Cashflow management software: welke moet ik kiezen?

Cashflow management software is slimme software die de in- en uitstroom van geld registreert en monitort. In mijn ervaring kun je niet zonder. Zeker als je een grote geldstroom hebt, is cashflow software een must. Je uitgaven bijhouden in Excel wordt dan op het gegeven moment te lastig en onoverzichtelijk.

Ook kleine bedrijven en ZZP’ers hebben veel baat bij cashflow management software. Ik heb gemerkt dat ik alles netjes bijhoud en dat ik hiermee een hoop tijd en moeite bespaar bij bijvoorbeeld de omzet- of inkomstenbelasting. Cashflow management software wordt steeds slimmer en het aanbod aan cashflow applicaties is dan ook sterk gegroeid. Dit maakt het voor veel ondernemers lastig om te kiezen. Daarom help ik je graag op weg door de meest toonaangevende en gewaardeerde cashflow applicaties met je te bespreken.

Kort samengevat is dit de beste cashflow management software van dit moment:

• Exact Online – Meest gekozen door boekhouders
• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• Moneymonk – Beste voor starters

Wat kun je allemaal met cashflow management software?

Cashflow software heeft dus alles te maken met jouw inkomsten en uitgaven, maar wat kun je er nu precies mee? Het verschilt per applicatie wat je allemaal kunt bijhouden en regelen. Over het algemeen komen de verschillende applicaties grotendeels overeen met deze functionaliteiten:

• Koppelen van je Nederlandse bankrekeningen
• Automatisch inkomsten en uitgaven importeren vanaf je bank
• De balans of kostenanalyse bekijken
• Hulp bij de btw-aangifte
• Uren registreren
• Facturen en offertes maken en/of uitsturen
• Projectmanagement en facturen koppelen

Cashflow management software vooral veel gebruikt om facturen in bij te houden. Zo kun je precies zien wanneer een klant te laat betaald heeft en in kun je dit automatisch laten opvolgen. Heb je verschillende projecten? Ook deze kun bijhouden, waarbij je gelijk facturen kunt koppelen aan een specifiek project. In de meeste applicaties kun je ook gemakkelijk offertes maken, dit bespaart je een hoop tijd met design.

Veel ondernemers willen graag hun uren registreren. Vooral wanneer je startende ondernemer bent en aanspraak wilt doen op de zelfstandigenaftrek, is het registreren van uren erg handig. Hiervoor moet je maar liefst 1225 uur per jaar bezig zijn geweest voor je startende onderneming. Dat is nogal wat om bij te houden. Cashflow management software maakt dit makkelijker en overzichtelijker voor je.

De btw-aangiftes blijven voor veel ondernemers een zware klus. Ook dit is een van de belangrijkste redenen om te kiezen voor cashflow software. Sommige applicaties kunnen zelfs de hele btw-aangifte al voor je klaarzetten aan de hand van de inkomsten en uitgaven. Zo hoef je het alleen nog maar over te nemen voor je daadwerkelijke aangifte.

Nederlandse of buitenlandse cashflow software

Voordat ik dieper inga op de verschillende opties, is het belangrijk om te vermelden dat de meeste software niet Nederlands is. Dit maakt je keuze alweer wat makkelijker, want deze buitenlandse applicaties wil je het liefst allemaal schrappen. Je wilt natuurlijk met de Nederlandse btw werken. Ook is een klantenservice in Nederland wel zo fijn als je ergens niet uitkomt. Werk je samen met een boekhouder? Deze zal waarschijnlijk ook Nederlandse cash management software gebruiken.

Werk je samen met een boekhouder?

Indien je samenwerkt met een boekhouder, gebruikt hij of zij ongetwijfeld al bepaalde cashflow software. Je kunt dan wel de verschillende opties vergelijken, maar het is waarschijnlijk handiger om voor dezelfde software als die je boekhouder gebruikt te kiezen. Je boekhouder is al wegwijs in het systeem en kan hierin alles gemakkelijk voor je regelen en aan je uitleggen.

Wat zijn de opties voor cashflow management software?

Het moge duidelijk worden dat je een luxe hebt aan keuzes voor cashflow software. Dat is fijn, maar al die mogelijkheden maken het niet makkelijker. Ik heb onderzoek voor je gedaan naar verschillende Nederlandse cashflow applicaties. Daarbij sprongen er vier cashflow applicaties écht uit, op basis van functionaliteiten, aantal gebruikers en waarderingen. Hieronder zullen we de vier applicaties met je bespreken, namelijk Exact, e-Boekhouden.nl, Moneybird en MoneyMonk.

CRM om klantrelaties te beheren

Naast dat deze cashflow software oplossingen voor boekhouding aanbiedt, kun je ook gebruikmaken van het CRM systeem om je klantrelaties in te beheren. Je kunt je overeenkomsten, mails en afspraken erin opslaan, maar ook de offertes en facturen bijhouden per klant. Zo kun je ook gemakkelijk de klantacquisitiekosten inzien.

Facturen automatisch opvolgen

Stuur je facturen voor je diensten? Deze kun je aanmaken in Exact, maar ook automatisch laten opvolgen. Heeft een klant binnen 14 dagen nog niet betaald? Dan kun je automatisch een mail laten uitsturen met een herinnering. Door deze kleine taken uit te besteden, bespaar je jezelf uiteindelijk toch een hoop tijd en kun je je focussen op de kerntaken binnen je onderneming.

Boeken in verschillende administraties

De cashflow management software heeft nog een speciale functie, namelijk rekening-courant. Hiermee kun je kosten verdelen over verschillende administraties. Heb je bijvoorbeeld twee vestigingen? Dan kun je in de cashflow software eenvoudig de kosten verdelen tussen de vestiging Delft en de vestiging Amsterdam.

Gebruiksvriendelijkheid van de cashflow software

Kun je goed overweg met boekhoudsystemen of ben je zelf een accountant, dan is Exact waarschijnlijk een droom applicatie. Ben je hier allemaal minder goed in, dan is de gebruikersvriendelijkheid wat minder. Er zijn erg veel opties en tabs waardoor je het overzicht wel eens kunt kwijtraken. Ook wordt er gebruikgemaakt van redelijk wat vaktermen, die op andere pagina’s goed worden uitgelegd, maar op het eerste oog voor wat verwarring kunnen zorgen.

Relatief dure cashflow management software

Exact is niet de goedkoopste cashflow software op de markt. Het goedkoopste abonnement start vanaf €39 per maand. Hiervoor krijg je maar 5 verkoopfacturen en 1 bankkoppeling. Ga je een stap omhoog, naar het Online Boekhouden Plus abonnement, dan betaal je direct €72 per maand. Hiervoor krijg je dan wel 5 bankkoppelingen, maar nog steeds geen onbeperkte verkoopfacturen, namelijk 100 per maand. Exact is een goede optie als je echt professionele cashflow software wilt bemachtigen. Echter, je krijgt pas onbeperkte facturen en bankkoppelingen bij €106 per maand. Ben je een klein bedrijf en werk je met een strak budget? Dan is het misschien beter om naar een goedkopere optie te kijken. Hierover zo meer.

Bonnetjes automatisch inscannen

Misschien wel de interessantste functie is het herkennen & scannen van bonnetjes. Bonnetjes zijn altijd al vervelend geweest voor de boekhouding. Je moet ze goed bewaren en vervolgens allemaal inboeken. Hier heeft e-Boekhouden.nl iets aan gedaan. Met de speciale herken & scan functie, boek je bonnetjes eenvoudig in door alleen maar een foto ervan te maken. Vervolgens herkent de cashflow management software gelijk de belangrijkste gegevens en het bedrag. Dat is nog eens modern boekhouden, als je het ons vraagt.

Koppelingen met betaalproviders

Facturen hoeven allang niet meer handmatig betaald te worden via een bankoverdracht. Maak het je klanten en jezelf makkelijker en laat ze ook met iDEAL, Creditcard of Paypal betalen. Met e-Boekhouden.nl kun je links in de factuur zetten naar verschillende betaalproviders.

Goedkope cashflow software

Ben je op zoek naar een goedkope oplossing om je boekhouding en cashflow in bij te houden? e-Boekhouden.nl is zeer goedkoop voor alle ondernemers. Zowel kleine als grote ondernemers betalen maar een klein bedrag per maand. Daarnaast is de software 15 maanden gratis voor starters.

Oubollig design

Het belangrijkste is natuurlijk dat je alle benodigde functies in één cashflow applicatie tot je beschikking hebt. Dat zit bij e-Boekhouden.nl wel goed. Toch wordt een modern design door velen gewaardeerd, omdat dit er nu eenmaal overzichtelijker uitziet. Het design van e-Boekhouden.nl is vrij oubollig en relatief moeilijk in gebruik. Dit kan een reden zijn om voor een modernere optie te kiezen, zoals MoneyMonk of Moneybird.

Prima basisfuncties

Het doet wat het belooft. Dat is waarschijnlijk de beste manier om deze cashflow software te beschrijven. Je koppelt je bankrekeningen, houdt alle inkomsten en uitgaven in de gaten en maakt er facturen en offertes in. Ook kun je er je uren in registreren. Prima dus. Je hoeft niet al te veel extra functies te verwachten. Wel hebben ze mogelijkheden tot projectmanagement, alhoewel je hier wel even voor moet zoeken. Daarover zo meer.

Alles onbeperkt

Voor een niet al te groot bedrag per maand heb je bij Moneybird alle functies onbeperkt. Zo ook een onbeperkt aantal banktransacties en onbeperkt offertes versturen. Maar ook bij het goedkoopste abonnement van slechts 12 euro per maand is bijna alles onbeperkt. Goed bezig, Moneybird! Wel zit er een limiet aan het aantal banktransacties bij de goedkoopste twee abonnementen, namelijk 20 of 50. Dat is wel erg weinig en forceert je bijna om voor het duurste abonnement te kiezen.

Onoverzichtelijk design

Het bewijs dat niet ieder modern design overzichtelijk is? Dat is misschien wel Moneybird. Op het eerste oog ziet alles er prima uit, maar je moet al snel flink zoeken voor enkele basisfuncties. Er blijkt eigenlijk best wat mogelijk als je goed zoekt. Zo kun je ook je btw-aangifte doen, werken met projecten en je workflows aangeven. Daarnaast hebben ze ook enkele beta features beschikbaar voor de nieuwsgierige boekhouder. Allemaal pluspunten, maar minpunt is dat het toch wel even duurt om wegwijs te worden in het systeem.

Bankrekeningen koppelen

Het grootste nadeel is dat je maar weinig bankrekeningen kunt koppelen. Op de infopagina zie ik dat je vier koppelingen kunt maken, namelijk met Bunq, ING, Knab en de Rabobank. Ik kan zo nog wel tientallen banken bedenken die een koppeling verdienen, zoals de ABN AMRO, SNS, of een buitenlandse rekening zoals N26 of Deutsche Bank. Nu is buitenlandse rekeningen koppelen bij de meeste cashflow applicaties een probleem, alhoewel je dit meestal wel handmatig kunt doen. Duik ik eenmaal dieper het systeem in, dan blijkt toch dat er iets meer ‘koppelingen’ mogelijk zijn, maar niet allemaal via een koppeling en veelal handmatig. Daarnaast wordt er voor veel andere banken een speciale koppeling gemaakt doormiddel van ‘Ponto’. Hier betaal je dan weer extra voor.

Gratis persoonlijke opstartservice

Door even Google raad te plegen, zie ik al snel veel enthousiaste reacties. Dat is eigenlijk ook niet zo gek, want het systeem kan aardig veel en is overzichtelijk. Vooral dat laatste kun je niet van alle cashflow applicaties zeggen. Je vindt aan de zijkant een lang maar overzichtelijk lijstje met alle functies. Alles staat op de plek waar het hoort, wat bij bijvoorbeeld Moneybird minder het geval was. Kom je er toch niet uit? Dan biedt MoneyMonk een gratis opstartservice aan. Ben je een beginnende boekhouder? Dan is MoneyMonk zeker niet mis. Voor overige vragen kun je mailen én bellen.

Btw-aangifte wordt klaargezet

Als er iets is wat ik belangrijk vind aan een cashflow app, is het wel de btw-aangifte. Het is allemaal al moeilijk genoeg en MoneyMonk lijkt dit helemaal te begrijpen. Ondanks dat de software niet duur is, zetten ze gratis de btw-aangifte al voor je klaar. Zo hoef je het alleen nog maar over te nemen in de Belastingdienst.

Niet meer dan twee gebruikers

Hebben meer dan twee gebruikers toegang nodig tot de cashflow management software? Dat zal helaas niet gaan. De goedkoopste twee abonnementen zijn voor één gebruiker en het duurste abonnement voor maximaal twee gebruikers. Er lijkt ook geen extra maatwerk optie te zijn. Bij sommige bedrijven kun je contact opnemen voor je enterprise om te kijken naar extra opties, dat lijkt hier niet het geval.

De cashflow software die alles in één heeft

Ik hoop dat ik je keuze voor cashflow management software wat makkelijker heb gemaakt. Uit dit artikel wordt vooral duidelijk dat er erg veel cashflow software op de markt is – en dat ze allemaal aardig wat kunnen.

Zo bieden Moneybird en MoneyMonk het meeste onbeperkt aan voor een mooie prijs, terwijl Exact een compleet pakket inclusief uitgebreid CRM systeem aanbiedt. Daarnaast wil je als beginnende boekhouder liever een overzichtelijk en makkelijk systeem met wellicht juist niet te veel functies en opties, terwijl je als ervaren boekhouder geniet van de vele opties van e-Boekhouden.nl.

Moet ik dan toch één keuze maken, dan raad ik je Exact aan. Je geniet direct van een compleet pakket met alle functies en kiest voor professionele cashflow software die aangeraden wordt door boekhouders. Je krijgt een onwijze luxe aan mogelijkheden. Is het toch allemaal wat overweldigend? Exact heeft een uitgebreide website met hulppagina’s waarop alles simpel wordt uitgelegd. Zo heb je toch zelf de touwtjes in handen én geniet je van dezelfde functies als een professionele boekhouder.

Meest gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.