Projectbeheer Software voor ondernemers

projectbeheer software

De pandemie heeft ervoor gezorgd dat je als ondernemer creatiever moet zijn om je concurrenten een stapje voor te zijn. Dit betekent dat ondernemers, vooral de kleine, veel zuiniger en efficiënter dienen om te gaan met de middelen die zij ter beschikking hebben.

Het is van uiterst belang om te weten welke projecten in uitvoering zijn en hoeveel van je bedrijfsmiddelen daaraan worden besteed. Heb je misschien te veel manschappen op het project, ben je de gestelde tijd van het project aan het overschrijden, hoever is het project al gevorderd, werken de teams richting de gestelde doelen, is er een budget gesteld en wordt deze goed in acht genomen, worden de juiste processen gevolgd? Dit zijn allen belangrijke vragen die iedere ondernemer moet stellen.

Het moet mogelijk zijn voor een ondernemer om in een oogopslag al deze vragen beantwoord te hebben. Dat kan wel wanneer het projectbeheer goed is opgezet. Projectbeheer software bied je hierbij een helpende hand; van begin tot eind van ieder project kun je op de hoogte blijven van de voortgang. Het is een voordeel voor je als ondernemer en ook voor je klanten, omdat je processen gevolgd kunnen worden en je tijdig kunt bijsturen waar nodig, waardoor de klant een geoptimaliseerde service krijgt.

Inhoudsopgave

Wat is projectbeheer?

Projectbeheer is hoe een organisatie de projecten die zij moet uitvoeren succesvol binnen de gestelde tijd en budget oplevert. Het betreft het plannen en coördineren van de organisatiemiddelen zoals financieel, producten, processen en personeel, om de doelen te bereiken binnen vastgestelde parameters. Met projectbeheer kunnen kostbare en complexe opdrachten vrij nauwkeurig worden bijgehouden en gevolgd.

Projectbeheer is belangrijk voor een organisatie, omdat het je een stapje voor zet op de concurrent. Het bestaat uit vijf processen die het volgen van een project vergemakkelijkt:

  • Initiëren: De start van het project
  • Plannen: Het inplannen van alle werk van het project
  • Uitvoeren: Het daadwerkelijk uitvoeren van alle gepland werk
  • Monitoren en Controle: Een goed oog houden op alle werk dat wordt uitgevoerd en nagaan als het wordt uitgevoerd volgens plan
  • Afronding: Het afronden, opleveren en evalueren van het project

Er zijn diverse software die gebruikt kunnen worden om al je projecten, met elk zijn unieke vereisten, te beheren.

beste project software

Waarvoor kan projectbeheer software gebruikt worden?

Projectbeheer software kan worden gebruikt voor het beheren van resources, budgetten, samenwerken met teamleden en vaststellen van deliverables. Projectbeheer software helpt je bedrijf

  • Op schema te blijven
  • Projecten succesvol bij te houden
  • Middelen te alloceren
  • Bedrijfsprocessen te versnellen
  • Projecten binnen het gesteld budget te houden.

Met het zoveel mogelijk van huis uit werken is projectbeheer software ook een tool die gebruikt kan worden omdat het de benodigde informatie centraal houdt, alsook het bijhouden van conversaties tussen teamleden. Inefficiënties kunnen dus geïdentificeerd worden en er kan worden ingegrepen als er aanpassingen moeten komen.

Waarop er gelet moet worden bij het kiezen van een projectbeheer software

Er zijn een aantal criteria waarnaar gekeken moet worden alvorens over te gaan tot het kiezen van een goede projectbeheer software. Het is belangrijk om te starten met een overzicht van wat je bedrijf nodig heeft aan projectbeheer.

  • Kan het budget worden beheerd? Aan elk project zijn er kosten verbonden en dient een budget opgesteld te worden met een onvoorziene en winstmarge. Het is de taak van de manager om de werkelijke kosten zo laag mogelijk te houden.
  • Kan resource management worden uitgevoerd? Hiermee worden alle benodigde hulpmiddelen op een rij gezet en wordt voorkomen dat er onnodig wordt ingekocht, terwijl zo een middel al in-house is.
  • Is er een takenlijst aanwezig? Dit is belangrijk omdat het mogelijk moet zijn voor de projectmanager om taken toe te wijzen en de status van projecten te updaten zodat eenieder binnen het projectteam op de hoogte is van de ontwikkelingen die het werk kunnen beïnvloeden.
  • Is er een schema ter beschikking? Dit is nodig zodat voor eenieder bekend is wanneer een bepaalde taak gedaan dient te worden en hoe dat zit binnen het groter geheel.
  • Kunnen files gedeeld worden? Projectdocumenten dienen voor eenieder van het team beschikbaar te zijn. Deze documenten zijn dan op een centrale plek, waardoor het minder tijd kost om deze te zoeken; tijdverspilling wordt dus weggewerkt.
  • Kunnen rapportages worden uitgedraaid? Dit is belangrijk voor degene (management of teamleden) die in een oogopslag willen zien hoe staat met het project als geheel en als de gestelde doelen tijdig en binnen budget worden gehaald.
  • Is het mogelijk te communiceren? Het is essentieel de mogelijk te hebben te communiceren, zodat problemen snel en vlot worden opgelost. De mogelijk moet er dus zijn om te vragen aan desbetreffende personen waarom bepaald punten niet zijn afgewerkt en dat dit te volgen is via een log die wordt bijgehouden door de software.

Welke projectbeheer software zijn er?

Er zijn tal van opties voor projectbeheer. Er zijn projectbeheer software die met je organisatie meegroeien; van kleine ondernemingen tot de grote.

Exact

Exact projectbeheer software

Een goed voorbeeld is de projectbeheersoftware van Exact. Deze software stelt je in de gelegenheid inzicht te hebben in je winstmarge alsook jouw klanten een betere service te bieden. Van het bieden van IT-services tot aan Marketing bedrijven, iedere industrie komt aan bod. Exact bied je een tool met urenregistratie, facturatiesysteem, volgen van projecten en financiële resultaten. Het zorgt ervoor dat alle projecten binnen de gestelde tijd en budget blijven en volgens de gestelde eisen worden afgerond. Deze software zorgt ervoor dat tijdverspilling wordt voorkomen.

De voordelen van Exact liggen bij:

  • Urenregistratie – Teamleden van een project kunnen makkelijk registreren hoeveel tijd zij aan elk project hebben besteed. Dit kunnen zij via een app invoeren op hun mobiel, tablet of laptop. Rapporten kunnen worden uitgedraaid, waardoor heel snel gezien en ingegrepen kan worden als zaken mis dreigen te gaan. Hierdoor komt je project niet in problemen en kunnen deadlines gehaald worden. Resultaat: Tevreden klanten die hopelijk je service refereren naar anderen.
    • Factureren – Aan de hand van de ingevoerde tijden en de kosten daaraan gekoppeld, kan de klant gefactureerd worden. Er is dus ook overzicht van alle factureren die zijn verstuurd en kunnen betalingsherinneringen worden gestuurd. Geen tijdverspil meer bij het factureren van klanten.
    • Boekhouding – Direct zicht hebben op de processen zoals inkoop, verkoop, kosten, marges en je saldo.
    • Exact werkt altijd – Overal en altijd werken, via een mobiel, tablet of laptop, je kunt overal beschikken over jouw project gegevens. Deze software groeit ook mee met je organisatie, dus ook al begin je klein, je kunt gewoon groeien naar een multinational met Exact (slechts een voorbeeld).

Verder biedt Exact ook trainingen aan zodat je het maximale uit de software kunt halen in de vorm van onlinetrainingen. Consultancy services bieden zij ook op maat aan, zodat je zelf niet veel tijd hoeft te stoppen in het inrichten van Exact voor jouw organisatie. De klantenservice is 24 uur per dag en 7 dagen in de week ter beschikking voor je als klant.

Er zijn ook andere projectbeheer software die gebruikt kunnen worden voor jouw organisatie:

Monday.com

  • Is één platform waar al je projecten beheerd kunnen worden vanaf de planning tot de uitvoering. Of het nu makkelijke of complexe projecten zijn, je kunt jouw projecten op je eigen manier beheren.

De voordelen van monday.com liggen bij:

  • Samenwerken: Teams kunnen effectief communiceren via één platform, waardoor alle leden van het team en management op dezelfde lijn kunnen zijn.
    • Alles bijeen: Je weet waar alle updates en budgetaangelegenheden zijn, waardoor je niet steeds hoeft te zoeken. Er wordt dus ook voorkomen dat het werk dubbel wordt gedaan. Tijdverspilling wordt dus geëlimineerd.
    • Workflow: Hiermee is mogelijk een project snel te plannen en te volgen. Je kunt dus tijdig aanpassen waar dat wordt vereist. Je kunt je mijlpalen gedurende iedere fase van het project aanpassen en beheren.
    • Voortgang analyse: Alle projecten kunnen binnen een oogopslag gevolgd worden door gebruik te maken van de beschikbare dashboards die worden ingericht naar behoefte. Dit geschiedt allemaal met real-time data.
    • Resourcecapaciteit: Je kunt in een handomdraai zien wat je huidige capaciteit is en welke middelen je nodig hebt, zodat beslissingen genomen kunnen worden over hoe jouw resources effectiever te alloceren. Geschiedt ook door gebruik te maken van de beschikbare real-time data.
    • Integratie: Deze applicatie kan worden geïntegreerd met je favoriete tools zoals Dropbox, Gmail, Slack en nog meer.

Simplicate

  • Hiermee heb je simpel en snel alle projecten onder controle, met een overzicht van projecten, uren en je klanten. De voordelen van Simplicate liggen bij:
    • Je boekhoud pakket, email en klantenbestand kan geïntegreerd worden met deze software, waardoor je zicht hebt op de inkoopfacturen van ieder project.
    • Facturen en offertes kunnen worden opgesteld en beheerd, als ook het registreren van je ritten.
    • Projecten kunnen in fasen worden verdeeld en taken kunnen per project of per fase worden toegewezen en beheerd.
    • Het budget kan tot 50% minder overschreden worden, doordat het projectteam inzicht heeft in de status van het project, de gewerkte uren in vergelijking met de geplande uren, real-time overzicht van het budget en het melden wanneer het budget overschreden wordt.
    • Het is beschikbaar voor je mobiele telefoon en laptop.

Gripp

  • Deze software biedt de mogelijk om te weten wat de status van ieder project is, waardoor tekortkomingen tijdig geïdentificeerd kunnen worden en je tijdig kunt bijsturen. Er kunnen rapportages worden gedraaid uit het systeem die je ondersteunen bij het nemen van beslissingen. 
    • Je hebt een duidelijk overzicht van alle opdrachten op één pagina. Er kan worden gezien wie wat doet, hoeveel gefactureerd kan worden, en welke nieuwe opdrachten zijn aangemaakt. Nieuwe opdrachten kunnen worden aangemaakt op basis van sjablonen en terugkerende opdrachten hebben slecht een druk op een knop nodig om deze te activeren.
    • Offertes kunnen automatisch worden omgezet naar opdrachten, waardoor er geen misverstanden ontstaan omtrent welk budget hoort bij welk project. Teamleden kunnen dus per project hun uren registreren. De rapportages die gegenereerd kunnen worden, bieden je inzicht als het project binnen de gestelde tijd gehaald zal worden en waar je dient bij te sturen.
    • Geen deadlines meer missen, omdat de prioriteit van iedere taak bepaald kan worden. Hierdoor wordt er geen tijd besteedt aan de minder belangrijke taken die het project in tijdnood kunnen brengen. Projecten kunnen in fasen worden opgesplitst, taken kunnen per fase worden toegewezen en er kan dus een overzichtelijke roadmap worden uitgedraaid voor ieder teamlid.


Hoe kun je geld besparen met projectbeheer software?

Projectbeheer software kan gebruikt worden op ieder niveau binnen de organisatie. Directeuren kunnen het gebruiken om de staat van alle projecten in een oogopslag te controleren. Managers kunnen zien waar en wanneer er probleemgevallen zijn, waardoor zij tijdig kunnen bijsturen. Gebruikers, te denken aan de teamleden, kunnen werken aan de taken die hun zijn toegewezen en de uren registreren die daarmee gepaard gaan.

Monday projectbeheer software

Je kunt kosten besparen met projectmanagement software door ervoor te zorgen dat projecten geen onnodig oponthoud ervaren, dus zorgen dat productiviteit wordt gewaarborgd door het projectteam. Het goed beheren van de benodigde middelen door ervoor te zorgen dat redundanties zoveel als mogelijk worden verminderd om de organisatie niet onnodig op kosten te jagen; dit geldt van het onnodig personeel zetten op het project tot het kopen van onnodig materiaal. Projectbeheer software helpt directie, management en gebruikers een compleet overzicht te geven van de huidige situatie. Tijdverspilling kan worden verminderd of voorkomen en op problemen kan er tijdig worden ingespeeld. Er kan van huis worden gewerkt, gezien de software werkt op mobiel, tablets en laptops.

Ondernemen tijdens de pandemie mag uitdagingen met zich hebben meegebracht, maar projectbeheer software is een tool die enkele van deze uitdagingen tot je voordeel kan maken. Het belangrijke voor een bedrijf is nog steeds “the bottom line”. Het creatief ondernemen stelt je in staat je gestelde doelen bereiken en tevreden klanten creëren door bedrijfsmiddelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Veelgestelde vragen

Wat is projectbeheer?

Projectbeheer is hoe een organisatie de projecten die zij moet uitvoeren succesvol binnen de gestelde tijd en budget oplevert. Het betreft het plannen en coördineren van de organisatiemiddelen zoals financieel, producten, processen en personeel, om de doelen te bereiken binnen vastgestelde parameters. Met projectbeheer kunnen kostbare en complexe opdrachten vrij nauwkeurig worden bijgehouden en gevolgd.

Klik hier voor meer informatie

Waarvoor kan projectbeheer software gebruikt worden?

Projectbeheer software kan worden gebruikt voor het beheren van resources, budgetten, samenwerken met teamleden en vaststellen van deliverables.

Projectbeheer software helpt je bedrijf:

– Op schema te blijven
– Projecten succesvol bij te houden
– Middelen te alloceren
– Bedrijfsprocessen te versnellen
– Projecten binnen het gesteld budget te houden.

Klik hier voor meer informatie

Welke projectbeheer software zijn er?

Er zijn tal van opties voor projectbeheer. Er zijn projectbeheer software die met je organisatie meegroeien; van kleine ondernemingen tot de grote.

De beste projectbeheer software zijn:

– Exact
– Monday.com
– Simplicate
– Gripp

Klik hier voor meer informatie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *