Dit is de Beste Voorraadbeheer software van dit moment

voorraadbeheer software

Voorraadbeheer is voor menig bedrijf een onmiskenbaar belangrijk onderdeel. Wie onvoldoende inzicht over de voorraad heeft, neemt enorme risico’s. Het gevaarlijke hiervan is dat deze risico’s op een later moment pas echt in beeld kunnen komen. Dan is het vaak al te laat. Bijvoorbeeld doordat klanten hun bestelling niet ontvangen of dat de voorraad afgeschreven moet worden. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van situaties die met fatsoenlijke voorraadbeheer software voorkomen had kunnen worden.

De meeste van mijn klanten hebben al een boekhoudprogramma waarmee ze de kracht van business software ervaren. Een verrassend groot deel hiervan voor wie voorraadbeheer hartstikke belangrijk is, heeft daarentegen geen voorraadbeheer software. Iets waar ik eerlijk gezegd niet bij kan.

Tegenwoordig heb je de middelen om een bedrijf beter dan ooit te laten draaien. Voor veel bedrijven is voorraadbeheer een belangrijk onderdeel. Waarom zou je een middel als software dan links laten liggen?

In dit artikel vertel ik je meer over de beste voorraadbeheer software die ik heb mogen gebruiken. Hierdoor krijg je een goed idee wat er zo bijzonder is aan de software die ik, samen met veel anderen, zo graag gebruik.

Laten we snel verder lezen. Je bent vast benieuwd wat de beste software is om je voorraad mee te beheren.

Inhoudsopgave

Waarom het gebruiken van voorraadbeheer zo belangrijk is

We springen niet meteen over naar het stuk waar ik je onthul wat mijn favoriete voorraadbeheer software is. Eerst wil ik je meer vertellen over wat voor mij precies telt als het op dit onderwerp aankomt. Ik weet dat veel ondernemers afwachtend zijn of nu wel of niet nodig is om software voor dit bedrijfsonderdeel te gebruiken. Het is wéér een extra kostenpost en complex programma dat geleerd moet worden.

Iedereen die een voorraad heeft van meer dan 100 stuks, heeft voorraadbeheer nodig. Ik kan het je op een briefje geven. Je gaat fouten maken als je geen software voor dit onderdeel gebruikt. Het is onmogelijk om zelf namelijk al het overzicht te behouden.

Als je nu even terugdenkt aan het moment dat je voor het eerst een voorraad aanlegde, weet je mogelijk nog dat het eenvoudig te overzien was. Maar is dat ook nog makkelijk als de bestellingen binnenkomen en er uit voorraad geleverd wordt?

Begrijpen hoeveel voorraad je wanneer moet aanhouden en wat het juiste moment is om je voorraden aan te vullen. Software kan deze twee vraagstukken heel wat beter beantwoorden dan ons eigen brein. Helemaal als je een klein bedrijf hebt, mag je niet verwachten dat zonder software er sprake van een degelijk overzicht is. De enige manier om echt het overzicht te houden, doe je zelf.

Ik leg je op deze pagina uit wat voorraadbeheer software voor jou gaat veranderen en doe dat aan de hand van mijn favoriet.

Exact heeft het beste voorraadbeheer pakket van dit moment

Ik val met de deur in huis, zodat ik je meteen het belangrijkste stukje informatie uit dit artikel kan mededelen: Exact heeft de beste voorraadbeheer software van Nederland. Hoe goed de software van concurrenten uit het buitenland is, kan ik je niet vertellen. Die heb ik namelijk niet getest. Exact is als beste uit de test gekomen in vergelijking met onder andere Brincr, Visma en AFAS. Waar Brincr enigszins in de buurt kon komen van Exact, bleven de andere twee softwareboeren ver buiten bereik. Daar later meer over.

De komende hoofdstukken neem ik je mee langs alles wat Exact voor mij de winnaar van de voorraadbeheer test heeft gemaakt. Je krijgt door de hieropvolgende hoofdstukken te lezen meteen een idee van wat Exact voor jou gaat betekenen. Mits je natuurlijk besluit om Exact software een kans te geven.

Zorgvuldig je voorraad beheren

Het is een van de bewoordingen van voorraadbeheer die Exact zelf ook in de mond neemt. Zorgvuldig de voorraad beheren zorgt ervoor dat er geen fouten worden gemaakt. Fouten op het gebied van voorraadbeheer zorgen negen van de tien keer voor ontevreden klanten. Klanten met een minder dan positieve ervaringen leveren negatieve winst op. Ze hebben mogelijk eenmalig omzet opgeleverd maar zullen niet meer terugkomen. De kans bestaat zelfs dat er een negatieve recensie achtergelaten wordt (bijvoorbeeld in het geval van een webshop) en dat andere klanten voortaan jouw deur overslaan.

Als je precies welke producten er op welk moment bij jou op voorraad zijn, heb je de eerste helft van dit onderdeel gevuld. Heb je daarnaast ook een goed begrip van wanneer je jouw voorraad moet uitbreiden zodat je iedere klant tijdig kan helpen? Dan heb je jouw voorraadbeheer volledig op orde.

Met Exact zorg jij ervoor dat je in één systeem op basis van een geteste structuur je voorraad hebt staan. Middels dit overzicht verzeker jij jezelf van voorraadbeheer waar je belangrijke gegevens uit kunt halen wanneer je dat nodig hebt.

Weet waar je voorraad is

Om even binnen het spectrum van zorgvuldigheid te blijven, speelt de locatie van je voorraad een rol. Op welke plank ligt welk product? Waar is het gister verzonden product nu? Het verwerken van Track and Trace platformen in de software van Exact is een belangrijke reden waarom veel webwinkeleigenaren mijn aanbeveling voor dit programma zullen waarderen. Alternatieven voor voorraadbeheer van Exact zijn nog niet waar Exact is. Veel van de moderne innovaties die mogelijk zijn, zoals het met RFID kunnen koppelen van producten aan je voorraadsoftware, wordt mondjesmaat toegevoegd. Om nog amper over backorders te beginnen..

Natuurlijk ligt het er straks ook aan hoe goed jij jouw voorraadbeheersoftware inricht. Dit kost tijd. Het is niet zozeer lastig maar je moet er vooral even aan willen zitten. Als je dat doet, kun je optimaal gebruik maken van wat deze software je te bieden heeft. Je betaalt ervoor, dan moet je er ook gebruik van maken.

voorraadbeheer software koppelen met boekhouding

Je boekhouding aan zet

Vertrek nog niet uit het idee van Exact. Dat heb je namelijk nodig om dit hoofdstuk te begrijpen. Ik weet vrijwel zeker dat jouw bedrijf al met boekhoudsoftware werkt. Ik kan mij niet voorstellen hoe je anders je boekhouding op orde krijgt en tegelijkertijd een artikel over software voor het beheren van je voorraad leest.

Laten we vooropstellen dat je met tussenkomst van een ontwikkelaar (codeur) de meeste boekhoudprogramma’s kunt laten werken met de software van Exact. Je kunt je voorraad direct laten ‘communiceren’ met je financiële gegevens. Is er een verkoopfactuur aan de boekhouding toegevoegd? Dan kun je jouw boekhouding een signaal laten ‘sturen’ dat er in de voorraadbeheer producten moeten worden verstuurd en eventueel extra moet worden ingekocht. Dit kan ook andersom, afhankelijk van hoe je binnen jouw bedrijf werkt en dit technische proces opgezet wordt.

Als je met andere boekhoudsoftware dan die van Exact werkt, moet je dus een ontwikkelaar inschakelen. Deze moet van de API van de boekhoudsoftware en Exact gebruik maken om hier een koppeling tussen te maken. 

Gebruik je de boekhoudsoftware van Exact? Dan gaat het je echt makkelijk worden gemaakt. Je hoeft geen ontwikkelaar in te huren om beide programma’s te koppelen. Exact Online wordt namelijk automatisch met je voorraadbeheer gekoppeld (als je daar toestemming voor geeft). Doordat de structuren van beide programma’s aan elkaar gelijk is, betekent dit dat je direct met de twee programma’s aan de slag kunt.

Ze weten naadloos met elkaar te communiceren. Simpelweg om dat ze gemaakt zijn dit te doen. Dat doe je vanaf je laptop op vakantie of gewoon op je computer. Je collega’s kunnen tegelijkertijd in beide programma’s werken. Er ontstaan geen conflicten doordat de software weet hoe hier mee kan worden omgegaan.

Overal waar je bent blijft de voorraad en je boekhouding hierdoor actueel. Dit geeft je een upside die zonder software onmogelijk te verkrijgen is.

Exact voor Handel, waar we later samen dieper op ingaan, is het ultieme pakket waar zowel boekhouding als voorraadbeheer samenkomt. Doordat zelfs het klantbeheer inbegrepen is (CRM), heb je één plek voor je complete administratie. Voorraad, klanten en boekhouding op een vaste plek. Een besparing op zowel tijd als energie waar je als ondernemer de vruchten van plukt.

Koppelingen voor webshops, bankrekeningen en kassasystemen

Of je nu een webshop, winkel of allebei hebt: je kunt je voorraadbeheer online met Exact opzetten. Exact voor Handel heeft alle koppelingen klaarstaan die nodig zijn om je voorraadbeheer met de nodige systemen te koppelen. Ik zal even kort drie voorbeelden hiervan aanhalen:

  • Webshops (koppel je voorraadbeheer met software als WooCommerce, Shopify, Magento en meer)
  • Bankrekeningen (importeer transacties van je bankrekeningen om betalingen te cross-checken)
  • Kassasystemen (product in de winkel verkocht? Dan haalt Exact het uit je digitale voorraadbeheer)

Doordat je zo makkelijk Exact met bovenstaande middelen kunt koppelen, krijg je al je data geautomatiseerd door. Waar het voorheen nodig was om handmatig bestellingen met je voorraad te verwerken, weet je voorraadbeheer automatisch welke voorraden bijgewerkt moeten worden.

Dat is met een kassasysteem misschien nog wel het makkelijkst. Als je een webwinkel en fysieke winkel hebt, ken je zonder twijfel het volgende probleem. In de fysieke winkels worden producten verkocht die handmatig met het voorraadsysteem bijgewerkt moeten worden. Hierdoor kan het zo zijn dat er online een bestelling geplaatst wordt voor een product waarvan eerder die dag het laatste item verkocht was.

Wanneer de voorraadbeheer van de winkel met software aangesloten is op dezelfde voorraadbeheer als van de webshop, zijn dit soort problemen verleden tijd. Het is dan niet mogelijk om online een product af te rekenen waarvan in de winkel het laatste stuk verkocht is. En andersom ook niet.

Op grote schaal zijn dit soort handigheden veelvuldig te vinden. Misschien voelt dit nu als een klein voordeel. Maar er zijn honderden kleine voordelen die bij voorraadbeheer software komen kijken.

Wat zijn de kosten van voorraadbeheer software?

De kosten van voorraadbeheer software beginnen vanaf € 205 per maand en kunnen oplopen tot ver boven € 1000 per maand. De kosten die voor jouw bedrijf van toepassing zijn, zijn volledig afhankelijk van de omvang van je voorraad en de lopende processen. Laten we kort naar de pakketten van Exact voor Handel kijken waar je uit kunt kiezen:

Exact Online Handel Basis – € 205 per maand

De meeste ondernemers kunnen kiezen voor Exact Online Handel Basis, dat met een prijskaartje van € 205 per maand een eerlijke prijs heeft. Je moet het wel met één account doen waarin je twee administraties kunt beheren. Dat wil zeggen dat je twee bedrijven kunt beheren of een splitsing tussen twee units kunt maken. Handig als je vanuit een bedrijf totaal verschillende productcategorieën oppakt (alhoewel dat er waarschijnlijk meer dan twee zijn).

Binnen dit pakket zijn verder de volgende onderdelen te vinden:

  • Gratis boekhouden & CRM
  • Slim order picken
  • Verkooporders verwerken
  • Voorraad en inkoop beheren
  • Offertes opstellen

Heb je meerdere magazijnen of complexe logistieke processen? Dan heb je Exact Online Handel Geavanceerd of beter nodig.

Exact Online Handel Geavanceerd – € 319 per maand

De krachten van Exact worden pas echt duidelijk bij het voorraadbeheer software pakket Exact Online Handel Geavanceerd. Het kunnen volgen van je voorraad, van de leverancier tot de deur van je klanten, is een grote plus. Zelfs assemblagebeheer is binnen dit pakket mogelijk. Dat heb ik nog niet eerder bij andere pakketten gezien.

Binnen dit pakket zijn verder de volgende onderdelen te vinden:

  • Alles van Basis
  • Voorraadtellen via mobiele app
  • Artikeltoeslagen
  • Geplande retouren verwerken
  • Meerdere magazijnen
  • Orderpicklocaties
  • Serie- en batchnummers
  • Samengestelde artikelen

Exact Online Handel Premium – € 439 per maand

Uitgebreide prognoses kunnen maken? Plannen voor de toekomst op basis van zowel je prognoses als eerdere resultaten? Van autorisatie tot geavanceerd magazijnbeheer, dit voorraadbeheer software pakket is voor de grootste handelsbedrijven interessant. Exact heeft het pakket voorzien van alle benodigde onderdelen.

Binnen dit pakket zijn verder de volgende onderdelen te vinden:

  • Alles van Geavanceerd
  • Orderpicken via mobiele app
  • Verkoopprognoses maken
  • Material Requirement Planning (MRP)
  • Variabele opslaglocaties

Exact Globe Handel & Synergy – vanaf € 695 per maand

De állergrootste bedrijven waar voorraadbeheer een belangrijke rol speelt, komen uit bij Exact Globe Handel & Synergy. Dit pakket is alleen op aanvraag te verkrijgen, wat er ook voor zorgt dat de prijs per branche en omvang varieert. De kans is namelijk groot dat er extra aanpassingen nodig zijn om Exact Globe Handel & Synergy met jouw voorraad te laten werken. Die kosten worden verwerkt in je abonnement.

Binnen dit pakket zijn verder de volgende onderdelen te vinden:

  • Alles van Premium
  • Warehouse Management System (WMS)
  • Kwaliteitsmanagement
  • Service Management
  • Financiële consolidatie
  • Business Intelligence
  • 40+ talen en wetgevingen
Exact online voorraadbeheer software

Veelgestelde vragen

Welke koppelingen zijn er met voorraadbeheer software?

Of je nu een webshop, winkel of allebei hebt: je kunt je voorraadbeheer opzetten. De voorraadbeheer software heeft alle koppelingen klaarstaan die nodig zijn om de nodige systemen te koppelen. Ik zal even kort drie voorbeelden hiervan aanhalen:

– Webshops (koppel je voorraadbeheer met software als WooCommerce, Shopify, Magento en meer)
– Bankrekeningen (importeer transacties van je bankrekeningen om betalingen te cross-checken)
– Kassasystemen (product in de winkel verkocht? Dan haalt de software het uit je digitale voorraadbeheer)

Bekijk de demo video

Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?

Iedereen die een voorraad heeft van meer dan 100 stuks, heeft voorraadbeheer nodig. Ik kan het je op een briefje geven. Je gaat fouten maken als je geen software voor dit onderdeel gebruikt. Het is onmogelijk om zelf namelijk al het overzicht te behouden.

Bekijk de demo video

Wat is het beste voorraadbeheer pakket?

Exact heeft de beste voorraadbeheer software van Nederland. Exact is als beste uit de test gekomen in vergelijking met onder andere Brincr, Visma en AFAS. Waar Brincr enigszins in de buurt kon komen van Exact, bleven de andere twee softwareboeren ver buiten bereik.

Bekijk de demo video

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *