Voorraadbeheer software voor WooCommerce webshops

Voorraadbeheer software voor woocommerce

Het belang van voorraadbeheer is op deze website meermaals aan bod gekomen. Zelfs als je een wat kleinere webwinkel hebt, kan de impact van voorraadbeheer groot zijn. Want met de middelen op een platform als WooCommerce voor voorraadbeheer software is het professioneel beheren van je voorraad niet mogelijk.

Heel gek is dat natuurlijk niet. WooCommerce is niet ontwikkeld om optimaal in het beheren van je voorraad te zijn. Het is ontwikkeld om je te helpen je producten zo goed mogelijk online aan te bieden. Je producten worden op een nette manier gepresenteerd en het wordt potentiële klanten zo makkelijk mogelijk gemaakt een bestelling te plaatsen. Dat is waar WooCommerce goed voor is. Het beheren van je voorraad? Dat moet je toch echt in andere software doen.

Daar zijn tegenwoordig voldoende opties voor. Veel van deze opties kunnen zelfs met jouw WooCommerce webshop communiceren. Dat wil zeggen dat je niet handmatig of via spreadsheets bestellingen hoeft in te voeren. Als beide systemen met elkaar gekoppeld zijn, worden belangrijke signalen met elkaar gedeeld. Zo wordt bijvoorbeeld de voorraad automatisch bijgewerkt en verzendinformatie naar het e-mailadres van de klant gestuurd.

Inhoudsopgave

Structuur van dit artikel

Dit artikel is wat anders opgebouwd dan veel van mijn andere artikelen. Dat komt omdat ik het niet dagelijks over voorraadbeheer heb. En al helemaal niet over een platform als WooCommerce.

Zowel het regelen van je boekhouding als je voorraad met systemen als WooCommerce is mogelijk. Er is alleen een belangrijk verschil tussen veel van de oplossingen die dit mogelijk maken.

Aan de ene kant staat boekhoud- en voorraadbeheer software dat met een enkele klik aan WooCommerce te koppelen is. Daar tegenover staat software dat weliswaar met WooCommerce te koppelen is, maar dan wel met hulp van een ontwikkelaar. Dat wil zeggen dat er naast de maandelijkse kosten voor de WooCommerce voorraadbeheer software ook rekening moet worden gehouden met de kosten van een ontwikkelaar.

Ik heb er daarom voor gekozen om uitsluitend software te bespreken welke direct met WooCommerce te koppelen zijn. Het kan zo zijn dat er vanuit de software nog wat gekoppeld moet worden, maar het belangrijkste is dat je zelf niet aan de slag hoeft.

De komende hoofdstukken leg ik je kort het belang van voorraadbeheer in combinatie met WooCommerce uit. Als jij jezelf hier al helemaal van bewust bent, kun je dit natuurlijk overslaan. Ik bespreek ook nog kort de techniek die hierbij komt kijken en de eventuele groeiproblemen die kenmerkend voor WooCommerce zijn.

Na het lezen van dit artikel kun je eenvoudig bepalen welke software je voor WooCommerce nodig hebt om jouw voorraad professioneel beheren. Ook weet je precies waar je op moet letten als je software test. Uiteindelijk is het doel om met software te eindigen die je helpt je voorraad maximaal te benutten.

voorraadbeheer voor woocommerce

Voorraadbeheer voor WooCommerce

WooCommerce is onlosmakelijk verbonden met WordPress. WordPress, dat nog altijd ontworpen is als blog en niet als webshop, is door de jaren heen middels plug-ins tot iets gemaakt wat het eigenlijk nog altijd niet is. Door het toevoegen van het gratis WooCommerce systeem, kun je van iedere WordPress website een webshop maken of er een webshop aan toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld naast een blog ook producten vanuit je webshop in WooCommerce aanbieden. Ook kun je de complete website ombouwen naar een webshop. Hier zijn op websites als Themeforest tienduizenden templates voor te vinden. Of je kunt een webshop door een specialist laten bouwen.

Ervaren developers (ontwikkelaars) zullen je op voorhand niet adviseren om een WooCommerce webshop te beginnen. Zij zullen je, net als ik, wijzen op het feit dat WooCommerce een wat ongebruikelijke oplossing voor een webshop aan een blog (WordPress) is. Systemen als Shopify en Lightspeed krijgen als kant-en-klare e-commerce systemen van experts de voorkeur.

Jij hebt je keuze al gemaakt en dat is prima. Want zolang WooCommerce goed voor je werkt, is het geen probleem om binnen dit systeem te blijven. Alhoewel ik je adviseer om bij een snelgroeiende omzet over te stappen naar een van de twee genoemde voorbeelden. Die systemen kunnen aanzienlijk beter met het opschalen van het productaanbod en verkopen omgaan. En daarnaast werken ze met fors meer systemen (o.a. logistiek) samen dan WooCommerce. Je kunt zelfs zeggen dat de ingebouwde systemen voor voorraadbeheer al op een behoorlijk niveau zijn.

Terug naar WooCommerce.

Meer met minder door de juiste software

In WooCommerce zit een zeer oppervlakkige functie om je voorraad te beheren. Je kunt handmatig je voorraad invoeren of dit met .csv (spreadsheets) bestanden doen. Het is bij lange na niet genoeg om je voorraad fatsoenlijk te beheren. Je moet namelijk telkens zelf terug naar het WooCommerce systeem om je voorraad te controleren. Om nog amper te beginnen over al het handmatige werk dat hierbij komt kijken.

Automatisch nieuwe bestellingen plaatsen? Seintjes als je voorraad bijna op is? Verzendinformatie naar klanten versturen? Allemaal in WooCommerce niet mogelijk.

De beperkingen van WooCommerce hierbij zijn jammer genoeg enorm. Bij een zeer klein aantal bestellingen (denk 10 tot 20 per maand) is het mogelijk om dit met de hand te doen. Zit je boven de 20 bestellingen, raad ik je meteen aan om dit artikel verder te lezen.

Je kunt namelijk je voorraadbeheer professionaliseren door software te activeren dat in staat is om met jouw WooCommerce platform te communiceren. Deze software is zo ingericht, dat alle benodigde functionaliteiten voor professioneel voorraadbeheer aanwezig zijn.

Dat mag ook wel, want je kunt veel kosten voorkomen als je jouw voorraad efficiënter kunt beheren. Wat voorbeelden:

  • Nooit meer nee hoeven te verkopen omdat je voorraad op is
  • Duidelijk inzicht in welke producten je niet meer hoeft in te kopen om opslagkosten te voorkomen
  • Tevreden klanten doordat ze precies kunnen zien waar hun bestelling is
  • Inzicht in de periodes waar er van bepaalde producten meer voorraad moet zijn
  • Minder tijd kwijt aan het plaatsen van inkooporders
  • Overzicht van de prijzen van leveranciers zodat ze makkelijker te vergelijken zijn
  • Fors minder werk kwijt aan het bijwerken van de voorraad
  • Geen handmatig werk aan het doorvoeren van inkooporders

Een kleine greep uit het grote aantal voordelen dat met voorraadbeheer software voor WooCommerce gerealiseerd wordt. Ook al voelt het misschien als kleine webshop nog te vroeg om met voorraadbeheer software beginnen, zijn de besparingen vaak al hoger dan de benodigde investering. Het is daarom beter om net wat eerder met dergelijke programma’s te beginnen omdat je dan al eerder een gevoel krijgt bij hoe het programma werkt. Daarnaast begrijp je beter hoe je voorraadbeheer software inzet op momenten dat de omzet stijgt.

Wat is de beste voorraadbeheer software voor WooCommerce?

Je kunt je helemaal uitleven als het op software voor voorraadbeheer aankomt. Zoals je hebt kunnen lezen, werkt echter lang niet ieder programma met WooCommerce. Voor dit artikel heb ik alleen software getest dat direct met WooCommerce te koppelen is. Oftewel, het moet makkelijk te koppelen zijn. Als dat niet zo is, sla ik het programma direct over.

Er zijn daardoor drie programma’s overgebleven, namelijk:

  1. Exact voor Handelsbedrijven
  2. Picqer
  3. SW Retail

Ik bespreek per programma kort wat je ermee kunt doen en wat de voordelen zijn. Ik adviseer je om ieder programma kort uit te testen. Alle drie de opties zijn namelijk voor een korte periode gratis uit te proberen. Tijdens deze periode kun je iedere functie uittesten en kijken of een bepaald programma bij je past. Wel zo handig als je er in de toekomst al je voorraad in wil beheren!

Exact voor Handelsbedrijven

exact home

Hoe je jouw WooCommerce platform ook hebt ingericht: het grote Exact is eenvoudig met je webshop te koppelen. Zelfs als je met dropshipping orders bij andere leveranciers plaatst en direct aan de klant laat uitleveren, is dat met Exact mogelijk. Al je processen zijn namelijk binnen één overzichtelijk voorraadbeheersysteem verwerkt. En dat is uniek.

De software van Exact bevat een steile leercurve die voor kleine ondernemers flink wennen kan zijn. Hetzelfde programma is zowel voor kleine als grote bedrijven gemaakt, waardoor je door veel functies moet die mogelijk nooit relevant zullen zijn. Je betaalt er wel voor, wat Exact voor Handelsbedrijven tot een prijzige optie maakt.

Het zit in de analyses en rapportages

Om het maximale uit voorraadbeheer te kunnen halen, draait voorraadbeheer software voortdurend rapportages en analyses uit. Dergelijke documenten geven real-time inzichten waar je direct gebruik van kunt maken. Hierdoor kun je eerder en sneller inspelen op nieuwe kansen. Dat terwijl je voorheen pas aan het einde van het kwartaal je keuzes kon maken.

Deze rapportages zijn in te richten op de manier waarop jij er het meeste aan hebt. Het duurt bij software even voordat je doorhebt hoe je dat het best kunt doen. Maar dit leer je vanzelf aan de hand van tutorials en handige video’s. Bij onder andere Exact zijn veel tutorials in de vorm van video’s aanwezig waardoor je snel meer over de software leert.

Complementaire modules

Bij het selecteren van het beste online voorraadbeheer programma adviseer ik je altijd eerst te kijken naar eventuele complementaire modules die bij de ontwikkelaar aanwezig zijn. Hierdoor zou je namelijk meerdere te digitaliseren bedrijfsactiviteiten kunnen oppakken. Een voorbeeld is bij Exact Online software te vinden.

Exact is niet zonder reden mijn favoriet voor online voorraadbeheer. Je kunt bij Exact naast voorraadbeheer meteen modules activeren als boekhouden, CRM en loonadministratie. Deze systemen zijn direct met elkaar te koppelen waardoor je al je data met elkaar kunt verbinden. Dit zorgt voor minder werk aan jouw kant en betere inzichten aan de andere kant.

De kosten die hierbij komen kijken vallen in het niet bij de besparen die je met deze complementaire modules kunt bereiken.

Het is dus de vraag in hoeverre Exact voor jou op dit moment interessant is. Als je meteen naar een alles-in-een oplossing wilt kijken, is Exact waarschijnlijk de beste optie. Anders kun je overwegen om voor een alternatief als Picqer te gaan.

Picqer met directe WooCommerce integratie

picqer

Picqer is een van de nieuwste oplossingen voor voorraadbeheer als je een WooCommerce shop hebt. Het ziet er verrassend strak en duidelijk uit. Dit komt mede doordat Picqer vanuit een startup is opgezet. De prijzen zijn daar echter niet naar. Picqer is met het goedkoopste pakket van € 349 per maand erg aan de prijs. Daar komt nog zo’n € 0,25 per bestelling bij als het om meer dan 50 bestellingen per dag gaat (3000 bestellingen inbegrepen).

Maar in tegenstelling tot Exact en SW Retail, sluit Picqer veruit het best aan op WooCommerce. Er zit behoorlijk wat ontwikkeling in de koppeling met WooCommerce waardoor direct je complete inkoop en logistiek digitaal via Picqer inzichtelijk wordt gemaakt. De functionaliteiten van Picqer zijn daarnaast ruim genoeg om het tegen Exact op te nemen. Het voelt zelfs wat minder overweldigend als Exact aan doordat je alleen de functies ziet die op dat moment relevant voor je zijn.

Voorbeelden van hoofdcategorieën die binnen Picqer opgepakt worden zijn:

  • Inkoop en ontvangst
  • Voorraad en locatiebeheer
  • Zendingen en retouren
  • Picklijsten en slimme looproutes

De laatstgenoemde categorie is een goed voorbeeld van een functie die voor lang niet alle webshops relevant zullen zijn. Slimme looproutes zijn vaak pas relevant als je een groot distributiecentrum hebt. Misschien liggen jouw orders wel in een ander distributiecentrum of heb je een klein voorraadhok waar alles in te vinden is. Dan is zo’n functie natuurlijk wat overbodig.

SW Retail

sw retail

Een tot voor kort onbekend programma voor mij is SW Retail. SW Retail richt zich meer op kassasystemen maar heeft wel een voorraadbeheer functionaliteit ingebouwd. Daarnaast is het te koppelen met WooCommerce, waardoor je zowel je voorraad als je in-store verkopen met WooCommerce kunt verweven.

Afgaande op de website van SW Retail is het mogelijk om binnen enkele minuten beide programma’s met elkaar te koppelen. En als kers op de taart kun je SW Retail ook met modules van Exact koppelen (boekhouden, order picking etc.).

Meestgestelde vragen

Wat is de beste voorraadbeheer software voor WooCommerce?

Lang niet ieder programma werkt met WooCommerce. Ik heb alleen software getest dat direct met WooCommerce te koppelen is. Oftewel, het moet makkelijk te koppelen zijn. Hierbij de beste voorraaadbeheer software voor WooCommerce:

Exact voor Handelsbedrijven
– Picqer
– SW Retail

Klik hier voor meer informatie

Wat zijn de voordelen van voorraadbeheer software voor WooCommerce?

De voordelen van voorraadbeheer software voor WooCommerce zijn:

– Nooit meer nee hoeven te verkopen omdat je voorraad op is
– Duidelijk inzicht in welke producten je niet meer hoeft in te kopen om opslagkosten te voorkomen
– Tevreden klanten doordat ze precies kunnen zien waar hun bestelling is
– Inzicht in de periodes waar er van bepaalde producten meer voorraad moet zijn
– Minder tijd kwijt aan het plaatsen van inkooporders
– Overzicht van de prijzen van leveranciers zodat ze makkelijker te vergelijken zijn
– Fors minder werk kwijt aan het bijwerken van de voorraad
– Geen handmatig werk aan het doorvoeren van inkooporders

Klik hier voor meer informatie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *