December is de maand van de feestdagen, van de laatste dingetjes regelen en om de activiteiten van het jaar langzaam af te bouwen. De temperaturen dalen soms zelf onder nul en de dagen worden steeds maar korter. Deze donkere dagen zijn voor veel ondernemers ook een moment van zelfreflectie. Hoe heb ik het dit jaar gedaan? Zijn er zaken die volgend jaar beter kunnen? En misschien wel het allerbelangrijkste: hoeveel winst heb ik dit jaar gemaakt?
Een belangrijk proces wat je kan helpen bij deze zelfreflectie is de jaarafsluiting van de boekhouding. Voor mensen met een financiële achtergrond is dit een bekend proces, maar voor nieuwe ondernemers is het wellicht wat verwarrend. De jaarafsluiting is eigenlijk niks minder dan het sluiten van je boekhouding van het afgelopen jaar. Alle facturen en kosten zijn geboekt en je kan dus eindelijk zien hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt. Ook wordt de financiële gezondheid van je bedrijf bekend, je kan dus precies zien hoe je ervoor staat.
Als je voor het eerst een jaarafsluiting moet doen klinkt het misschien allemaal wel erg lastig. Gelukkig valt het allemaal reuze mee en ben je hier precies aan het goede adres. Ik zal je eerst goed uitleggen wat een jaarafsluiting nou precies is. Daarna zal ik je 5 tips meegeven zodat de jaarafsluiting ook voor jou een fluitje van een cent wordt. Als laatste zet de drie beste online boekhoudprogramma’s van dit moment op een rij, waarmee je eenvoudig je jaarafsluiting kan doen.
Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om zelf de jaarafsluiting te doen:
- InformerOnline – Beste prijs/kwaliteit
- Snelstart – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
- Twinfield – Makkelijk en eenvoudig op te zetten
- Beste prijs/kwaliteit verhouding
- Eenvoudig boekhouden
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- Met kilometer- en urenregistratie
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Mobiele app voor IOS/android
- Klantwaardering: 8,1
- Met voorbeeld boekhouding
- Eenvoudig facturen maken
- Scan en herken service
- Klantwaardering: 8,3
Inhoudsopgave
Wat is de jaarafsluiting precies?
Je kan het eigenlijk al van de naam afleiden, een jaarafsluiting is niks minder dan het afsluiten van je financiële boekjaar. In de meeste gevallen loopt het boekjaar van 1 januari tot en met 31 december. Dat betekent dus dat de jaarafsluiting begint op 1 januari van het nieuwe jaar en je dan het vorige boekjaar kan afsluiten. Door de afsluiting van het boekjaar zorg je dat er niks meer geboekt kan worden en je dus de balans kan opmaken.
Tijdens de jaarafsluiting controleer je al je klanten, heb je al het werk wat je gedaan hebt in het jaar ook daadwerkelijk gefactureerd? Zijn alle openstaande posten die je nog hebt al betaalt? Daarnaast is het ook belangrijk om naar de kostenkant te kijken. Heb je alle facturen die je hebt ontvangen ingeboekt en betaalt? Heb je alle kosten die je gemaakt hebt in het boekjaar correct en compleet ingeboekt? Als dit allemaal is geregeld kan je de jaarafsluiting afronden. Dan gaat het boekjaar op slot en kan er niks meer veranderd worden in het boekjaar.
De balans kan worden opgemaakt en alle gegevens voor het boekjaar zijn bekend, bijvoorbeeld hoeveel winst je hebt gemaakt en hoe de financiële balans eruitziet. Deze gegevens kan je weer gebruiken voor alle belastingaangiftes, zoals de aangifte inkomstenbelasting of de btw-aangifte. Hopelijk heb je nu een beter idee wat de jaarafsluiting precies is en ik zal je nu een vijftal tips geven om de jaarafsluiting zo makkelijk mogelijk te maken.
Verzamel zoveel mogelijk informatie voordat je begint aan de jaarafsluiting
Het bekende spreekwoord is: een goede voorbereiding is het halve werk. Dat is ook zeker het geval met de jaarafsluiting. Als je zorgt dat je alle documenten al hebt klaarstaan is de jaarafsluiting zo gedaan. Niks is vervelender dan het eindeloos zoeken naar die ene factuur die je nodig hebt om je boekjaar af te sluiten. Maak dus een lijstje met documenten die je nodig hebt voor de afsluiting en zorg ervoor dat je deze allemaal klaar hebt staan voordat je begint met de jaarafsluiting. Je kan bijvoorbeeld denken aan de laatste bankafschriften, je urenregistratie en alle betaalde sociale premies van dit jaar.
Vergeet het nieuwe boekjaar niet!
Het klinkt misschien stom, maar wat veel ondernemers nog weleens vergeten is het nieuwe boekjaar. Ze zijn zo druk bezig met het afsluiten van het oude jaar dat ze vergeten om het nieuwe jaar op te zetten. Dit kan voor problemen zorgen, zeker als je eenmaal het oude boekjaar het afgesloten zonder het nieuwe boekjaar open te zetten. Je wilt een nieuwe factuur sturen of een kostenpost inboeken, maar opeens lukt dat niet. Het oude boekjaar zit op slot en het nieuwe jaar is niet open. Je kan opeens nergens meer wat boeken. Dit is makkelijk te voorkomen door je nieuwe boekjaar open te zetten, voordat je je oude boekjaar afsluit.
Zorg dat je nog geld voor de belastingdienst over hebt
Als het lekker gaat met je bedrijf en het geld binnen stroomt, ben je soms nog weleens geneigd om alles gelijk weer uitgeven. Immers het doel van winst maken is natuurlijk om ervan te genieten. Maar het is belangrijk om niet de belastingdienst te vergeten. Het is slim om elke maand een gedeelte van je omzet apart te zetten, zodat je aan het einde van het jaar genoeg op je rekening hebt staan om al je verplichtingen te voldoen. Zo voorkom je nachtmerries over de blauwe enveloppen!
Vergeet de factuurnummers niet
Veel ondernemers hebben in de factuurnummers die ze gebruiken het boekjaar verwerkt. Dit kan natuurlijk voor problemen zorgen als je vergeet om je factuurnummers te updaten. Als het nieuwe boekjaar begint is het dus van belang om even te checken of het huidige boekjaar wel correct in je factuurnummer staat. Daarna is het belangrijk om even door je lijst met facturen van het boekjaar door te lopen dat je gaat afsluiten. Zo kan je voorkomen dat er dubbele of fouten facturen in het systeem zitten tijdens de jaarafsluiting.
Je hebt niet voor alles een boekhouder nodig
De laatste tip is misschien nog wel de belangrijkste. Het is ook de tip die je het meeste kan besparen. Als je begint aan de jaarafsluiting denk je wellicht dat je voor alles een boekhouder nodig hebt. Dit is echt niet waar en je kan een hoop zelf doen. Door zaken zelfstandig te doen bespaar geld en weet je beter hoe je bedrijf er financieel voorstaat. En dit is makkelijker dan je denkt, want met een goed online boekhoudprogramma kan je een hoop zelf doen. Je hoeft dan alleen nog maar een boekhouder te gebruiken voor de echt lastige zaken. Tel uit je winst!
Met deze drie online boekhoudprogramma’s is de jaarafsluiting zo gedaan!
Na het lezen van al deze tips hoop ik dat je staat te springen om te beginnen aan de jaarafsluiting. Hopelijk zijn de resultaten positief en heb je een topjaar gehad! Als mooie afsluiter heb ik drie online boekhoudprogramma’s op een rij gezet waarmee het doen van de jaarafsluiting een makkelijk klusje wordt.
#1 Informer Online – Meeste waar voor je geld
De online boekhoudsoftware van InformerOnline is ontworpen voor de ondernemer van nu. Handige menu’s en een hoop potentieel om je boekhouding verder te automatiseren. Er zijn een hoop goede functies ingebouwd die jou het leven als ondernemer makkelijker maakt. Zo kan je bonnetjes voor onkosten fotograferen en direct inscannen. Ook kan je het vesturen van facturen en het controleren van betalingen automatiseren. Als laatste is het doen van de jaarafsluiting zo gebeurd. Als je alle facturen en betalingen hebt nagekeken, is met een paar klikken op de muis het boekjaar gesloten. Daarna kan je je weer volledig op de toekomst richten en verder gaan met ondernemen!
Pluspunten Informer Online
- Gratis software voor starters
- Gratis proefabonnement van een maand
- Inclusief boekhoudsoftware
- Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden
Minpunten Informer Online
- Veel extra bijkomende kosten
- Het goedkoopste betaalde pakket is minder uitgebreid dan het gratis pakket
- Niet zeer uitgebreid qua functies
#2 Snelstart – Perfect voor ZZP en kleine bedrijven
Het boekhoudprogramma van Snelstart is een relatief oudere speler in de wereld van online boekhoudprogramma’s. Het bestaat al een tijdje en staat voor degelijke kwaliteit. Snelstart biedt de mogelijkheid om de software direct om je computer te downloaden, dus je zit niet te boekhouden in je webbrowser. Wel is het mogelijk om een online backup aan te maken, zodat je gegevens altijd veilig zijn. Snelstart staat bekend om zijn goede service, dus als je enige hulp nodig hebt, dan staat het team van Snelstart klaar om al je vragen te beantwoorden. Ook is het doen van de jaarafsluiting nog nooit zo makkelijk geweest, dit wordt namelijk automatisch geregeld!
Pluspunten Snelstart
- Geschikt voor zzp én BV’s
- Alle pakketten zijn gratis uit te proberen
- Zeer uitgebreid boekhoudprogramma
- Mogelijkheden om door te groeien naar grotere boekhouding
Minpunten Snelstart
- Grootste pakket kan alleen via boekhoudpartner geregeld worden
- Prijzig instappakket
#3 Twinfield – Eenvoudig en makkelijk op te zetten
De boekhoudsoftware van het beursgenoteerde WolterKluwer is Twinfield. Twinfield is een erg innovatief boekhoudprogramma waar met enige regelmaat een update voor klaarstaat. Als je dus kiest voor Twinfield weet je zeker dat alle laatste functies en innovaties tot je beschikking staan. Daarnaast staat de gebruiksvriendelijkheid hoog op de prioriteitenlijst, dus het is een online boekhoudprogramma wat heel intuïtief en makkelijk aanvoelt. Elke functie zit precies waar je verwacht dat het zit en je komt geen vervelende verrassingen tegen. Het doen van de jaarafsluiting is ook een eenvoudige klus met Twinfield, door de heldere menu’s en duidelijke functies. WolterKluwer heeft ook een berg aan informatie online staat om je te helpen met de jaarafsluiting, waaronder een makkelijke checklist zodat je niks vergeet!
Pluspunten Twinfield
- Tot wel vijf administraties binnen één pakket
- Bankieren, budgetten en belastingaangifte inbegrepen
- Onbeperkt factureren en gebruikers binnen het Standaard-pakket
- Makkelijke btw-module voor het doen van je aangifte omzetbelasting
Minpunten Twinfield
- Facturatie zit niet in het goedkoopste pakket, waardoor je minimaal op € 70 per maand uitkomt
- Beperkt aantal rapportages mogelijk
- Onduidelijke pakketten die vaak in prijs veranderen
Meest gestelde vragen
De jaarafsluiting voor de boekhouding is een controle nadat de inkoop – en verkoopfacturen, de kas en bankafschriften zijn verwerkt in het boekhoudprogramma. Hierbij de belangrijkste zaken die hierbij nog gecheckt moeten worden:
* zijn de afschrijvingen van de vaste activa geboekt?
* Sluit de voorraadopgave aan met de kolommenbalans?
* Is de openstaande postenlijst debiteuren beoordeeld?
* Is het saldo volgens de jaaropgave van de bank gelijk aan de kolommenbalans?
* Sluit de openstaande postenlijst crediteuren met de kolommenbalans?
* Is de suppletie aangifte omzetbelasting opgesteld en ingediend?
* Is de loonjournaalpost goed geboekt?
* Is er een cijferbeoordeling uitgevoerd op de ontwikkeling van de omzet o.b.v. vorig jaar?
* Zijn de kosten beoordeeld o.b.v. vorig jaar?
* Is de vennootschapsbelasting berekend en geboekt in de administratie? (B.V./N.V.)
Door de jaarafsluiting controleer je of de boekhouding goed is. Hierdoor is de balans en resultatenrekening betrouwbaar. Dit is de basis om de jaarrekening of aangifte inkomstenbelasting te maken.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die een jaarafsluiting ondersteunen. De keuze voor een bepaald boekhoudprogramma is afhankelijk van de omvang van je bedrijf.
Voor ZZP en kleine bedrijven zijn de volgende boekhoudprogramma’s aan te raden:
* e-Boekhouden.nl
* Rompslomp
* Informer
Voor zelfstandige ondernemingen met een grotere boekhouding kun je kiezen voor:
* Exact Online
* Twinfield
* Visma eAccounting
Er is een jaarafsluiting checklist voor de boekhouding beschikbaar waarbij je een stappenplan kan doorlopen om de afsluiting van de boekhouding te verwerken. Het is aan te raden om deze checklist te gebruiken zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Na het doorlopen van de jaarafsluiting checklist heb je een goede boekhouding voor bijvoorbeeld de aangifte inkomstenbelasting.
We hebben een stappenplan jaarafsluiting ontwikkeld. In een aantal stappen is je boekhouding dan betrouwbaar. Aan de hand van een korte omschrijving en duidelijke afbeeldingen is de jaarafsluiting heel eenvoudig toe te passen.
Checklist jaarafsluiting
Benodigde tijd: 1 uur en 30 minuten
Een gemiddelde jaarafsluiting duurt 1,5 uur afhankelijk van de bedrijfsomvang. Hiermee krijg je een betrouwbare boekhouding voor de aangifte inkomstenbelasting of jaarrekening.
- De volgende werkzaamheden zijn nodig voor de jaarafsluiting. De voorbereiding!
* Sluit de beginbalans aan met de eindbalans van het vorige jaar?
* Zijn alle bevindingen van de vorige periode verwerkt? - Investeringen
* Zijn de afschrijvingen beoordeeld en juist geboekt?
* Zijn de investeringen beoordeeld op juistheid? - Voorraden
* Sluit de voorraadopgave aan met de kolommenbalans?
* De voorraad is beoordeeld op incourantheid en er is eventueel een voorziening gevormd. - Debiteuren
* Sluit de openstaande postenlijst debiteuren met de kolommenbalans?
* Beoordeel de openstaande postenlijst debiteuren
* De stand van de voorziening dubieuze debiteuren is beoordeeld - Liquide middelen
* De saldi van de bankrekeningen volgens de kolommenbalans sluiten aan met de werkelijke standen van de bankrekeningen.
- Aandelenkapitaal
* Het kapitaal is in overeenstemming met de statuten en het handelsregister
* Het aandeelhoudersregister is bijgewerkt. - Overige reserves
* Mutaties in de overige reserves (b.v. dividenduitkeringen) zijn beoordeeld.
- Crediteuren
* De openstaande postenlijst crediteuren sluit aan met de kolommenbalans
* De openstaande postenlijst is beoordeeld. - Omzetbelasting
* De balanspost omzetbelasting sluit aan met de specificatie van de nog openstaande aanslagen en suppleties.
* Indien nodig is een suppletie aangifte omzetbelasting opgesteld en ingediend. - Loonheffing
* Afdrachten loonheffing volgens de loonadministratie zijn aangesloten met de betaalde bedragen.
* De balanspost loonheffing sluit aan met de specificatie van de nog openstaande aanslagen. - Omzet
Er is een cijferbeoordeling uitgevoerd op de ontwikkeling van de omzet en brutomarge ten opzichte van vorig jaar of de begroting.
- Totale kosten
* De kosten zijn beoordeeld ten opzichte van het vorige jaar of de begroting.
* Kosten met een periodiek karakter zijn verspreid over de periodes waar deze betrekking op hebben. - Personeelskosten
* Lonen, salarissen en sociale lasten sluiten aan met de salarisadministratie.
* De reservering voor vakantiegeld en vakantiedagen is beoordeeld en verwerkt in de administratie - Financiële baten en lasten
Rentelasten van langlopende schulden sluiten aan met leningsovereenkomsten en / of saldo-opgaven.
- Vennootschapsbelasting
De vennootschapsbelasting is berekend en geboekt in de administratie
Gerelateerde artikelen
Maandafsluiting Checklist Nodig? | Gratis Stappenplan + Instructie
Een schrikbarend klein deel van de ondernemers weet hoe belangrijk een correcte maandafsluiting is. Met de checklist is je boekhouding in 7 stappen actueel
Gratis Excel Template Boekhouding nodig?
Gratis boekhoudprogramma’s in Excel inclusief templates voor jouw boekhouding ✓Vergelijk & kies ✓Onafhankelijke vergelijking
Beste Boekhoudsoftware 2024? Top 10 Ruim 12 maanden Getest
Welke boekhoudsoftware is wél het geld waard? 100+ programma’s zijn een jaar getest. Ontdek direct welke boekhoudsoftware het best is getest.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.