Urenregistratiesysteem gezocht? Dit zijn je mogelijkheden!

Je uren moeiteloos registreren en facturen vanuit een enkel programma. Geen onhandig opzichzelfstaand urenregistratiesysteem waar je honderden euro’s per maand aan kwijt bent. Of een ouderwetse spreadsheet waar je wekelijks in aan het klooien bent. Nee, een urenregistratiesysteem dat met jouw boekhouding samenwerkt. Het bestaat.

De betere boekhoudprogramma’s zijn tegenwoordig van een module voorzien waarmee je eenvoudig je uren kunt registreren. Hierdoor heb je al je administratie nog altijd binnen één programma. Zonder dat een urenregistratiesysteem en je boekhoudprogramma dus apart van elkaar werken.

Dit brengt veel voordelen met zich mee, waarvan ik de belangrijkste in dit artikel uitgebreid uitleg. Voor wie het registreren van uren gebruikelijk is, is de informatie uit dit artikel onmisbaar. Je kunt sneller en makkelijker je uren registreren als dit binnen de omgeving van je boekhoudprogramma mogelijk is. De uren kunnen gekoppeld worden met specifieke projecten of klanten. Hierdoor heb je ook nog eens meer overzicht en weet je precies waar je aan toe bent.

Op deze pagina leg ik je uit:

Inhoudsopgave

Na het lezen van dit artikel weet je precies wat je moet doen om jouw uren makkelijk, snel en vakkundig te registreren!

Wat is een urenregistratiesysteem?

Een urenregistratiesysteem is een systeem of programma dat jou in staat stelt je gewerkte uren te registreren. Dit systeem is zowel voor jou als je opdrachtgever nuttig doordat jullie beiden inzicht hebben in de gemaakte uren.

Jij weet nu hoeveel uur jij aan je opdrachtgever moet factureren.

Je opdrachtgever weet hoeveel uur er voor welke taken nodig is geweest. Daarnaast is het mogelijk de gewerkte uren te controleren doordat een urenregistratiesysteem zeer specifiek in te richten is.

In de meest simpele opzet, is een urenregistratiesysteem dus niet meer als een systeem waarmee je uren registreert. Of dat nu met het doel is om je gewerkte uren te registreren of de uren dat je onderweg bent.

Waar moet een urenregistratiesysteem minimaal aan voldoen?

Hoogstwaarschijnlijk heb je niet een heel uitgebreid urenregistratiesysteem nodig. Vooral als je een freelancer bent, heb je genoeg aan een systeem waarmee je registreert:

  • Wanneer je hebt gewerkt
  • Waar je aan hebt gewerkt
  • Hoelang je hebt gewerkt
  • Waar je hebt gewerkt
  • Tegen welk tarief
  • Of je hiervoor extra kosten hebt gemaakt (vervoerskosten, reiskosten, etc.)
urenregistratie voor eenmanszaak en zzp

Een urenregistratiesysteem dat hier aan voldoet, is voor 90% van de gebruikers voldoende. Jij weet precies hoeveel uren jij aan je opdrachtgever moet factureren en je opdrachtgever heeft inzicht in hoe deze uren tot stand zijn gekomen.

Vrijwel ieder boekhoudprogramma dat van een module of volwaardig urenregistratiesysteem voorzien is, stelt je in staat bovenstaande onderdelen in te vullen.

De overige 10% is al snel aangewezen op een urenregistratiesysteem dat volledig op-maat in te vullen is. Denk hierbij aan situaties waarin je voor grote groepen werknemers de uren wilt registreren. Of waarbij er bijlagen aan de gemaakte uren moeten worden toegevoegd (wat o.a. in Silvasoft mogelijk is!).

Wat is het voordeel van een goed urenregistratiesysteem?

Het bijhouden van de tijd dat je gewerkt hebt, is menig freelancer een terugkomende taak. Ieder uur dat je werkt, is een uur waarvoor jij een factuur stuurt. Het komt vaak genoeg voor dat projecten waarbij je niet op uurtje factuurtje werkt, het toch van je wordt gevraagd om je uren bij te houden. Bijvoorbeeld omdat je opdrachtgever een indicatie wilt krijgen van hoeveel tijd je aan een bepaalde opdracht kwijt bent geweest. Zo kan je opdrachtgever de volgende keer de budgetten aanpassen of juist extra mankracht aan het project toevoegen.

Kortom, iedereen heeft er baat bij als jij je uren bijhoudt. Dat kan nu maar ook over enkele maanden zijn. Als jij over enkele maanden jezelf afvraagt welke opdrachten je het meeste winst opgeleverd hebben, is een goed urenregistratiesysteem daar ideaal voor.

Zoals bij een normale boekhouding ook het geval is, is inzicht in de resultaten belangrijk. Het is niet verstandig om als ondernemer onwetend over bepaalde zaken te blijven. Je wilt begrijpen wat heeft gewerkt en wat juist niet. Iets wat eenvoudig mogelijk is zolang je maar alles meet en weet. Met een middel als een urenregistratiesysteem dat met een boekhoudprogramma gecombineerd kan worden, weet je zeker dat je tenminste dit onderdeel goed op orde hebt.

Hoe kan je de gewerkte uren live bijhouden?

Een urenregistratiesysteem werkt pas als jij actief je uren bijhoudt. Gedurende de dag, is het belangrijk dat je weet tijdens welke uren je wat gedaan hebt. En dat weet je waarschijnlijk niet uit je hoofd.

Er zijn verschillende apps, voor zowel mobiel als desktop, waarmee je kunt registreren welke taak je aan het doen bent en hoelang dit geduurd heeft. Door simpelweg een timer aan te zetten als je begint, de taak te specificeren en weer af te sluiten als de taak voltooid is, is alle data bekend. Je weet precies aan wat je hoelang gewerkt hebt.

Sommige van deze apps werken direct samen met boekhoudprogramma’s. Anderen geven je alleen de mogelijkheid om de output naar een spreadsheet te exporteren. Net wat minder handig maar nog steeds handig genoeg. Je kunt namelijk de spreadsheet als bijlage aan je urenregistratiesysteem toevoegen zodat je altijd nog de specificaties kunt nakijken.

Hoe jij straks je uren bijhoudt is aan jou. Er is namelijk niets op tegen om dit gewoon via een notitieblok of agenda te doen. Het is misschien wat minder nauwkeurig.

Waarom de combinatie van een urenregistratiesysteem met een boekhoudprogramma een must is

Waarom hamer ik er zo op dat je een boekhoudprogramma met urenregistratiesysteem moet kiezen? En niet een opzichzelfstaand urenregistratiesysteem?

Daar heb ik vijf redenen voor.

Ten eerste scheelt een gecombineerd urenregistratiesysteem en boekhoudprogramma je geld. Minimaal € 100 tot wel € 1000 per jaar, afhankelijk van het urenregistratiesysteem dat je anders afgenomen had.

Ten tweede ben je al vaak in het boekhoudprogramma te vinden. Hier administreer je alles wat je bedrijf doet, net zoals dat je vanuit hier je opdrachten factureert. Dan is het toch onhandig als je urenregistratiesysteem in een ander systeem te vinden is? Sneller en gemakkelijker administreren en registreren.

Ten derde krijg je zowel een sterkere boekhouding als urenregistratie. Simpelweg omdat beide onderdelen met elkaar samenwerken. De gemaakte uren kunnen automatisch naar de facturatiemodule gepusht worden zodat je vanuit je facturatiemodule je opdrachtgever kunt factureren. Daarnaast worden de gemaakte uren op dat moment tot omzet gerekend waardoor jouw bedrijfsresultaten ook weer up-to-date zijn.

Ten vierde kun je met de boekhoudprogramma’s van vandaag overal en altijd je uren en je boekhouding beheren. Ben je wat uren vergeten te registreren? Wil je op afstand een factuur kunnen sturen? Dan is dit met de betere boekhoudprogramma’s inclusief urenregistratiemodule mogelijk. Via een smartphone app voer je de benodigde taak uit en je kunt weer verder waarmee je bezig was.

Ten vijfde en laatste, is daar nog het voordeel van het algehele inzicht. Doordat beide programma’s met elkaar verwerkt zijn, lopen de informatiestromen niet uit elkaar maar met elkaar. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van ieder aspect van je bedrijf. Ook als meerdere werknemers van het urenregistratiesysteem gebruik maken.

Het advies om een gecombineerd pakket te kiezen

Wil je weten welke kosten er nog openstaan? Dan hoef je maar een blik in je verwachte kosten te werpen welke met je urenregistratiesysteem gekoppeld zijn.

Oftewel, voor nu en later is een urenregistratiesysteem in jouw boekhoudprogramma onmisbaar. Ik heb genoeg boekhoudklanten meegemaakt die jaren eerder dit artikel hadden willen lezen. Nu je de kans hebt, is het tijd om over te stappen.

Wat mag een urenregistratiesysteem kosten?

Als jij besluit om zoals mij advies over te stappen op een boekhoudprogramma dat met een urenregistratiesysteem gecombineerd is, zijn de kosten goed te overzien.

Alhoewel het de wat betere boekhoudprogramma’s zijn waarbij een urenregistratiesysteem inbegrepen is, is er voldoende keus. Hierdoor blijven de kosten van een urenregistratiesysteem met € 10 tot € 50 per maand beperkt.

Voor dat bedrag kun jij dus je uren registreren en factureren vanuit een boekhoudprogramma. Het is dan niet meer nodig ook een extra boekhoudprogramma aan te houden. Dat zit bij dit bedrag inbegrepen.

Gezien het ruime aanbod boekhoudprogramma’s waarmee dit mogelijk is, is de kans groot dat jouw huidige boekhoudprogramma in de nabije toekomst ook nog wel eens een urenregistratiesysteem kan gaan toevoegen. Alleen of je daar op wilt wachten..

De beste urenregistratiesystemen van dit moment

Je kunt het beste urenregistratiesysteem al vanaf € 10 per maand gebruiken. Een fractie van wat je enkele jaren hier kwijt aan zou zijn geweest. In mijn top vijf kom je verschillende opties tegen waarvan de mogelijkheden over het algemeen gelijk zijn.

  1. e-Boekhouden (Lees ook mijn review!)
  2. Exact Online
  3. Visma eAccounting
  4. Rompslomp
  5. DigiBTW

DigiBTW, Rompslomp en e-Boekhouden bieden allen vanaf € 10 per maand urenregistratie aan. Bij Exact is dit vanaf € 60 per maand mogelijk en Visma € 30 per maand.

Meest gestelde vragen

Wat is een urenregistratiesysteem?

Een urenregistratiesysteem is een systeem of programma dat jou in staat stelt je gewerkte uren te registreren. Dit systeem is zowel voor jou als je opdrachtgever nuttig doordat jullie beiden inzicht hebben in de gemaakte uren.

Jij weet nu hoeveel uur jij aan je opdrachtgever moet factureren. Je opdrachtgever weet hoeveel uur er voor welke taken nodig is geweest. Daarnaast is het mogelijk de gewerkte uren te controleren doordat een urenregistratiesysteem zeer specifiek in te richten is.

In de meest simpele opzet, is een urenregistratiesysteem dus niet meer als een systeem waarmee je uren registreert. Of dat nu met het doel is om je gewerkte uren te registreren of de uren dat je onderweg bent.

Bekijk hier het overzicht van de beste urenregistratie apps

Waar moet een urenregistratie app aan voldoen?

Hoogstwaarschijnlijk heb je niet een heel uitgebreid urenregistratiesysteem nodig. Vooral als je een freelancer bent, heb je genoeg aan een systeem waarmee je registreert:
* Wanneer je hebt gewerkt
* Waar je aan hebt gewerkt
* Hoelang je hebt gewerkt
* Waar je hebt gewerkt
* Tegen welk tarief
* Of je hiervoor extra kosten hebt gemaakt (vervoerskosten, reiskosten, etc.)

Bekijk hier het overzicht van de beste urenregistratie apps

Wat kost een urenregistratie app?

De wat betere boekhoudprogramma’s hebben een urenregistratiesysteem inbegrepen. Hierdoor blijven de kosten van een urenregistratiesysteem met € 10 tot € 50 per maand beperkt.

Bekijk hier alle prijzen van de beste urenregistratie apps.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *