Projectmanagement software: opties, kosten en boekhouden

monday projectmanagement software

Iedere ondernemer die ik op het gebied van boekhouding help, adviseer ik regelmatig ook over de inzet van software op andere vlakken. Software heeft het mogelijk gemaakt dat we meer in minder tijd kunnen doen. We kunnen op grote schaal winst boeken doordat we meer overzicht hebben. Daar is projectmanagement software een voorbeeld van.

Steeds vaker adviseer ik ondernemers over projectmanagement software. Om het deze groep makkelijker te maken, verwijs ik ze het liefst naar deze pagina. Hier is namelijk alles in het kort over projectmanagement software te vinden. Je kunt alle kanten met dit soort programma’s op. Daardoor is het alleen erg ingewikkeld om te bepalen welk programma jou het best helpt om je projecten te beheren.

Hieronder is een uitgebreid overzicht te vinden waarin ik de belangrijkste vragen over projectmanagement software beantwoord. Zo ga ik dieper in op vragen als:

Heb je projectmanagement software nodig?

Benieuwd wat de projectmanagement software is? Met projectmanagement software kun je projecten beheren en bijhouden. Denk hierbij aan de volgende functies: planning, taakmanagement, budgetbeheer, rapportages en communicatie. Met onderstaande knop kun je de video bekijken waarin alle functies worden uitgelegd.

Inhoudsopgave

Deze onderwerpen bespreek ik uitvoerig zodat jij weet welke projectmanagement software het best bij jou past. Lees snel verder!

Wat is projectmanagement software?

Om te begrijpen wat projectmanagement software precies omvat, is het makkelijker eerst projectmanagement in het algemeen te behandelen.

Projectmanagement

Projectmanagement is het beheren en bijhouden van projecten. Dit kunnen kleine en grote projecten zijn waar een variatie aan factoren en onderdelen aan gekoppeld zijn. Denk aan werknemers en ander resources.

De management hiervan, helpt je controle te behouden over een kwalitatieve uitvoering. Dat wil zeggen dat je bewaakt dat een project volgens de juiste stappen doorlopen wordt. Projectmanagement moet dus ook op een manier ingevuld worden waarbij een kwalitatieve uitvoering onvermijdelijk is.

Rollen en taken

Binnen een project heeft iedereen zijn eigen rol. Goede projectmanagement software moet in staat zijn deze rollen te verdelen en het duidelijk te houden bij welke collega welke rollen en taken horen.

Zo heeft een project vaak projectleiders, managers en uitvoerende medewerkers. Het beeld dat medewerkers te zien krijgen, moet niet gelijk zijn aan dat van projectleiders. Dit vertekend namelijk de werkzaamheden en zorgt alleen maar voor extra onduidelijkheid.

Door de inzet van projectmanagement software verzeker jij dat het team dat van de software gebruik maakt weet wat er op welk moment gedaan moet worden. De planning is duidelijk, de taken en werkzaamheden zijn allen bekend. Hierdoor is het mogelijk om aanzienlijk effectiever te werken dan wanneer er zonder projectmanagement software gewerkt wordt.

Verschillende soorten projectmanagement software

De meeste platformen maken onderscheid tussen verschillende soorten projectmanagement software. Dit zijn Open-Source software, SaaS software en CRM software. Voor ons zijn SaaS en CRM software het meest relevant.

SaaS software is nagenoeg gelijk aan wat je gewend bent van online boekhoudprogramma’s. De software draait volledig in de cloud waardoor je geen programma hoeft te installeren. Daarnaast worden alle gegevens in de cloud opgeslagen zodat je gegevens als veilig benaderbaar bent. Waar je ook bent.

Als we het over CRM software hebben, is projectmanagement software slechts een onderdeel van een groter geheel. CRM software op volledige schaal kan namelijk bestaan uit zowel CRM, projectmanagement als boekhoud en logistieke modules.

CRM software heeft voor grote bedrijven de voorkeur omdat de verschillende onderdelen los van elkaar kunnen samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld boekhoudkundige onderdelen laten communiceren met projectmanagement. Als een project is afgerond, kunnen automatisch facturen verzonden worden.

Boekhouden binnen of met projectmanagement software

Mocht het budget aanwezig zijn, adviseer ik dan ook altijd voor software te gaan waarmee je zowel kunt boekhouden als projecten beheren. De kosten voor individuele programma’s zijn fors terwijl de kosten gecombineerd meevallen.

Daarnaast kun je op veel vlakken de kracht van projectmanagement software aanzienlijk beter benutten wanneer je andere relevante onderdelen hiermee kunt laten samenwerken. Het handmatig overnemen van gegevens, of dat nu klant- of factuurgegevens zijn, is verleden tijd. Je pusht met enkele klikken complete bestanden naar andere modules, waardoor je binnen enkele software meerdere efficiëntiebesparingen maakt.

Diverse boekhoudprogramma’s zijn in staat je hiermee te helpen. Voor de prijs van een enkel boekhoudprogramma krijg je projectmanagement als module erbij. Op de lange termijn bespaart het je zowel een flinke hoeveelheid geld als tijd.

Wat heb je aan projectmanagement software?

Uiteindelijk is het belangrijkst dat je in het bezit komt van projectmanagement software waarmee je een of meer van de volgende onderdelen kunt uitvoeren:

Functies Projectmanagement software  

  • Planning
  • Taakmanagement
  • Resources
  • Budgetbeheer
  • Rapportages
  • Communicatie

Als projectmanagement software er niet in slaagt je te helpen projecten beter uit te voeren, ga je of niet goed met het programma om of is het programma niet voldoende om jou hierbij te helpen. Door de bovenstaande onderdelen nader te bekijken, kan je straks de verschillende projectmanagement software beter beoordelen.

Planning

Projecten zijn vrijwel altijd tijdsgebonden. Je wilt met projectmanagement software een planning kunnen maken waar zowel jij als de opdrachtgever van op aan kunt. Wanneer jij tijdens de onderhandelingen aangeeft dat iets over 3 maanden klaar is, moet projectmanagement software dit kunnen weergeven. Het moet kortom mogelijk zijn om een project in de software zo in te stellen dat over 3 maanden tijd alle taken voltooid zijn.

Bij projectmatig werken zien alle ‘deelnemers’ van het project staan welke taken zij binnen welke tijd moeten afronden. Hierbij is zoveel mogelijk gekwantificeerd zodat het mogelijk is om uit te rekenen of alles op schema is (en of het nota bene binnen de gestelde tijdsperiode haalbaar is).

Management van taken en budget

Welke taken voeren we wanneer uit? Hoeveel budget is er om deze taken uit te voeren? Welke resources kunnen we gebruiken om dit mogelijk te maken en wat is hier nog van over?

Allemaal vragen die een project binnen enkele dagen complex kunnen maken. Zonder voldoende inzicht, is het snel niet meer duidelijk wat de status van dit soort factoren is.

Voor een projectleider is het onmisbaar om op de hoogte te zijn van het resterende budget, openstaande taken en de te gebruiken resources. Wanneer er niet voldoende rekening wordt gehouden met het budget, kunnen projecten budgetten overschrijden of juist nauwelijks benutten.

Binnen projectmanagement software mag je verwachten dat je dit soort middelen kunt beheren. Doordat je alles kunt kwantificeren, kun je ook bijhouden wat de status van deze middelen is.

Het aantal uur dat Werknemer A in Taak A stopt, zou automatisch een tijdsplanning moeten opleveren. Daarnaast moeten deze uren in euro’s worden omgezet zodat het ook duidelijk is wat de kosten van deze taak zijn.

Rapportages

Verschillende personen binnen en buiten het project willen op een bepaald moment weten wat de status is. Zij willen een idee hebben van het budget dat nog beschikbaar is. Net als dat ze willen kunnen bijhouden of de tijdsplanning nog realistisch is.

Diverse projectmanagement programma’s zijn in staat dit soort informatie door te geven middels uitgebreide rapportages. Dit zijn rapportages die op ieder moment gecreëerd kunnen worden waardoor het niet nodig is om zelf uitgebreide rapportages samen te stellen.

Na afloop van een project zijn dit soort rapportages onmisbaar om te beoordelen of een project naar wens verlopen is. Waar zijn we tijd verloren? Wat hadden we sneller kunnen doen? Welke werknemers hebben de gebudgetteerde uren overschreden?

Dit is allemaal informatie die je uit de rapportages van projectmanagement software kunt halen.

Communicatie

Kwalitatieve projectmanagement software kent een ingebouwde chatfunctie zoals Slack zodat je eenvoudig met elkaar kunt communiceren. Een ander deel heeft weliswaar geen eigen chatfunctie maar werkt wel samen met alternatieven zoals Teams en Slack.

Door communicatie binnen projectmanagement software mogelijk te maken, kunnen werknemers sneller schakelen over de voortgang van bepaalde onderdelen. Hierdoor is het niet nodig om telkens te vergaderen maar kunnen kleine vragen direct opgepakt worden.

yoobi projectmanagement software
Yoobi projectmanagement software

Projectmanagement software kosten

De kosten van projectmanagement software lopen per programma extreem uiteen. Dat komt omdat veel programma’s de kosten baseren op:

  • Het aantal gebruikers
  • De mate waarin het gebruikt wordt
  • Extra modules

Binnen de wereld van projectmanagement software zijn verschillende grote spelers te vinden, waaronder Monday. Monday heeft extreem uitgebreide projectmanagement software waarin vrijwel alles mogelijk is. Tenminste, als je een van de grotere pakketten neemt.

Daartegenover staan ook verschillende goedkopere projectmanagement programma’s waar je weliswaar minder functies mee ontvangt, maar wel tegen een lage prijs projecten kunt beheren.

Voor een kwalitatieve speler als Monday, beginnen de projectmanagement kosten vanaf € 40 per maand, per gebruiker.

Voor een betaalbare speler als Yoobi, beginnen de projectmanagement kosten vanaf € 4 per maand, per gebruiker.

Yoobi, een populair alternatief voor het prijzige Monday, is misschien niet zo indrukwekkend als de leiders van deze markt. Je kunt echter vrijwel alles wat binnen het projectmanagement domein hoort met deze software doen.

Voor bedrijven die nog geen duizenden euro’s per jaar aan projectmanagement software willen uitgeven, is Yoobi daarom de beste optie. Heb je voldoende vermogen om in projectmanagement software te investeren? Dan is Monday de beste projectmanagement software van dit moment.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Zoek je projectmanagement software?

Door de site te blijven gebruiken, ga je akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten