Exact Online Boekhouden? Zo stel je het perfecte Exact Online Boekhoudpakket samen

exact online boekhouden

Boekhouden met Exact Online voelt premium aan. De online software ziet er prachtig uit en bevat alles waar je als ondernemer van kunt dromen. Na het inloggen in Exact Online komt een administratief powerhouse tevoorschijn dat met geen ander te vergelijken is. Hier kun je veilig boekhouden zonder dat je bang hoeft te zijn dat je ooit een ander boekhoudprogramma nodig hebt. Want zoals je mogelijk in mijn Exact Online review gelezen hebt, is dit de beste boekhoudsoftware voor professionals.

Dit artikel neemt een andere insteek dan mijn Exact Online review. In de eerdere review vertelde ik je hoe ik zelf Exact Online ervaren heb. Nu vertel ik je hoe je jouw eigen Exact Online boekhoudpakket kunt samenstellen. Daarnaast leg ik je uit welke functies je kunt inzetten om boekhouden niet alleen makkelijker maar ook beter te maken.

Boekhouden met Exact Online is makkelijker dan je denkt. Je hebt niet een hele cursus nodig om met de Exact boekhoudsoftware aan de slag te gaan. Het enige wat je nodig hebt, is de informatie uit dit artikel.

Inhoudsopgave

Welke boekhoudpakketten heeft Exact Online?

Exact Online heeft in de huidige versie zeven producten. Je kunt deze producten zien als losse modules maar ook als boekhoudpakketten. Deze modules zijn bij elkaar te voegen naar eigen wens, waardoor jij dus je eigen pakket voor boekhouden bij Exact Online kunt samenstellen.

Voordat we jouw nieuwe boekhoudpakket gaan samenstellen, lopen we even door de verschillende modules/pakketten heen. Per pakket verschillen de functies behoorlijk. Het loont om goed op de hoogte te zijn zodat je echt alleen de modules kiest waar functies in zitten waar je iets aan hebt.

Op het moment van schrijven zijn dat de volgende modules:

Boekhouden

Exact Online omschrijft de module boekhouden als het gemak van online boekhouden, CRM boekhoudkoppelingen en facturatie.

Onder dit pakket vallen weer vier andere pakketten, namelijk:

exact boekhouden
  • Essentials
  • Plus
  • Professional
  • Globe Finance & Synergy

Het populairste pakket is Essentials dat de basis van Exact Online heeft. Basis boekhouden en het gebruik van de app zit hierbij inbegrepen. Alles wat nodig is voor een fatsoenlijke boekhouding voor een eenmanszaak, is met Essentials van de Boekhouden-module aanwezig.

Plus is de uitbreiding waarbij kostenanalyse, budget, activa en valuta als functionaliteiten inbegrepen zijn. Voor een deel van de ondernemers zullen deze functies echt belangrijk zijn waardoor je dus met het kleinste pakket van Exact Online Boekhouden niet klaar bent.

Professional is de uitbreiding die voorzien is van alle functies van Plus en Essentials. Daarnaast kun je onbeperkt bankkoppelingen maken en importeren en zitten er geen beperkingen op het aantal verkoopfacturen dat je stuurt. Rekening-courant is daarbij tevens aanwezig.

Globe Finance & Synergy is echt alleen voor de wat grotere bedrijven relevant. Bedrijven met grote personeelsbestanden of complexe administraties, hebben te maken met een unieke financi√ęle administratie. Daarom zijn in dit pakket functies te vinden als:

  • Centraal beheer van stamgegevens
  • Budgettering
  • Kostenanalyse
  • Volledige internationale ondersteuning
  • Workflow Management
  • Social collaboration

Een hele mond vol dus. Voor ondernemers die met dergelijke termen ervaringen hebben, is het duidelijk wat dit pakket te bieden heeft. Laten we snel verder gaan naar de volgende modules.

Handel

Exact Online omschrijft de module boekhouden als order-, relatie- en voorraadbeheer voor het optimaliseren van de marges.

Wie alle handelprocessen in één voorraadsysteem wil kunnen beheren, komt al snel bij de Exact Online boekhouden module Handel aan. Of je nu een kleine handelaar bent of internationale groothandel met meerdere magazijnen en dropshipping. Digitaliseer je kantoor, magazijn en de keten en breng al je processen samen in één voorraadbeheersysteem. De voorraadbeheer software van Exact ondersteunt je hierin volledig. Zo kun jij voldoen aan de stijgende klantverwachting.

Dit laat zien dat Exact Online Boekhouden perfect inspeelt op de ontwikkelingen die op dit moment gaande zijn. Het is geen geheim dat er meer dan ooit wordt ge√Įmporteerd.

Ook hier zijn weer vier verschillende pakketten te vinden die onder Exact Online Boekhouden Handel vallen, namelijk:

  • Handel Basis
  • Exact Handel Geavanceerd
  • Handel Premium
  • Globe Handel & Synergy

Bij Handel Basis zit Exact Online Boekhouden inbegrepen. Je hoeft dus niet ook nog eens voor deze module te betalen. Ook de CRM-functie zit hierbij. Order picken, verkooporders verwerken, voorraadbeheer en het opstellen van offertes behoren tot de functionaliteiten.

Met Exact Handel Geavanceerd gaan we een stapje verder door de mobiele app te betrekken. Je kunt namelijk voorraden via de mobiele app door je personeel laten tellen. Superhandig. Retouren (gepland) verwerken en artikeltoeslagen invoeren, ook zo gedaan. Met meerdere magazijnen en orderpicklocaties werken? Zelfs dat kan. Serie- en batchnummers kunnen worden verwerkt en samengestelde artikelen zijn in dit pakket wel mogelijk (t.o.v. Basis).

Premium laat je zelfs orderpicken via de mobiele app en geeft je de kans om verkoopprognoses vanuit de software te maken. MRP (Material Requirement Planning) is ook aanwezig net als variabele opslaglocaties.

Globe Handel & Synergy is de meest uitgebreide variant. Binnen dit pakket van Exact Online Boekhouden Handel krijg je alle voorgaande features én meer dan 40 talen en wetgevingen voor je handelspakket. Workflow management en business intelligence? Ook inbegrepen. Je kunt dit pakket zelfs modulair uitbreiden met tal van andere software en pakketten.

Productie

Exact Online omschrijft de module boekhouden als calculatie, planning en productie voor het moderniseren van je productiebedrijf.

Of je nu een startend productiebedrijf bent of toe bent aan een volgende stap. Digitaliseer je kantoor, je operationele processen en de productieketen; zo laat je data voor je werken. Met dit inzicht neem je onderbouwde beslissingen en realiseer je optimale marges.

Onder Productie vallen bij Exact Online Boekhouden ook weer vier pakketten. Binnen deze pakketten zijn een groot aantal functies aanwezig die ervoor kunnen zorgen dat de productie van jouw bedrijf op rolletjes verloopt. De pakketten die binnen Exact Online Productie Boekhouden aanwezig zijn;

exact online produktie
  • Productie Basis
  • Exact Productie Geavanceerd
  • Productie Premium
  • Globe Productie & Synergy

Binnen Productie Basis zit weer Exact Online Boekhouden gratis inbegrepen. Daarnaast ook CRM en het in- en verkopen van producten als administratieve functie. Stuklijsten beheren of het opstellen van offertes of voorcalculaties? Dat is natuurlijk met dit pakket mogelijk. Ook het inplannen van werkorders en uitvoeren hiervan is kinderwerk. Voorraadbeheer zit net zo goed in dit pakket, waardoor je niet naar een groter pakket hoeft op te waarderen als je productie niet al te complex is.

Productie Geavanceerd gaat namelijk een behoorlijke stap verder. Daar ga je direct werken met stuklijsten die verschillende lagen mogen hebben. Bijproducten ontvangen en serie- en batchnummers registreren? Dat is met Exact Online Productie Geavanceerd mogelijk. Ook het gebruik van meerdere magazijnen en artikeltoeslagen is allemaal inbegrepen.

Productie Premium is voorzien van functies waar grote productiebedrijven niet zonder kunnen. Je kunt dan denken aan verkoopprognoses, productieplannen en het kunnen inplannen van de materiaalbehoeftes. Offertes en orders goedkeuren? Dat is pas met dit plan mogelijk. Net als digitale order picking en variabele opslaglocaties.

Voor Globe Productie & Synergy wordt pas echt goed uitgepakt. MPR, Capacity planning, Kwaliteitsmanagement, Field Service, CMDM, Financi√ęle consolidatie, Business Intelligence en 40 talen + wetgevingen zitten hier allemaal bij. Een gigantisch pakket dus.

Accountancy

Exact Online omschrijft de module boekhouden als compleet administratiebeheer in samenwerking met klanten.

Met Exact Online Accounting heb jij altijd grip op de financi√ęle positie van je klanten. Je voert administratieve taken effici√ęnt uit en profiteert van slimme automatisering. Bied je klant digitaal gemak, zodat jij tijd bespaart en je kan focussen op het cre√ęren van meerwaarde in de vorm van advies, kwaliteit en snelheid.

Dit is wat Exact Online Boekhouden zou moeten zijn. Voor accountants en boekhouders is dit het meest complete pakket dat ze kunnen kiezen. Helemaal als we de volgende opties doorlopen:

  • Exact Online Boekhouden Accountancy Essentials
  • Online Boekhouden Accountancy Plus
  • Exact OnlineBoekhouden Accountancy Professional

Essentials Exact Online (accounting) is voorzien van het samenwerken met klanten, boekhouden en multi-administratiebeheer. Essentials gaat direct over in het aanbieden van bankkoppelingen en het gebruik van de Exact Online App. Maar Plus is waar het echte werk te vinden is. Daar kun je Priority Support activeren en rekening-courant bovenal meerdere gebruikersprofielen toevoegen.

Uren & Facturen

Exact Online omschrijft de module boekhouden als urenregistratie, facturatie en CRM met alle facturen op de factuur en een gezonde cashflow.

Hoe prettig is het als een factuur is gebaseerd op je geregistreerde uren zonder handmatige invoer? Heb je je urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden in één handig programma, dan maak je geen fouten meer door dubbele invoer en factureer je altijd alle facturabele uren.

Als je mijn Exact Online review gelezen hebt, weet je dat ik op dit vlak nog altijd het meest teleurgesteld over Exact Online ben. Het kleinste pakket binnen deze module zou bij Exact Online Boekhouden inbegrepen moeten zijn. Je komt twee pakketten binnen Uren & Factureren tegen:

  • Exact Online Uren & Factureren
  • Exact Online Project Management

Binnen het eerstgenoemde pakket krijg je toegang tot online urenregistratie via web & app, facturatie, CRM, het Exact Online Boekhouden pakket en de mogelijkheid om diverse apps te koppelen.

Het Exact Online Projectmanagement pakket heeft alles van Uren & Factureren. Daarnaast is projectbeheersing WBS aanwezig, capaciteitsplanning, verlof & verzuim en natuurlijk inkoop.

uren app

Projectmanagement

Exact Online omschrijft de module boekhouden als altijd inzicht in je projecten en verhoging van het aantal declarabele uren.

Het projectmanagement systeem van Exact Online Boekhouden digitaliseert je boekhouding, urenregistratie en projectmanagement. Zo werk je effici√ęnter met een strakke projectbewaking. Inzicht en voorspelbaarheid helpen je om hoge marges en tevreden opdrachtgevers te realiseren.

Onder deze vleugel kent Exact Online Boekhouden vier aparte pakketten, namelijk:

  • Uren & Facturen (reeds besproken)
  • Project Management (reeds besproken)
  • Project Management Plus
  • Synergy Project Management & Globe

Laten we kort de twee pakketten bespreken die nog niet aan bod zijn gekomen;

Project management plus heeft alles van de twee reeds besproken pakketten én heel wat meer. Je kunt namelijk periodieke facturatie van abonnementen instellen. Hierdoor automatiseer je een belangrijk deel van je administratie. Verlengen en indexeren van abonnementen en projecten? Dat is mogelijk. Net als terugkerende omzet analyses en omzet prognoses.

Het meest uitgebreide pakket (dat ook alles van de drie voorgangers heeft) is Synergy Management & Globe. Binnen dit pakket kom je functies tegen die voor een ‚Äėmulti company‚Äô boekhouding onmisbaar zijn. Je kunt dan denken aan financi√ęle consolidatie, internationale lokalisaties, HRM, CRM, voorraadbeheer, business analytics, social collaboration en procesbewaking.

Bouw

Exact Online omschrijft de module boekhouden als projectadministratie, -beheer en boekhouding voor een digitaal fundament voor je bouwbedrijf.

Exact voor Bouw is het digitale fundament van je bouwbedrijf. Of je nu een startend bouwbedrijf bent of toe bent aan een volgende stap ‚Äď wij bieden de juiste oplossing voor klein en groot. Ons geheim? Het digitaliseren van werkzaamheden zowel op kantoor als op de bouwplaats. Zo voorkom je fouten, verbeter je de kwaliteit en maximaliseer je marges. Ga voor een effici√ęnte samenwerking met je medewerkers, onderaannemers en opdrachtgevers.

Voor dit Exact Online Boekhoudenpakket zijn weer vier pakketten te vinden. Dit zijn de volgende vier:

exact bouw
  • Bouw7
  • Exact Bouw7 Geavanceerd
  • Bouw7 Premium
  • AEC Bouw

Het meest laagdrempelige pakket Bouw7 bevat alles van Exact Online Boekhouden en is aangevuld met functies die in de bouw onmisbaar zijn. Je kunt dan denken aan:

  • Offertes
  • Planning
  • Projectbewaking
  • Standopnames
  • Mobiel werken
  • Urenregistratie
  • Rapportages
  • Calculaties inlezen
  • Inkoop

Maar Bouw7 Geavanceerd gaat nog een stuk verder. Daar krijg je ook bankkoppelingen, financi√ęle budgetten en CRM tot je mogelijkheden toegevoegd. Waar het echte werk gaat beginnen, is bij Exact Bouw7 Premium.

Bouw7 Premium heeft met projectplanning, werkplek inspectie, BIM, capaciteitsplanning, objectenbeheer, zeer uitgebreide rapportages en bestelregel vanuit calculatie echt alles wat je nodig hebt. Vanuit calculaties kunnen bestellen is in de bouw een must. Met Exact Online boekhouden wordt je zo wel heel makkelijk gemaakt.

Dan is daar nog AEC Bouw dat bij Exact Online boekhouden niet zomaar afgesloten aan worden. Hiervoor moet een prijs worden aangevraagd wat waarschijnlijk met een fysiek gesprek afgestemd wordt. Veel bekende functies zijn hier in optimale staat aanwezig. Materiaalbeheer, kopersbegeleiding, registratie van meerwerk (en minderwerk), projectbewaking en natuurlijk complexe calculaties zijn met dit pakket mogelijk.

Zo stel jij het perfecte boekhoudpakket voor Exact Online samen

Kan jij het nog allemaal bijhouden? Het is tot nu toe een flinke zit geweest als je alle Exact Online Boekhouden pakketten hebt doorgenomen. Als je hebt meegeteld, weet je dat er maar liefst 23 pakketten zijn die onder de 7 vleugels van Exact Online Boekhouden vallen.

Als het goed is heb je een klein aantal van deze pakketten echt nodig. Je zult complete categorie√ęn zoals Bouw of Productie direct kunnen afstrepen. Daarna blijven de pakketten over waar je mogelijk nog te weinig over weet.

De makkelijkste aanpak om te bepalen welk pakket van Exact Online boekhouden het best bij jou past, is door de volgende stappen te doorlopen:

  1. Maak een lijst van de 23 Exact Online pakketten
  2. Streep complete categorie√ęn af die voor jouw bedrijf niet relevant zijn (bijvoorbeeld alle Accountancy pakketten)
  3. Maak nu een overzicht van de pakketten die over zijn
  4. Bekijk per categorie welke functies je in de pakketten nodig hebt
  5. Vraag een adviesgesprek met Exact Online aan als je niet uit stap 4 komt
  6. Kom je er wel uit, dan kun je deze pakketten activeren en voor een proefperiode uitproberen
  7. Tijdens deze proefperiode ontdek je welke pakketten het best bij je passen
  8. Breid een pakket uit als het te klein blijkt, ga naar een kleiner pakket als dat beter is

Dit korte 8-stappenlijstje moet voldoende zijn om je ideale Exact Online Boekhouden pakket samen te stellen!

Heb ik een cursus Exact Online boekhouden nodig?

Nee, mits je voldoende tijd hebt om jezelf goed onder te dompelen in de boekhoudsoftware van Exact Online. Als je weinig tijd hebt en alles zo snel mogelijk wilt leren, is het verstandig een cursus Exact Online boekhouden te volgen. Je kunt op het internet verschillende instellingen vinden die je kunnen helpen bij het leren van de boekhoudsoftware. De meeste van deze cursussen zijn online te vinden en hebben dus geen fysieke lesdata. Dat wil zeggen dat je op je eigen tempo de cursussen kunt volgen.

Wat mij betreft is een cursus Exact Online boekhouden dus eigenlijk niet meer nodig. In tegenstelling tot het klassieke Exact boekhouden (o.b.v. het computerprogramma), leer je met Exact Online gaandeweg het progamma kennen.

Dat komt doordat in Exact Online alles gedaan is om gebruikers te helpen met boekhouden. Door middel van pop-ups en tooltips, leer je per functie wat je ermee kunt doen. Ook is er een gigantische handleiding te vinden waar je per functie een uitleg kunt krijgen.

Exact Online handleiding

De Exact Online handleiding zie ik als een van de belangrijkste waardes binnen de boekhoudsoftware. Met de Exact Online boekhouden handleiding kun je werkelijk alles wat je over de software moet weten vinden. Iemand die nog nooit iets met boekhouden gedaan heeft, kan op basis van deze handleiding het programma snel leren kennen.

Dat durf ik te zeggen, omdat ik veel van mijn klanten met de handleiding wegwijs heb zien worden. Ze begonnen met de Exact Online handleiding alsof het een bijbel was. Waar ik normaal een leidende rol speel in het onderhouden van de boekhouding, lieten mijn klanten zien aan de Exact Online handleiding voldoende te hebben. Boekhouden bleek heel wat makkelijker te worden wanneer ze wisten wat en hoe ze iets moesten doen. Dat allemaal door een simpele handleiding.

Je kunt de handleiding na inloggen op Exact Online vinden in de FAQ en documentatie sectie.

Boekhouden op de computer met Exact Online

Bij veel klassieke gebruikers van Exact Online bestaat de verwarring dat Exact Online een ‚Äėfysiek‚Äô computer programma is. De traditionele versie van Exact, waar je misschien tijdens je opleiding ooit over of voor geleerd hebt, was een computerprogramma dat je moest installeren. Je kon vervolgens op je computer boekhouden. Ook als je geen internet had.

Er werd dus een programma op je computer ge√Įnstalleerd om met Exact te kunnen boekhouden. Een cd-rom kreeg je bij de aanschaf van Exact waardoor er voor iedere computer een aparte installatie van Exact moest komen.

De moderne versie heet Exact Online (dus met Online in de naam). Deze versie hoeft niet meer ge√Įnstalleerd te worden en komt dan ook niet op een cd-rommetje mee. Door naar de website van Exact te gaan en op Exact Online Boekhouden in te loggen, kun je direct in het boekhoudprogramma komen.

Dit heet ook wel boekhouden vanuit de cloud. Je browser is verantwoordelijk voor het draaien van de boekhoudsoftware en dus niet een programma dat je moet installeren. Dat is handig, want dat scheelt je natuurlijk een installatie op je computer.

Het belangrijkste voordeel heb ik het echter nog amper over gehad. Dat is namelijk dat iedereen, overal op de wereld, tegelijkertijd aan de boekhouding mee kan werken. Nieuwe computer? Dan hoef je niet opnieuw Exact Online te installeren. Wel zo makkelijk!

Inloggen op Exact Online en boekhouden

Nog even iets anders. Een vraag die ik veel krijg van mijn lezers is hoe je kunt inloggen op Exact Online boekhouden. Een simpele vraag waar te weinig antwoord op gegeven wordt. Want ook al lijkt iets simpel, betekent dat niet dat het ook zo is.

Om te kunnen inloggen op Exact Online boekhouden, moet je naar exact.com/nl/login gaan. Vervolgens krijg je een scherm te zien waar je op zeven verschillende omgevingen kunt inloggen:

  1. Exact Online
  2. Customer Portal
  3. Partner Portal
  4. Expense Management
  5. Exact Go
  6. Exact Bouw7
  7. Medewerkers van Exact

Hoogstwaarschijnlijk probeer jij bij Exact Online boekhouden in te loggen, volg dan de volgende stappen:

  1. Klik op Exact Online Boekhouden
  2. Vul je gebruikersnaam in
  3. Vul je wachtwoord in
  4. Je bent nu ingelogd en je kunt boekhouden!
exact inloggen

Het kan voorkomen dat je jouw wachtwoord of gebruikersnaam vergeten bent. Als dat zo is, is er niets aan de hand. Je kunt namelijk eenvoudig een nieuw wachtwoord aanvragen of je gebruikersnaam laten opsturen. Binnen enkele minuten kun je dan de bovenstaande stappen doorlopen zodat je weer in controle komt van je account.

Meest gestelde vragen

Wat is Exact Online voor een boekhoudprogramma?

Exact Online boekhouden is al jarenlang een zeer grote aanbieder in de markt. Hierdoor is Exact Online een zeer bekend online boekhoudprogramma voor het MKB. Exact Online onderscheidt zich doordat het boekhoudpakket met zeer veel externe software is te koppelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan webshops en CRM software. Daarnaast is het zowel voor de beginnende als ervaren ondernemers eenvoudig te gebruiken.

Voordelen:
1. Middels de app altijd inzicht in je actuele cijfers
2. Koppelingen mogelijk met zeer veel externe software, zoals webshops, kassasystemen, CRM en je bankrekening
3. Met een voorbeeld boekhouding eenvoudig in te richten
4. Geen backups nodig doordat de software in de cloud wordt bewaard
5. Meekijkfunctie voor je boekhouder of accountant
6. Eenvoudig gebruik van vele rapportages
7. Met de app kun je heel snel bonnetjes in je boekhouding schieten

Benieuwd naar boekhouden met Exact Online? Klik hier voor meer informatie

Wat zijn de kosten van Exact Online?

De prijs-kwaliteit verhouding van Exact Online is zeer goed. Hoewel Exact Online duurder is is dan andere aanbieders in de markt. Excact Online voor boekhouden is ‚ā¨ 39 per maand. Als ZZP‚Äôer volstaat dit prima. Om meer functionaliteiten te kunnen gebruiken is er een pakket van ‚ā¨ 69. Het meest uitgebreide premium pakket kost ‚ā¨ 99 per maand. Dit pakket bevat alle functionaliteiten zoals vreemde valuta, ritten- en urenregistratie en diverse extra rapportages.

Wil je Exact Online 30 dagen gratis uitproberen? Maak hier een gratis proefaccount aan.

Is Exact Online eenvoudig te leren?

Exact Online doet er alles aan om de klant zo goed mogelijk op weg te helpen. Zo zijn er diverse type voorbeeld boekhoudingen. Dit zijn kant en klare templates die volledig zijn ingericht. Daarnaast is er een enorm team aan professionals die je helpen het boekhoudprogramma beter te leren kennen. Tevens is er een grote verscheidenheid aan video’s beschikbaar waarin de werking van het programma nauwkeurig wordt uitgelegd.

Benieuwd naar boekhouden met Exact Online? Klik hier voor meer informatie

Voor welke bedrijfstypes is Exact Online geschikt?

Exact Online is geschikt voor bijna alle bedrijfstypes. Het instappakket is bedoeld voor ZZP’ers en eenmanszaken zonder personeel. Er is ook een pakket voor bijvoorbeeld een VOF waarbij de functionaliteiten zijn uitgebreid. Het premium pakket bevat zeer uitgebreide functionaliteiten gericht op een BV met personeel.

Wil je Exact Online uitproberen? Maak hier een gratis proefaccount aan

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *