Facturering is zeer belangrijk binnen een bedrijfsproces. Sterker nog: het is onmisbaar wanneer je als onderneming wilt blijven voortbestaan. Het betekent dat je betaald wordt voor de geleverde producten en diensten aan klanten. De zogeheten ‘factuur’ vormt de basis van het facturatieproces. Simpel gezegd is het een document met alle details over wat het bedrijf aan de klant(en) heeft geleverd. In dit artikel vertellen we alles over facturatie en wat er zoal bij komt kijken. Nieuwsgierig? Lees dan snel verder!
Wat betekent facturatie?
Op een factuur dienen een aantal belangrijke gegevens vermeld te staan. Denk bijvoorbeeld aan de informatie over het bedrijf dat de factuur verstuurd en de gegevens van de klant. En uiteraard zie je een beschrijving van de geleverde producten en/of diensten, het gevraagde bedrag en eventuele belastingen of extra kosten. De factuur wordt meestal naar de klant gestuurd nadat het product of de dienst is geleverd en is in feite een formeel verzoek om betaling. De meeste facturen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd.
Waarom is facturatie zo belangrijk voor bedrijven?
Facturatie is een belangrijk aspect van het runnen van het bedrijf. Dat spreekt voor zich, aangezien het er voor zorgt dat bedrijven op tijd worden betaald voor het verrichte werk. Daardoor is er sprake van een positieve cashflow en kan het bedrijf aan al zijn financiële verplichtingen voldoen. Ook is het mogelijk om met voldoende geld te investeren.
Wat is het hoofddoel van facturering?
De hoofdtaak van facturering is er voor zorgen dat een bedrijf betalingen ontvangt voor het geleverde werk en/of bepaalde producten. Een factuur is vaak overzichtelijk en voorkomt geschillen tussen een bedrijf en zijn klanten over het verschuldigde bedrag. Dat betalingen op tijd worden ontvangen is belangrijk voor het handhaven van een gezonde kasstroom.
Bijhouden van de financiële administratie
Facturen zijn ook een belangrijk hulpmiddel voor het bijhouden van de financiële administratie van een bedrijf. Door verzonden en ontvangen facturen bij te houden is een bedrijf in staat om alle inkomsten en uitgaven in de gaten houden. Vervolgens kan het bedrijf deze informatie gebruiken om belangrijke beslissingen te nemen over diverse aspecten van het bedrijf, zoals de prijs van producten en/of diensten.
Hoe verloopt het factureringsproces?
Het factureringsproces bestaat uit verschillende stappen. Het begint allemaal met het maken van een factuur. Dit kun je handmatig doen, maar gespecialiseerde factureringssoftware komt steeds vaker voor. Bekende en populaire software om facturen mee te maken zijn bijvoorbeeld:
- eBoekhouden.nl
- Ficsus.nl
- Afas SB+
- Rompslomp.nl
- MoneyBird
- Gripp
Wat gebeurt er na het versturen van een factuur?
Nadat de factuur is verzonden, controleren de meeste bedrijven de betalingsstatus om er zeker van te zijn dat de klant op tijd heeft betaald. In sommige gevallen moet er contact worden opgenomen met de klant om hem of haar aan te moedigen te betalen. En soms is het nodig om te onderhandelen over een betalingsplan als de klant het volledige bedrag niet onmiddellijk kan betalen.
Wat te doen met klanten die hun facturen niet betalen? Een aantal tips
Facturering is van levensbelang voor een bedrijf. Of je nu werknemers hebt in een groot bedrijf of werkt als freelancer: iedereen wil betaald worden voor zijn of haar werk. Toch worden facturen in de praktijk lang niet altijd op tijd voldaan. Wist je dat ruim 85 procent van de ZZP’ers wel eens te maken krijgt of heeft gehad met niet-betalende klanten? Toch zijn er wel enkele manieren om het facturatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ten eerste dien je een factuur op te stellen in een overzichtelijk design met alleen relevante informatie (zoals de geleverde producten/diensten, het bedrag etc). Dit voorkomt geschillen over de hoogte van de factuur en maakt het voor klanten gemakkelijker om te betalen.
Neem contact op
Ten tweede is het belangrijk om klanten te benaderen die hun rekeningen niet op tijd hebben betaald. Hoewel je dit misschien lastig vindt, ontkom je er simpelweg niet aan. Het is nu eenmaal een essentieel onderdeel van het factureringsproces en zorgt er voor dat jij betalingen ontvangt. En daar zul je (helaas) soms moeten voor moeten doen. Gelukkig is er tegenwoordig hulp in de vorm van factureringssoftware, waarvan wij er enkele hebben genoemd in dit artikel. Deze programma’s besparen een hoop tijd en moeite als het om facturering gaat.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
