Alles wat je over Online facturatie software moet weten

Facturatie software

Online facturatie software neemt de belangrijkste administratieve taken uit handen. Als (zelfstandig) ondernemer heb je het natuurlijk al druk genoeg en is er eigenlijk geen tijd over voor het maken van facturen. Heb je slechts 5 facturen per maand te versturen, dan valt het natuurlijk wel mee. Echter, voor de meeste bedrijven lopen de facturen al gauw op. Online facturatie software neemt het meeste werk uit handen. Je hoeft de facturen eindelijk niet meer handmatig te maken en het meeste gaat automatisch. Die tijd die je overhoudt kun je weer besteden aan nieuwe projecten. Wel zo fijn, want tijd is behoorlijk schaars.

Inhoudsopgave

Wat is online factureren

Facturen maken en verzenden was nog nooit zo eenvoudig. In online facturatie software regel je alles op een plek: facturen maken, betalen, bewaren en verzending via een Cloud in een speciaal gemaakt softwareprogramma. Ook het opvolgen van (niet betaalde) facturen regel je gemakkelijk in de software. Dit programma neemt heel veel handmatige processen over zodat je meer tijd voor je onderneming overhoudt. De facturatiemodule kan zelfs eenvoudig gekoppeld worden aan een boekhoudmodule zodat het ook meteen aan je boekhouding toegevoegd wordt.

Waarom online factureren?

Nog niet zo gek lang geleden werden facturen over het algemeen gemaakt in Word of Excel. Deze werden dan weer opgeslagen op een computer, moesten uitgeprint worden en dan per post verstuurd. Het werkte prima, maar kostte behoorlijk veel tijd en was vrij foutgevoelig. Tegenwoordig gaat bijna alles online. Zo ook met de facturen. Dit kan eenvoudig met online facturatie software. Hierbij kan je dan zelf online de facturen maken en versturen. Hoe handig is dat? Het maakt ook echt niet uit of je een kleine of grote onderneming hebt. Het belangrijkste is dat het foutloos verloopt en dat de facturen er professioneel uitzien. Een factuurprogramma maakt het nu eenmaal voor een zzp’er of mkb’er heel erg gemakkelijk. Het bespaart een hoop tijd, voorkomt slordigheidsfoutjes, onnodige administratieve werkzaamheden en je kunt je administratie automatiseren. Een belangrijk punt is ook dat je altijd ondersteuning hebt.

online facturatie software

Voordelen van online facturatie software

Online factureren levert best veel voordelen op voor je onderneming. Het bespaart natuurlijk tijd, voorkomt fouten en is milieuvriendelijk. Maar er zijn meer voordelen:

  • Financieel inzicht: Met een online factuurprogramma heb je in één oogopslag alles overzien. Je ziet dan welke klanten hun factuur wel of niet betaald hebben. Je hoeft niet meer te zoeken naar een factuur maar kan dit heel gemakkelijk oproepen in het programma.
  • Tijdwinst: Papieren facturen verwerken kost ontzettend veel tijd. Je moet de gegevens overnemen, de facturen inscannen en dan ook nog eens in een map stoppen. Wanneer je ze dan ook nog moet opsturen, ben je eigenlijk heel veel tijd aan het verspillen. Dan is het dus een stuk voordeliger om digitaal de facturen te verzenden.
  • Vermindert fouten: Wanneer je facturen verwerkt met de hand worden er sneller fouten gemaakt. Een typfoutje is snel gemaakt. Simpele fouten als een nulletje teveel of te weinig hebben grote impact. Digitaal factureren vermindert die fouten enorm. De meeste gegevens staan al in je systeem, waardoor je voornamelijk bezig bent met controleren.
  • Een professionele uitstraling: Iedereen wil een professionele en betrouwbare indruk geven aan klanten. Door de digitale facturen kan dit. Ze zijn dan zelfs te gebruiken voor de Belastingdienst. Ze voldoen aan de eisen waardoor zelfs dat eenvoudig is. Je stelt eenmalig een opmaak in die helemaal bij jouw huisstijl past. Zo verstuur je toch persoonlijke facturen, zonder er al te veel moeite voor te doen.
  • Automatisch koppelen aan boekhouding: De facturatieprogramma’s zijn over het algemeen te koppelen aan de boekhoudprogramma’s. Een groot voordeel hiervan is dat de facturen dan ook meteen aan je boekhouding gekoppeld worden en worden verwerkt. Daardoor heb je alleen maar nog meer overzicht. Je kunt zien wat er wel en niet betaald is maar ook hoe de onderneming ervoor staat.
  • Snellere betaling van de facturen: Bij de digitale facturen kan je een betaallink toevoegen zodat een klant de factuur meteen kan betalen. Je kunt ook uit verschillende betaalmethodes kiezen. Dit maakt het makkelijker voor de klant, waardoor deze sneller betaalt. De papieren facturen belanden op een stapel en worden vergeten waardoor de betalingen veel later zijn. En wanneer een factuur niet op tijd betaald is, kan je eenvoudig een herinnering of aanmaning sturen.
  • Bewaard in de cloud: De facturen kunnen in de cloud opgeslagen worden. Dit heeft als voordeel dat het veilig is maar ook dat je er overal en altijd bij kan. Je hebt dan ook geen volle mappen meer liggen waar de facturen in zitten.
  • Milieuvriendelijk: Papieren facturen moeten geprint worden maar ook verstuurd. Je gebruikt dus papier, inkt, enveloppen en benzine om de factuur bij de klant te krijgen. En dat heb je dus allemaal niet met een digitale factuur.
  • Geld besparen: Je bespaart best veel omdat je geen papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig hebt. En dat is dan weer handig voor je cashflow.

Regels en eisen

Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Het is daarom heel erg belangrijk dat er op de factuur een aantal dingen vermeld worden. De volgende zaken moeten vermeld staan op de factuur:

  • Volledige naam en adres van de onderneming
  • Naam en adres van de klant
  • Btw-nummer en KvK-nummer van de onderneming
  • De datum waarop de factuur verstuurd wordt
  • Omschrijving van de diensten of producten
  • Hoeveel diensten of producten afgenomen zijn en de levertijd
  • Bedrag exclusief btw
  • Btw-bedrag en btw-tarief
  • Bedrag inclusief btw
  • De betalingstermijn die er gehanteerd wordt
  • Optioneel banknummer van de onderneming
  • Opeenvolgend factuurnummer

Online facturatie software inregelen en beheren

De voordelen van online facturatie software zijn inmiddels behoorlijk evident. Misschien vraag je je nog af hoe het precies werkt en wat je er nu mee kunt.

Invoeren van de facturen

Facturen kunnen natuurlijk op verschillende manieren ingevoerd worden. Voorheen was dat over het algemeen handmatig. Maar tegenwoordig hoeft het inscannen niet meer. Mocht dit wel nodig zijn, dan kun je gebruikmaken van een speciale functie die bij sommige softwarepakketten inbegrepen is. Bonnetjes en facturen worden dan automatisch gescand en de gegevens worden vanzelf herkend. Denk hierbij aan factuurnummers, rekeningnummers of bedragen. In online facturatie software kun je ook mails met facturen opslaan aan het digitaal archief.

Facturen maken en versturen

Factureren komt elke maand weer terug. Hierdoor zie je ook wat je verdient. Maar met een factureringsprogramma kun je dit nog eenvoudiger doen. De factuur is een betalingsverplichting naar de klant. Dit kan eenmaal per maand maar ook zeker als deelbetaling of aanbetaling. Je maakt eenmalig een template aan, die je vervolgens voor alle facturen opnieuw gebruikt. Je factuur ziet er daardoor professioneel en herkenbaar uit. Juist doordat de factuur ook digitaal verstuurd kan worden heeft dit zo zijn voordelen zoals we eerder al besproken hebben.

De factuur

Elke factuur heeft een logische structuur met de nodige belangrijke zaken die erop vermeld horen te staan. Verdiep je eenmalig in al deze belangrijke zaken en maak een sterk template waar alle benodigde basisgegevens al in staan. De belangrijkste zaken zijn: relatie, factuurnummer, factuurdatum en betalingstermijn. Maar het is veel beter om ervoor te zorgen dat het ook echt compleet is en dan zet je de volgende onderdelen er ook nog bij op:

  • Kenmerk van de onderneming
  • Factuurtekst
  • Sjabloon
  • Verzendwijze
  • Mutatieomschrijving
  • Product/dienst toevoegen

Een factuur mag in sommige gevallen ook eenvoudiger zijn. Dit is wanneer een factuur niet hoger dan 100 euro inclusief btw is en wanneer je een factuur opmaakt die de originele factuur vervangt. Ook bij deze varianten geldt dat altijd de factuurdatum, naam van de onderneming, adresgegevens, goederen of diensten die geleverd zijn en de btw vermeld worden.

facturatie software

Facturen bewaren en verwerken

De boekhouding van de onderneming kan worden gecontroleerd door de Belastingdienst. De facturen moeten daarom ook zeven jaar bewaard worden. Wanneer je facturen opslaat onder de naam van de klant met het unieke factuurnummer kan je deze altijd gemakkelijk weer vinden. Je kunt natuurlijk ook mappen aanmaken voor de maanden of klanten om in elk geval het overzicht te houden. Door het factuurprogramma te koppelen aan het boekhoudprogramma heb je alles snel en eenvoudig bij de hand zoals declaraties, werkbonnen, tankbonnen, gewerkte uren en facturen.

Belangrijke onderdelen van een factuurprogramma

De meeste online facturatie software beschikt minimaal over een aantal basisfuncties. Denk hierbij aan de meest bekende betaalmethodes, mogelijkheden voor huisstijl, automatische incasso’s, abonnementen, uren registreren en factureren, voorraadadministratie, koppeling met de boekhouding en de mail en scan herkennen. Deze onderdelen zijn belangrijk om de facturen mee op te stellen, te versturen en te bewaren. Door het factuurprogramma heb je veel minder administratief werk en heb je alles voor je onderneming up-to-date.

Tips om factuurprogramma’s te vergelijken

Er is heel erg veel keuze in de factuurprogramma’s. Het is daarom erg belangrijk dat je op een aantal aspecten let. Je kijkt natuurlijk voornamelijk naar alle functies die de software heeft. Bedenk van tevoren wat je zelf nodig hebt, maar ook wat het factuurprogramma je kan bieden. Neem de volgende tips mee in je overwegingen:

Kosten van het factuurprogramma

Vaak wordt een facturatieprogramma per maand betaald en kan je het ook per maand opzeggen. In enkele gevallen kies je voor een jaarlijkse betaling. Dan zit je er natuurlijk gelijk een jaar aan vast. Let daar dus goed op. Toch kan het voordeliger zijn om per jaar te betalen in plaats van per maand. Sommige aanbieders bieden hiervoor namelijk korting aan.

Eigen huisstijl gebruiken

Het is altijd belangrijk om te weten of je ook je eigen huisstijl kan toevoegen of alleen maar standaard lay-outs kan gebruiken.

Mogelijkheden voor automatische incasso

Niet ieder factuurprogramma is ook geschikt voor automatische incasso’s. De optie voor een incassobestand is heel erg handig wanneer je te maken hebt met terugkerende facturen. Daardoor kan je de facturatie automatiseren.

Welke functies?

Een factuurprogramma wat alleen maar voor het aanmaken en verzenden van facturen gebruikt kan worden is dit niet echt handig. Het is wel zo fijn als je het kan koppelen aan de boekhouding. Onderzoek alle mogelijkheden en functies. Bij sommige online facturatie software kun je bijvoorbeeld de urenregistratie en offertes ook regelen.

Factuur vanuit de offerte

Het is ook handig als je vanuit een offerte ook meteen een factuur kan versturen. Of dit nu gaat om een aanbetaling of vooruitbetaling.

Belangrijk aan een up-to-date administratie

Als ondernemer is het heel erg belangrijk dat de administratie goed geregeld is. Zo houd je overzicht, verlies je geen belangrijke gegevens uit het oog en maak je minder fouten. Met online facturatie software zie je ook in een oogopslag wat de financiële situatie van je onderneming is. Tenminste, als het gekoppeld is aan boekhoudsoftware. Ook wanneer je onderneming groeit, kan je het blijven overzien. Je hebt geen extra medewerkers nodig voor de administratie, want het grootste deel wordt al uitgevoerd door de software. Kort samengevat:

  • Je bespaart jezelf en je onderneming stress
  • Je bespaart een hoop tijd
  • Altijd inzicht in je cashflow
  • Gemakkelijk facturen opvolgen
  • Btw-aangifte doe je met een paar klikken
  • Je bent altijd op tijd dus geen naheffingsaanslagen en boetes
  • Het bespaart een hoop geld. Niet alleen jou maar ook de boekhouder scheelt het tijd.
  • Bonnetjes raken niet meer kwijt

Met online facturatie software houd je je zaken op orde

Kortom, er is geen ondernemer die niet profiteert van online facturatie software. Door je factureringen en boekhouding in speciale software te regelen, heb je alles altijd op een plek beschikbaar. Veel online facturatie software gaat via een cloud. Dat betekent dat je altijd en overal bij je administratie kunt. Zo weet je waar je ook bent hoe het ervoor staat met je onderneming. Je ziet gelijk wat de status van de financiën is en waar mogelijkheden liggen om te besparen. Alle facturen zijn opgeslagen op een plek zodat je ze niet meer kwijtraakt. Zo zie je ook gelijk wie er wel of niet betaald heeft.

Veel ondernemers stellen de facturen en administratie uit, waardoor het veel te lang blijft liggen en het werk zich opstapelt. Komt de btw-aangifte er weer aan? Dat levert een hoop stress op als je zaken nog niet op orde zijn. Met online facturatie software houd je alles gemakkelijk bij. De facturen heb je binnen no-time geregeld en je kiest zelf een moment waarop het jou uitkomt. Alleen nog even je boekhoudprogramma koppelen en alles ligt al klaar voor de Belastingdienst.

Meestgestelde vragen

Waarom online factureren?

Tegenwoordig gaat bijna alles online. Zo ook met de facturen. Dit kan eenvoudig met online facturatie software. Hierbij kan je dan zelf online de facturen maken en versturen. Hoe handig is dat? Het belangrijkste is dat het foutloos verloopt en dat de facturen er professioneel uitzien. Een factuurprogramma maakt het nu eenmaal voor een zzp’er of mkb’er heel erg gemakkelijk. Het bespaart een hoop tijd, voorkomt slordigheidsfoutjes, onnodige administratieve werkzaamheden en je kunt je administratie automatiseren.

Wat zijn de voordelen van online facturatie software?

De voordelen van online facturatie software zijn:

– Financieel inzicht
– Tijdwinst
– Vermindert fouten
– Professionele uitstraling
– Automatisch koppelen aan boekhouding
– Snellere betaling van de facturen
– Bewaard in de cloud
– Milieuvriendelijk
– Geld besparen

Wat is online factureren?

Facturen maken en verzenden was nog nooit zo eenvoudig. In online facturatie software regel je alles op een plek: facturen maken, betalen, bewaren en verzending via een Cloud in een speciaal gemaakt softwareprogramma. Ook het opvolgen van (niet betaalde) facturen regel je gemakkelijk in de software. Dit programma neemt heel veel handmatige processen over zodat je meer tijd voor je onderneming overhoudt. De facturatiemodule kan zelfs eenvoudig gekoppeld worden aan een boekhoudmodule zodat het ook meteen aan je boekhouding toegevoegd wordt.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *