Ik weet nog goed toen ik voor het eerst een POS systeem in het wild tegenkwam. Waar kassa’s tot enkele jaren geleden de norm waren, lieten in 2010 de eerste ondernemers zien dat ondernemen makkelijker kan. Met een POS werd het verkoopproces eenvoudiger en nam de administratieve druk af.
POS bleek in staat te zijn een technologie te vervangen waarvan we nooit hadden verwacht dat het zou verdwijnen. Digitaal ondernemen, zelfs in een winkel, bleek mogelijk. Hierdoor konden ondernemers, in het begin hoofdzakelijk winkeliers, de bedrijfsvoering fors verbeteren. Met kostenbesparingen als gevolg. Want door de inzet van een POS systeem, is er op vrijwel ieder niveau terrein te winnen.
Tegenwoordig kunnen ondernemers niet meer onder een POS, point of sale, systeem heen. Werknemers zijn goed bekend met hun POS en getraind hier actief gebruik van te maken. Het gevolg? Steeds meer programma’s kunnen met een POS geïntegreerd worden. Zoals boekhoudsoftware. En daar ben ik als boekhoudsoftware expert geïnteresseerd in.
Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om een point of sale toe te passen:
- e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
- Rompslomp – Beste voor webshops
- Exact Online – Eenvoudig een makkelijk op te zetten
- Beste prijs/kwaliteit verhouding
- Eenvoudig boekhouden
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- Met kilometer- en urenregistratie
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Mobiele app voor IOS/android
- Klantwaardering: 8,1
- Met voorbeeld boekhouding
- Eenvoudig facturen maken
- Scan en herken service
- Klantwaardering: 8,3
Inhoudsopgave
Wat is een point of sale (POS) systeem?
POS, afgekort voor Point Of Sale, is een systeem dat alle transacties van bijvoorbeeld een winkel, café of restaurant samenbrengt. Als iemand iets bij een winkel via een POS-apparaat afrekent, wordt via POS de transactie ondergebracht. Zowel koper als verkoper nemen hierdoor aan het POS-systeem deel.
Het POS systeem is een fysiek apparaat waar speciale software op draait. Onderdeel van dit systeem kunnen een variatie aan POS terminals zijn. Een restaurant dat met een terminal de bestelling opneemt, of dat nu een tablet of ander apparaat is, maakt gebruik van een POS systeem. De transacties die via een POS terminal worden doorgevoerd, komen op het POS systeem samen.
Hierdoor weet bijvoorbeeld;
-
De keuken dat er een bestelling binnengekomen is
-
Voorraadbeheer dat er nieuwe wortels besteld moeten worden, aangezien daar de voorraad met de laatste bestelling bijna op van is
-
De obers dat de bestelling wordt uitgevoerd
-
De obers wanneer de bestelling klaar is
-
Administratie dat er nieuwe omzet mag worden bijgeboekt
En natuurlijk nog veel meer. Kortom, een POS systeem maakt het leven als ondernemer een stuk makkelijker. Tenminste, als jouw bedrijf geschikt is om met een POS systeem verbeteringsslagen te maken. Vooral de detailhandel en horeca blijkt in de praktijk van een POS systeem te kunnen profiteren.
Is het dan niet een kassasysteem?
Recent kreeg ik de vraag of een POS systeem dan niet min of meer hetzelfde is als een kassasysteem. Dat is het niet. Een kassasysteem is eenvoudiger opgezet in de zin dat het niets meer dan op zijn hoogst een digitale kassa is. Je kunt een kassasysteem niet gebruiken om automatisch aan de keuken door te geven wat er gekookt moet worden. Net als dat het niet met voorraadbeheer of de administratie samenwerkt op de manier zoals een POS systeem dat wel doet.
Waarom heb ik een point of sale systeem nodig?
De vraag of jij een point of sale systeem nodig hebt, hangt sterk af of jij een bedrijf hebt dat een dergelijke verbetering kan gebruiken. Allereerst moet er een praktisch voordeel te behalen zijn met een POS systeem. Anders is het simpelweg de (hoge) investering niet waard. Je bedrijf moet op personeel of andere kosten kunnen besparen door de introductie van een POS systeem. Als het rendement verwaarloosbaar is, biedt een POS systeem jou geen extra kansen.
Zie jij kansen maar heb je te weinig schaal om de voordelen van een POS systeem te benutten? Onvoldoende personeel of afzet? Dan is het belangrijk dat je de mogelijkheden van een POS systeem openhoudt zonder de investering te maken. Ga met ervaren POS specialisten in gesprek voordat je in POS investeert en vraag of je voor een bepaalde periode POS-units mag uittesten.
Zijn jij en je personeel wel klaar voor een POS systeem?
Daarnaast is het onvermijdelijk om jezelf de vraag te stellen of je bedrijf en je personeel wel klaar zijn om te innoveren. In veel bedrijven worden technologische innovaties met argusogen bekeken. Dat terwijl ze voor het bedrijf vrijwel altijd voordelig uitpakken. Ga na wat je personeelsleden over een POS denken, of hier ervaring mee is en wat ze zelf verwachten met een POS systeem te kunnen doen.
Pas als jouw personeel zover is om met een POS systeem aan de slag te gaan, ben jij dat ook. Lukt het je niet om je personeel van het belang van een POS systeem te overtuigen? Dan is het mogelijk tijd om te overwegen of je wel het juiste personeel in huis hebt. In de wereld van ondernemen is niets zo gevaarlijk als technisch stilstaan.
Sneller boekhouden met POS
Wie in de horeca of detailhandel actief is, weet hoeveel tijd de administratie maandelijks opeist. Het invoeren van bonnetjes en andere mutaties kost bij veel bedrijven een werknemer. Dat terwijl een POS systeem, in combinatie met een geschikt boekhoudprogramma, ervoor kan zorgen dat de administratie tot wel 90% minder tijd in beslag neemt.
Diverse POS systemen kunnen gekoppeld worden met een select aantal boekhoudprogramma’s. Hierdoor kunnen transacties direct worden ondergebracht in het boekhoudsysteem. Dit zorgt ervoor dat handmatige invoer verleden tijd is en de vereiste arbeid aanzienlijk afneemt.
Door de integratie van het POS systeem, wordt daarnaast de invoer tot 100% nauwkeurig. Vooral wanneer ook de kostentechnische kant van een bedrijf met boekhoudsoftware gekoppeld wordt, bijvoorbeeld door het inkoopbeheer te koppelen met een boekhoudprogramma, is het mogelijk de volledige administratie te automatiseren. Dit met een accuratie die niet te evenaren is door een boekhouder.
POS voor Webshops
Een goed voorbeeld van een moderne POS waarbij digitaal en offline met elkaar samenkomt, is de winkel die zowel online als offline actief is.
Neem een bloemenwinkel als voorbeeld waarbij je in de winkel een boeket kunt kopen maar ook online hetzelfde boeket zou kunnen bestellen ofwel reserveren. Wanneer je online een bestelling plaatst, is het belangrijk dat het in de winkel kenbaar wordt gemaakt dat er een bestelling voor een specifiek boeket is. Het is dan belangrijk dat het desbetreffende boeket niet aan iemand anders verkocht wordt. Wanneer uitsluitend via een point of sale systeem, bijvoorbeeld via WooCommerce, gewerkt wordt, is dit te voorkomen. De medewerker krijgt namelijk op het point of sale display te zien dat het boeket gereserveerd is.
Hierdoor voorkomt de medewerker dat het boeket aan iemand anders verkocht wordt en kan het boeket apart gezet worden. Tegelijkertijd wordt de transactie aan de boekhouding toegevoegd. Hierbij werken dus drie systemen met elkaar.
- De webshop, bijvoorbeeld OpenCart of WooCommerce
- Het boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Rompslomp of Exact Online
- Het Point of Sale Systeem
Doordat de drie systemen nauw met elkaar samenwerken, wordt er veel tijd bespaard die anders besteed kan worden. In sommige gevallen, lukt het bedrijven op een volledig full-time contract te besparen en de krachten elders in te zetten.
Welke boekhoudprogramma’s werken met een POS systeem samen?
Zoek je een boekhoudprogramma dat in staat is om met een Point of Sale systeem te werken? Dan heb je de keuze uit onder andere Jortt, Exact Online en Twinfield. Van de deze drie boekhoudprogramma’s, wint vooral de eerstgenoemde Jortt de laatste tijd veel terrein.
Jortt laat zien dat je niet de hoofdprijs hoeft te betalen om je boekhoudprogramma met een point of sale systeem te koppelen. Zolang een boekhoudprogramma een fatsoenlijke integratie ontwikkeld tussen het programma en de POS, kunnen beide systemen real-time data naar elkaar sturen. Komt er een nieuwe transactie binnen? Dan moet een boekhoudprogramma dit zonder dat je het doorhebt kunnen verwerken.
In de praktijk is het toevoegen van een POS systeem aan een boekhoudprogramma minuten werk. Zo werkt Jortt, het eerder besproken voorbeeld, met bekende POS’s zoals iZettle, SumUp, Adyen en zelfs Rabo SmartPin.
Aangezien laatstgenoemde POS’s tegenwoordig het meest voorkomen, is de kans groot dat je voor een van deze POS’s kiest. Dit zijn overigens ook de goedkoopste point of sale systemen die je momenteel kunt kopen.
Hoe lastig is het om met zoveel systemen te werken?
Een veel voorkomende angst van ondernemers die maar weinig met digitale middelen werken, is dat het allemaal te ingewikkeld kan worden. Hoe meer er wordt gedigitaliseerd, hoe meer traditionele ondernemers het gevoel krijgen dat ze de controle verliezen.
Uit diverse gesprekken met ondernemers die het digitaliseren van de onderneming met beide handen hebben opgepakt, bijvoorbeeld middens POS, blijkt dat dit altijd extra winst oplevert. En dan niet alleen financieel, maar ook tijd en energie. Want door te digitaliseren voorkom je dat je kansen laat liggen. Als concurrenten beter en sneller digitaliseren, blijf je als onderneming achter. En dat kan op de lange termijn een bedreiging voor de continuïteit van je bedrijf zijn.
Neem jij de stap naar een point of sale device?
Wil jij jouw bedrijf digitaliseren? Gegarandeerd een efficiëntieslag maken? Dan is de inzet van POS devices onvermijdelijk. E-Boekhouden is een van de betaalbaarste boekhoudprogramma’s om met een POS in te zetten. Voor de kosten hoef je dus echt niet een POS te laten schieten.
- Beste prijs/kwaliteit verhouding
- Eenvoudig boekhouden
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- Met kilometer- en urenregistratie
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Mobiele app voor IOS/android
- Klantwaardering: 8,1
- Met voorbeeld boekhouding
- Eenvoudig facturen maken
- Scan en herken service
- Klantwaardering: 8,3
Veel gestelde vragen
Wat een boekhoudpakket kost, is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudpakketten voor zzp zijn er al vanaf €9,95 per maand.
– Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten;
– Veel wordt geautomatiseerd verwerkt, zodat je hier geen omkijken naar hebt;
– Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoudapp;
– Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud;
– Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.
Een boekhoudprogramma is software om de boekhouding van je bedrijf bestaande uit alle transacties ordelijk bij te houden. Met een boekhoudprogramma kun je zelf de boekhouding doen en heb je geen boekhouder nodig. Met een boekhoudprogramma voldoe je aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
Door een boekhoudprogramma te gebruiken kun je makkelijk en snel je administratie verzorgen. Je houdt transacties in de gaten, stelt facturen op, regelt de urenadministratie en meer. Veel onderdelen kunnen worden geautomatiseerd, waardoor je minder tijd kwijt bent en de kans op fouten wordt verkleind. De Belastingdienst waardeert het als er gebruik wordt gemaakt van een goed boekhoudprogramma.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s voor een bepaalde periode gratis te gebruiken. In deze proefperiode mag je zonder betaling gebruikmaken van alle functies van het boekhoudprogramma. De duur van de proefperiode kan variëren van 30 dagen tot 15 maanden. Tevens zijn er (beperkte) boekhoudprogramma’s die volledig gratis te gebruiken zijn. Deze kennen doorgaans een betaalde variant met meer functies.
Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel €120,- per maand kwijt. Wanneer je een eenmanszaak hebt of zzp’er bent, is het zelf bijhouden van de boekhouding met een boekhoudpakket in de cloud erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.
Het is in enkele gevallen mogelijk om een boekhoudprogramma eenmalig aan te schaffen. Na de aankoop kun je het programma onbeperkt gebruiken en hoef je niets bij te leggen. De meeste boekhoudprogramma’s werken echter met een terugkerende betaling in de vorm van een abonnement. Je betaalt dan maandelijks een bedrag om van het boekhoudprogramma en alle bijbehorende voordelen gebruik te maken.
Om met een boekhoudprogramma te beginnen heb je geen boekhoudkennis nodig. De boekhoudprogramma’s die wij adviseren geven een duidelijke uitleg waarbij je stap voor stap geholpen wordt. Zo zijn er diverse type voorbeeld boekhoudingen. Dit zijn kant en klare templates die volledig zijn ingericht. Daarnaast is er een enorm team aan professionals die je helpen het boekhoudprogramma beter te leren kennen. Tevens is er een grote verscheidenheid aan video’s beschikbaar waarin de werking van het programma nauwkeurig wordt uitgelegd.
Gerelateerde artikelen
Beste Kassa Software 2024 | Top 10 Ruim 12 Maanden Getest
Welke kassa software is wél jouw geld waard? Bespaar tijd en ontdek meteen welke kassa software het beste is. Wees zeker van je keus!
Exact Koppelen met Kassa
Wil je Exact Software koppelen met je Kassa Software? Dan is dat makkelijk mogelijk. Ontdek hoe je Exact met je kassasysteem koppelt.
Self-billing en Reversed Billing Makkelijk door deze Software
Self-billing en reversed billing klinken ingewikkeld. Wat is het precies? Wat denkt de Belastingdienst ervan? Welke software helpt je?
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.