Employes, salarisadministratie en HR software

Employes is een aanbieder van loonadministratie en Human Resources software, met als doel dit proces zo simpel mogelijk te maken. In dit artikel vertel ik wat je als ondernemer allemaal met de software kunt, wat de kosten zijn, of de klantenservice van goede kwaliteit is en, of het programma inderdaad simpel en gebruiksvriendelijk is. Zo kun jij na het lezen van deze review bepalen of Employes past bij jouw bedrijf.

Claim nu 30 dagen gratis

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

Over Employes

Employes is begonnen als een kleine onderneming, door twee jonge gemotiveerde ondernemers. Het bedrijf heeft een kantoor in Amsterdam en richt zich exclusief op de Nederlandse markt. Ze weten dus als geen ander hoe het is om een eigen bedrijf te runnen en hoe fijn het is als software handmatige taken kan automatiseren en je meer overzicht geeft. Inmiddels bestaat het team uit meer dan een dozijn werknemers, gespecialiseerd in Nederlandse salarissoftware.

De software is speciaal geoptimaliseerd voor het MKB, en ook voor ondernemers die voor het eerst te maken krijgen met het papierwerk omtrent werknemers. Naast software voor het MKB biedt Employes een zeer voordelige optie aan voor BV’s en NV’s, voor de DGA verloning. De drie kernpunten van Employes zijn innovatie, eenvoud en betrouwbaarheid, dus is het tijd om te kijken of hun software dit reflecteert.

Functionaliteiten

Employes is ten eerste salarisadministratie software, maar daarnaast bieden ze ook een combinatie aan met HR software. Verlof & verzuim, declaraties en contract templates vallen onder dit uitgebreide pakket voor ondernemingen met personeel. Tenslotte zijn er verschillende extra add-ons, zoals digitaal ondertekenen, urenregistratie en projecten.

Salarisadministratie

Laat ik beginnen met het hoofdproduct; de salarisadministratie software. Employes heeft als doel dit zo makkelijk mogelijk te maken, zodat je dit hele proces in eigen hand hebt zonder de kennis van je financieel adviseur.

De software helpt je vanaf het aannemen van een nieuwe kracht, door het correct vastleggen van alle gegevens via een handig stappenplan. Dit kun je zelf doen, maar ook overlaten aan de werknemer zelf. Het maakt overigens niet uit om wat voor dienstverband het gaat, want met Employes kun je alle soorten verloningen regelen. Hiervoor moet je de benodigde uren, vergoedingen en eventuele wijzigingen ingeven en controleren. Zo kun je via de software zelf het aantal gewerkte uren, eventuele reiskostenvergoedingen en meer tegelijkertijd uitbetalen, de loonaangifte naar de Belastingdienst overmaken en alles exporteren naar je boekhouding. (Later in dit artikel zal ik ingaan op de koppelingen van Employes.) Ook kun je via de software aangifte bij het pensioenfonds doen.

Jouw werknemer(s) ontvangt vervolgens een loonstrook per e-mail, die ook te downloaden is via de mobiele app voor werknemers. In deze app komt bijvoorbeeld ook de jaaropgaaf te staan. Naast het loon, kun je met Employes ook toeslagen, vergoedingen en vakantiegeld regelen.

De software maakt het naar mijn mening inderdaad eenvoudig om de salarisadministratie te doen, omdat de verschillende stappen erg duidelijk zijn. Het is zo vrijwel onmogelijk om iets essentieels te vergeten en aankomende verloningen worden automatisch opgenomen in de takenlijst op het dashboard.

Alle salarisadministratie functies op een rij:

• Automatische verloning, inclusief loonaangifte
• Onbeperkt aantal loonstroken
• Onmogelijk om onder het wettelijke minimumloon te verlonen
• Ondersteunen van een groot aantal CAO’s en pensioeninstellingen
• WBSO afdrachtsverminderingen
• Toeslagen en vergoedingen (maaltijd, kilometers, bijtelling auto, etc.)
• Toeslaguren (feestdagen, 13e maand, e.d.)
• Jaaropgaven
• Mobiele app voor werknemers (iOS en Android)

HR software

Als je kiest voor het uitgebreide pakket, dan is de salarisadministratie gekoppeld aan de HR software. Dit betekent dat je bijvoorbeeld automatisch een arbeidscontract kunt laten genereren op basis van de ingevulde gegevens. Dit is mogelijk dankzij de contract templates van Employes, die juridisch gecontroleerd zijn. Je kunt uiteraard ook je eigen contracten uploaden en zelfs bij Employes juridisch advies inwinnen.

Een onderdeel van de HR software is de verlof & verzuim module, die dus automatisch is gekoppeld aan de salarisadministratie. Dus als een werknemer een vrije dag neemt die onbetaald is, dan wordt dit automatisch verwerkt op de loonstrook.

Alle HR functies op een rij:

• Documenten uploaden en delen
• Notificaties en notities
• Modelcontracten
• Takenlijsten
• Workflows

Overige functies

Hoewel de salaris en HR software de kern vormen van het programma, zijn er nog een aantal mogelijkheden. Zo kun je met Employes ook het verlof en verzuim bijhouden, wat dus meteen in de salarisadministratie wordt verwerkt. Daarnaast heb je via de software meer overzicht, kunnen werknemers zich via de app zelf ziek- en betermelden, en kan verlof worden ingediend en goedgekeurd.

Een andere handige functie die nogal eens van pas kan komen, is de declaratie module. Zo kunnen werknemers declaraties zelf indienen, inclusief het uploaden van bonnetjes. Na goedkeuring worden de bedragen automatisch bijgeteld bij het salaris. De add-on is ook geschikt voor de declaratie van reiskosten. De BTW verwerking moet echter met de hand worden ingevoerd tijdens goedkeuring.

Tenslotte de laatste add-on, en dat is de urenregistratie die met name bedoeld is voor oproepkrachten. Dit werkt op dezelfde wijze als eerder genoemde functies, met als extra dat de urenregistratie indien gewenst te downloaden is als Excel bestand.

Extra functies:

• Urenregistratie bijhouden en downloaden
• Declaratie van losse bonnen en reiskosten door werknemers
• Verlof en verzuim bijhouden en automatische verwerking. Inclusief feestdagen, vakantiedagen, enz.

DGA verloning voor NV’s en BV’s

Employes is een van de weinige aanbieders van een speciaal pakket voor DGA verloning, waarbij je enkel betaalt voor de te verlonen loonstrook. De software is identiek aan de reguliere salarisadministratie software, alleen ontbreken er functies die niet van toepassing zijn.

De software voor besloten en naamloze vennootschappen bestaat uit de volgende functies:

• Salarisadministratie en automatische loonaangifte bij de Nederlandse Belastingdienst
• Loonstrook op basis van de gebruikelijke loonregeling
• Koppeling met je boekhoudpakket
• De declaratie module is beschikbaar als extra add-on
• Gratis toegang voor je financieel adviseur
• Rapportages, inclusief jaaropgaaf
• Klantenservice (net zoals bij ieder ander abonnement)

Koppelingen

Voordat ik verder ga op de kosten en het gebruiksgemak, eerst even de koppelingen. De meeste ondernemers zullen de software namelijk willen koppelen aan een boekhoud- en/of facturatieprogramma.

Op het moment van schrijven is Employes te koppelen met de boekhoudsoftware van Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online, SnelStart, Informer, Reeleezee, Yuki, Twinfield, Rompslomp, Visma en Jortt.

Op de site van Employes vind je nog een aantal andere koppelingen in overige categorieën, waaronder die voor pensioenmanagement software, (uitgebreide) urenregistratie systemen en meer.

Gebruiksgemak

Gelukkig biedt Employes een onbeperkt proefabonnement aan, waardoor je het gebruiksgemak zelf kunt beoordelen zolang je wil. Het kan namelijk best zijn dat dit niet overeenkomt met deze review. Natuurlijk heb ik de software zelf uitgebreid getest en ik vond deze erg gebruiksvriendelijk, maar er zijn echter wel wat verbeterpunten.

Zo werkt de software naar mijn mening beter op mobiele apparaten, dan bijvoorbeeld de laptop of een vaste PC. De scrollbalk is lastig te gebruiken, waardoor je vaak een selectie maakt van menu-items. Het kost weer een extra handeling om dit ongedaan te maken, wat soms een beetje frustrerend is. Dit gezegd hebbende is de opbouw goed en zitten de menu’s logisch in elkaar. Zoals Employes aangeeft is de software gemaakt om de HR en salarisadministratie simpel te maken en dat is naar mijn mening gelukt. Ook als je voor het eerst te maken hebt met alles wat er komt kijken bij het aannemen van een werknemer, dan kun je snel met het programma uit te voeten.

Hier zit ook een klein nadeel aan, omdat de software minder geschikt is voor zeer grote en complexe ondernemingen. Dan is Nmbrs  waarschijnlijk een betere keuze, met onder andere controles op fouten en interactieve loonstroken. Voor kleinere MKB bedrijven is Employes echter makkelijker en goedkoper. (Als je kiest voor het pakket met enkel de salarisadministratie van Employes dan is Nmbrs goedkoper bij meer dan 6 werknemers. Voor het salarisadministratie en HR pakket ben je voordeliger uit met Nmbrs bij 3 werknemers.)

Een laatste puntje van kritiek is het gebrek aan contrast in het design zelf, waardoor het niet altijd even leesbaar is. Het design is erg zacht qua uitstraling, maar iets hardere kleuren hadden alles wat duidelijker gemaakt. Maar gelukkig zijn deze nadelen geen deal-breakers en werkt de software verder uitstekend.

Kosten

De kosten van Employes zijn net zoals de software zelf eenvoudig. Dus geen ingewikkelde prijscontructies, en verborgen en/of extra kosten. Je hebt de keuze uit twee verschillende pakketten als onderneming met personeel, namelijk Salaris en Salaris & HR. Voor beide pakketten betaal je een vast basisbedrag, plus kosten per loonstrook. Het voordeel van kosten gebaseerd op loonstroken, is dat je dus enkel betaalt voor werknemers die in de afgelopen maand gewerkt hebben. Dit scheelt weer kosten, aangezien je niet hoeft te betalen voor krachten die geen uren hebben gedraaid. Employes hanteert ook geen minimaal aantal loonstroken, waardoor het pakket dus voordelig is voor kleinere MKB bedrijven.

Stel dat je twee werknemers hebt die iedere maand worden verloond, dan zou je dus €39,50 per maand kwijt zijn (excl. BTW) voor het Salaris pakket en €54 voor het Salaris & HR pakket.

Als je een holding hebt en op zoek bent naar software voor DGA verloning (Directeur GrootAandeelhouder), dan biedt Employes een op maat gemaakt pakket aan van €14,50 per loonstrook zonder vaste maandkosten.

Support

Employes biedt op meerdere manieren support aan, waarbij een klantenservice natuurlijk niet mag ontbreken. Maar ook op de site zelf is veel nuttige informatie te vinden, zoals een blog met veel inhoudelijke informatie, een kennisbank met handige instructiegidsen per categorie, en een FAQ pagina (die vooral gericht is op toekomstige en nieuwe gebruikers). Het enige dat ontbreekt zijn video tutorials en/of webinars als je graag visueel leert. Gelukkig worden er in de gidsen wel veel voorbeeldafbeeldingen gebruikt.

De klantenservice zelf is te bereiken van 09:00 tot 17:00 op werkdagen. Je kunt dit zowel telefonisch (020 – 80 85 481), via de chat als per e-mail (info@employes.nl) doen. Het maakt dus niet uit wat voor betaald abonnement je hebt. Zelf heb ik meerdere malen contact opgenomen, waarbij de klantenservice zowel op het vlak van responsiviteit, klantvriendelijkheid en mate van kennis uitstekend waren. Met name de vriendelijkheid is iets waar de medewerkers van Employes om bekend staan, want ook veel andere gebruikers zijn erg te spreken over de mate van support.

Reviews

Onafhankelijke beoordelingen van huidige en ex-gebruikers kunnen zeer waardevol zijn. Ik ben daarom door de ervaringen heen gelopen op zowel het onafhankelijke platform Trustpilot als de reviews op Google. Op beide platformen scoort Employes uitmuntend, met een totaal van meer dan 500 reviews. Uit de reacties van Employes op deze platformen zelf, komt tevens naar voren dat de onderneming waarde hecht aan hun klanten en een informele vorm van klantenservice hanteert.

Gebruikers zijn vooral te spreken over het gemak van de software, waar je geen kennis voor nodig hebt. Veel gebruikers geven aan de voorbeeld verloningen erg handig te vinden om de werking van de software eerst te leren kennen. De klantenservice wordt ook vaak genoemd, waarbij men te spreken is over de geboden service en de oplossingen die worden aangeboden. Ook de koppelingen met boekhoudsoftware verlopen soepel, wat natuurlijk een groot pluspunt is.

Een nadeel dat wel wordt genoemd en belangrijk is om aan te halen, is het ontbreken van een automatische koppeling met de bank Knab. Controleer dus altijd even, voordat je een betaald abonnement aangaat, of de door jou gewenste koppelingen ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. Een ander aspect om rekening mee te houden is dat alle demo gegevens worden verwijderd zodra je overstapt op een betaald abonnement. Iets om even in gedachten te houden, zodat je niet al te veel dubbel werk moet doen.

Conclusie

Employes is naar mijn mening een uitstekende optie voor ondernemers met een kleiner aantal werknemers of die op zoek zijn naar een oplossing voor DGA verloning. Het is een innoverende onderneming met een vestiging in Amsterdam. Je kunt merken dat ze, net zoals veel ondernemers, doen wat ze leuk vinden, want ze bieden een hoogwaardig product aan dat regelmatig wordt voorzien van nieuwe mogelijkheden. Evenals de geweldige ondersteuning waar je op kunt rekenen vanuit de klantenservice.

De software is makkelijk in gebruik, werkt intuïtief en je hebt er amper kennis voor nodig om ermee aan de slag te gaan. Ook de app voor werknemers (iOS en Android) werkt intuïtief. Deze eenvoud heeft ook een kleine keerzijde, want voor echt grote ondernemingen en complexe bedrijfsstructuren zijn er betere opties.

De software van Employés is gratis uit te proberen, zolang je maar wil. Houd er wel rekening mee dat alle data wordt gewist zodra je overstapt op een betaald abonnement. Je hebt de keuze uit twee pakketten, namelijk salarisadministratie met of zonder HR. De prijs-kwaliteitverhouding is goed, maar je dient wel rekening te houden met een vaste pakketprijs, plus kosten per loonstrook. Dit is echter niet het geval voor DGA verloning, waarbij je enkel een vast bedrag betaalt per loonstrook. Ongeacht het pakket kun je Employes koppelen met een groot aantal boekhoudpakketten, waaronder bekende namen als Exact Online, e-Boekhouden, Jortt en meer.

Claim nu 30 dagen gratis

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.