Betalingstermijn factuur (& voorbeeld)

Een van de dingen om ervoor te zorgen dat jouw klanten op tijd betalen, is het vermelden van een betalingstermijn op de factuur. Maar hoe doe je dit precies? In dit artikel bespreek ik verschillende manieren om de betalingstermijn en -voorwaarden op je factuur te vermelden, evenals de beste programma’s waarmee je deze handeling automatiseert.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om de betalingstermijn op de factuur in te stellen:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs / kwaliteit
• Rompslomp – Gratis voor starters
• Exact Online – Eenvoudige facturatie software voor ZZP’ers

Wat is een betalingstermijn factuur? Plus bijbehorende regels

De betalingstermijn is de periode die de klant heeft om een factuur te betalen. Als je geen betalingstermijn vermeldt, dan geldt de standaard betalingstermijn van 30 dagen (exclusief een aantal uitzonderingen). Dus als je geen betalingstermijn vermeldt op de factuur, dient jouw klant binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te betalen. Houd er hierbij rekening mee dat de betalingstermijn geldt vanaf de datum dat jouw klant de factuur heeft ontvangen en dit dus niet altijd hetzelfde is als de factuurdatum. Met name wanneer je factureert per post is dit laatste dus van belang.

Deze standaard regel geldt echter alleen voor zakelijke klanten. Als je te maken hebt met particulieren dien je zelf de betalingstermijn te bepalen en te communiceren. Er bestaat namelijk geen concrete betalingstermijn, maar de termijn die je hanteert dient wel redelijk te zijn. Je kunt deze onder meer opneen in het contract of via de algemene voorwaarden.

Je kunt echter ook een andere betalingstermijn hanteren voor zakelijke klanten, die langer of korter is dan de wettelijk bepaalde termijn. Het is belangrijk om te weten dat de maximale betalingstermijn van een factuur 60 dagen is, langer is op het moment van schrijven niet toegestaan. Ook hier gelden wel weer een paar uitzonderingen, zoals grootbedrijven die leveren aan het MKB of als er andere afspraken zijn opgesteld in het onderlinge contract. Er bestaat dus ook geen standaard betalingstermijn van 14 dagen, ondanks het feit dat dit een termijn is die veel ondernemingen hanteren.

Vergoeding(en) niet tijdig betaalde factuur

Als een klant niet op tijd betaalt, zitten hier dus maatregelen aan verbonden en heb je recht op een vergoeding. Ook hiervoor gelden bepaalde regels en de standaard vergoeding bedraagt momenteel €40. Er is ook een maximumbedrag voor particuliere klanten ingesteld en dit bedrag ligt op €6.775, voor zakelijke klanten kan dit afwijken als het is opgenomen in de wettelijke voorwaarden. Zo niet, dan dien je je wederom te houden aan de wettelijk vastgestelde bedragen.

Naast juridische of incasso kosten waardoor je dus terecht kunt komen op een bedrag dat tussen de €40 en €6.775 ligt, is het tevens mogelijk om rente aan te rekenen. Ook dit mag je niet zomaar zelf verzinnen, en dit is op basis van het gefactureerde bedrag en het vastgestelde rentepercentage. De wettelijke rente is vanaf 1 juli 2023 vastgesteld op 6% (voor niet-handelstransacties) en op 12% (voor handelstransacties). Deze rente mag enkel berekend worden over de periode waarin de klant niet heeft betaald en mag je dus niet rekenen over de periode van de geldende betalingstermijn.

Deze extra kosten kun je verhalen door het sturen van een herinnering, ook wel een aanmaning genoemd. Indien je te maken hebt met particuliere klanten dient je eerste aanmaning kosteloos te zijn, dus zonder bovengenoemde vergoedingen. Voor zakelijke klanten kun je zowel een kosteloze herinnering sturen als direct een herinnering inclusief een vergoeding. Voor het versturen van aanmaningen dien je terug te vallen op de voorschriften die zijn opgenomen in de algemene voorwaarden van je onderneming.

Voorbeeld betalingstermijn factuur (14 dagen)

Aangezien er geen standaard betalingstermijn van 14 dagen bestaat, zal ik in dit voorbeeld toelichten hoe je een factuur maakt met een verkorte betalingstermijn van twee weken. Uiteraard kun je dus ook een andere termijn hanteren dan de 14 dagen die ik in dit voorbeeld zal bespreken. Voordat ik inga op hoe je een betalingstermijn op je factuur zet, eerst even in het kort de gegevens die verplicht zijn voor het opstellen van een factuur, ongeacht de betalingstermijn die je hanteert. De onderstaande gegevens mogen niet ontbreken:

• De naam en het adres van je eigen bedrijf
• Je eigen BTW nummer en KvK nummer
• De naam en het adres van de afnemer (bij een zakelijke klant)
• Het factuurnummer (oplopend)
• De datum van de factuur
• Een omschrijving van de geleverde diensten of producten
• Het bedrag en de eventuele BTW

Vervolgens kun je dus de betalingstermijn en -condities op de factuur vermelden, iets dat overigens niet verplicht is. Je kunt dit op verschillende manieren doen en de meest voorkomende manieren zijn:

• Naast de factuurdatum ook een vervaldatum noteren op de factuur. Als je de factuur digitaal verstuurt is dat in dit voorbeeld dus 14 dagen na de factuurdatum
• Bij het gedeelte voor opmerkingen kun je tevens de betalingstermijn vermelden, in dit geval dus het feit dat de factuur binnen 14 dagen na ontvangst moet worden betaald.

Je zou dit voorbeeld kunnen toevoegen aan je eigen factuur: U wordt vriendelijk verzocht om het openstaande bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze factuur over te maken onder vermelding van het factuurnummer.

Opvolging betalingstermijn

Naast het vermelden van de betalingstermijn is het belangrijk om deze op te volgen, want helaas betalen niet alle klanten binnen de aangegeven termijn. Je kunt dit natuurlijk handmatig doen, maar net als het opmaken van facturen met online software kan een factuur- of boekhoudprogramma je ook helpen bij het opvolgen van herinneringen. Denk aan het instellen van meldingen als een betalingstermijn is overschreden, of het automatisch versturen van aanmaningen. Door je zakelijke bankrekening aan de software te koppelen, hoef je deze informatie niet meer handmatig te controleren. Waarbij het wel belangrijk is dat klanten een referentie vermelden, zodat facturen en betalingen aan elkaar kunnen worden gekoppeld en verwerkt.

Betalingstermijn factuur instellen met software

Hoewel je niet verplicht bent om factuur- of boekhoudsoftware te gebruiken voor de facturatie, is het wel een stuk efficiënter. Niet alleen kun je zo eenvoudig een factuur opstellen in eigen huisstijl, berekeningen worden tevens automatisch gedaan en zakelijke klanten kunnen worden opgezocht via een koppeling met de Kamer van Koophandel. Fouten worden hierdoor geminimaliseerd en het is tevens mogelijk om betalingen direct in te boeken op de factuur, door gebruik te maken van een automatische koppeling met jouw bank. Dit maakt het tevens mogelijk om ook herinneringen automatisch aan te maken en indien gewenst te versturen. Uiteraard behoud je zelf de controle, bijvoorbeeld door het hanteren van verschillende klantscenario’s, denk aan klanten die een keertje te laat zijn met betalen of klanten die altijd de betalingstermijn overschrijden.

Er zijn veel online programma’s te vinden voor facturatie en boekhouding, en hieronder heb ik een aantal van mijn persoonlijke favorieten belicht:

e-Boekhouden biedt alles wat je nodig hebt voor het toevoegen van een betalingstermijn op de factuur, inclusief: facturatie in eigen huisstijl, het koppelen van een zakelijke bankrekening voor de Rabobank, ABN AMRO, ING Bank, Knab, Bunq, SNS Bank, ASN Bank, RegioBank en Triodos, het toevoegen van relaties via een koppeling met de KvK of op basis van postcode en huisnummer, het automatisch verwerken van bijschrijvingen, en het versturen van herinneringen en aanmaningen.

Het toevoegen van een betalingstermijn doe je bij e-Boekhouden door het invullen van de “factuurtekst” en/of door het invullen van de uiterste betaaldatum. Mocht je deze opties niet zien staan, zorg er dan voor dat “meer opties” aangevinkt is. Deze optie kun je vinden in de rechterbovenhoek van de interface, als je werkt via een vast apparaat. Indien een klant niet tijdig betaalt, kun je via de menu optie “beheer” aanmaan sjablonen aanmaken. Net zoals de facturen met een betalingstermijn, heb je de keuze om deze per e-mail of post te versturen. Bij de laatste optie, dien je deze zelf te printen en te versturen.

De gratis facturatie software van Rompslomp is geschikt voor het opstellen van facturen met een betalingstermijn, in je eigen huisstijl. Voor de overige opties, zoals de verwerking in je administratie en het toevoegen van een betaallink, dien je gebruik te maken van een betaald pakket. Hetzelfde geldt voor het direct mailen van facturen en het versturen van herinneringen.

Het toevoegen van een betalingstermijn kan ook bij Rompslomp op twee manieren, waarbij de eerste mogelijkheid het invullen van de vervaldatum is. Daarnaast kun je een opmerking toevoegen onderaan de factuur, waarin je de betalingstermijn en eventuele instructies kunt vermelden. Deelbetalingen zijn ook mogelijk, zelfs als je werkt met een bijgevoegde betaallink.

Met de software van Exact Online kun je betalingstermijnen toevoegen aan je facturen, waarbij betalingen automatisch kunnen worden afgeletterd op basis van de koppeling met jouw zakelijke bankrekening. Ook het toevoegen van een betaallink is geen probleem, en natuurlijk is alles in jouw eigen huisstijl en heb je de mogelijkheid om facturen met UBL te verzenden, ook via je mobiele apparaat.

Het is eenvoudig om een betalingstermijn toe te voegen aan een factuur en op het dashboard zie je snel of een factuur wel of niet betaald is. Je kunt tevens een overzicht opvragen van alle openstaande facturen, inclusief de vervaldata. Het programma is in staat om automatische betaalherinneringen te versturen, wat handig is als je te maken hebt met een groot aantal facturen. Een van de voordelen van Exact Online is de hoeveelheid extra informatie die je ontvangt, zoals: de kennisbank met nuttige artikelen, toegang tot het online forum en webinars. Zo leer je steeds meer bij over het doen van je eigen administratie, net zoals je nu aan het leren bent over het toevoegen van een betalingstermijn.

Het gratis pakket is geschikt voor facturatie inclusief betalingstermijn, evenals het toevoegen van een iDEAL betaallink. Voor het koppelen van je bankrekening zul je wel voor een van de betaalde pakketten moeten kiezen, zodat betalingen automatisch kunnen worden verwerkt en je ook aan de slag kunt met aanmaningen. Met een betaald pakket kunnen klanten ook betalen via andere betaalproviders, zoals: een SEPA incasso, Apple Pay, PayPal, CreditCard en meer. Uiteraard bepaal je zelf welke opties jij toevoegt aan je factuur.

Een andere reden om voor Jortt te kiezen is vanwege het feit dat ze veel waarde hechten aan software die voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Zo weet je zeker dat jouw factuur alle verplichte gegevens bevat. Uiteraard kun je ook extra gegevens opnemen, zoals een betalingstermijn. Dit kan met Jortt tevens door het toevoegen van een vervaldatum die onder de factuurdatum komt te staan, en/of door het toevoegen van een opmerking onderaan de factuur.

Conclusie

Een betalingstermijn op een factuur geeft aan hoe snel een factuur moet worden betaald. Het is niet verplicht om de betalingstermijn te vermelden op een factuur, waarbij er wordt uitgegaan van de standaard vastgestelde betalingstermijn van 30 dagen. Deze standaard betalingstermijn geldt overigens enkel voor zakelijke klanten. Een andere regel die is vastgesteld voor particuliere klanten, is dat deze eerst een kosteloze herinnering moeten ontvangen. Nadat een betalingstermijn is overschreden kun je een vergoeding hanteren, waarbij je rekening moet houden met de wettelijk vastgestelde regels.

De makkelijkste manier om een betalingstermijn op de factuur te vermelden is, door het aangeven van een vervaldatum of door dit op te nemen in de “opmerkingen” van de factuur. Dit is erg eenvoudig als je gebruik maakt van professionele facturatie of boekhoud software waardoor veel handmatige handelingen overbodig worden, zoals het invoeren van klantgegevens en het uitrekenen van bedragen. Ook het opvolgen van facturen die niet op tijd zijn voldaan is met online software, die je indien gewenst koppelt aan je zakelijke rekening, een fluitje van een cent.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.