De beste strokenplanning software voor ondernemers

Een strokenplanning is erg handig als je werkt met meerdere projecten of taken die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd. In dit artikel belicht ik wat een strokenplanning is, wat de voordelen zijn en welke software je hiervoor het beste kunt gebruiken.

Kort samengevat is dit de beste strokenplanning software op dit moment:

• Monday – Beste prijs/kwaliteit
• Simplicate – Beste project – en capaciteitsplanning
• Gripp – Beste verticale planning weergave

Wat is een strokenplanning?

Een strokenplanning is afgeleid van de Gantt grafiek, die al rond 1910 werd uitgebracht door de gelijknamige Amerikaanse ingenieur Henry Laurence Gantt. Hij bedacht een systeem waarmee je de planning van een project op een visuele manier in kaart kon brengen en de Gantt grafiek werd onder meer gebruikt voor het realiseren van de Hoover Dam. De strokenplanning is dus afgeleid van deze grafiek, waarbij op de verticale as taken en subtaken worden getoond en op de horizontale as de tijd. Iedere taak krijgt een eigen strook, waarbij de lengte van de strook het tijdsbestek aangeeft waarbinnen de taak moet worden vervuld. Het grote voordeel van deze presentatiemethode is dat je precies kunt zien welke taken gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, maar ook welke taken pas kunnen worden gedaan als een andere taak is afgerond. Een andere naam voor een strokenplanning is een balkenplanning, wat in wezen hetzelfde is.

Een strokenplanning is vergelijkbaar met een normale planning, alleen dan anders gepresenteerd. Door de tijdslijn die op de horizontale as wordt weergegeven, lees je een strokenplanning dus ook van links naar rechts, waarbij het einddoel helemaal rechts staat en het beginpunt van het project helemaal links. De taken en subtaken (of activiteiten) die moeten worden gedaan om het project uit te voeren, plaats je vervolgens van boven naar onderen op de verticale as. Iedere taak heeft hierbij een eigen strook, die dus verschilt qua lengte. Hoe langer de strook; hoe meer tijd er is ingepland om een taak uit te voeren. De verschillende stroken volgen elkaar niet perse op, maar kunnen elkaar ook overlappen. Hiermee wordt aangegeven of taken juist wel gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, of dat er pas met een bepaalde taak kan worden begonnen als een andere taak is afgerond.

Hoe gedetailleerd een strokenplanning is heb je zelf in de hand, en dit is afhankelijk van de complexheid van het project en de grootte van het team. Met een strokenplanning is het namelijk mogelijk om stroken toe te wijzen aan bepaalde personen, teams en/of afdelingen. Het is een goede manier om duidelijk weer te geven wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten, zodat er geen onduidelijkheid kan ontstaan.

Strokenplanningen zijn dus ideaal om taken en subtaken inzichtelijk te maken, maar het is nogal een karwei om deze op te stellen. Gelukkig is er veel software die het creëren van een strokenplanning een stuk makkelijker maakt, waar ik later in dit artikel op terugkom.

Voordelen van een strokenplanning

• Het verkrijgen van overzicht | Een strokenplanning is een ideale manier om een complexe planning op een duidelijke en visuele manier te presenteren. Alle teamleden weten precies welke taken wanneer dienen te worden uitgevoerd en wanneer er met een specifieke taak of subtaak kan worden gestart
• Efficiënt werken | Met een strokenplanning kan ieder uur, dag of week gepland worden, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren. Zodra een taak is afgerond kan een teamlid meteen aan de slag met de volgende taak. Hoewel het opstellen van een gedetailleerde strokenplanning wat tijd in beslag neemt, is het uiteindelijk een manier die ervoor zorgt dat er tijdens de looptijd van het hele project efficiënt kan worden gewerkt en zo zal de productiviteit worden verhoogd
• Een goede verdeling van de werkzaamheden | Een strokenplanning helpt alle betrokkenen van een project, doordat je precies ziet binnen welk tijdsbestek een bepaald project moet worden afgerond, inclusief alle taken en subtaken
• De projectplanning bewaken en deadlines halen | Strokenplanningen zijn een goede manier om een overzicht te krijgen van het hele project, maar ze kunnen ook worden gemaakt voor het plannen van de taken die in een maand of week moeten worden uitgevoerd. Zo is het altijd duidelijk of een project volgens schema verloopt en kunnen leidinggevende het meteen zien als een project vertraging oploopt. Hierdoor kan er op tijd worden ingegrepen, zodat deadlines kunnen worden gehaald
• Het doorvoeren van aanpassingen | Als er veranderingen moeten worden doorgevoerd, is een strokenplanning een goede methode om te zien welke invloed ze hebben op het totale tijdsbestek van het project
• Een verbeterde communicatie | Als alle teamleden duidelijk voor ogen hebben welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd en door wie, verloopt zowel de communicatie als de uitvoering van het project zelf soepeler. Iedereen kan direct aan de slag, zonder dat er bepaalde taken of subtaken worden overgeslagen, er dubbel werk wordt gedaan of dat er onduidelijkheid is over de verdeling van taken. Naast een betere interne communicatie, is het met een strokenplanning ook makkelijker om de klant op de hoogte te stellen van het verloop en de duur van een project, omdat een strokenplanning een realistisch en duidelijk beeld geeft van het verloop
• De nadruk ligt op het behalen van resultaten | Het grote voordeel van een strokenplanning is dat het resultaatgericht is, want iedere taak (strook) heeft een eigen eindpunt. De kans is dus klein dat bepaalde taken blijven liggen als je werkt met een strokenplanning

Nadelen van een strokenplanning

Natuurlijk heeft alles zo zijn voor- en nadelen, en dit geldt tevens voor een strokenplanning. Een van de grootste nadelen is dat het een vrij tijdrovend karwei is om een goede strokenplanning op te stellen en eventuele aanpassingen door te voeren. Dit is een reden waarom niet altijd alle aanpassingen worden doorgevoerd in een strokenplanning, waardoor het real-time bijhouden van de voortgang van het project soms minder accuraat is. Gelukkig is dit wel een stuk eenvoudiger als je kiest voor de juiste planning software in plaats, van een handmatige planning.

Een ander nadeel is het integreren van een strokenplanning als er geen duidelijk doel voor ogen is. Een strokenplanning werkt vooral goed als je precies weet wat het einddoel is, welke taken hiervoor nodig zijn en wie wat moet doen om het project tot een succes te brengen. Het is echter een minder goede vorm voor het plannen van projecten die nog niet helemaal duidelijk zijn of (nog) niet kunnen worden onderverdeeld in aparte taken/activiteiten.

Beste Strokenplanning software op dit moment

Voor het maken van een strokenplanning kun je het beste gebruik maken van planning software. Meestal neem je een bepaald pakket af, waar strokenplanningen een onderdeel van zijn. Zo kun je niet alleen deze visuele planning maken, maar ook gebruik maken van andere nuttige functies om je project(en) in goede banen te leiden. Hieronder een aantal van de beste planning software aanbieders voor ondernemers.

Monday strokenplanning

Monday is een internationale onderneming die software ontwikkelt voor ondernemers. Ze maken niet alleen planning software, maar ook CRM-systemen en systemen voor het optimaliseren van de workflows. Monday bestaat al een behoorlijke tijd en sinds 2010 staan ze ook genoteerd op Nasdaq. Inmiddels hebben ze meer dan 1.500 werknemers en 152.000 klanten die gebruik maken van hun software.

De strokenplanning van Monday heeft de originele benaming; Gantt diagrammen, waarmee je al je projecten op een eenvoudige manier kunt plannen en opvolgen. Monday heeft een oog voor het duidelijk weergeven van taken, dankzij de verschillende kleuren die kunnen worden toegekend aan een projectfase. Uiteraard kun je de ingevoerde gegevens niet alleen inzien volgens deze strokenplanning, maar ook in de vorm van andere handige grafieken en/of tabellen. Denk aan de status van een taak, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak en wat de prioriteit van een taak is. Je kunt tevens datums en mijlpalen instellen, zodat belangrijke deadlines niet worden gemist. Als je wil beginnen met Monday kun je indien gewenst jouw planningen in Excel uploaden en omzetten in strokenplanningen.

Prijs Monday

De strokenplanning van Monday is uit te proberen via de gratis proefperiode, waarbij je de gebruiksvriendelijkheid van de software zelf kunt testen zonder verplichtingen. Je hebt hier overigens geen creditcard voor nodig. Als je over wil gaan op een betaald abonnement, dan kan dit vanaf €10. Monday biedt in totaal vier verschillende standaard pakketten aan, plus een op maat gemaakt pakket. De twee duurste pakketten Standaard van €10 en Pro van €16 per gebruiker/per maand, zijn inclusief het gebruik van Gantt grafieken; oftewel een strokenplanning. Houd er rekening mee dat Monday op jaarlijkse basis factureert en het is dus geen abonnement dat maandelijks opzegbaar is.

Andere functies die onderdeel van het Monday Standaard pakket zijn: een kalenderweergave, 250 automatiseringen per maand voor repetitieve taken, integraties met andere tools, dashboards die in staat zijn om 5 borden met elkaar te combineren, een onbeperkt aantal projecten, klanten en taken, het toepassen van meer dan 200 verschillende kolommen, het gebruik van de Monday iOS en Android app, en meer. De prijzen die ik hierboven heb genoemd zijn op basis van 3 gebruikers en het is mogelijk om dit aantal uit te breiden.

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	5
Slimme functies	5
Gebruiksgemak	5

Simplicate strokenplanning

Simplicate is een onderneming die net als Monday meerdere soorten software aanbiedt, zoals CRM-systemen, software voor het bijhouden van uren, HR software en natuurlijk ook planning software inclusief strokenplanningen. De software van Simplicate heeft twee kantoren in ons eigen landje, in Amsterdam en Groningen en ze zijn gestart in 2015 met het aanbieden van software. Inmiddels hebben ze meer dan 1.300 klanten en een team van meer dan 70 werknemers.

Simplicate werkt met diverse visuele manieren om planningen van projecten weer te geven, waaronder een strokenplanning. Met deze planningen heb je in real-time inzicht in de status van het gehele project en alle bijbehorende taken. Je kunt planningen weergeven per periode (dag, week of maand) en per afdeling (inclusief bijbehorende teamleden). Op deze manier heb je zowel een globaal overzicht van het hele project, als de individuele subtaken. Het is tevens makkelijk om planningen aan te passen, bijvoorbeeld door bepaalde taken te splitsen, op te schuiven of de onderlinge verdeling te veranderen onder teamleden. Naast de strokenplanning kun je in Simplicate ook gebruik maken van de capaciteitsplanning, zodat je meteen ziet of er nog ruimte is voor nieuwe taken of projecten, en hoe hoog de werkdruk is in het algemeen of per teamlid.

Prijs Simplicate 

Als je benieuwd bent of de strokenplanning van Simplicate iets voor jou is, kun je deze gratis uitproberen gedurende 14 dagen, zonder verplichtingen. De betaalde pakketten zijn zowel als een maand- en een jaarabonnement af te nemen, waarbij je 15% korting ontvangt als je kiest voor een jaarlijkse betaling. Om gebruik te maken van de strokenplanning en de planning software dien je te kiezen voor het duurste abonnement; het Ultimate Efficiency pakket vanaf €270 per maand. Andere pakketten die Simplicate aanbiedt zijn het Get Started pakket van €160 en het Professional pakket van €230 per maand. Alle prijzen zijn vanaf 5 gebruikers en dit aantal is indien gewenst uit te breiden.

Als je kiest voor het Ultimate Efficiency pakket dan is dit inclusief de volgende functies: een CRM systeem, verkoop software, facturatie en offertes, urenregistratie, meerdere uitgebreide rapportages waaronder forecasts, HRM software, inkoop- en kostenregistratie, het gebruik voor meerdere bedrijven, toegang tot API’s, capaciteitsplanning en nog veel meer. Het is dus een zeer uitgebreid software pakket, voor vrijwel alle onderdelen van jouw onderneming(en).

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

vPlan strokenplanning

vPlan is gevestigd in Rijssen en wordt aangeraden door de gerenommeerde onderneming Exact, als je op zoek bent naar goede planning software waaronder een strokenplanning. vPlan richt zich op het aanbieden van generieke software, dat simplistisch en aantrekkelijk is.

De strokenplanning van vPlan vind je onder de noemer tijdlijn. Hier kun je alle taken, projecten, opdrachten en orders volgen, dankzij de flexibele strokenplanning. Het is mogelijk om aan iedere strook een teamlid te koppelen, evenals het toevoegen van informatie en bijlagen. Indien gewenst geef je deze gegevens met één druk op de knop weer in een andere vorm, zoals een lijst, kanban of kalender. Daarnaast is het mogelijk om een tijdlijn weer te geven per dag, week of maand, evenals die voor het gehele project.

Mochten er tijdens het proces aanpassingen moeten worden gedaan of als een project vertragingen oploopt, kun je de stroken eenvoudig verplaatsen en de einddatum veranderen door de strook langer of korter te maken. Via de capaciteitsplanning zie je tevens wie verantwoordelijk is voor welke taken en welk teamlid nog beschikbaar is. Je bepaalt overigens helemaal zelf welke informatie je wil tonen, zodat de strokenplanning zo relevant en overzichtelijk mogelijk is.

Prijs vPlan

Het fijne van vPlan is dat de software te integreren is met de planning software van Exact. De tijdlijn zelf heeft kleine prijsjes, waardoor de software ook toegankelijk is voor startende en kleine ondernemers. In totaal biedt vPlan drie verschillende standaard pakketten aan met de volgende prijzen: het Starter pakket voor €8, het Basis pakket voor €12 en het Professional pakket voor €20 per maand. Daarnaast bieden ze nog een op maat gemaakt pakket aan. Houd er rekening mee dat er op jaarlijkse basis gefactureerd wordt en de tijdlijn geen onderdeel is van het goedkoopste Starter pakket.

Overige functies van het voordeligste pakket inclusief de tijdlijn/strokenplanning zijn: uploaden tot 10 MB, 5 borden, 2 gebruikers, 10 GB opslagruimte, een checklist, labels, tijdsregistratie, capaciteitsplanning, API keys, toegang tot het online helpcenter, en meer.

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	3
Slimme functies	3
Gebruiksgemak	3

Strokenplanning Gripp

Gripp bestaat sinds 2012 en biedt diverse soorten software aan voor ondernemers, waarbij efficiëntie voorop staat. Ze hebben meer dan 20 werknemers en 2.000 bedrijven maken intussen gebruik van de Gripp software. Naast software voor het plannen van projecten, bieden ze met hun totaalpakketten ook CRM systemen, verkoop software, facturatie oplossingen en meer aan.

Gripp werkt met tal van visuele weergaves voor planningen, waaronder een verticale planning; oftewel een strokenplanning. Deze planning laat niet alleen de planning van een project zelf zien, maar ook welk teamlid nog tijd over heeft of juist een te hoge werkdruk heeft, hoe declarabel het gehele team is, en wie op welk moment aan een bepaalde taak werkt.

Het voordeel van Gripp is dat de planning heel flexibel is en je eenvoudig aanpassingen maakt waar nodig. Ook kun je taken een bepaalde prioriteit geven, wat tevens op ieder moment kan worden aangepast. De verschillende kleuren zorgen voor een nog duidelijker beeld, evenals de weergave op dag, week of maand niveau. Een van de voornaamste voordelen van een strokenplanning is het afhankelijk van elkaar maken van taken, en bij Gripp is dit een van de hoofdfuncties van de verticale planning, evenals het koppelen van stroken. Taken kunnen tevens aan het einde van de dag worden omgezet naar uren, wat handig is om door te factureren aan klanten.

Prijs Gripp

De Gripp planning software is gratis uit te proberen zonder verplichtingen en zonder dat je hiervoor een creditcard nodig hebt. Om over te stappen naar een betaald pakket, heb je de keuze uit het Gripp pakket van €130 en het Gripp Plus pakket van €170 per maand. Het minimale aantal gebruikers is drie en dit aantal is uit te breiden. Als je kiest voor een jaarabonnement en een bijbehorende jaarlijkse betaling ontvang je 15% korting. De strokenplanning en planning software zijn onderdeel van beide pakketten, maar het werken met projecten is alleen onderdeel van het Plus pakket.

Als je voor het Gripp abonnement kiest ontvang je tevens de volgende functies: een CRM systeem, verkoop software, facturatie en offertes, urenregistratie, het werken met opdrachten, en het inzien van rapportages. Het Plus pakket biedt alle voorgaande oplossingen en software voor het bijhouden van verlof en verzuim, de mogelijkheid tot live koppelingen, uitgebreide rapportages, een klantenportaal, werken met projecten en workflows, en meer.

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

De top 4 strokenplanning software

Conclusie

In principe wordt er al sinds het begin van de 20e eeuw gewerkt met een strokenplanning, alleen dan heet dit een Gantt grafiek. Inmiddels heeft deze methode voor het visualiseren en plannen van taken een grote ontwikkeling doorgemaakt, maar het doel is vrijwel hetzelfde gebleven. Met een strokenplanning kunnen ondernemingen projecten op een duidelijke manier plannen, inclusief taken en subtaken die van elkaar afhankelijk zijn of elkaar overlappen. Zo mis je geen deadlines meer, weet je precies welke taken wanneer af moeten, het stimuleert efficiënt werken, helpt bij het halen van deadlines en behoud je het overzicht.

Er zijn meerdere makers van software die strokenplanningen aanbieden, evenals andere software voor de planning van projecten en overige bedrijfsprocessen. In dit artikel heb ik vier aanbieders besproken, die een kwalitatieve en gebruiksvriendelijke strokenplanning aanbieden met ieder zijn eigen voor- en nadelen. Op deze manier kun je eenvoudig de strokenplanning software uitkiezen die het beste past bij jouw bedrijf.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen