NMBRS Review

NMBRS is een bedrijf dat online software op het gebied van HR en payroll management levert. Zelf is de onderneming onderdeel van Visma; een bekende dienstverlener van onder meer boekhoudsoftware. NMBRS heeft als doel een efficiënte oplossing te bieden voor Human Resource management taken, waardoor je bij het gebruik van hun software tijd overhoudt voor jouw medewerkers. Functies die ze onder andere aanbieden zijn: salarisverwerking, accountbeheer en HR automatisering.

In deze review gaan we bekijken hoe efficiënt deze software daadwerkelijk is, welke functies ze aanbieden, wat de kosten zijn en of de software gebruiksvriendelijk is. Aan het einde van dit artikel weet je precies of de software van NMBRS iets is voor jouw bedrijf.

Wat is NMBRS?

NMBRS is een Payroll en HR software aanbieder en het bedrijf is gevestigd in Amsterdam. De nadruk van de aangeboden diensten ligt op HR. Het bedrijf werkt met SSL encryptie, gebruikersverificatie en IP validatie voor het veiligstellen van de gegevens van haar klanten. NMBRS is tevens onderdeel van Visma, een Zweedse onderneming die zich concentreert op het maken van software voor een efficiëntere manier van werken. Desalniettemin opereert NMBRS als een zelfstandig platform. Het team van NMBRS bestaat op het moment van schrijven uit meer dan 120 medewerkers, verdeeld over 3 landen; Nederland, Portugal en Zweden. Het doel van de aangeboden software is het ondersteunen van de dagelijkse taken, die vallen onder HR en Payroll.

NMBRS softwarepakketten, kosten en functies

NMBRS biedt diensten aan, die in principe te verdelen zijn over drie verschillende categorieën. De belangrijkste categorie is de software voor de dagelijkse taken van HR management en de salarisadministratie. De prijzen hiervoor zijn per maand en worden gebaseerd op het aantal (actieve) werknemers. Daarnaast biedt NMBRS een opstartprogramma aan, waarvan de prijs tevens wordt gebaseerd op de grootte van je onderneming en dit is een eenmalige kostenpost. Als laatste bieden ze op maat gemaakte oplossingen aan, waarbij je een offerte kunt aanvragen voor de implementatie van software voor jouw onderneming.

Functies, pakketten en kosten van NMBRS

NMBRS biedt een zestal pakketten aan, waarbij het verschil zit in het aantal loonstroken. Alle prijzen die NMBRS hanteert zijn per maand en het aantal loonstroken is binnen het pakket uit te breiden tegen een meerprijs. Indien gewenst kun je het programma gratis uitproberen, zonder het invoeren van betaalgegevens.

De prijzen van de online software pakketten verschillen dus op basis van het aantal (actieve werknemers), oftewel loonstroken. Medewerkers die werken op basis van een 0-uren contract, worden dus enkel meegeteld in de maanden dat ze ook daadwerkelijk werkzaam zijn.

Functies van NMBRS

De functionaliteiten van de diensten die NMBRS levert, zijn na te lezen in hun whitepaper. Hieronder hebben we voor jou de belangrijkste functies van NMBRS op een rij gezet:

• HR Workflows, zodat je geen taken meer vergeet en bedrijfsprocessen zo vlekkeloos mogelijk verlopen. HR Workflows zijn geheel naar eigen wens aan te passen
• Documenten genereren, voor o.a. het aanmaken van contracten, inclusief een automatische invul functie. Je kunt alle documenten eveneens digitaal ondertekenen, perfect dus voor een paperless office
• Interactieve loonstroken, voor het direct aanpassen van gegevens
• Payroll run checker, waardoor salarissen worden gecontroleerd aan de hand van een uitgebreide checklist en jouw bedrijf altijd voldoet aan de Nederlandse arbeidswetgeving
• Grootschalige wijzigingen, zodat je een bepaalde wijziging voor meerdere personen efficiënt uitvoert, zoals het toekennen van een bonus of het registreren van overuren
• HR rapportages, om meer inzicht te krijgen in jouw onderneming. Waaronder: overzichten van verzuimuren, inzicht per afdeling en andere percentages en data
• Verlof- en verzuimregistratie, medewerkers zijn dankzij de software in staat zelf hun vakantiedagen in te plannen, waardoor deze enkel nog maar te hoeven worden goedgekeurd. De verzuimregistratie voldoet aan de Wet op Verbetering Poortwachter en beschikt over koppelingen met de ARBO dienst
• ESS en MSS, NMBRS beschikt over diverse login types, zodat de software geheel op maat is voor zowel werknemers (ESS) als managers (MSS). Op deze manier versterkt het de efficiëntie van het werkproces en hebben zowel medewerkers als managers inzicht. Ze kunnen tevens direct bepaalde handelingen verrichten, gegevens wijzigen en taken voltooien
• De Co-Pilot, is een handige functie die jou helpt om te navigeren door de software en je herinnert aan bepaalde acties en taken. Waaronder slimme notificaties in de vorm van push-meldingen, die multitasken makkelijker maken
• HR signalen, voor het versturen van meldingen naar iedereen die werkzaam is in de onderneming. Bijvoorbeeld voor een contractverlenging of een andere HR taak
• Declaraties, medewerkers zijn met NMBRS in staat om onkosten zelf in te dienen en deze zullen na goedkeuring automatisch op de loonstrook van de betreffende werknemer worden toegevoegd
• Bijhouden van de voortgang, van zowel opleidingen, cursussen als het functioneren van werknemers
• Mutatie- en andere formulieren, voor het automatiseren van handmatige handelingen waaronder een salariswijziging, maar eveneens voor het invoeren van nieuwe werknemers
• Integratie met API’s, met NMBRS heb je toegang tot koppelingen van meer dan 120 partners
• Beveiliging, is enorm belangrijk binnen de NMBRS software en naast een veilige online omgeving beschikt deze ook over een aantal handige functies. Zoals: het eenvoudig verwijderen van gegevens na een bepaalde periode, two-factor authentication, single sign on, het gebruik van een andere account om in te loggen zoals Google en zowel finger als face login
• Meertalige software, in de talen: Nederlands, Zweeds, Engels en Duits
• Onbeperkte service, ongeacht het gekozen pakket beschik je bij het afnemen van een maandelijks abbonement over onbeperkte suport. Denk hierbij aan telefonisch contact of contact opnemen in de vorm van een ticket

Tot slot, de software van NMBRS is dus zowel geschikt voor het beheren van werknemers en bedrijven, het verwerken van salarissen, accountbeheer en HR automation. Hierboven hebben we slechts een aantal van de functies kunnen opnoemen, die de software van NMBRS ondernemingen te bieden heeft. De functielijst is namelijk enorm uitgebreid en het is onmogelijk om al deze mogelijkheden op te nemen in deze review. Dankzij de koppelingen met externe applicaties, zijn ook andere soorten functies mogelijk die te maken hebben met de financiële administratie en andere takken van de bedrijfsvoering.

Pakketten en kosten van de NMBRS software

Nu we weten welke functies NMBRS aanbiedt, is het tijd om een kijkje te nemen naar de kosten die hiervoor in rekening worden gebracht. Hoewel de functies bij ieder pakket hetzelfde zijn, bepaalt het aantal medewerkers dat je in dienst hebt de uiteindelijke prijs van het NMBRS softwarepakket.

In totaal zijn er drie verschillende pakketten met ieder drie prijsniveaus. Ieder pakket is inclusief onbeperkte support, onbeperkte log-ins en alle functies en integraties. Hoewel het aantal pakketten dus nogal indrukwekkend is, zorgt het er wel voor dat je niet te veel betaalt. De kosten worden namelijk iedere maand gebaseerd op het aantal verwerkte loonstroken in die periode.

Naast de pakketprijzen kun je kiezen voor add-ons. In totaal zijn er vier beschikbare toevoegingen:

• Knowledge Assistant vanaf €19 per maand: een AI tool voor het automatiseren van processen, inclusief een 24/7 slimme assistent voor jouw klanten
• NMBRS Hire vanaf €49 per maand: een recruitment systeem dat je kunt koppelen aan de salarissoftware
• NMBRS Pay vanaf €5 per maand: koppelen van de bankrekening, zodat salarissen automatisch kunnen worden uitbetaald
• NMBRS Perform vanaf €36 per maand: een performance management tool voor het monitoren van werknemers en het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling binnen de onderneming

Als je een bestaande onderneming hebt en wil overstappen op NMBRS, is het goed om rekening te houden met opstartkosten. Deze implementatiekosten verschillen per onderneming, en zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van jouw bedrijf. Het Kickstart programma kost bijvoorbeeld minimaal €699 en kan oplopen tot €5.750 voor grote enterprise ondernemingen, waarbij je hulp ontvangt van een implementatieadviseur. Deze implementatiekosten zijn op aanvraag en je moet rekening houden met maximaal een week voor het implementeren van de software.

Buiten deze implementatiekosten en de kosten voor optionele add-ons, hoef je bij NMBRS niet bang te zijn voor extra kosten. Alles zit inbegrepen in het maandbedrag en het pakket is maandelijks opzegbaar.

Gebruiksgemak NMBRS software

Om het gebruiksgemak van de NMBRS software te testen, kun je een proefaccount aanmaken. Dit is een goede manier om kennis te maken met de software en te bepalen of deze aansluit op jouw wensen en onderneming. Je hoeft hiervoor enkel een aantal persoonlijke gegevens in te vullen, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Vervolgens activeer je jouw account via een link die je toegestuurd krijgt per e-mail.

Je dient nu nog een aantal vragen in te vullen, zoals je rol en het aantal werknemers, om met de software kennis te maken. Zodra je bent ingelogd, kun je ervoor kiezen om een aantal video tutorials te bekijken. Deze zijn gebaseerd op je voorgaande keuzes. Daarnaast kun je een keuze maken om de demo met demo data te bekijken of liever eigen gegevens te implementeren. Je kunt de software vanuit diverse rollen testen, van medewerker tot CEO.

De uitstraling van de software is zakelijk en er wordt veel gebruik gemaakt van de kleur blauw. De software is erg uitgebreid, waardoor het lastig is om meteen je weg te vinden. De voorbeeld data helpt hier enorm bij, zodat je een beeld hebt waar je bepaalde functies kunt vinden en hoe de interface eruit ziet als deze in gebruik is. Er wordt niet zoveel gebruik gemaakt van visuele beelden ter verduidelijking.

Indien je ergens niet uitkomt, kun je in de kennisbank kijken. Daar vind je een grote hoeveelheid informatie over diverse onderwerpen. Er zijn tevens verschillende manieren om contact op te nemen, zowel per telefoon als door het aanmaken van een ticket. NMBRS geeft zelf de voorkeur aan de laatstgenoemde optie. Ze vermelden echter niet, hoe snel je antwoord zal krijgen op je vraag. NMBRS biedt ook cursussen aan om je kennis bij te spijkeren. Deze zijn helaas niet gratis en kosten gemiddeld €200,- per inschrijving.

Gebruiksgemak NMBRS software app

NMBRS beschikt tevens over een app, welke speciaal is gemaakt voor werknemers. Deze ESS app kun je downloaden via de App store voor iOS of via de Play Store voor Android apparaten. Met deze app kunnen werknemers hun eigen informatie inzien en wijzigen, door in te loggen met hun e-mail en wachtwoord of via Google sign in. Ze kunnen onder andere declaraties indienen, loonstroken en jaaropgaven inzien, vakantie uren van zichzelf en collega’s bekijken en verjaardagen bijhouden. Helaas is er op het moment van schrijven geen NMBRS app beschikbaar voor overige rollen en MSS.

Slimme functies

Slimme functies zijn functies die jouw werk makkelijker maken. Functies die zorgen voor efficiënt werken en bepaalde handelingen automatiseren. NMBRS software staat bol van deze slimme functies en het programma is geheel gemaakt om zo efficiënt mogelijk te werken. De NMBRS software biedt ondersteuning bij de dagelijkse HR taken en is eveneens te koppelen met verschillende API’s. Denk aan applicaties voor boekhouding, tijd- en rittenregistratie. Medewerkers hebben met NMBRS toegang tot hun eigen HR omgeving, zodat ze zelf wijzigingen kunnen doorvoeren en aanvragen kunnen doen.

De slimme functies van NMBRS helpen ondernemingen ook om een papierloze onderneming te worden, mede dankzij het digitaal zetten van handtekeningen. Een ander voorbeeld van een slimme functie is de RUN Checker. Deze zorgt er automatisch voor dat alle salariswijzigingen voldoen aan de huidige Nederlandse wet- en regelgeving. Gebruikers van de NMBRS software, genieten tevens van meldingen zodat je belangrijke taken nooit meer vergeet.

Inzicht

Zowel medewerkers, managers als de directie, kan via de software van NMBRS op verschillende manieren inzicht krijgen. Medewerkers verkrijgen inzicht in hun eigen gegevens en data en leidinggevende verkrijgen inzicht in hun medewerkers en het bedrijf zelf. Hieronder een paar andere voorbeelden van scenario’s waarbij de software inzicht biedt:

• De Salaris Output Checker geeft jou inzicht welke gegevens bekeken en goedgekeurd zijn
• Tijdsregistratie geeft inzicht hoeveel uren op welke projecten of urencodes zijn ingeboekt en je kunt de uren per werknemer inzien. Je kunt deze rapportages eveneens exporteren naar een Excel bestand
• Het Verlofoverzicht met Wettelijk Verlof laat het wettelijke verlof van alle medewerkers zien in één handig overzicht
• Krijg via het Dashlet inzicht in foutmeldingen vanuit pensioenuitvoerders (enkel voor UPA-formaat)
• NMBRS berekent het gemiddelde uurloon en geeft inzicht wie in aanmerking komt voor de LIV

Gebruikerservaring

NMBRS biedt twee mogelijkheden om de software gratis te leren kennen, namelijk een online proefabonnement of een online demo. Bij deze laatste optie wordt je geholpen door een medewerker van NMBRS. Het eerste dat mijzelf opviel bij het testen van de software, is de moderne en speelse uitstraling. Er wordt gebruik gemaakt van diverse kleuren om de efficiëntie te verbeteren, zoals bijvoorbeeld rood voor errors en oranje voor waarschuwingen. Het taalgebruik is eenvoudig, zodat ook nieuwe gebruikers vrij snel met de software uit de voeten kunnen.

Dit gezegd hebben is NMBRS een uitgebreid software programma, waardoor je de tijd nodig hebt om alle mogelijkheden te verkennen. Sommige opties spreken echter voor zich, zoals het digitaal ondertekenen van documenten en het HR dashboard om inzicht te krijgen in je personeel.

De software werkt intuïtief, waarbij je eenvoudig kunt navigeren tussen de verschillende functionaliteiten. De mogelijkheid om branche gerelateerde gegevens in één keer in te stellen dankzij CAO modellen, de snelinvoer voor variabelen loon en/of uurcodes, en de mobiele app (iOS en Android), zorgen voor een extra dosis gebruiksgemak.

Klantenservice

De NMBRS klantenservice is te bereiken van maandag tot en met donderdag, van 9.00 tot 17.00 op het nummer +31 (0) 85 – 888 9960. Houd er dus rekening mee dat vragen op vrijdag zullen moeten wachten tot na het weekend, tenminste als je telefonisch een medewerker wil spreken. Daarnaast kun je contact opnemen door een vraag in te dienen via een online contactformulier, op basis van een ticketing systeem. NMBRS geeft echter duidelijk aan dat de laatstgenoemde manier de snelste methode is om antwoord te krijgen op je vraag. Persoonlijk vind ik het jammer dat ze geen chat-optie aanbieden voor de duurdere pakketten, aangezien dit voor veel gebruikers een waardevolle toevoeging zou zijn.

Mijn persoonlijke ervaring met de klantenservice is gemengd. De medewerkers zijn goed te bereiken, maar het is niet altijd mogelijk om snel een duidelijk antwoord te krijgen. Dit is vooral het geval bij het indienen van technische vragen, iets dat ook is gebleken uit recensies van huidige gebruikers.

Naast de klantenservice kun je ook een vraag stellen in de online community of informatie opzoeken in de kennisbank. Deze laatste optie is gelukkig zeer uitgebreid, waar je veel antwoorden over de werking van functies kunt vinden.

Integraties

Ongeacht het aantal loonstroken en de kosten die je betaalt voor jouw pakket, heb je toegang tot alle integraties die NMBRS aanbiedt. Op de specifieke pagina vind je een overzicht van alle koppelingen die mogelijk zijn en je kunt op trefwoord, collectie of categorie zoeken. Een aantal aanbevolen integraties zijn: HoorayHR, L1NDA, Learned.io en Zekerheyd.

De hoeveelheid koppelingen is zeer uitgebreid en divers, waardoor de kans groot is dat de door jou gewenste integratie mogelijk is. Echter is het altijd verstandig om van tevoren na te kijken of jouw programma ertussen staat, voordat je een betaald abonnement afsluit.

Wat betreft boekhoudsoftware is de NMBRS software te integreren met veel bekende aanbieders, waaronder: e-Boekhouden, AFAS, Exact Online, Informer, Reeleezee, Moneybird, en uiteraard Visma. (Aangezien NMBRS onderdeel is van de Visma Group).

Mocht jouw koppeling er niet bijstaan, dan kun je een listing aanvragen via de site van NMBRS. Uiteraard is dit geen garantie dat de koppeling beschikbaar wordt. NMBRS vraagt je bij het aanvragen van deze listing onder meer of je wel of geen klant bent, en welke problemen deze integratie zou oplossen.

Beveiliging

NMBRS heeft een specifieke pagina waarop je alles kunt lezen over de veiligheidsmaatregelen die deze software ontwikkelaar heeft getroffen voor het beveiligen van jouw gegevens. Iets dat noodzakelijk is, aangezien de software beschikt over financiële en persoonsgegevens van het bedrijf en jouw medewerkers. Hieronder een aantal veiligheidsfuncties van de software:

• SSL encryptie: NMBRS maakt gebruik van een certificaat met 2048 bit encryptie. Deze beveiligde SSL-status kun je herkennen aan het slotje voor het webadres
• IP-validatie: IP-adressen van gebruikers worden toegevoegd aan een whitelist. Als je inlogt in jouw NMBRS account vanuit een ander IP-adres, zal je hiervoor eerst dit nieuwe IP-adres moeten verifiëren per e-mail
• ISAE 3420 Type II Rapport: dit rapport geeft klanten van NMBRS meer informatie over maatregelen die het bedrijf heeft geïmplementeerd
• AVG: NMBRS heeft een geregistreerde persoon aangesteld om te voldoen aan de wettelijk verplichte Algemene Verordening Gegevensbescherming

Toekomstige verbeteringen

Wat naar mijn mening wel wat aandacht verdient is de huidige klantenservice. Zeker voor klanten die een duurder pakket afnemen zou het prettig zijn als de klantenservice ook op vrijdag telefonisch bereikbaar is, evenals een optie om vragen te stellen via een online live chat of via Whatsapp. Daarnaast kan ook de kwaliteit van het advies wat omhoog, vooral wat betreft het scholen van de medewerkers op het gebied van de werking van de software zelf en het oplossen van technische problemen. Niet alleen ikzelf, maar ook behoorlijk wat andere gebruikers zijn tegen dit probleem aangelopen.

Een ander puntje waar wat verbetering mogelijk is, zijn de kosten voor het implementeren van de software. Met name voor relatief kleine bedrijven zijn deze kosten erg hoog, zeker in vergelijking met het maandbedrag.

Conclusie

NMBRS (onderdeel van Visma) biedt een zeer uitgebreide oplossing aan van HR software. De software werkt erg prettig en is zeer modern. Qua functies en gebruiksgemak is het een kwalitatief programma voor het regelen van personeelszaken, inclusief de salarisadministratie. Ook het aantal mogelijke koppelingen en integraties is zeer uitgebreid.

Het feit dat je betaalt op basis van het aantal actieve werknemers is zeker een pluspunt, waardoor je niet automatisch vastzit aan een duur abonnement. Ook het feit dat je een abonnement maandelijks kan opzeggen is goed. Echter worden de hoge implementatiekosten niet duidelijk vermeld op de site, waardoor je bij het aanvragen van een offerte nog wel eens voor een verrassing kan komen te staan.

Als ze dit zouden veranderen, evenals de kwaliteit van de geboden support, zou NMBRS van mij een nog betere prijs-kwaliteitverhouding krijgen. Want bovenal is het een programma dat je een hoop tijd kan schelen en veel bedrijfsprocessen kan automatiseren.

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.