Wie iets koopt bij een bedrijf ontvangt waarschijnlijk een factuur met een uniek factuurnummer. En wanneer je als onderneming zelf een factuur ben je verplicht om dit nummer te vermelden. Maar wat is een factuurnummer precies? Er is namelijk meer over te vertellen dan je denkt. Lees snel verder om daar achter te komen!
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is in feite een unieke code die aan elke factuur van een bedrijf wordt toegekend. Dit nummer helpt zowel verkopers als kopers om transacties te volgen. Ook zorgt het er voor dat betalingen zo nauwkeurig en efficiënt mogelijk worden verwerkt. Misschien laat je deze taak graag over aan een boekhouder. Deze professional verwerkt alle factuurnummers in de administratie.
Waarom zijn correcte factuurnummers belangrijk?
Voor verkopers zijn factuurnummers een belangrijk onderdeel van het boekhoudproces. Door aan elke factuur een uniek nummer toe te kennen, ben je als verkoper in staat om transactie snel en gemakkelijk identificeren. Daarnaast zorg je er op deze manier voor dat alle betalingen correct worden geregistreerd. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die een groot aantal transacties verwerken. Het voorkomt fouten en verkleint de kans op fraude.
Welke relevantie hebben factuurnummers voor kopers?
Factuurnummers zijn minstens zo belangrijk voor kopers. Wanneer mensen een factuur met een uniek nummer ontvangen, kunnen ze in toekomstige correspondentie met de verkoper gemakkelijk naar dat nummer verwijzen. Dit maakt het gemakkelijker om problemen of vragen te bespreken die voortvloeien uit een bepaalde transactie. En alle betrokkenen zitten op één lijn, ook heel fijn.
Hoe ziet een correct factuurnummer er uit?
Elk factuurnummer moet uniek zijn. Idealiter wordt het maar één keer gebruikt om verwarring en fouten te voorkomen. Sommige bedrijven gebruiken een combinatie van letters en cijfers om unieke factuurnummers te maken. Andere ondernemingen kiezen er voor om opeenvolgende nummers te gebruiken. Welk formaat ook wordt gebruikt, het doel is om een systeem te creëren dat gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen is. Daardoor kun je elke factuur duidelijk identificeren als dat nodig is.
Waarom consistentie bij factuurnummers belangrijk is
Een andere belangrijke factor bij het gebruik van factuurnummers is consistentie. Dat dit zo wanneer een leverancier bent die regelmatig facturen verstuurt, is het belangrijk om voor elk factuurnummer hetzelfde formaat te gebruiken. Dit maakt het volgen van transacties eenvoudiger en stelt klanten in staat om facturen snel te identificeren. Consistentie is ook belangrijk voor inkopers, omdat ze dan snel en gemakkelijk een specifieke factuur kunnen vinden als ze ernaar moeten verwijzen.
Meer weten over facturen maken als ZZP’er?
Als ZZP’er wil je graag eenvoudig facturen maken en verwerken. In Excel maak je al vrij snel foutjes en wordt het niet overzichtelijk zodra het aantal facturen groeit.
Wist je bijvoorbeeld dat je 2 keer sneller factureert met een factuurprogramma ten opzichte van Excel?
Juist, het is dus tijd voor een makkelijkere oplossing: een factuurprogramma. Maar hoe vind je de juiste tool met de functies die jij echt nodig hebt? Er zijn een aantal checks die je hierbij helpen.
Door deze vragen te beantwoorden, is het kiezen van de beste software een stuk eenvoudiger. Met deze checklist weet je zeker dat jouw factuurprogramma voldoet aan je wensen. Download hier de checklist!
Checklist: kies het beste factuurprogramma
-
Hoe je facturen kunt versturen
-
Hoe je betalingen sneller en makkelijk verwerkt
-
Hoe je facturen en bonnetjes eenvoudig kan verwerken
-
Welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn
-
Inzicht in de mogelijkheden van factuurprogramma’s
-
Functies kiezen die voor jou belangrijk zijn
-
Hoe je tijd bespaart op administratieve handelingen
Nauwkeurig zijn voorkomt verwarring
Wees bij het opstellen van een factuur zo nauwkeurig mogelijk. Niet alleen als het om factuurnummers gaat, maar ook wat betreft de datum en de beschrijving van de transactie. Welke producten en/of diensten heb je geleverd? Geef daar een korte beschrijving van, om verwarring bij de klant te voorkomen. Door netjes en duidelijk zijn weten kopers en verkopers meteen wat het doel is van de factuur. Een factuur is pas geldig als het aan de volgende elementen bevat:
- Jouw (bedrijfs)naam en adres
- Een uniek factuurnummer
- Het KVK nummer
- Het BTW identificatienummer
- De datum van de factuur
- De naam van de klant
- De betaaltermijn
- Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De hoeveelheid geleverde producten en/of diensten
- De prijs per eenheid
- Het totaal betaalde bedrag
- Het BTW bedrag
- Eventuele kortingen
Tot slot: hou een nauwkeurige administratie bij
Tenslotte is het belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden van facturen en betalingen. Dit hoef je tegenwoordig echt niet meer met de hand te doen, want digitale factuursoftware werkt tegenwoordig prima. Zo werken programma’s als eBoekhouden en Moneybird prima. Heb je geen tijd om alle factuurnummers en bijbehorende informatie te verwerken? Schakel dan een boekhouder in die graag het werk voor je doet.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.