Wat is projectadministratie en waarom is het belangrijk voor jouw onderneming?

Projectadministratie is het beheren van projecten, en hoewel dit in theorie makkelijk klinkt is dat in de praktijk lang niet altijd het geval. In dit artikel beschrijf ik wat projectadministratie precies inhoudt, wat de voordelen zijn voor jouw bedrijf en welke software je hiervoor kunt gebruiken.

Kort samengevat is dit de beste projectadministratie software:

• Simplicate Best gewaardeerde klantenservice
• Exact – Meeste koppelingen met externe software

Wat is projectadministratie?

Alles dat te maken heeft met het beheren van projecten valt in feite onder projectadministratie, waarbij je kunt denken aan: de urenregistratie, gebruikte materialen, taken die al gedaan zijn of juist nog moeten worden uitgevoerd, enzovoorts. Hoewel een project er voor iedere onderneming anders uit zal zien, zijn er altijd een aantal zaken die overeenkomen. Zo heeft ieder bedrijf dat werkt op projectbasis profijt van een goed overzicht. Dit zorgt er namelijk voor dat je projecten op een succesvolle manier kunt afronden, zonder een budget te overschrijden en winst te maken.

Een projectadministratie bestaat standaard uit een aantal aspecten, die vrijwel voor ieder project nodig zijn. Waaronder: gegevens van de klant en eventuele afspraken, contactgeschiedenis, een offerte, een planning, een projectbudget, geschatte kosten en het aantal werkuren. Afhankelijk van de sector waarin je werkzaam bent en de aard van het project, kunnen nog andere gegevens van belang zijn. Goede project software is flexibel en maakt het mogelijk om een projectadministratie bij te houden die zich aanpast op jouw onderneming.

De belangrijkste functies van een goede projectadministratie zijn het kunnen bijhouden van de uren en kosten, en het verkrijgen van realtime inzicht. Deze twee dingen zorgen ervoor dat je een project op de juiste manier kunt monitoren en waar nodig direct kunt bijsturen. Zo kom je gaandeweg niet voor verrassingen te staan, en weet iedereen die betrokken is bij het project precies hoe het ervoor staat.

Voordelen van een projectadministratie

Een van de belangrijkste voordelen van een projectadministratie is overzicht krijgen. Dit geldt zowel voor uitgebreide projecten, maar ook als jouw onderneming meerdere projecten tegelijkertijd heeft lopen. De juiste projectadministratie software helpt je om alles op een rij te zetten, zodat je je met een gerust hart kunt concentreren op het werk zelf en je niet continu het gevoel hebt dat je van alles vergeet. Als je ergens aan twijfelt, zoals een bepaalde deadline of afspraak met een klant, kun je deze informatie snel vinden aangezien alle relevante informatie op één centrale plaats wordt opgeslagen.

Zo komen we meteen aan bij het tweede voordeel, en dat is dat een projectadministratie ontzettend handig is als je met meerdere mensen aan hetzelfde project werkt. Op deze manier weet iedereen precies welke taken door wie en wanneer moeten worden gedaan, en zijn alle betrokkenen op de hoogte van de gemaakte afspraken. Een projectadministratie maakt niet alleen het contact met de klant makkelijker, maar ook onderling in het team.

Een ander voordeel is het real-time inzicht in de financiën. Terwijl het project loopt weet je precies hoeveel budget er nog over is, wat de grootste kostenposten zijn en waar eventuele besparingen kunnen worden gedaan. Zo zorg je ervoor dat een project winstgevend blijft.

Projectadministratie software zorgt er tevens voor dat er geen foutjes in de administratie sluipen, zoals vergeten kostenposten of gewerkte uren en verkeerd ingevoerde bedragen. Doordat je op ieder moment weet hoe het er financieel voorstaat, kun je op tijd ingrijpen en bijsturen als dat nodig is.

Waar moet goede projectadministratie software aan voldoen?

Goede projectadministratie software moet aan een aantal dingen voldoen, om jouw projecten in goede banen te leiden. Ten eerste moet de software gebruiksvriendelijk zijn, waardoor niet alleen jijzelf maar ook eventuele teamleden snel met de software uit de voeten kunnen. Een van de belangrijkste functies van projectadministratie software is het verkrijgen van overzicht en inzicht, waardoor de software dus ook in staat moet zijn om data op een duidelijke en visuele manier te presenteren. Tenslotte moet deze software je werk uit handen nemen en tijd besparen, dus efficiënt kunnen werken is essentieel.

Tenslotte moet de software ook flexibel zijn, zodat de gegevens die belangrijk zijn voor jouw project in de projectadministratie kunnen worden verwerkt, en je ook eigen rapporten kunt aanmaken en opvragen. Het is dus aan de softwareontwikkelaar de taak om de juiste balans te vinden tussen voldoende mogelijkheden en een duidelijke presentatie.

De beste projectadministratie software

Nu je weet wat een projectadministratie is, wat er allemaal bij komt kijken en waar goede projectadministratie software aan moet voldoen, is het handig om te weten welke software hiervoor geschikt is. Ik heb wat onderzoek gedaan naar de beste projectadministratie software op basis van prijs en kwaliteit.

Simplicate projectadministratie software

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	5,0
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	5,0

Simplicate is een relatief jonge onderneming, die sinds 2014 software ontwikkelt voor zelfstandige ondernemers en bedrijven. Zoals de naam al zegt is het hun doel om het leven van jou als ondernemer simpeler te maken, door software te ontwikkelen die veel taken kan overnemen en inzicht biedt. De CRM- en project software van Simplicate wordt inmiddels door meer dan 1.300 klanten gebruikt. Ze hebben twee fysieke vestigingen in Nederland, in Groningen en Amsterdam, en meer dan 70 werknemers van productmanagement tot de klantenservice.

Simplicate is van mening dat de projectadministratie begint bij de offerte, en dit zie je terug aan de functies. Zo zet je in de software iedere geaccepteerde offerte eenvoudig om in een project, inclusief alle fases, budgetten, afspraken, facturen en uren. De projectadministratie software van Simplicate werkt in realtime, dat wil zeggen dat het effect van geschreven uren direct zichtbaar is in het budget, en dat je meteen een melding krijgt als een budget bijna wordt overschreden of al is overschreden. Alle gemaakte kosten kunnen op een centrale plek worden ingezien, en hier vind je dus zowel de inkoopkosten als de gemaakte uren.

Uren kunnen op verschillende manieren worden bijgehouden, waarbij het mogelijk is om verschillende uurtarieven te hanteren. Erg handig als je werkt met meerdere uurtarieven die verschillen per klant of werknemer. Het is zelfs mogelijk om uren over te boeken naar een ander project of uren vooraf te laten goedkeuren door de klant.

Facturatie voor projecten kan via Simplicate op verschillende manieren, zowel via een factuur achteraf, maar ook het factureren van voorschotten en nacalculaties is mogelijk. Het maakt dus niet uit hoe minimaal of juist uitgebreid jouw projectadministratie is, je hebt altijd realtime inzicht in het huidige en het verwachte projectresultaat.

Mocht je tijdens het bijhouden van jouw projectadministratie ergens niet uitkomen, dan zijn er meerdere mogelijkheden om support te krijgen. Op de site van Simplicate vind je onder andere e-boeken over tal van onderwerpen, eventueel gespecificeerd voor een bepaalde branche. Ook is er de Simplicate Academy met zowel basis als expert trainingen over de software zelf, tips, informatie over KPI’s, het beheren van projecten, instructie video’s en nog veel meer. Dan is er nog een kennisbank, waar je kunt bladeren op categorie (waaronder projecten), maar je ook kunt zoeken op trefwoord. Voor specifieke vragen is er de mogelijkheid om contact op te nemen met de Simplicate klantenservice, die bereikbaar is via de live chat, telefonisch en per e-mail. Ook op vragen per e-mail ontvang je vrij snel een antwoord; gemiddeld binnen een kwartier.

Nu je weet wat Simplicate kan betekenen voor jouw projectadministratie, is het nuttig om de kosten te bespreken. Simplicate werkt met verschillende pakketten die zijn gebaseerd op het aantal gebruikers. Indien je voor een jaar- in plaats van een maandabonnement kiest, ontvang je standaard 15% korting. Hieronder de prijzen per maand, op basis van het minimum aantal gebruikers (5). Er zijn in totaal drie Simplicate pakketten, Get Started voor €160, Professional voor €230 en Ultimate Efficiency voor €270 per maand.

Als we kijken naar de categorie “projecten”, dan is het enige verschil dat het bij het goedkoopste project niet mogelijk is om uren te corrigeren, over te boeken en af te boeken. Deze functies zijn wel onderdeel van ieder pakket: flexibel opbouwen van projecten, verkooptarieven instellen, afwijkende prijsafspraken, inzicht in budget, planning en realisatie, het digitaal beheren van documenten, werken met projectnummers, en kilometerregistratie. Overigens ontvang je niet alleen software voor de projectadministratie, maar ook andere oplossingen zoals CRM software, HRM software, verkoop software en meer.

Exact projectadministratie software

Vergelijken

Prijs / kwaliteit	5
Slimme functies	5
Gebruiksgemak	5

Exact is net als Simplicate een gerenommeerde aanbieder van software voor ondernemingen, inclusief slimme projectmanagement software. De software van Exact is een bekende naam binnen de industrie, en ze zijn al actief sinds 1984. Inmiddels hebben ze klanten overal ter wereld, evenals een grote community. Het Nederlandse hoofdkantoor van Exact bevindt zich in Delft, waar inmiddels meer dan 2.000 werknemers werken.

De projectadministratie software van Exact heeft als doel grip te krijgen op jouw projecten, ongeacht de branche waarin je werkzaam bent. Voor het registreren van uren tot het verwerken van facturen. Een van de grote voordelen van de software van Exact is, dat je deze kunt koppelen met meer dan 350 applicaties zodat je nog efficiënter projecten kunt beheren en jouw onderneming kunt runnen. De software bestaat uit meerdere functies, waaronder: het aanmaken van projecten, het invoeren van kosten en tijd, een handig overzicht, het schrijven van facturen, het analyseren van gegevens,het bekijken van de resultaten, en nog veel meer.

Het bijhouden van uren in Exact is ontzettend makkelijk, zowel voor jezelf als voor medewerkers. Urenregistratie is zowel mogelijk vanaf vaste apparaten als via de Exact app, en worden in real time verwerkt in de administratie. Zo heb je altijd een up to date overzicht, en kun je bijtijds bijsturen indien nodig. Het invoeren van uren kan zowel dagelijks als wekelijks, en je bepaalt ook zelf of uren eerst moeten worden goedgekeurd.

Facturatie voor projecten is eveneens mogelijk op de manier waarop jij dit het prettigste vindt, inclusief opties zoals nacalculatie, facturatie op basis van een vaste prijs, het verwerken van niet-factureerbare werkzaamheden, het bijvoegen van factuurspecificaties, periodieke factuur abonnementen, elektronisch factureren inclusief een betaallink, het versturen van herinneringen en aanmaningen, het toepassen van meerdere facturatiemethodes voor één project, en meer.

Een van de andere voordelen van Exact is dat er veel mogelijkheden zijn om support te krijgen. Ten eerste is er de uitgebreide kennisbank, waar je zowel informatie kunt lezen, een vraag kunt stellen aan de Exact community, maar ook handige video tutorials kunt bekijken. Een andere mogelijkheid, zowel voor inhoudelijke vragen als de werking van de software, is door gebruik te maken van de trainingen en webinars. Tenslotte kun je natuurlijk ook contact opnemen met een medewerker van de klantenservice, onder andere via het online contactformulier en telefonisch.

Exact werk met verschillende kosten, die afhangen van het pakket dat je afneemt. Deze basisprijs is eventueel uit te breiden met extra gebruikers, tijdschrijfgebruikers, administraties en eventuele add-ons zoals debiteurenbeheer of no-hands accounting. Voor een extra tijdschrijfgebruiker betaal je ongeveer tussen de €5 en €8 extra per maand, en voor een volledige gebruiker ligt dit bedrag tussen de €19 en €25. In totaal heb je de keuze uit vier pakketten: Exact Online Projecten Essentials voor €159 per maand, Exact Online Projecten Plus voor €289, Exact Online Projecten Professional voor €389 en Exact Synergy Project Management & Globe waarbij de prijs op aanvraag is. De functies verschillen per pakket, waarbij projectadministratie en urenregistratie onderdeel zijn van alle abonnementen. Functies die geen onderdeel zijn van ieder pakket zijn bijvoorbeeld: het budgetteren van uren en kosten, projectbewaking en meerdere facturatiemethodes voor één project.

Verschillen Simplicate en Exact

Hoewel er veel overeenkomsten zijn, zoals de grote hoeveelheid mogelijkheden, de gratis proefperiode en de reputatie van de bedrijven, zijn er ook een aantal verschillen. Simplicate is een jonge onderneming en hoewel beide bedrijven veel kennis aanbieden, heeft Simplicate een streepje voor als het gaat om daadwerkelijk contact met de klantenservice. Exact heeft weer een kleine voorsprong dankzij het grote aantal beschikbare add-ons per branche. Simplicate biedt daarentegen een korting aan voor een jaarlijkse betaling, iets dat Exact niet doet. Simplicate en Exact werken ieder op een andere manier in het berekenen van de kosten, waarbij het minimale aantal gebruikers van Simplicate hoger ligt dan die van Exact.

Het goedkoopste abonnement van Simplicate en Exact verschilt bijna niets, want dat van Simplicate kost €160 per maand, en van Exact Online €159. Mijn advies is om de pakketten beide gratis uit te testen, en op basis van de gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden de software te kiezen die het beste past bij jou en jouw onderneming.

Conclusie

Projectadministratie is erg belangrijk voor het in goede banen leiden van projecten, met name als deze nogal complex zijn of als je meerdere projecten tegelijkertijd hebt lopen. Projectadministratie software is een goede manier om efficiënter te kunnen werken, zowel de communicatie met de klant als onderling binnen het team te versterken, overzicht te creëren, real time inzicht te verschaffen, en meer.

Software kan je bij het beheren van projecten helpen, waarbij het belangrijk is dat de software flexibel is aangezien ieder project weer andere vereisten heeft voor het registreren van uren, het opstellen van facturen, het opvragen van rapportages, en meer. Met de juiste projectadministratie software mis je geen deadlines meer, kun je projecten op een succesvolle manier afronden, en houd je zo veel mogelijk winst over.

Twee van de beste aanbieders zijn naar mijn mening Exact Online en Simplicate, waarbij het met name aankomt op jouw persoonlijke voorkeur en wensen. Niet alleen hebben beide aanbieders een goede reputatie opgebouwd, ze beschikken ook over gebruiksvriendelijke software, een groot aantal mogelijkheden, en een goede supportafdeling voor het inwinnen van informatie en het oplossen van problemen.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen