Maandafsluiting: Wat jij voor jouw boekhouding over je maandafsluiting moet weten

Met een juiste maandafsluiting heb je actuele stuurinformatie voor je bedrijf. Ik leg je uit hoe eenvoudig dit is.

maandafsluiting en heb een nette boekhouding

Een nette boekhouding hoort een reflectie te geven van de financiële status van een bedrijf. Iedere boekhouder zou binnen enkele minuten iemand anders precies kunnen vertellen hoe jouw bedrijf ervoor staat. Om jouw boekhouding tot dit punt te krijgen, dien je een maandafsluiting boekhouding te regelen. Hiermee bedoel ik dat jouw boekhouding sluitend moet zijn voor de afgelopen maand. Als dit niet het geval is, weet je dat een bepaald onderdeel in jouw boekhouding incorrect is. Het is een stuk eenvoudiger om deze boekhoudfout aan het einde van de maand op te sporen in plaats van aan het einde van het kwartaal of jaar.

De beste boekhoudprogramma’s om de maandafsluiting te doen

Op deze pagina leg ik je daarom uit wat een maandafsluiting precies is, wat hierbij komt kijken en hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw maandafsluiting volgens de boekhoudregels uitgevoerd wordt.

Inhoudsopgave

Waarom weten eigenlijk zo weinig ondernemers maar van de maandafsluiting?

Tijdens mijn onderzoek naar de maandafsluiting ontdekte ik dat verrassend weinig ondernemers om mij heen op de hoogte zijn van de zogeheten maandafsluiting. Vooral zelfstandige ondernemers hebben geen ervaring met de maandafsluiting, terwijl het als best practice voor boekhouden wordt gezien. Iedere boekhouder die ik ken, is namelijk van mening dat de maandafsluiting vereist is voor een nette boekhouding.

Als ik ondernemers dan eenmaal meer vertel over de maandafsluiting krijg ik direct te horen dat ze deze maandelijkse boekhoudkundige afsluiting wel willen doen, maar hier geen tijd voor hebben. “Ik begin er volgend jaar mee!” of “Ik ken niemand die het doet!”. Dit klinkt allemaal heel onschuldig. Maar dat betekent natuurlijk niet dat je als ondernemer de maandafsluiting ook echt moet afslaan. Alhoewel de maandafsluiting niet verplicht is, is het een onmisbaar middel voor het realiseren van een nette boekhouding.

Ondernemers die met een digitaal boekhoudprogramma werken kunnen binnen enkele minuten een maandafsluiting creëren. Helemaal als het om een beperkt aantal facturen gaat.

Waarom zou je dan niet kiezen om iedere maand je boekhouding correct af te sluiten als het je helpt de boekhouding op orde te krijgen?

maandafsluiting en heb stuurinformatie voor je bedrijf

Dit is waarom jij je maanden boekhoudkundig moet afsluiten

Laten we eerst kijken naar waarom jij eigenlijk, als het aan mij en boekhoudkundig Nederland ligt, je boekhouding moet afsluiten. Om te beginnen, het financiële overzicht.

Als ondernemer is het belangrijk om op ieder moment te weten hoe jouw bedrijf ervoor staat. Welke mogelijkheden zijn er? Welke kosten komen er aan? Waar zit ruimte om te verbeteren? Waar laat ik geld wegstromen?

De gemiddelde boekhouder geeft niet of nauwelijks financieel advies op basis van jouw resultaten. De boekhouding wordt bijgehouden, verwerkt en je krijgt daar een uitdraai van. Je krijgt waarschijnlijk niet te horen wanneer jouw vaste kosten ten opzichte van je omzet stijgt. Terwijl dit hartstikke relevantie informatie is.

Mocht jij echter, bijvoorbeeld via een online boekhoudprogramma, elke maand je maandafsluiting boekhouding te doen, ontdek je al snel dat er veel meer financiële informatie is dan je denkt. Informatie die jou kan helpen beter in te spelen op kansen. Je bent namelijk iedere maand bezig met het doorspreken van de resultaten. En dat geeft je een dermate beter inzicht in de prestaties van je bedrijf dat je ook leert waar de verbeteringen liggen.

Want alhoewel veel ondernemers beweren dat ze continu vooruitkijken, is maar een klein deel in staat dit echt goed te doen. Je kunt kortom alleen vooruitkijken als je alle benodigde informatie beschikbaar hebt. In het geval dat er tientallen facturen, inkomend en uitgaand, nog niet verwerkt zijn kan je nooit realistisch vooruitkijken. Datzelfde is het geval wanneer je wilt reflecteren op de prestaties van je bedrijf. Hoe kan je ooit echt weten hoe het met je bedrijf gaat als niet alle informatie correct beschikbaar is?

Ten slotte helpt de boekhoudkundige maandafsluiting jou om uiteindelijk minder tijd kwijt te zijn aan de administratie. Je bent iedere maand even bezig met het verzorgen van de afsluiting, waardoor je ieder kwartaal aanzienlijk minder lang bezig bent met de omzetbelasting. De gegevens van eerdere maanden staan allemaal al klaar. Het enige wat jij hoeft te doen, is uit te rekenen wat de kwartaalbedragen zijn.

Wat is de maandafsluiting eigenlijk?

Een maandafsluiting is een maandelijkse controle van de boekhouding waarbij de boekhouding sluitend dient te zijn. Dat wil zeggen dat alle ontvangen en verstuurde facturen bijeen worden gebracht. Vervolgens worden deze facturen verwerkt in de administratie totdat de balansen weer gelijk staan.

Zelfstandig ondernemers kunnen een dergelijke maandafsluiting binnen enkele minuten verzorgen, vooral als er gebruik wordt gemaakt van een online boekhoudprogramma. Bedrijven met meer facturen, zoals salarisadministratie, zijn naar verwachting meer tijd kwijt aan de maandafsluiting.

Met de maandafsluiting dienen de volgende onderwerpen bepaald te worden;

  • Omzet
  • Kosten
  • Verschuldigde btw
  • Onbetaalde facturen
  • Winst
  • Lopende schulden

Door deze informatie correct te kunnen presenteren, krijg je een beter inzicht in de status van jouw bedrijf.

Hoe kan je een maandafsluiting regelen?

Een groot deel van de ondernemers maakt nog altijd gebruik van een spreadsheet om de boekhouding te verzorgen. Als je een kleine ondernemer bent, is dit helemaal niet vreemd. Je hebt kortom weinig facturen om te verwerken. Alhoewel een fout snel gemaakt is, kan je jouw maandafsluiting eenvoudig verwerken in jouw spreadsheet. Hiervoor is echter wel een opzet vereist waarbij jouw boekhoudspreadsheet een maandelijkse opbouw heeft. Anders is het te ingewikkeld om onderscheid tussen de verschillende maanden te maken.

Met klassieke en moderne boekhoudprogramma’s is het veel makkelijker om een maandafsluiting te maken. Ieder fatsoenlijk boekhoudprogramma, online en offline, is ingericht voor het opmaken van een afsluiting. Doordat je per maand je boekhouding kunt selecteren, kan je ook per maand de maandafsluiting boekhouding maken.

Welke online boekhoudprogramma’s kunnen jou helpen bij een correcte maandafsluiting?

Natuurlijk heb ik zo mijn favorieten voor het creëren van een maandafsluiting. Welk programma het best bij jouw bedrijf past, hangt van de omvang en gewenste functionaliteiten af.

Voor beginnende en kleine ondernemers adviseer ik eBoekhouden aan, een boekhoudprogramma dat uitermate geschikt is voor dit soort boekhoudkundige tricks. Je creëert met een handomdraai de maandafsluiting die jouw administratie een stuk netter maakt. En om het nog beter te maken, kan je vanaf € 7,95 per maand al gebruik maken van eBoekhouden. Als je net bent begonnen met ondernemen, kan je er zelfs 15 maanden gratis aan toevoegen. Lees ook mijn review artikel: eBoekhouden review

Zelfstandige ondernemers met een wat grotere boekhouding (denk aan 30 facturen per maand) kunnen beter gebruik maken van Visma eAccounting. Visma heeft een geweldig boekhoudprogramma ontwikkeld dat ook nog eens gebruiksvriendelijk is. De onderdelen zijn ingericht om jou zo goed mogelijk te helpen bij het verzorgen van de administratie, waaronder de maandafsluiting! Lees ook mijn review artikel: Visma eAccouting review

Alhoewel je voor Visma eAccounting twee keer zoveel kwijt bent, is het de € 15 per maand dik waard. Je krijgt behoorlijk wat extra functies bovenop het boekhoudprogramma van eBoekhouden en een ijzersterke iOS en Android app.

Ten slotte zijn daar nog Twinfield en Exact Online, waarmee je beide gemakkelijk een maandafsluiting kunt uitvoeren. Twinfield krijgt van mij de voorkeur boven Exact Online, dat met een prijskaartje van € 60 per maand niet bij de concurrentie past. Je kunt met Twinfield voor de helft van de prijs beginnen, terwijl het van dezelfde functies voorzien is. Lees ook mijn review artikelen: Twinfield review en Exact Online review

Let wel op dat zowel Twinfield als Exact Online vooral geschikt is voor ondernemers met een grote administratie. Denk aan tientallen facturen per maand en meer dan drie werknemers. Je kunt dan ook je complete administratie moeiteloos met beide programma’s verzorgen.

Kom je er niet uit? Vraag een boekhouder om advies

Zoals ik je al vertelde kan je in principe je complete maandafsluiting zelfstandig doen. Het is niets meer dan het verwerken van alle facturen en het sluitend maken van de balansen. Je hoeft geen complexe trucs te doen of maandafsluiting proces te doorlopen om de maand af te sluiten.

Toch kan het helpen om advies in te winnen bij een ervaren boekhouder. Eenmalig advies kan er namelijk voor zorgen dat je bepaalde zaken niet over het hoofd ziet. Tevens wordt er gekeken naar de volgende punten;

  • Struikelblokken in jouw boekhouding
  • Advies om je boekhouding te vereenvoudigen
  • Extra check van de boekhouding
  • Hulp bij vragen (bijvoorbeeld over de belastingen)
  • Extra inzicht van de cijfers
  • Advies als je met je bedrijf wilt groeien (bijvoorbeeld als je iemand aan wilt nemen)

Het kan al lonen om eenmalig een boekhouder met je maandafsluiting (of complete boekhouding) mee te laten kijken. Veel van wat de boekhouder je gaat vertellen, kun je meenemen om in de toekomst je boekhoudkundige praktijken te verbeteren.

Samenvatting

De maandafsluiting is voor velen een onbekend begrip. Deze, voor zelfstandig ondernemers niet verplichte, boekhoudactiviteit verschaft je extra informatie over de status van je bedrijf. Met de maandafsluiting zorg je dat je boekhouding klopt en kan je beter vooruitkijken doordat je de beschikking hebt over actuele cijfers.

Exact Online zelfboekhouden

Met de maandafsluiting heb je inzicht in actuele cijfers!

Klik op de knop hieronder en probeer 30 dagen gratis!

Start met de maandafsluiting

Meestgestelde vragen over een maandafsluiting

Wat is een maandafsluiting voor de boekhouding?

Een maandafsluiting is een controle van de boekhouding nadat de inkoop – en verkoopfacturen, de kas en bankafschriften zijn verwerkt in het boekhoudprogramma. Hierbij de belangrijkste zaken die hierbij nog moeten worden gecheckt:

• is de loonjournaalpost ingeboekt?
• zijn de afschrijvingen van de vaste activa verwerkt?
• zijn de kosten toegekend aan de juiste periode?
• Is het onderhanden werk verwerkt?
• Klopt de openstaande postenlijst debiteuren en crediteuren?
• Zijn nieuwe investeringen verwerkt in de activastaat?
• Zijn er grote afwijkingen ten opzichte van de vorige periode?

Wil je alles weten over hoe je een maandafsluiting moet toepassen in je boekhouding? Klik hier voor meer informatie

Waarom is het slim om een maandafsluiting te doen?

Door de maandafsluiting realiseer je een betrouwbare boekhouding. Hierdoor is de resultatenrekening en de balans actueel. Op deze manier heb je goede stuurinformatie om financiële beslissingen te nemen. Je krijgt inzicht in de liquiditeit van je bedrijf waardoor je beter kan beslissen of bijvoorbeeld een investering verantwoord is.

Wil je ook de juiste stuurinformatie voor je bedrijf? Klik hier voor meer informatie

Welk boekhoudprogramma is hiervoor te gebruiken?

Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die een maandafsluiting ondersteunen. De keuze voor een bepaald boekhoudprogramma is afhankelijk van de omvang van je bedrijf.

Voor kleine ondernemingen zijn de volgende boekhoudprogramma’s aan te raden:
• e-boekhouden.nl
• Rompslomp
• Informer

Voor zelfstandige ondernemingen met een grotere boekhouding kun je kiezen voor:
• Exact online
• Twinfield
• Visma eAccounting

Wil je de voor- en nadelen weten van deze boekhoudprogramma’s? Lees hier verder voor het complete overzicht.

Is er een gratis maandafsluiting checklist voor de boekhouding?

Er is een maandafsluiting checklist beschikbaar waarbij een stappenplan doorlopen kan worden om de afsluiting van de boekhouding te verwerken. Het is aan te raden om deze checklist te gebruiken zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Na het doorlopen van de maandafsluiting checklist heb je actuele cijfers waarbij je de juiste stuurinformatie voorhanden hebt.

Wil je de checklist maandafsluiting gebruiken? Klik hier voor meer informatie

Is de maandafsluiting voor Exact Online gratis te gebruiken?

We hebben een checklist maandafsluiting Exact Online ontwikkeld. In 7 stappen is je boekhouding altijd up-to-date. Aan de hand van een korte omschrijving en duidelijke afbeeldingen is de maandafsluiting heel eenvoudig toe te passen.

Wil jij ook een actuele en nette boekhouding? Lees dan hier verder om de maandafsluiting voor Exact Online te gebruikenBankkoppelingen overzicht

Is de maandafsluiting in het Engels beschikbaar?

De maandafsluiting heeft tevens een variant in het Engels. Hiermee hebben we al vele buitenlandse ondernemers geholpen met een bedrijf in Nederland. In combinatie het een online boekhoudprogramma kun je in 7 stappen ervoor zorgen dat je boekhouding actueel is.

Benieuwd naar de boekhoudprogramma’s die ik adviseer? Lees hier verder

Checklist maandafsluiting Exact Online

Benodigde tijd: 30 minuten.

Een gemiddelde maandafsluiting duurt 30 minuten afhankelijk van de bedrijfsomvang. Hiermee krijg je de juiste stuurinformatie voor je bedrijf.

  1. De volgende maandafsluiting werkzaamheden zijn nodig. Is de administratie geheel bijgewerkt?

    Controleer of de administratie volledig is verwerkt. Vestig hier specifieke aandacht voor de volgende onderdelen:
    1. Ontbrekende inkoopfacturen: check de openstaande postenlijst crediteuren om te kijken of je nog moet machten. Verwerk eventueel ontbrekende inkoopfacturen.
    2. Ontbrekende verkoopfacturen: check de openstaande postenlijst debiteuren om te kijken of je nog moet matchen. Verwerk eventueel ontbrekende verkoopfacturen.
    3. Check of alle bankmutaties zijn verwerkt
    4. Check of de kas volledig is verwerkt check volledigheid administratie

  2. Zijn de investeringen geactiveerd?

    Check of er investeringen zijn gedaan en deze zijn verwerkt in de activastaat.
    controle investeringen

  3. Verwerk de afschrijvingen

    Check of de afschrijvingen van de investeringen zijn verwerkt. Bekijk hiervoor de activastaat.check afschrijvingen activa

  4. Is de loonjournaalpost verwerkt?

    Check of de loonjournaalpost is verwerkt. Je kan dit eenvoudig doen door de verzamelloonstaat te checken met het brutoloon.loonjournaalpost verwerken

  5. Loop globaal de periodebalans door op opvallende posten

    Beoordeel de periodebalans op logica. Bekijk de details bij opvallende posten.periodebalans beoordelen

  6. Check of de managementfactuur is verwerkt (indien van toepassing)

    Bij een BV-structuur is het van belang dat de managementfactuur is verwerkt tussen de holding en de werk-bv.

  7. Check of de kosten in de juiste periode zijn verwerkt

    Controleer middels de periodebalans of de kosten in de juiste periode zijn verwerkt. Facturen die betrekking op meerdere maanden verdelen over de betreffende periodes.Facturen verdelen over meerdere maanden

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *