Je hebt administratie en je hebt boekhouding. Of is het niet allebei hetzelfde?
Volgens veel boekhouders is het maar hoe je het bekijkt. Je kunt verschillende zaken administreren die niet in de boekhouding thuishoren. Je kunt daarnaast niet boekhouden voor zakelijke transacties of gebeurtenissen om deze zaken vervolgens niet aan je administratie toe te voegen. Het mes snijdt dus duidelijk niet aan beide kanten. En dan weet je dat er wel degelijk verschillen tussen administratie en boekhouding bestaat.
Dit artikel gaat allereerst op het verschil in.
Als je dit verschil begrijpt, heb je ook meteen een beter idee van hoe een goede administratie jouw boekhouding beter kan maken. En dat niet alleen, want jouw bedrijf profiteert ook van een sterkere administratie.
Voor iedere zzp moet dat natuurlijk interessant zijn. Je kunt kortom je bedrijf en je boekhouding versterken. Voldoende reden om op zijn minst dieper op in te gaan.
Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om de administratie bij te houden:
- e-boekhouden.nl – Beste voor starters en zzp
- Exact – Beste voor bedrijven met meerdere werknemers
- Visma – Beste voor kleine bedrijven
- 1,5 jaar gratis voor starters
- Geen boekhoudkennis nodig
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- 30 dagen gratis uitproberen
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Boekhoud app IOS/Android
- Klantwaardering: 8,1
- Koppeling met bankrekening
- Gebruiksvriendelijke interface
- Aangifte BTW versuren
- Klantwaardering: 8,3
Daarnaast zijn voor velen de precieze kosten van zowel de administratie als boekhouding onbekend. Als je eenmaal weet wat het een en het ander is, is het niet ingewikkeld om te achterhalen wat beide activiteiten kosten. Zelfs als je het laat uitbesteden.
Wil je niet je administratie of boekhouding uitbesteden? Dan licht ik nog kort een boekhouding programma voor jouw administratie toe. Enorm simpel als je jouw eigen administratie wilt verzorgen.
Samengevat, bespreken we:
Inhoudsopgave
Duidelijk? Lees dan snel verder!
Boekhouding of administratie? Het verschil uitgelegd
We kunnen meteen de strijd tussen boekhouding vs. administratie bepalen. Die strijd is er namelijk niet.
Jouw boekhouding heeft de administratie nodig en omgekeerd vaak ook. Ze versterken elkaar op plekken waar menig ondernemer steken laat vallen. Jij bent de professional met oog op de toekomst. Daarom lees je dit artikel, toch?
Laten we specifiek naar de uitleg van administratie kijken.
Administratie is volgens vandale.nl het;
- Beheer van stukken (bijvoorbeeld ledenadministratie, loonadministratie)
- De mensen die daarmee belast zijn
- De stukken
Van Dale geeft wel een idee, maar niet heel concreet. Mogelijk komen we in de Management Begrippenlijst van Ensie meer tegen over administratie:
Administratie is het proces gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding ten behoeve van de verantwoording die daartoe moet worden afgelegd.
Klinkt nog steeds wat vaag, maar een stuk duidelijker dan de Van Dale.
Met administratie bedoelen we dus het verzamelen van alle informatie die voor een bepaald doeleinde nodig is. Wat dus ook de boekhouding kan zijn. Klinkt nog altijd dubbelzinnig, lastig en een gigantische overlap.
Boekhouding vs. Administratie
Wat zegt vandale.nl over boekhouding?
Boekhouding is volgens de Van Dale:
- Het boekhouden (bedankt)
- De gezamenlijke stukken (de boekhouding in beslag nemen)
Het tweede punt geeft al een stuk beter aan wat boekhouding lijkt te zijn. Het komt steeds meer neer op het verzamelen van alle stukken. Waar administratie specifieker is, bijvoorbeeld de loon- of ledenadminstratie, gaat de boekhouding een hoger niveau in en omvat het alles wat hieronder valt.
Ook hier is het interessant om de verduidelijking uit een andere bron te halen. Een goede bron lijkt het Financieel Woordenboek te zijn, opgesteld in 2003 door Frits Conijn en R.M. van Poll. Hier is te lezen dat:
Boekhouding het volgens een bepaalde administratieve methode vastleggen van gebeurtenissen binnen een bedrijf is (voor zover die in geld te waarderen zijn). Op grond van de boekhouding kunnen een winst- en verliesrekening, een balans en kasstroomoverzicht worden opgesteld.
Daar kunnen we wat mee. De mannen Conijn en van Poll leggen hier uit dat een boekhouding van financiële aard moet zijn. Dat is wat anders dan een ledenadministratie waarbij het niet nodig is per lid een financiële notatie aan te geven.
Administratie wordt aangewezen als een generiek doel van het bijhouden van zaken voor vrijwel ieder doeleinde. Of dat nu de administratie van hardlopers of debiteuren is. Boekhouding zit een niveau hierboven zolang het voor financiële doeleinden is. Hier zou dus nooit de administratie van hardlopers en hun eindtijden in kunnen komen. Maar wel de administratie van debiteuren.
We kunnen daardoor de volgende opzet als definitief en sluitend nemen:
Is de administratie financieel van aard?
Zo ja, dan is het een administratie die tot de boekhouding gerekend mag worden.
Is de administratie niet financieel van aard?
Dan heeft het niets met de boekhouding te maken en dient het hierbuiten gehouden te worden.
Wat voor soort administratie hoort dan wel in de boekhouding thuis?
Alles wat jij administreert wat een financiële impact op jouw bedrijf of boekhouding heeft, hoort in de boekhouding thuis.
Laten we het voorbeeld nemen van de rittenadministratie.
De Belastingdienst verplicht jou als jij een auto op de zaak hebt die je ook nog eens privé gebruikt alle kilometerstanden bij te houden. Je moet namelijk bijtelling betalen over dat wat je privé verbruikt.
Hierbij heeft de administratie van jouw autoritten, op basis van kilometers, overduidelijk invloed op jouw bedrijf. Je wordt namelijk verplicht dit in je boekhouding bij te houden. Daarnaast is het voor personeel nodig bij te houden wie wanneer de auto gebruikt heeft wanneer eventuele boetes of schades binnenkomen.
Datzelfde is van toepassing wanneer we het hebben over de administratie van verzuim.
Veel ondernemers denken dat dit niet in de administratie thuishoort. Maar wat als het een impact op de boekhouding heeft? Je extra mankracht hebt moeten inhuren om dit verzuim op te vangen?
Dan heeft het overduidelijk impact op de boekhouding.
En… dan hoort het ook in jouw boekhouding thuis!
Leuk zo’n administratie. Kan ik het niet meteen met de boekhouding uitbesteden?
Ik weet dat sommige ondernemers nu even flink zullen schrikken. Want ze hadden totaal niet verwacht dat dit ook allemaal onder de boekhouding valt. Je wilt je administratie en je boekhouding van alle zaken meteen uitbesteden. Dat snap ik. Maar is het je al het geld echt waard?
Een goede boekhouder levert jouw boekhouding een extra kosten post van zo’n € 1500 per jaar op. Als je voldoende budget hebt, is dit natuurlijk geen probleem.
Je wilt dat je boekhouding en administratie goed op orde is en daar is een boekhouder ontzettend handig voor.
Alleen veel van wat in je administratie thuishoort, is uiteindelijk alsnog aan jou. Jouw boekhouder komt niet in jouw auto kijken welke kilometerstand er afgelopen dinsdag op de teller stond. Net als dat de boekhouder het verzuim niet gaat bijhouden.
Je bent kortom nog veel zelf aan het doen. Zelfs als je jouw administratie wilt uitbesteden.
De voordelen van uitbesteden zijn dat je alsnog veel minder hoeft te doen. Maar je raakt wel de controle over je boekhouding en administratie kwijt. Jij bent niet meer verantwoordelijk en zit dus ook niet meer diep in de administratie. Is dat wel zo handig voor je bedrijf?
Een programma voor jouw administratie en boekhouding is het perfecte alternatief
Een aanzienlijk beter alternatief hiervoor is door jouw administratie en boekhouding niet uit te besteden maar zelf op te pakken. En dan bedoel ik niet door een nieuw Excel-template te maken. Ik bedoel dat je dit oppakt door met een sterk boekhoudprogramma aan de slag te gaan.
In sterke boekhoudsoftware is het bijhouden van de boekhouding en administratie kinderwerk.
Dat durf ik te beweren doordat tienduizenden ondernemers zonder enige boekhoudkundige ervaring de laatste jaren hiermee begonnen zijn. Boekhoudprogramma’s hebben voor veel ondernemers een wereld van controle en inzicht geopend.
En daar betaal je geen € 1500 per jaar maar hoogstens € 300 per jaar voor. Als je een kleine administratie hebt, zit je zelfs nog niet aan de € 150 per jaar. Slechts 10 procent van wat je zou betalen als je een boekhouder alles zou laten doen. Flink verschil.
Dicht op je administratie en boekhouding met een boekhoudprogramma
Je gaat straks ontdekken, tenminste als je ervoor durft te gaan, waar een boekhoudprogramma toe in staat is. Goede boekhoudprogramma’s hebben het vermogen je helpen op ieder onderdeel van je bedrijf. En dat is niet alleen je administratie.
Je krijgt namelijk de ruimte jouw bedrijf op ieder vlak te administreren. Dit resulteert in meer inzicht op vrijwel ieder vlak. Om te beginnen met wat er precies in je bedrijf omgaat en uitkomt.
Verrassend veel ondernemers hebben geen idee wat de klok in hun bedrijf laat tikken. Je begrijpt waar de problemen ontstaan en de kansen liggen. Op termijn krijg je hierdoor meer grip op je bedrijf en dus je administratie!
Zoals je zonder twijfel weet bespreek ik op deze website een groot aantal verschillende boekhoudprogramma’s. Sommige van deze programma’s helpen je moeiteloos met het verzorgen van je boekhouding én administratie. Ik verwijs je daarom graag door naar dit overzicht van boekhoudprogramma’s.
- 1,5 jaar gratis voor starters
- Geen boekhoudkennis nodig
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- 30 dagen gratis uitproberen
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Boekhoud app IOS/Android
- Klantwaardering: 8,1
- Koppeling met bankrekening
- Gebruiksvriendelijke interface
- Aangifte BTW versuren
- Klantwaardering: 8,3
Veelgestelde vragen
Wat een boekhoudpakket kost, is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudpakketten voor zzp zijn er al vanaf €9,95 per maand.
– Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten;
– Veel wordt geautomatiseerd verwerkt, zodat je hier geen omkijken naar hebt;
– Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoudapp;
– Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud;
– Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.
Een boekhoudprogramma is software om de boekhouding van je bedrijf bestaande uit alle transacties ordelijk bij te houden. Met een boekhoudprogramma kun je zelf de boekhouding doen en heb je geen boekhouder nodig. Met een boekhoudprogramma voldoe je aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
Door een boekhoudprogramma te gebruiken kun je makkelijk en snel je administratie verzorgen. Je houdt transacties in de gaten, stelt facturen op, regelt de urenadministratie en meer. Veel onderdelen kunnen worden geautomatiseerd, waardoor je minder tijd kwijt bent en de kans op fouten wordt verkleind. De Belastingdienst waardeert het als er gebruik wordt gemaakt van een goed boekhoudprogramma.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s voor een bepaalde periode gratis te gebruiken. In deze proefperiode mag je zonder betaling gebruikmaken van alle functies van het boekhoudprogramma. De duur van de proefperiode kan variëren van 30 dagen tot 15 maanden. Tevens zijn er (beperkte) boekhoudprogramma’s die volledig gratis te gebruiken zijn. Deze kennen doorgaans een betaalde variant met meer functies.
Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel €120,- per maand kwijt. Wanneer je een eenmanszaak hebt of zzp’er bent, is het zelf bijhouden van de boekhouding met een boekhoudpakket in de cloud erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.
Het is in enkele gevallen mogelijk om een boekhoudprogramma eenmalig aan te schaffen. Na de aankoop kun je het programma onbeperkt gebruiken en hoef je niets bij te leggen. De meeste boekhoudprogramma’s werken echter met een terugkerende betaling in de vorm van een abonnement. Je betaalt dan maandelijks een bedrag om van het boekhoudprogramma en alle bijbehorende voordelen gebruik te maken.
Om met een boekhoudprogramma te beginnen heb je geen boekhoudkennis nodig. De boekhoudprogramma’s die wij adviseren geven een duidelijke uitleg waarbij je stap voor stap geholpen wordt. Zo zijn er diverse type voorbeeld boekhoudingen. Dit zijn kant en klare templates die volledig zijn ingericht. Daarnaast is er een enorm team aan professionals die je helpen het boekhoudprogramma beter te leren kennen. Tevens is er een grote verscheidenheid aan video’s beschikbaar waarin de werking van het programma nauwkeurig wordt uitgelegd.
Gerelateerde artikelen
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.