Order Management Software: Best Getest en Voordelen?

Order management software is het skelet van moderne ecommerce bedrijven waarbij het soepel verzenden, tracken en opslaan van goederen een belangrijke rol speelt. Voor handelaren, nieuwe en gevestigde, is order management zelfs het belangrijkste bedrijfsproces. De laatste jaren zijn er zoveel nieuwe modellen bijgekomen als dropshipping en print-on-demand waardoor voorraadbeheer complexer dan ooit is. Het vinden van goede order management software is daarom net zo ingewikkeld.

Ik kan het mij lastig voorstellen dat je dit artikel over order management software leest zonder dat je hier ooit mee in aanraking bent gekomen. Ik neem daarom aan dat er enige basiskennis omtrent dergelijke software is. Na een korte uitleg over order management software duik ik meteen in de toepassingen die met dit soort software mogelijk zijn zodat je direct kunt bepalen wat voor jou de mogelijkheden zijn.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel vragen hebben, behandel ik je vragen graag in de reacties onderaan dit artikel. Ook als je toevoegingen hebt, voeg ik ze graag aan dit overzicht van order management software toe.

Kort samengevat is dit de Top 3 beste order management software van dit moment:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• AFAS Software – Beste voor starters en kleine bedrijven
• Visma – Beste voor bedrijven met personeel

Wat is Order Management Software?

Je kunt order management software het best vergelijken met een systeem dat je helpt om je voorraad te beheren. In dat systeem is van alles over je voorraad te vinden. Natuurlijk is de kwaliteit van de data volledig afhankelijk van wat jij invoert. Als jij bijvoorbeeld je voorraad zonder EAN-code invoert, zorgt dit er meteen voor dat je niet het maximale uit je order management software haalt.

Met order management software zorg je ervoor dat je meer controle over je voorraad krijgt. Het economische doel is om precies genoeg voorraad te hebben dat je op ieder moment aan klanten kunt leveren maar dat je opslag nooit overloopt. Er bestaat namelijk ook zoiets als opslagkosten.

Als het goed is heb je zelf wel een redelijk goed idee van welke hoeveelheden voorraad je wanneer nodig hebt. Het kan niet anders dat dit je altijd al veel tijd en denkwerk gekost heeft. Ook heb je zonder twijfel wel eens een verkeerde inschatting gemaakt. Je kunt kortom niet in de glazen bol kijken.

Het grote voordeel van order management software is dat, met de juiste data, de inschattingen accurater zijn. Daarnaast scheelt het je enorm veel tijd als je niet continu met je voorraad hoeft bezig te zijn. Er is namelijk software die je helpt met het maken van de juiste inschattingen. Des te langer je de software gebruikt, des te slimmer het wordt. En daardoor wordt het aanzienlijk eenvoudiger om altijd de juiste producten in de juiste hoeveelheden op voorraad te hebben.

Wat is de naar mijn mening beste order management software in Nederland?

Op het moment van schrijven heb je als ondernemer de keuze uit verschillende soorten order management software. Zowel SAP als IBM hebben krachtige programma’s in de markt gezet waarmee je jouw voorraad kunt beheren. Mogelijk heb je zelfs wel eens een vertegenwoordiger van een van deze twee bedrijven gesproken. Maar mijn favoriet is niet van een van deze twee bedrijven afkomstig.

Mijn favoriete order management software is Exact voor Handel. Een krachtige oplossing voor voorraadbeheer. Met de software van Exact is het mogelijk om voorraadbeheer volledig te digitaliseren. Dit voor een verscheidenheid aan branches als FMCG, e-commerce, groothandels, healthy & beauty en consumenten goederen zoals meubels en elektronica.

Een van de redenen waarom order management software van Exact het van de concurrentie wint, is omdat het nu al met meer dan 350 andere programma’s gekoppeld kan worden. Hierdoor is de software volledig te verweven in je organisatie en kun je aanzienlijk meer voordelen uit de software halen.

De komende hoofdstukken wil ik je laten zien hoe je order management software kunt gebruiken om je voorraad slimmer en beter te beheren. Waarschijnlijk kom je voordelen tegen die je allang kent. Of wie weet zie ik er wel een paar over het hoofd. Laat me vooral weten waar er ruimte voor verbetering is. Zo kunnen we samen ondernemers nog beter met de juiste software verbinden.

Verminder het aantal telefoontjes naar je klantenservice over bestellingen

We hebben het met software altijd alleen maar over de grote voordelen. Minder kosten, sneller leveren, je kent het wel. We zoomen eigenlijk te weinig in op de redenen die ervoor zorgen dat je minder kosten maakt of juist meer kunt verkopen. Dat terwijl daar de voordelen gerealiseerd worden.

Een voorbeeld hiervan is het aantal telefoontjes dat een gemiddeld bedrijf dat met goederen werkt ontvangt. De klantenservice staat vooral bij feestdagen roodgloeiend. Wanneer komt mijn pakketje? Wanneer is jullie voorraad van product X weer aangevuld? Hebben jullie mijn retour al ontvangen?

Er zijn twee voor de hand liggende manieren om dit soort vragen efficiënt aan te pakken. Je kunt order management software gebruiken waar de klantenservice zo snel mogelijk de juiste gegevens op kan zoeken zodat er binnen enkele minuten al antwoord gegeven wordt.

Maar wat als de software al voorkomt dat deze vragen gesteld worden door:

• Vaker op tijd te leveren doordat er altijd voldoende ingekocht is
• Betere trackinginformatie te geven doordat het ook met de systemen van de leverancier communiceert
• Retouren met een enkele scan verwerkt en betalingen direct doorvoert

Het zijn slechts enkele kleine voorbeelden die de druk op de klantenservice van een handelsbedrijf (bijv. een webwinkel) enorm kan verminderen.

Automatiseer routine taken en processen

Voor veel ondernemers gaat het een grote stap zijn om meer van het werk aan order management software over te laten. Het is geen geheim dat normaal het overgrote deel nog handmatig wordt gedaan. Vooral denkwerk en taken die bij verkeerde uitvoering een negatieve invloed op het resultaat kunnen hebben, worden handmatig uitgevoerd.

Wie maximaal wilt profiteren van de kracht van order management software, kan routine taken en processen zo instellen dat het altijd op basis van dezelfde regels uitgevoerd wordt. Is er nog maar 5% van de voorraad over? Dan wordt er automatisch bij de leverancier een nieuwe order geplaatst. Komt er een retourzending binnen? Dan wordt er automatisch een bedrag naar de klant teruggeboekt. Je kunt dit soort taken op vrijwel iedere manier instellen. Wil je niet dat er automatisch geld wordt teruggeboekt bij een retourzending maar dat er eerst een controle van een medewerker moet zijn? Dan kun je dat ook instellen.

Dat is met denkwerk niet anders. Als er enkele jaren aan data in order management software te vinden is, weet de software precies wat de piekmomenten zijn. Er kan worden ingezet op welke momenten er een extra voorraad aangelegd moet worden. Dat kan dan ook volledig geautomatiseerd gedaan worden of als advies aan jou, door de software, gepresenteerd worden.

Elimineer de papierstapel

Voor wie nog op geen manier van software voor het beheren van de voorraad gebruikt maakt, heeft waarschijnlijk een flinke papierstapel op kantoor liggen. Een stapel die met iedere bestelling groter en groter wordt.

Ieder onderdeel van order management wordt met software (van bijvoorbeeld Exact) gedigitaliseerd. Dat wil zeggen dat er geen onderdeel meer is waarvoor fysiek papierwerk nodig is. Dat scheelt dus een flinke bak printen en opslag van al deze gegevens. De software helpt je dit overzichtelijk te bewaren zodat je eenvoudig belangrijke gegevens kunt opzoeken.

Daarnaast kun je Exact order management software koppelen met andere programma’s. Je kunt daarom op een aparte plek bepaalde gegevens opslaan. Zoals je boekhoudprogramma of CRM software!

Track bestellingen beter zodat je altijd weet waar ze zijn

Behalve dat je klanten willen weten waar bestellingen zich bevinden, wil je zelf ook weten waar je inkooporders zijn. Meestal moet je nu nog per leverancier in een ander systeem kijken. Voor een deel van de inkoopsystemen van leveranciers zijn bij Exact al apps aanwezig waardoor je de trackingsystemen kunt koppelen met jouw eigen order management software. Dat geeft je de mogelijkheid om vanuit de software met de zending mee te kijken. In andere gevallen kun je een ontwikkelaar in de arm nemen om relatief betaalbaar een koppeling te maken. Ik kan je daarom verzekeren dat order management software van bijvoorbeeld Exact met iedere vorm van tracking van leveranciers te koppelen is.

Bespaar tijd met vaste orders en templates

Work- en order flows kunnen je leven heel wat makkelijker maken. In en buiten order management zijn workflows te gebruiken om processen te automatiseren of om personeel processen beter te laten uitvoeren. Met order management software is het maken van dergelijke flows zo gedaan waardoor je ervoor zorgt dat altijd de juiste stappen gevolgd worden wanneer een taak moet worden uitgevoerd.

Weet waar je op moet letten met vaste order flows

Het duurt natuurlijk wel even voordat je behalve workflows ook order flows kunt inzetten om je order management te automatiseren. Mijn advies is om in het begin alleen simpele order flows op te zetten en de output altijd te controleren. Als je bijvoorbeeld instelt dat je telkens als de voorraad 30% van het origineel is een nieuwe inkooporder wilt plaatsen, kan je instellen dat de inkooporder nog eerst jouw toestemming moet krijgen. Dit is in de beginfase een handige manier om orderflows te testen. Werken ze betrouwbaar? Dan zou je zonder toestemming voortaan door kunnen laten gaan.

Houd je voorraadniveau’s live in de gaten zodat je nooit te veel of juist te weinig voorraad hebt

Een van de meest complexe doelen van order management is het op voorraad houden van een perfecte hoeveelheid goederen. Je wilt absoluut niet te weinig op voorraad hebben. Hierdoor moet je nee verkopen en dat kost je gegarandeerd omzet. Daarentegen wil je ook niet te veel op voorraad hebben. Mogelijk blijven er dan producten over die nooit verkocht worden. Daarnaast betaal je hier onnodig opslagkosten voor.

Met order management software is het mogelijk om meer grip op de voorraad die je moet aanhouden te krijgen. Je krijgt constant advies hoeveel voorraad je op welk moment nodig hebt. Deze inschattingen kunnen op verschillende manieren door de software worden gemaakt:

• Op basis van specifieke situaties (feestdagen, sportevenementen, seizoensafhankelijkheid)
• Middels de verkoopdata (bijvoorbeeld door een koppeling met een ecommerceplatform)
• Op basis van zelf verzamelde data (als je de software alweer meerdere jaren gebruikt)

Je doet er dus sowieso goed aan om je order management software met zoveel mogelijk andere software die je al gebruikt (en van data voorzien is) te koppelen.

Maak en beheer klantgegevens aan zodat je sneller vanuit je bestellingen kunt leveren, factureren en verzenden

Je kunt op verschillende manieren order management software gebruiken om klanten beter te helpen. Een daarvan is door vanuit de software alle shipping & handling te regelen. Je kunt dit doen door de modules vanuit de software zelf te gebruiken of door een boekhoudprogramma/CRM te koppelen. Hierdoor stroomt de facturatie vanuit de order direct de boekhouding in. De klantgegevens worden op hun beurt zowel opgeslagen in de order management software als in de boekhoudsoftware, waardoor alle gegevens op de juiste plek te vinden zijn. 

Automatiseer eenvoudige handmatige taken zoals order picking, verpakken, labelen, sorteren, opslaan en opzoeken

Het zou een flinke lijst worden als ik alle taken op een rij moet zetten die uitgevoerd moeten worden wanneer een klant een bestelling plaatst. Het overgrote deel van deze taken is met order management software gelukkig te automatiseren. Ik verwacht niet dat je een volledig geautomatiseerd distributiecentrum hebt, dus een werknemer moet nog wel de bestelling inpakken. Het digitaal aanwijzen van de benodigde producten, printen van het label, plaatsen van de bestelling op de juiste verzendwagen en het plaatsen van een nieuwe inkooporder omdat het product net verkocht is kan wel geautomatiseerd worden.

Dit soort taken die normaal veel tijd kosten, zijn voor een groot deel te verwerken in een geautomatiseerd proces. Wanneer de omzet groeit, heb je daarom niet altijd meer personeel nodig om de orders te verwerken.

Meestgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.