Je hebt ongetwijfeld al wel eens over de term ‘spookfactuur’ gehoord. Dit zijn de facturen die je ontvangen hebt voor producten of diensten die nooit geleverd zijn. De mensen achter deze facturen willen je oplichten en als ondernemer kun je het soms zo druk hebben met de administratie dat je deze factuur ook daadwerkelijk betaalt. Het is daarom belangrijk om alert te blijven wanneer je met de betalingen aan de slag gaat, dat je ook blijft opletten dat je producten hebt aangeschaft bij deze partij. Het kan je namelijk veel geld gaan kosten, wat zonde is van de uiteindelijke omzet van het bedrijf.
Vrijwel elk bedrijf verstuurt of ontvangt facturen. Helaas is een deel daarvan niet echt. We noemen dit spookfacturen. Helaas vormen ze in ons digitale tijdperk een steeds groter probleem. Wat moet je weten van spookfacturen en wat kun je er tegen doen? De antwoorden op deze prangende vragen vind je in dit artikel.
Wat zijn spookfacturen?
Spookfacturen zien er soms levensecht uit, maar zijn helaas nep. Je hoopt dat er bijna niemand er in trapt. Helaas worden er regelmatig mensen slachtoffers van deze praktijken. Een spookfactuur is een poging om bijvoorbeeld ondernemers geld afhandig te maken. De rekeningen en/of offertes worden vaak per e-mail gestuurd en zijn nep. Wanneer ze gericht zijn op bedrijfseigenaren spreken we van ‘CEO-fraude’.
Kleine bedragen op een spookfactuur
Bij een spookfactuur wordt er niet gekeken naar de werkelijke overeenkomst of de levering die plaats had gevonden. Het gaat hierbij dus niet om een acquisitiefraude, doordat er niet altijd op een bepaalde ondernemer gericht wordt. Het zijn vaak willekeurige verzendingen naar meerdere ondernemers en het bestaat bijna altijd om kleinere bedragen. Hierdoor zal het ook vrijwel niet opvallen dat het geen echte factuur is. Oplichters verdienen er echter veel geld mee, doordat veel ondernemers erin zullen trappen. Zodra je betaald hebt, kom je ook op een lijst van de oplichters te staan, waardoor je vaker zulke facturen gaat ontvangen.
Veel manieren om geld te verdienen
Er zijn verschillende manieren om extra geld te verdienen met een spookfactuur. Zo kan er ook een nummer op de factuur staan waar je naar kunt bellen met vragen. Zodra je dit nummer belt, word je minutenlang aan de lijn gehouden en ben je nog meer geld kwijt. Daarnaast kan het zijn dat de fraudeur zich uitgeeft als een instantie die contributiegeld eist, denk daarbij aan de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma kun je deze facturen er vaak al uithalen voordat je veel geld kwijt gaat zijn.
Hoe herken je facturen die nep zijn?
Het is belangrijk om spookfacturen te herkennen en jezelf ertegen te beschermen. Dat is echter minder gemakkelijk dan het lijkt. Onthoud dat er twee soorten nep facturen bestaan. De eerste betreft rekeningen die je verleiden om zaken met de afzender te doen. Dit is geen factuur voor diensten en/of producten die daadwerkelijk zijn geleverd. Op het moment dat je de rekening voldoet ga je een contract aan met de afzender zodat je iets hebt besteld.
Producten en diensten zijn niet besteld/geleverd
Een andere nepper die je af en toe tegenkomt betreft facturen voor producten en/of diensten die helemaal niet zijn geleverd. Vaak is dit met opzet, maar helaas betalen sommige mensen alsnog. De criminelen achter dit type spookfactuur zijn vaak erg ingenieus. Ze doen zich voor als bekende bedrijven en geven jou een gevoel van urgentie zodat je sneller betaald.
Waarom grondig onderzoek van facturen belangrijk is
Heb je een factuur ontvangen en vertrouw je het niet helemaal? Ga dan op onderzoek uit. Je kunt immers niet voorzichtig genoeg zijn. Vaak herken je een fictieve brief omdat het niet geadresseerd is. Er staat bijvoorbeeld ‘geachte…’ in plaats van jouw naam. Daarnaast is het geen goed teken wanneer je een factuur ontvangt voor iets dat je nooit besteld hebt. Je kunt altijd even controleren of je ergens een bestelling hebt geplaatst. Is dat niet zo? Dan probeert iemand je op te lichten
Ander bankrekeningnummer? Pas op!
Wees ook voorzichtig wanneer een bedrijf je een melding stuurt dat het bankrekeningnummer is veranderd. Maak nooit zomaar geld over naar een andere en misschien wel buitenlandse bankrekening zonder te controleren of er sprake is van de waarheid. Hetzelfde geldt voor contactgegevens. Wanneer dit opeens gebeurt kan er sprake zijn van oplichting. Vertrouw je het niet? Neem dan contact op met de officiële kanalen van bijvoorbeeld de bank of financiële insteling. Een belletje is zo gepleegd!
Ontwerp en gegevens op de factuur zijn onlogisch: nog een teken aan de wand
Kijk goed naar het ontwerp van de factuur. Als het logo vreemd is of de rangschikking van de gegevens onlogisch, is er mogelijk sprake van een vervalsing. Ook de bedragen die er op staan verraden soms dat er sprake is van een nep factuur. Hoe dan is het voor zowel particulieren als bedrijven oppassen geblazen in ons digitale tijdperk. Misschien heb je medewerkers in dienst. Zorg er in dat geval voor dat ze goed op de hoogte zijn van mogelijk spookfacturen en hoe ze dit moet herkennen.
Tot slot: Kijk altijd in het register van de Kamer van Koophandel
Sommige oplichters doen zich voor als erkende bedrijven. Het is een bekende truc die helaas vaak werkt. Controleer openbare registers zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Op die manier kom je er snel achter of een bepaald bedrijf legitiem is. Spookfacturen zijn een serieus probleem waar veel bedrijven mee te maken krijgen. Het is belangrijk om altijd waakzaam te blijven en verdachte facturen grondig te onderzoeken voordat je ze betaalt.
Gerelateerde artikelen
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
