Bij frequente uitvoering van kleine leveringen wordt het opstellen van afzonderlijke facturen best wel onpraktisch. In dergelijke gevallen is het verstandig een verzamelfactuur te hanteren. Stel je voor dat je steeds dezelfde producten of diensten levert tegen een vast bedrag. In dat geval kan het automatiseren van periodieke facturatie voordelig uitpakken. Maar wat zijn periodieke facturen? Lees snel verder voor het antwoord.
Wat houdt periodiek facturen in?
Bij periodieke facturatie hanteer je een regelmatig factureringsschema. In plaats van bij elke afzonderlijke levering of dienst te factureren, stel je bijvoorbeeld facturen één keer per maand of om de twee weken op. Met de periodieke facturatie bundel je alle leveringen en diensten, waardoor zowel jij als je klant worden ontlast van administratieve taken.
Zo kan een huurfactuur bijvoorbeeld een voorbeeld zijn van deze periodieke rekeningen. Het is vaak hetzelfde bedrag, maar dan voor een nieuwe periode. Je moet te allen tijde aan deze betalingsplicht voldoen, omdat anders bijvoorbeeld geen voorraad wordt geleverd of de huur stopgezet wordt.
Waarom is het een goed idee om dit toe te passen?
Het toepassen van periodieke facturatie zorgt voor aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en vermindert de tijd die je besteedt aan administratie. Zowel jij als je klant profiteren hiervan, vooral als je gebruikmaakt van een factuurprogramma voor periodieke facturering. Een dergelijk factuurprogramma ontzorgt je op diverse vlakken en vereenvoudigt je leven aanzienlijk.
Wat zijn de voordelen van een periodieke factuur?
Dankzij een factuurprogramma hoef je niet langer handmatig facturen aan te maken, aangezien het systeem dit proces volledig automatiseert. Zowel de datum als het factuurnummer worden automatisch bijgewerkt, waardoor je je daar geen zorgen over hoeft te maken. Bovendien wordt de factuur ook automatisch verzonden naar de juiste ontvanger, waardoor je tijd en moeite bespaart. Ook fijn is dat je je geen zorgen meer hoeft te maken over het versturen van betalingsherinneringen, aangezien deze eveneens automatisch worden verstuurd. Deze efficiënte geautomatiseerde functies ontlasten je van tijdrovende administratieve taken en zorgen voor een gestroomlijnde workflow.
Naadloze integratie met boekhoudsoftware
Wat nog indrukwekkender is, is dat het factuurprogramma naadloos integreert met je boekhoudsoftware. Hierdoor worden alle belangrijke factuurgegevens direct en automatisch overgedragen naar je boekhoudsysteem. Dit minimaliseert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat je financiële administratie altijd up-to-date is. Het bespaart je niet alleen tijd, maar het biedt ook nauwkeurigheid en consistentie in je financiële processen. Kortom, dit geavanceerde factuurprogramma maakt je leven als ondernemer aanzienlijk eenvoudiger en stelt je in staat om je te concentreren op belangrijkere aspecten van je bedrijf.
Voor wie is periodiek facturen nuttig?
Voor ondernemers die herhaaldelijk dezelfde bedragen factureren, is periodieke facturatie bijzonder gunstig. Het is vooral van toepassing op bedrijven met abonnementen die bijvoorbeeld elke maand een bedrag vragen voor licenties of advertentieruimte. Indien je regelmatig kleine hoeveelheden producten levert of kleine diensten verleent en niet telkens afzonderlijke facturen wilt opstellen, bieden verzamelfacturen een handige oplossing. Hiermee bundel je gemakkelijk meerdere leveringen of diensten op één factuur.
Verschillende periodieke facturen mogelijk
Verkoopfacturen vallen niet onder periodieke facturen. Vaak kopen klanten namelijk eenmalig producten of diensten, waardoor je het bedrag een keer kunt ontvangen. Wanneer de klant met regelmaat dezelfde producten aanschaft, kun je echter wel weer periodieke rekeningen versturen. In dit geval zit het verschil hem ook in het bedrag. Periodiek is altijd dezelfde prijs, terwijl eenmalige facturen verschillende bedragen bevatten. Abonnementen kunnen echter wel weer iedere periode hetzelfde zijn. Het is dus afhankelijk van de producten en diensten die je levert in hoeverre dit binnen een periodieke factuur gaat vallen.
Dit zijn de regels rondom deze manier van factureren
Periodieke facturatie vrij normaal en toegestaan, zelfs voor individuele leveringen of diensten. De enige voorwaarde is dat de factureringsperiode niet langer mag zijn dan één kalendermaand. Houd er bovendien rekening mee dat facturen uiterlijk op de vijftiende dag na de maand van de verrichting moeten worden uitgereikt. Vanwege de tijdswinst is het altijd verstandig om periodiek te factureren.
Periodiek factureren: ervaar de voordelen van automatiseren
Indien je vaste tarieven afspreekt of abonnementen aanbiedt, is het raadzaam om te zoeken naar facturatiesoftware die automatisch periodieke facturen genereert en verstuurt. Nadat je één keer een factuur hebt aangemaakt, zal het facturatieproces vervolgens automatisch verlopen. Je hoeft slechts eenmalig de factuur op te stellen, waarna de rest van het proces geautomatiseerd verloopt. Heel handig!
Gerelateerde artikelen
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
