Beste Boekhoudprogramma voor Zelfstandige Koks

Tot laat in de avond werken, waaronder tijdens weekenden en feestdagen; het leven van een zelfstandige kok is uitdagend maar ook zwaar. Gelukkig zijn er manieren om het ondernemen in de horeca een stuk makkelijker te maken, waaronder met behulp van een goed boekhoudprogramma. In dit artikel bespreek ik het beste boekhoudprogramma voor zelfstandige koks, zodat je zoveel mogelijk tijd kunt besteden aan het bereiden van heerlijk eten en zo weinig mogelijk hoeft bezig te zijn met de cijfertjes.

Kort samengevat zijn dit de beste boekhoudprogramma’s voor zelfstandige koks:

• Rompslomp – Beste prijs/kwaliteit
• Exact Online – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• Reeleezee – Eenvoudig en makkelijk op te zetten

Waarom je als zelfstandige kok niet zonder goede boekhoudsoftware kunt

Ongeacht de grootte van je onderneming, is het handig om boekhoudsoftware te hebben ter ondersteuning. Het verstrekt een hoop inzicht, zodat je precies weet hoe je zaak er financieel voorstaat. Dit is lang niet het enige voordeel en hieronder heb ik de belangrijkste  op een rij gezet:

• Met goede boekhoudsoftware bespaar je tijd, omdat je veel minder tijd kwijt bent aan het invoeren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen. Boekhoudsoftware maakt namelijk gebruik van slimme functies, voor het automatiseren van handmatige handelingen
• Met de juiste boekhoudsoftware houd je geld over, omdat je minder vaak of zelfs geen beroep meer hoeft te doen op je boekhouder of accountant
• Met een goed boekhoudprogramma heb je altijd inzicht, zo weet je in real-time precies welke klanten nog moeten betalen, welke inkoopfacturen nog open staan en of je wel of geen geld terugkrijgt bij het doen van de BTW-aangifte
• Met slimme boekhoudsoftware voorkom je fouten in je administratie, zonder dat je hiervoor zelf boekhoudkennis nodig hebt. Zo hoef je je geen zorgen meer te maken en kun je met een gerust hart lekker kokkerellen

De beste boekhoudprogramma’s voor zelfstandige chef koks

Op basis van de wensen en eisen van andere horeca ondernemers, heb ik drie boekhoudprogramma’s uitgezocht. Deze software zorgt ervoor dat je hoofd niet meer overkookt van alles wat er komt kijken bij het bijhouden van je eigen zakelijke administratie.

Rompslomp, simpel maar alles wat je nodig hebt

Rompslomp is het eenvoudigste boekhoudprogramma voor ondernemers, tenminste als je hun eigen website mag geloven. Toch ben ik het hier wel mee eens, want de software is daadwerkelijk gebruiksvriendelijk zonder het gebruik van ingewikkelde boekhoudtermen. Rompslomp is een redelijk jonge onderneming en ze zijn sinds 2022 onderdeel geworden van Visma, een gerenommeerd merk van fintech software. Hoewel de eenvoud het grootste voordeel is van de Rompslomp boekhoudsoftware, hebben ook de schappelijke prijzen, de vriendelijke klantenservice en de compleetheid van de software gezorgd voor een eerste plaats in deze top drie van beste boekhoudsoftware voor koks.

Rompslomp biedt ongeacht de eenvoud een groot aantal mogelijkheden, zoals het registreren van ritten, waarbij afstanden direct worden berekend en je deze meteen kunt doorfactureren naar de klant. Ook kun je jouw uren bijhouden, handig als je ook deze wil bijhouden voor de klant of als je moet voldoen aan het urencriterium van de Nederlandse Belastingdienst. Facturen stuur je geheel in je eigen huisstijl, inclusief een handige betaallink zodat het geld sneller op je rekening staat. Koppel deze zakelijke rekening aan de boekhoudsoftware, zodat in- en verkopen automatisch worden verwerkt. Als het tijd is voor de BTW-aangifte, is dit zonder problemen iets dat je zelf kunt doen. Alle gegevens worden namelijk voor je klaar gezet, waardoor je de aangifte enkel nog maar even hoeft te controleren en goed te keuren. Later in dit artikel zal ik ingaan op de prijzen.

Reeleezee, om tijd te besparen

Reeleezee is net als Rompslomp, onderdeel van een gerenommeerde partner. In dit geval Exact, waarbij Reeleezee zich in tegenstelling tot Exact richt op kleine zelfstandige ondernemers in plaats van het MKB. Een ander voordeel is dat je ook voor het bijhouden van je boekhouding in dit programma geen voorkennis nodig hebt. Wel biedt het platform van de aanbieder je een grote hoeveelheid informatie, indien je van plan bent om je verder in het onderwerp te verdiepen. Denk aan een grote kennisbank, online instructievideo’s en een professionele klantenservice.

Reeleezee maakt gebruik van slimme functies om jou zoveel mogelijk tijd te besparen en als je toch iets wil aanpassen, doe je dat zowel via je laptop als je mobiele telefoon. Denk aan het opmaken van een offerte in eigen huisstijl, of het omzetten van deze offerte naar een factuur.

De app is met name handig voor het registreren van uren, wat je op verschillende manieren kunt doen, zoals per klant of per dag. Een ander handig voordeel voor het gebruik van de app, is het toevoegen van een losse bon aan je administratie. Het enige dat je hoeft te doen is het scannen van de bon en de gegevens waar nodig aan te vullen, waarna hij zowel in de boekhouding als in de BTW aangifte wordt verwerkt. De BTW aangifte is overigens geïntegreerd in de software en dankzij de koppeling met de Nederlandse Belastingdienst betaal je de aangifte direct met iDEAL.

Exact Online, uitgebreid en ideaal voor het MKB

Tenslotte mag Exact Online zelf niet aan deze top 3 ontbreken en deze software is met name interessant voor koks met personeel in dienst of als dit een van je nabije toekomstperspectieven is. Exact bestaat al ontzettend lang en ze hebben al die jaren gewerkt aan een uitstekende reputatie. Boekhoudsoftware is hetgeen waar ze ooit mee zijn begonnen en dit is naar mijn mening nog steeds een van de punten waarin ze uitblinken. Als je kiest voor Exact, dan heb je het voordeel dat er heel veel mogelijkheden zijn om jouw boekhoudprogramma uit te breiden. Denk aan modules van Exact zelf, vak gespecialiseerde koppelingen of het integreren van bestaande externe apps waar je al mee werkt. Zo regel je alles wat gerelateerd is aan de administratie vanuit één centrale plek.

Aangezien Exact Online zeer uitgebreid is, betekent dit ook dat het in het begin wat tijd kost om alle functies te leren kennen. Het zijn er teveel om op te noemen, maar een aantal belangrijke zijn: online samenwerken met je accountant, het doen van de BTW aangifte en opgaaf ICP, het uploaden van salarismutaties, factureren, het koppelen van je zakelijk bankrekening (er zijn een paar uitzonderingen), betalingen verrichten waaronder automatische incasso’s, diverse overzichten en rapportages inclusief een kostenanalyse, een CRM-systeem en het aanmaken van relaties via een link met de KvK. Houd er rekening mee dat ook Exact extra kosten in rekening brengt voor bepaalde mogelijkheden, waar ik onderaan dit artikel verder op in ga.

Zonder goede boekhoudsoftware loop je geld mis

Goede boekhoudsoftware kost je in eerste instantie een investering, maar ik kan je uit eigen ervaring vertellen dat de software dit met gemak terugverdient. Je bespaart kosten doordat je minder vaak of zelfs geen beroep meer hoeft te doen op je boekhouder of accountant, je vergeet nooit meer om een factuur te versturen of een betaling te doen (waardoor boetes worden voorkomen), en je weet altijd hoe het er financieel aan toe gaat. Daarmee komen we meteen bij het volgende onderwerp.

Inzicht in de financiële situatie van jouw onderneming

Als zelfstandige kok is het prettig om zowel thuis, onderweg als in de keuken precies te weten hoe en wat. Of het nu even snel het opmaken en versturen van een nieuwe offerte is, of als je wil controleren of een bepaalde inkoopfactuur wel is betaald. Dit alles staat nu in één handig overzicht, waar niet alleen jij maar ook je financieel adviseur wijs uit kan. Op deze manier heb je realtime inzicht in de financiën, maar boekhoudsoftware zorgt er ook voor dat het makkelijker is om nieuwe kansen te ontdekken. Je ziet namelijk precies welke activiteiten het meest winstgevend zijn, waar de meeste tijd naartoe gaat en welke periode de meeste omzet genereert. Allemaal informatie waar je op een slimme manier op kan inspelen. Sommige boekhoudprogramma’s zijn zelfs voorzien van handige extra’s of je kunt deze eraan koppelen, zoals het versturen van nieuwsbrieven tot het bijhouden van de voorraad.

Van de betaalde pakketten, is het Pro Pakket naar mijn mening de beste keuze. Mede omdat dit inclusief het versturen van herinneringen is, de iDEAL betaallink, digitaal ondertekenen, productbeheer, voorraadadministratie, het doen van de BTW aangifte en de digitale schoenendoos. Dit pakket kost €17,25 als je kiest voor een maandabonnement, en slechts €14,37 als je gaat voor een jaarabonnement (16% korting). (Houd er rekening mee dat je extra betaalt voor de automatische bankkoppeling.) De korting geldt overigens voor alle pakketten, ook voor het Plus abonnement van €5,75 en het Premium pakket van €28,75.

Ook tussen de twee duurdere pakketten zitten een aantal belangrijke verschillen, zo is het bijvoorbeeld enkel bij het duurste pakket mogelijk om betalingen automatisch te koppelen en inkoopfacturen automatisch te boeken. Net als Rompslomp dien je van tevoren even te kijken naar de eventuele bijkomende kosten. Denk aan die voor een extra gebruiker of tijdschrijver, indien je personeel in dienst neemt of als je de voorraad wil bijhouden.

Het goedkoopste pakket is Exact Online Boekhouden Essentials en kost €42, het Exact Online Boekhouden Plus pakket kost €82, het Exact Online Boekhouden Professional €122 en het Exact Online Boekhouden Premium is beschikbaar vanaf €212 per maand. Naast het proefabonnement kun je ook de demo bekijken op de site van Exact.

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.