelden.
Het BTW tarief 21% of 9% (in sommige gevallen kan dit ook 0% zijn)
Het BTW bedrag 

Stap voor stap een factuur maken

Je weet nu alle wettelijke eisen die op een factuur moeten komen, maar dan moet je nog een factuur maken. Je kunt een factuur maken in een online boekhoudprogramma, in Word of in Excel.

voorbeeld factuur

Hoe moet een factuur eruit zien?

Hoe je een factuur opmaakt ligt eraan of je dit in een boekhoudprogramma, in Word of Excel doet. Als je een logo en bedrijfsnaam vermeldt op de factuur dan valt dat direct op. De ontvanger weet direct van wie hij de factuur heeft gekregen.  

Daarnaast is het handig als je klant in één keer kan zien wat er betaald moet worden. 

Een boekhoudprogramma heeft vaak een vaste layout voor een factuur of verschillende stijlen waar je uit kan kiezen. Wanneer je jouw logo uploadt, wordt deze automatisch op al de facturen getoond. Ook heeft een factuur een vaste opbouw. Je hoeft alleen nog maar de dienst/product en de aantallen aan te geven. 

Wil je (nog) geen geld uitgeven aan een programma om facturen in te maken? Dan kan je ook facturen in Word of Excel maken. Gebruik bijvoorbeeld dit handige voorbeeld.

Je moet dezelfde gegevens vermelden als hierboven en je kan natuurlijk ook jouw logo toevoegen. Als je een factuur maakt in één van deze programma’s, moet je er wel opletten dat je deze als PDF bestand verstuurt. Deze kan de ontvanger namelijk niet aanpassen en een factuur in Excel of Word wel. 

Wil je zeker weten dat je alles op de factuur hebt verwerkt? Check het dan aan de hand van deze voorbeeld factuur.

Factuur ontwerpen in jouw huisstijl

Wil je de factuur helemaal in jouw huisstijl laten ontwerpen? Dat kan natuurlijk ook, zo lang je er maar voor zorgt dat de factuur aan de wettelijke eisen voldoet. 

Een factuur ontwerpen doe je bijvoorbeeld in Word of designprogramma’s zoals Photoshop of InDesign. Je kan Word gebruiken als gratis programma om de factuur in te ontwerpen. 

Word heeft ook een mogelijkheid om een sjabloon of template te maken voor jouw factuur, zodat al de facturen er hetzelfde uitzien. Meer over gratis facturen maken lees je hier.

Software om online facturen te maken

Er bestaat verschillende software om online facturen mee te maken. Dit zijn vaak facturatie- en/of boekhoudprogramma’s. Voor de meeste programma’s moet je een abonnement afsluiten. 

Eén van die programma’s is e-boekhouden. Met dit programma maak en verstuur je facturen. Het voordeel van het versturen van een digitale factuur via e-boekhouden is dat  het gemakkelijk en snel gaat. Naast het sturen van facturen, hebben vele boekhoudprogramma’s ook een functie om offertes te maken.

Elektronisch factureren

Doorgaans maak je de factuur en wordt deze vervolgens als PDF verstuurd. Een e-factuur bevat een code die door veel administratieve systemen wordt herkend. Alle gegevens die op de PDF staan, staan in een codetaal op de e-factuur. Als de systemen van de ontvanger (klant) met de e-factuur kunnen omgaan, is het in staat de factuur in de administratie op te nemen, zonder handmatig werk.

Daarnaast kan je ook een XML-bijlage of UBL-link meesturen. Elektronische facturen worden altijd via een beveiligde server verstuurd en ontvangen.

Facturen maken in een app

Veel boekhoudprogramma’s hebben ook een app. Het voordeel van een factuur maken in een app, is dat dit op elk moment kan doen. Dit is erg handig, zeker als je het liefst jouw facturen direct verstuurt na het leveren van het product of de dienst.

factuur app voorbeeld

Hoe zorg je dat jouw facturen snel betaald worden?

Snelle betalingen, dat is natuurlijk de droom van elke ondernemer. Bijvoorbeeld door middel van een XML-bijlage of een UBL-link op de factuur te zetten, zorg je ervoor dat jouw  facturen snel betaald worden. 

In veel programma’s is het mogelijk om een iDeal link toe te voegen aan de factuur. Dit maakt het betalen van de factuur voor je klanten erg gemakkelijk. 

Herinnering maken voor jouw factuur

Natuurlijk kan het wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen. Stuur dan een vriendelijke herinnering voor jouw factuur. Een herinnering stuur je via de mail met de factuur als bijlage.

Veelgestelde vragen

Wat kost facturen maken met een boekhoudprogramma?

Facturen maken met een boekhoudprogramma kost 5 euro per maand. Je kan hiermee onbeperkt facturen maken. Dit is inclusief allerlei handige tools zoals klanten laten betalen met iDeal, offertes maken, factuur app en de herinneringsfacturen versturen.

Bekijk hier het beste softwarepakket om facturen mee te maken.

Hoe maak je een factuur zzp?

Ben je zzp’er en moet je facturen sturen? Een factuur maken als zzp’er is heel gemakkelijk. Maak deze bijvoorbeeld in Word of Excel of schaf een online facturatieprogramma aan.

Hoe maak je een factuur in Word?

Wil je nog geen facturatieprogramma aanschaffen? Dan kan je jouw facturen maken in Word. Het maakt niet uit in welk programma je facturen maakt. Als je er maar voor zorgt dat alle verplichte onderdelen op de factuur komen te staan.

Kan je als particulier een factuur maken?

Als particulier kan je geen facturen maken. Je hebt namelijk een KVK-nummer nodig om te vermelden op een factuur. Dit is één van de wettelijke vereisten van een factuur.

Hoe ziet een voorbeeld factuur eruit?

Om zeker te weten dat je niets vergeet of jouw factuur, heb ik een voorbeeld factuur gemaakt. Dit is een handig pdf bestand dat je naast jouw eigen factuur kan houden. Zo weet je zeker dat je alle onderdelen op de factuur hebt vermeld.

Wie kan een factuur uitschrijven?

Niet iedereen kan een factuur uitschrijven. Als je ingeschreven staat bij de KVK, krijg je een KVK-nummer. Deze moet je verplicht vermelden op de factuur. Als je dit niet hebt, kan je geen facturen maken. Je kan dus geen facturen maken zonder KVK-nummer.

Kan ik een factuur maken zonder btw-nummer?

Dit is niet mogelijk, want het btw-nummer is een verplicht onderdeel van een factuur.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.