Voor vrijwel elke bedrijfseigenaar of bedrijfseigenaresse is het belangrijk om de administratie op een geordende manier bij te houden. Zo moeten alle inkomsten, uitgaven en andere boekingen in categorieën worden onderverdeeld. Wist je dat het ook mogelijk is om alle grootboekrekeningen samen te voegen? Dit doe je door middel van een rekeningschema. In dit artikel leggen we graag uit wat het precies is.
Wat is een rekeningschema?
In een boekhouding bestaat een rekeningschema uit een serie grootboekrekeningen die op een ordelijke manier zijn ingedeeld. Met het doel om overzicht in de administratie te bewaren, worden alle kosten, inkomsten en andere boekingen toegewezen aan verschillende categorieën rekeningen.
Uit welke categorieën bestaat een rekeningschema?
Tegenwoordig zijn de meeste categorieën al voorgeprogrammeerd in boekhoudprogramma’s. Zodoende is veel en uitgebreide kennis van rekeningschema’s niet meer zo noodzakelijk. Wel is het natuurlijk handig om er kennis van te hebben. Het rekeningschema bestaat grofweg uit drie hoofdcategorieën. Ten eerste heb je de omzetcategorieën waarin alle verkooptransacties (omzet) worden geregistreerd. Daarnaast zijn er de kostencategorieën, die zoals je misschien al vermoedde alle uitgaven en kosten bevatten. Tenslotte hebben we de balanscategorieën, die zowel activa als passiva omvatten en waarin de bezittingen en schulden staan weergeven.
Waarom is dit schema zo handig?
Een rekeningschema bestaat natuurlijk niet zomaar. In feite is het doel om elke grootboekrekening op een specifieke manier te coderen met bijbehorende codes. Op die manier kun je vrij eenvoudig belangrijke gegevens vinden die betrekking hebben op facturen, bonnetjes en afschriften die gekoppeld zijn aan een specifieke grootboekrekening.
Voorkom fouten
Hoewel het niet verplicht is (je kunt ook boekhouden zonder grootboekrekeningen), is een rekeningschema zeer handig voor iedereen die de boekhouding graag georganiseerd wil houden. Een gebrek aan een helder overzicht leidt mogelijk tot een chaotische boekhouding en fouten. En dat wil echt niemand. Zodoende is het vanaf het begin belangrijk om met een rekeningschema te werken, zodat je alles goed op orde hebt en houdt.
Welke verschillende soorten rekeningschema’s bestaan er?
Er bestaan verschillende rekeningschema’s, die specifiek zijn afgestemd op verschillende sectoren. Binnen een specifieke sector wordt vaak een uniform rekeningschema gebruikt, waarbij alle bedrijven dezelfde codes hanteren. Het gebruik van gestandaardiseerde codes vergemakkelijkt het boekhoudproces, zorgt voor meer consistentie in rapportage en maakt het vergelijken van financiële gegevens bij verschillende bedrijven binnen dezelfde sector eenvoudiger dan ooit. Zodoende is dit schema een zeer belangrijk hulpmiddel om financiële informatie effectief te organiseren en te analyseren.
Het rekenschema op de balans uiteenzetten
Een rekeningschema kent dus verschillende categorieën. Deze komen allemaal op de balans of op de winst- en verliesrekening te staan. Bij de balans gaat het hier voornamelijk om de bezittingen en schulden van het bedrijf, terwijl de winst- en verliesrekening juist weer laat zien wat het totale jaar heeft betekent voor jouw bedrijf. Je kunt hier altijd een goed beeld krijgen van het bedrijf en wat de uiteindelijke winst van het bedrijf gaat zijn. Je moet er dan alleen nog voor zorgen dat je de juiste categorieën aanmaakt die bij jouw bedrijf passen.
Waaruit bestaat dit schema?
Het schema bestaat uit alle grootboekrekeningen die samen worden gebruikt. Elke post, inkomst, uitgave, bezit en schuld wordt voorzien van een uniek Alle rekeningen zijn immers genummerd. De grootboekrekeningen uit et schema zijn te vinden op zowel de balans als de resultatenrekening (winst- en verliesrekening). In de balans worden de Activa (bezittingen van de onderneming), Passiva (schulden) en het Eigen Vermogen (EV) overzichtelijk weergegeven. De grootboekrekeningen die op de balans staan, hebben betrekking op zowel de activa als de passiva. Op de balans tref je bijvoorbeeld de bedrijfsmiddelen aan, zoals machines, de grondstoffenvoorraad voor productie en de liquide middelen op de bankrekening.
Rekeningschema in de boekhouding: zo doe je het op een ordelijke manier
De nummers op de lijst geven aan in welke rubriek of categorie een post valt. Na het nummer wordt een opeenvolgende reeks getallen toegevoegd. In de meeste rekeningschema’s is duidelijk een hiërarchie van cijfers te herkennen, vaak van hoog naar laag. Daarbij vertegenwoordigt iedere boeking een afzonderlijke grootboekrekening.
Tip: voeg een omschrijving toe
We raden aan om altijd een omschrijving toe te voegen. Die biedt namelijk gedetailleerde informatie over de aard van elke post. Dit zorgt voor meer inzicht en dat je eenvoudig rekeningen en andere belangrijke financiële informatie kunt inboeken. Overigens heeft dit type schema nooit een vaststaande structuur. De exacte samenstelling hangt namelik af van de omvang van de organisatie en daar houdt de boekhouder altijd rekening mee.
Een handig overzicht van een rekeningschema voor de belastingaangifte
Hoewel veel ondernemers vroeger de naam grootboekrekeningen gebruikten, is een rekenschema eigenlijk hetzelfde. Daarom wordt er bij de huidige boekhoudprogramma’s vaak gesproken van categorieën, welke samen het schema gaan vormen. Je kunt als ondernemer per onderdeel zien waar het geld naartoe is gegaan en wat er uiteindelijk binnen is gekomen. In principe werkt het dus op dezelfde manier, maar het geeft wel een andere indeling. Het is uiteindelijk aan jou als ondernemer welke term je gaat gebruiken. Zolang het voor jou helder is, kun je de belastingaangifte ook direct uitvoeren aan het einde van het jaar.
Gerelateerde artikelen
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar