Loonadministratie programma of gewoon een online boekhoudprogramma gebruiken?

Stel je eens voor: het gaat erg goed met je onderneming en je kan het niet meer alleen aan. Je hebt dus echt hulp nodig! Dat is goed nieuws en zal erg spannend zijn. Geen dure consultants natuurlijk, je bent gewoon opzoek naar je eerste werknemer. Als je eenmaal de juiste persoon hebt gevonden en de contracten getekend zijn, dan begint het pas! Je bent nu een echte baas. Je werknemer ontvangt natuurlijk salaris, want niemand werkt voor niks.

Daar beginnen de moeilijkheden, opeens moet je de loonadministratie bijhouden. Je wilt natuurlijk niet in de problemen raken met de belastingdienst, dat is wel het laatste wat je nodig hebt. Dus moet je zorgen dat je al je zaakjes goed op orde hebt. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Want wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken? En welke zaken zijn verplicht om te hebben in de loonadministratie? Misschien ben je opzoek naar een handig loonadministratie programma. Dan is het slim om snel verder te lezen, ik zal je namelijk op al deze vragen antwoord geven. Daarnaast zal ik je ook uitleggen dat het in sommige gevallen slim kan zijn om een online boekhoudprogramma te gebruiken in plaats van een loonadministratie programma.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om zelf de loonadministratie te doen:

• AFAS software – Beste prijs/kwaliteit
• Exact Online – Beste voor kleine en middelgrote bedrijven
• InformerOnline – Makkelijk en eenvoudig op te zetten

Wat is de loonadministratie?

Op het moment dat je werknemers hebt moet je natuurlijk loon betalen. Over deze lonen wordt belasting betaalt en daarom is het verplicht voor ondernemingen om een loonadministratie bij te houden. Door een correcte loonadministratie bij te houden kan je als ondernemer op elk moment aan de belastingdienst laten zien hoeveel loon er wordt betaald en hoeveel belasting er in rekening kan worden gebracht.

Maar waar bestaat een loonadministratie eigenlijk uit? Er zijn een drietal documenten die in de bijna alle loonadministraties terugkomen: een loonstaat, loonstroken en een jaaropgave. Al deze gegevens dienen 7 jaar lang bewaard te worden, omdat de belasting tot 7 jaar in het verleden gegevens kan opvragen. Met deze drie documenten kan berekend worden hoeveel loon en hoeveel belasting er betaalt dient te worden.

Het verschil tussen een loonstrook en een loonstaat

Als zelf weleens een baantje hebt gehad ben je waarschijnlijk wel bekend met een loonstrook. Dit is een document wat een werknemer (meestal) elke maand ontvangt en kan zien hoeveel loon er is verdiend en hoeveel belasting er is ingehouden. Verder staan de NAW-gegevens van de werknemer, hoeveel uur de werknemer gewerkt heeft en over welke tijdsperiode het gaat op de loonstrook. Ook is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen het brutoloon in geld wat is verdiend en het nettoloon dat de werknemer op zijn bankrekening ontvangt, met als verschil natuurlijk de ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele andere bedragen. Als laatste is het van belang om de gegevens van de werkgever en de vakantie-uren op de loonstrook te zetten.

Een loonstaat is juist een document wat alleen bedoeld is voor de werkgever. Aan de hand van dit document kan de werkgever bepalen hoeveel loon en loonbelasting er betaald dient te worden. Gegevens die je vaak op een loonstaat ziet is het loon in geld en natura, eventuele reiskostenvergoedingen en fooien. Ook zie je vaak de NAW-gegevens van de werknemer op de loonstaat, evenals de kosten van de verzekering en de loonbelasting die betaalt dient te worden.

Het grote verschil tussen een loonstrook en een loonstaat is dus voor wie het document is bedoeld. De gegevens die op de documenten staan komen grotendeels overheen. Een loonstrook is dus voor werknemers en een loonstaat is voor werkgevers bedoeld.

Is een jaaropgave verplicht?

Het derde en laatste document waar de loonadministratie uit bestaat is een jaaropgave. Dit is een document wat sommige ondernemers nog weleens over het hoofd zien, maar wat wel verplicht is om elk jaar in januari aan je werknemers te geven. Er zijn een aantal gegevens die de belastingdienst terug wil zien op een loonstrook. Allereerst het loon wat de werknemer in het voorgaande jaar heeft ontvangen. Daarnaast ook hoeveel loonbelasting en premies voor volksverzekeringen zijn ingehouden. Als laatste het Burgerservicenummer (BSN) van je werknemer, het loon voor de zorgverzekeringswet en hoeveel is ingehouden voor de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet.

Vergeet de urenregistratie niet!

Iets wat niet formeel onderdeel is van de loonadministratie, maar wat wel slim is om bij te houden als ondernemer is een urenregistratie. Dit is een simpele administratie van de gewerkte uren van je werknemers. Als je je werknemers per uur betaalt is het natuurlijk belangrijk om te zien hoeveel uur je ze moet uitbetalen. Anderzijds, als je je werknemers per maand betaalt, wil je natuurlijk wel kunnen zien of ze alle uren die in hun contract staan ook daadwerkelijk werken. Veel loonadministratie programma’s bieden de mogelijkheid om dit makkelijk bij te houden.

Is het beter om de loonadministratie uit te besteden of kan je het ook zelf doen?

Nu je hebt gelezen waar een loonadministratie uit bestaat en wat belangrijk is kan je door naar de volgende vraag: ga je het zelf doen of kan je het beter uit besteden? Als je net begint met de loonadministratie ben je misschien erg onder de indruk en denk je dat het wel erg ingewikkelde materie is. Niks is minder waar, als je het een paar keer gedaan hebt valt het allemaal wel mee.

Het is natuurlijk het makkelijkste om de loonadministratie uit te besteden en dan heb je er geen omkijk meer naar. Een professioneel bedrijf kan het makkelijk voor je regelen en je hoeft je dan nergens meer zorgen om te maken. Echter, dit zal wel aardig wat kosten en met een aantal werknemers loopt het al snel in de papieren. Er zijn een hoop goede loonadministratie programma’s in de markt en het is allemaal niet zo ingewikkeld. Als je dus kosten wil besparen kan je dit eenvoudig zelf doen. Mocht je er toch niet uitkomen, kan je altijd nog een expert inhuren om je te helpen.

Vergeet een loonadministratie programma en kies voor een online boekhoudprogramma!

Als je eenmaal hebt besloten om zelf je loonadministratie te gaan doen denk je misschien dat een loonadministratie programma de enige optie is. Niks is minder waar! Je kan een hoop kosten en tijd besparen door slim te kiezen en je boekhoudprogramma voor de loonadministratie te gebruiken. Er zijn een aantal mooie online boekhoudprogramma’s in de markt waar je gelijk je loonadministratie mee kan doen. Het grote voordeel is dat alles dan in 1 systeem zit en je geen dubbel werk hoeft te doen. Ook kan je zo fouten voorkomen en kosten besparen. Je hebt dus helemaal geen loonadministratie programma nodig!

De drie beste online boekhoudprogramma’s om je loonadministratie mee te doen

Het lastige aan het kiezen van een goed online boekhoudprogramma om je loonadministratie te doen is het grote aanbod. Ik heb mezelf uren in dit onderwerp verdiept en ben tientallen boekhoudprogramma’s tegengekomen die allemaal mooie beloftes doen. Om jou deze ellende te besparen heb ik hieronder de beste drie online boekhoudprogramma’s gezet die ik in mijn onderzoek ben tegen gekomen!

Veel gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.