De balans: grondslagen, zelf maken en voorbeeld

Een balans opstellen en zelf maken is een wat ingewikkeldere taak dan de gemiddelde resultatenrekening of liquiditeitsbegroting. Als deze twee rekeningen echter correct zijn opgesteld, is het invullen van de balans juist heel eenvoudig. Bij het opstellen van de balans moet rekening worden gehouden met de absolute grondslagen. Deze grondslagen helpen je met het correct opstellen van de balans. Hoeveel voorbeelden je ook hebt: je kunt dan met een handomdraai je eigen balans maken.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om zelf de balans te maken:

• e-Boekhouden – Beste prijs/kwaliteit
• Exact Online – Beste voor ZZP en starters
• Twinfield – Beste voor MKB

Ik leg je in dit artikel uitgebreid uit hoe jij je eigen balans kunt maken, waar je op moet letten en het je veranderingen in de balans verwerkt. Dit doe ik op basis van enkele grondslagen die door boekhouders in Nederland voor het opstellen van de balans worden gebruikt.

De balans is niet ingewikkeld maar vereist wel enige voorkennis en concentratie. Ik adviseer je daarom de onderstaande informatie rustig door te nemen en niet in één keer een balans te maken. Raadpleeg verschillende voorbeelden en ga eventueel bij een boekhouder na of jouw versie boekhoudkundig klopt.

Wat is een balans eigenlijk?

Op een balans zijn alle bezittingen en schulden van jouw bedrijf te vinden. Deze weergave is geactualiseerd tot op het moment dat de balans tot stand komt. Als je eenmaal per jaar een balans opstelt, is het onwaarschijnlijk dat de balans een representatief beeld van een half jaar later geeft. Je kunt de balans het best zien als een momentopname. In deze momentopname is een weergave te vinden van de financiële status van jouw bedrijf. Zo is te vinden welke investeringen je gedaan hebt en op welke wijze deze investeringen gefinancierd zijn.

Je hebt zonder twijfel al eens gehoord dat de balans altijd: in balans moet zijn! Oftewel, de bedragen aan de linkerzijde van de balans moeten opgeteld overeenkomen met de bedragen aan de rechterzijde van de balans.

Voor wie is een balans?

Kleine ondernemers met een eenmanszaak en grote bedrijven met aandeelhouders zijn allen door de Belastingdienst verplicht om een balans bij te houden. Zolang je voor de Belastingdienst een ondernemer bent, dien je de Belastingdienst wanneer zij dat vragen van een balans te kunnen voorzien. In de praktijk is dit meestal alleen op het moment dat er een inspectie is. Als dat het geval is, kan je er echter wel meteen van op aan dat ze jouw balansen van de afgelopen zeven jaar willen zien.

Je kunt dus helaas niet om een balans heen. Al is het alleen al omdat een balans jou ook helpt meer inzicht in je eigen bedrijf te kijken. Naarmate jouw bedrijf groter wordt, ga je namelijk te maken krijgen met verschillende soorten activa en schulden. Een bedrijfspand dat voor 30% vanuit je liquide middelen aangekocht is en voor de overige 70% met een hypotheek gefinancierd is, dient correct op je balans te worden geplaatst. Door deze mutatie te verwerken op je balans krijg je een momentopname te zien van wat het effect van het bedrijfspand op jouw eigen vermogen is. Je vaste activa neemt toe, maar je vlottende activa af (eigen inleg) en je lang vreemd vermogen toe (hypotheek).

Hoe ziet een balans er precies uit? (Grondslagen en voorbeeld)

Laten we gaan kijken naar hoe een balans eruit ziet. Op het eerste gezicht lijkt de balans namelijk compact met de twee koppen en vijf onderdelen. De praktijk leert dat het een stuk ingewikkelder is om de balans correct in te vullen.

Aan de linkerkant van de balans is alle activa te vinden. Met activa bedoelen we alle bezittingen die tot jouw bedrijf gerekend kunnen worden, van geld tot goederen én het geld dat nog ontvangen moet worden van jouw debiteuren.

Aan de rechterkant van de balans is al jouw passiva te vinden. Met passiva bedoelen we alle schulden en het eigen vermogen van jouw bedrijf. Oftewel, alles wat jouw bedrijf nog moet betalen is aan de rechterzijde van de balans te vinden.

Activa

Onder activa en passiva vallen verschillende onderdelen. Als we naar activa kijken, komen we als eerst de vaste activa tegen. Onder vaste activa vallen alle bezittingen die langer dan een jaar meegaan. Denk hierbij aan een bedrijfsauto, pand of elektrische fiets. De bezittingen die onder vaste activa vallen zijn allen bezittingen die over een langere periode dienen te worden afgeschreven.

Vlottende activa bevat alle bezittingen die een kort verloop kennen, bijvoorbeeld een enkele verkoop of productieproces. Denk hierbij aan een voorraad van producten of grondstoffen. Jouw liquide middelen, het geld dat op je bankrekening staat, hoort hier ook bij.

Passiva

De activa kant is de ‘eenvoudige’ kant van de balans, aangezien de meeste onderdelen voor zich spreken. De passiva kant van de balans is daarentegen complexer. Hier worden dan ook de meeste fouten gemaakt.

Onder eigen vermogen, dat onder passiva valt, zijn alle middelen die jij in het bedrijf hebt gestopt te vinden. Voor sommige mensen is dit wat verwarrend, want waarom staan de investeringen die jij zelf in je bedrijf hebt gedaan niet aan de linkerkant?

Dit is verrassend eenvoudig uit te leggen als we kijken naar het doel van deze investeringen. Die horen namelijk op termijn weer terug te komen! Iedere investering die jij doet is om uiteindelijk de investering plus een winst terug te krijgen. Een investering die jij dus in je bedrijf doet, komt aan de rechterzijde van de balans te staan. Zie het als een schuld die jij aan jezelf hebt. Dit is een van de belangrijkste grondslagen waar mensen een fout mee maken bij het opstellen van de balans.

Het lang vreemd vermogen is de verzamelpost voor alle leningen die langer dan een jaar lopen. Denk hierbij aan de eerdergenoemde hypotheek of de banklening die jouw bedrijf heeft afgesloten. Het kort vreemd vermogen zijn, zoals je al kunt raden, alle leningen en betalingen die korter dan een jaar lopen.

Wanneer moet je een balans maken?

Eerder legde ik je uit dat de balans in het beginsel een momentopname is. Dat wil zeggen dat de balans echt alleen wat over de status van jouw bedrijf kunt zeggen op het moment dat de balans opgesteld is.

Boekhouders kunnen natuurlijk niet bij iedere nieuwe machine of voorraad die wordt aangekocht de volledige balans aanpassen. Dit zou bovenal tijdrovend zijn. Het boekhoudkundig alternatief hiervoor is het toevoegen van mutaties aan de balans. Dat wil zeggen dat bij iedere verandering in jouw boekhouding die invloed heeft op de balans er een mutatie wordt toegevoegd. Deze mutaties kunnen worden opgeschreven voor de desbetreffende posten.

Wanneer je bijvoorbeeld voor 5.000 euro aan grondstoffen hebt verkocht, dan gaat er 5.000 van jouw vlottende activa af (voorraad) maar nemen de liquide middelen met 5.000 toe.

Waar kan je een balans in maken?

Voor het zelf maken van een balans heb je verschillende opties. Ten eerste kun je ervoor kiezen om dit met pen en papier te doen. Makkelijk, goedkoop en bovenal direct te doen. Het probleem van een handgeschreven balans is dat je telkens een compleet nieuwe balans moet maken als je voorbeeld niet meer actueel is. Het aantal pagina’s en de hoeveelheid tijd die je na een paar jaar kwijt bent aan alle balansen die je hebt moeten maken staat dan niet meer in contrast met de werkelijkheid.

Een alternatief hiervoor is het bijhouden van een spreadsheet, zoals Google Spreadsheets of Microsoft Excel. Je kunt met een dergelijke spreadsheet eenvoudig de grondslagen van een balans bijhouden naar het voorbeeld van deze pagina. Tevens kan je met enkele klikken een mutatie toevoegen zodat jouw balans altijd up-to-date blijft.

De kosten van een dergelijke balans via de twee bovenstaande manieren is gratis, met uitzondering van je eigen tijd.

Als je echt geen tijd in je balans wilt investeren, kan je ervoor kiezen om je balans door een boekhouder te laten opstellen. Je kunt hierbij de keuze maken tussen het uitbesteden van je complete boekhouding of alleen de balans. Het spreekt voor zich dat het kostenplaatje van beide opties extreem uiteenloopt. Mocht je besluiten om je complete boekhouding en dus ook je balans uit te besteden, bestaat de kans dat je het ‘contact’ met je eigen boekhouding verliest waardoor je minder grip op de financiële status krijgt. Daarentegen ben je wel veel minder tijd aan je boekhouding kwijt.

Balans opstellen en bijhouden met een online boekhoudprogramma

Veel makkelijker, sneller en goedkoper is het opstellen van een balans met een online boekhoudprogramma. Niets kan jouw balans zo actueel houden als een boekhoudprogramma. Elke nieuwe factuur, inkomend en uitgaand, wordt namelijk automatisch als mutatie naar jouw balans verwerkt!

Dit is onder andere mogelijk met eBoekhouden, Exact Online, Twinfield en Visma eAccounting. Deze vier programma’s zijn allen uitermate geschikt om een balans te onderhouden zodat je altijd een compleet overzicht hebt van de gezondheid van jouw bedrijf.

Meest gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.