Voor welk kassasysteem moet ik kiezen?

kosten boekhouding eenmanszaak is veel goedkoper als vroeger

Elke ondernemer die een fysieke winkel of een webshop heeft krijgt er op een gegeven moment mee te maken: de kassa. Je denkt dan misschien al snel aan de oude films, een grote kassa met veel drukknoppen en een goed gevulde geldla. Niks is minder waar, want tegenwoordig ontkomt je als ondernemer haast niet meer aan een goed kassasysteem.

Je denkt misschien, als ik een webshop run heb ik helemaal geen kassa nodig. Dat is zeker waar, maar een kassasysteem is meer dan alleen een fysieke kassa. Het is het systeem dat je gebruikt zodat klanten kunnen afrekenen. Dat is natuurlijk wel zo makkelijk, want anders heb je helemaal geen omzet! Wat een kassasysteem is en wat het verschil is met een ouderwetse kassa leg ik je in dit artikel helder uit.

Ook vertel ik je alle voordelen van een goed kassasysteem en hoe je tijd kan besparen door een slimme koppeling te maken met je boekhoudsysteem. Welke online boekhoudprogramma’s je hiervoor het beste kan gebruiken vertel ik als laatste. Na het lezen van dit artikel ben jij de nieuwe expert op het gebied van kassasystemen!

Inhoudsopgave

Het verschil tussen een kasregister en kassasysteem

Als je de naam kassasysteem hoort denk je al snel aan de ouderwetse kassa die ik al eerder heb beschreven. Niks is minder waar, een kassasysteem is veel meer dan alleen een fysieke kassa. Wanneer je aan een ouderwetse kassa denkt heb je het al snel over een kasregister. Dit is een speciale machine die je kan gebruiken om contante betaling te verwerken en ziet er dus uit als een kassa. Een kasregister is niet verbonden aan een ander systeem en de functionaliteit is dan ook beperkt. Vaak kan je bedragen aanslaan of producten scannen, contant geld bewaren in de geldla en bonnen uitprinten met het totaal van de klant. Met wat modernere versies kan je vaak ook pinbetalingen verwerken. Maar daar houdt het meestal wel op. Je moet aan het einde van de dag alle totalen zelf in de boekhouding verwerken.

Dit is een verschil met een kassasysteem, ook wel bekend als een POS-systeem (point of sale systeem). Een kassasysteem biedt veel meer mogelijkheden dan alleen een kasregister en bestaat vaak uit een hardware- en softwaredeel. Het primaire doel van een kassasysteem is nog steeds om betalingen te verwerken, maar door de koppeling van de hardware (de kassa) aan software kan je met een kassasysteem veel meer doen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch bijhouden van welke producten zijn verkocht of het verwerken van loyaliteitskaarten van klanten die vaak terugkomen.

Waar bestaat een kassasysteem uit?

Een kassasysteem bestaat dus uit twee delen: het hardware gedeelte en een software-deel. De hardware is natuurlijk de fysieke kassa met geldlade, maar bevat daarnaast bijvoorbeeld ook een barcodescanner, een printer voor de kassabonnetjes, een pinapparaat als je ook klanten hebt die met een pinpas betalen en in sommige gevallen een klantendisplay. Al deze hardware is echter niks zonder het software gedeelte. Dit zorgt er namelijk voor dat alle hardware goed werkt en dat je alle functies kan gebruiken. Ook kan je met de software een koppeling maken naar je boekhoudprogramma, wat het leven alleen maar makkelijker maakt.

De vele functies van een kassasysteem

Naast natuurlijk het verwerken van al je betalingen biedt een kassasysteem nog veel meer mogelijkheden. Het zou zonde zijn als je een mooi kassasysteem hebt aangekocht, maar je niet alle functies gebruikt. Het is bijvoorbeeld vrij eenvoudig om vanuit je kassasysteem verkooprapporten en overzichten te creëren. Hierdoor kan je zien welke producten er goed verkocht worden en welke producten misschien niet zo populair zijn als je denkt.

Een andere belangrijke functie is het voorraadbeheer. Immers, als je weet met hoeveel producten je in het magazijn bent begonnen en je weet hoeveel producten er zijn verkocht weet je precies hoeveel producten er nog op de plank liggen. Andere mogelijk functies zijn het beheer van je loyaliteitsprogramma of het inklokken van werknemers.

De voordelen van een kassasysteem

Door de vele functies van een kassasysteem zie je waarschijnlijk wel al het voordeel in ten opzichte van een eenvoudig kasregister. Dit is zeker het geval als je een complex bedrijf runt, zoals bijvoorbeeld een restaurant met veel bediening of een winkel met veel verschillende artikelen in het assortiment. Daarnaast is het met een goed kassasysteem mogelijk om veel dingen te automatiseren, zodat je veel tijd kan besparen. Geen artikelen meer handmatig tellen aan het einde van elke maand, maar automatisch een accurate voorraad in real-time beschikbaar.

Ook is kan een kassasysteem een hoop menselijke fouten voorkomen. Immers, alle zaken die automatisch worden gedaan (mits goed ingericht) zullen de kans op fouten verkleinen. Geen telfouten meer met het inboeken van de omzet of artikelen die dubbel geteld worden. Als laatste biedt een goed kassasysteem je ook de mogelijkheid om dieper in je verkoopresultaat te duiken. Je kan uitgebreide rapportages maken, waardoor je kan zien welke verkooptrends er zijn. Hierna kan je je focussen op de producten en trends die jou het meeste opleveren!

kassasysteem koppelen met boekhoudprogramma

Bespaar tijd en koppel je kassasysteem aan je boekhouding

Het beste en grootste voordeel heb ik voor het eind bewaart. Een kassasysteem op zichzelf biedt een aantal mooie mogelijkheden en goede voordelen. Maar alsnog is de winst die je kan maken beperkt. Gelukkig kan je de beste inzichten en mooiste functionaliteiten makkelijk verkrijgen. Dat doe je namelijk door je kassasysteem te koppelen aan je boekhoudprogramma. In 1 klap wordt je leven een stuk makkelijker en hoef je je nergens meer zorgen over te maken.

De mogelijkheden als je je kassasysteem koppelt aan je boekhouding zijn bijna eindeloos. Niet alleen kan je zien hoeveel je verkocht hebt, maar je kan alle posten automatisch bij laten boeken. Geen omzet meer inboeken en gepruttel met bonnetjes, alles staat automatisch op de goede plek. Wat dacht je van de btw? Deze wordt automatisch bijgehouden, zodat je op elk moment zeker weet dat je volgende aangifte zonder problemen verloopt. 

Top 3 voor kassasystemen

Zoals je wel hebt kunnen lezen is het erg aantrekkelijk om een goed kassasysteem in te richten en deze vervolgens te koppelen aan je online boekhoudprogramma. Hier begint ook gelijk de moeilijkheid, want welk online boekhoudprogramma kan je hier het beste voor gebruiken. Er zijn er zoveel beschikbaar, dat je haast de bomen door het bos niet meer ziet. Gelukkig ben ik urenlang op onderzoek uitgegaan en heb ik de drie beste online boekhoudprogramma’s voor je op een rij gezet.

e-Boekhouden

De eerste topper die ik in mijn onderzoek ben tegengekomen is het online boekhoudprogramma van e-Boekhouden. Dit mooie boekhoudprogramma is speciaal gemaakt voor ondernemers en heeft alle functies die je nodig hebt. Het is een snelgroeiend bedrijf dat de alles eraan doet om de markt bij te blijven. Je zal dus vaak nieuwe mooie functies tegenkomen. Dit is een online boekhoudprogramma voor ondernemers die niet stil zitten!

Ook het aansluiten van een kassasysteem is een fluitje van een cent. Alle kassaverkopen worden automatisch verwerkt in het boekhoudpakket van e-Boekhouden. Er is een koppeling mogelijk met veel verschillende soorten kassasystemen, zoals bijvoorbeeld BizzCloud, iZettle en lightspeed Retail. Ook zijn koppelingen met andere kassasystemen te maken.

E-Boekhouden

Boekhouden met veel kassakoppelingen

  • 1,5 jaar gratis voor starters
  • geen boekhoudkennis nodig
  • Marktleider voor ZZP
Ga naar boekhoudprogramma

Exact Online

Exact Online is een bekende speler in de wereld van online boekhoudprogramma’s en dat is niet zonder reden. Al jaren leveren ze boekhoudprogramma’s van grote kwaliteit, waar gebruikersgemak op nummer 1 staat. Met het online boekhoudprogramma van Exact Online zal je leven een stuk makkelijker worden en zal je alle functies kunnen vinden die je nodig hebt.

Exact Online staat ook bekend om de branche-specifieke software die ze ontwikkelen. Zo hebben ze bijvoorbeeld Exact voor Horeca ontwikkelt, wat een compleet online kassasysteem is dat volledig gekoppeld is aan hun boekhoudsoftware. Alle aankopen worden automatisch verwerkt en in een handig overzicht kan je goed zien hoe je omzet en marges zich ontwikkelen. Met een speciale app, Cashr, kunnen je werknemers eenvoudig bestellingen opnemen en afrekenen!

Exact Online zelfboekhouden

Meer dan 30 jaar ervaring

  • boekhouden en factureren in 1
  • met elke webshop te koppelen
  • Scan en herken service
Ga naar boekhoudprogramma

Rompslomp

De laatste topper is het online boekhoudprogramma van Rompslomp. Deze is speciaal voor zzp’ers en kleine ondernemers ontwikkelt, wat wel zo makkelijk is. Het is een erg gebruiksvriendelijk programma, wat je binnen enkele dagen gelijk onder de knie hebt. Geen ingewikkelde modules, menu’s en formules, maar alle functies helder en op de plek waar je ze verwacht.

Met Rompslomp kan je makkelijk kasbetalingen verwerken en je kasboek bijwerken. De omzet wordt gelijk om de juiste plek bijgeboekt en ook kan je de correcte btw inboeken. Wil je Rompslomp een keer uitproberen? Dan heb je geluk, er is namelijk een gratis versie van Rompslomp die je kan gebruiken om te zien of het de beste optie voor je is!

rompslomp:

Speciaal gericht op eenmanszaak

  • inclusief uren- en rittenregistratie
  • Factureren en boekhouden in 1
  • Inclusief boekhoudapp
Ga naar boekhoudprogramma

Meest gestelde vragen

Wat is het beste online boekhoudpakket om te koppelen met een kassasysteem?

We hebben een overzicht gemaakt van de beste online boekhoudpakketten. Deze programma’s zijn uitvoerig door ons getest op functies en gebruiksgemak. Al deze online boekhoudpakketten kun je gratis gebruiken voor een bepaalde periode. We raden aan om 3 programma’s te testen voordat je een definitieve beslissing maakt.

Bekijk hier onze top 10 boekhoudprogramma’s voor eenmanszaak.

Wat kost een online boekhoudpakket?

Wat een online boekhoudpakket kost is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudprogramma’s voor eenmanszaak zijn er al vanaf € 7,95 per maand.
Bekijk het complete overzicht met prijzen van boekhoudprogramma’s.

Wat zijn de voordelen van online boekhouden?

1. Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten
2. Veel wordt geautomatiseerd verwerkt zodat je hier geen omkijken naar hebt
3. Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoud app
4. Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud
5. Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.

Lees verder voor het overzicht van de beste boekhoudprogramma’s

Wat doet een online boekhoudpakket?

Een boekhoudprogramma is administratiesoftware om de boekhouding van je bedrijf te verwerken. Hiermee kun je bijvoorbeeld facturen maken en verzenden, aangiftes doen voor de belastingdienst en krijg je inzicht in de cijfers van je bedrijf. Daarnaast kun je ook samenwerken met een boekhouder of accountant in het online boekhoudprogramma.

Bekijk het meest complete overzicht van boekhoudprogramma’s

Zelf boekhouden of uitbesteden aan een boekhouder?

Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel € 120 per maand kwijt. Wanneer je eenmanszaak of ZZP’er bent is het zelf bijhouden van de boekhouding met een online boekhoudprogramma erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager als dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.

Bekijk hier de top 10 beste boekhoudprogramma’s.

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *