Bij het woord ‘dagboek’ denk je misschien niet meteen aan financiën. We begrijpen dat je eerder denkt aan een boekje waarin je jouw ervaringen, gedachten en ideeën vastlegt. Boekhouders gebruiken ook graag dagboeken, maar niet om hun gedachtenspinsels vast te leggen. Nee, ze gebruiken het liever om financiële controles van een bedrijf uit te voeren. Hoe zit dit precies? Wij zochten het voor je uit!
Wat zijn dagboeken voor boekhouders?
Het doel van een boekhouddagboek is om financiële aankopen en bijbehorende gebeurtenissen binnen een bedrijf nauwkeurig vast te leggen. Dit is cruciaal voor het creëren van financiële overzichten. En daardoor functioneert een bedrijf, instelling of organisatie op een zo efficiënt mogelijke wijze. Door een dagboek te gebruiken wordt belangrijke financiële informatie op een ordelijke manier verwerkt. Wel zo handig als er evaluaties en/of controles van de boekhouding plaatsvinden!
Welke voordelen biedt een boekhoudkundig dagboek?
Een van de voordelen van een boekhoudkundig dagboek is dat je patronen en trends in monetaire gegevens snel duidelijk worden. Deze informatie komt goed van pas bij het maken van keuzes over toekomstige bedrijfsactiviteiten. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van nieuwe apparatuur of het uitbreiden naar andere en nieuwe markten. Daarnaast is een boekhoudkundig dagboek zeer nuttig voor het bijhouden en controleren van uitgaven. Die bestaan onder andere werknemerslonen, lopende kosten en kapitaaluitgaven.
Waarom moet je een boekhoudkundig dagboek zo efficiënt mogelijk gebruiken?
Het is uitermate belangrijk om een boekhoudkundig dagboek op een efficiënte manier te gebruiken. Zodoende moet je financiële transacties van elkaar kunnen onderscheiden. Een ervaren boekhouder of accountant heeft deze kennis in huis. Hij of zij herkent en verwerkt verkopen, overnames en betalingen van en aan leveranciers op de juiste manier. Het is minstens zo belangrijk om debet en credit los van elkaar te zien. Wat geeft een bedrijf uit en welke schulden/leningen zijn er? En wat heb je zelf tegoed van klanten? Het zijn belangrijke factoren die bijdragen aan de financiële positie van een bedrijf.
Dagboek voor het vastleggen van cruciale info
Naast het bijhouden van financiële aankopen en uitgaven komt een dagboek ook goed van pas bij het vastleggen van andere belangrijke info. Denk bijvoorbeeld aan vergadernotities en cruciale data. Deze gegevens helpen bedrijven bij het bepalen van hun strategie en zorgen er voor dat ze geordend en efficiënt te werk gaan.
Het volgen van transacties
Tenslotte speelt dit belangrijke dagboek een belangrijke rol bij het controleren en volgen van financiële informatie. Transacties die op een overzichtelijke manier worden vastgelegd geven bedrijven de mogelijkheid om hun financiële prestaties langere tijd te volgen. Zowel de inkomsten als uitgaven van de afgelopen 12 maanden als het afgelopen kwartaal zijn in te zien, uiteraard alleen voor werknemers die daarvoor bevoegd zijn.
Boekhoudkundig dagboek en reconciliatie
Een zeer belangrijk element van boekhoudkundige dagboeken die we graag willen benoemen is het gebruik van reconciliatie. Dit is de procedure waarbij wordt gekeken of de financiële administratie van twee partijen op elkaar is afgestemd. Daarbij kijkt een boekhouder onder andere naar de afschriften van de bedrijven, om te controleren of ze nauwkeurig en correct zijn. Op die manier worden eventuele fouten tijdig vastgesteld en hersteld.
Tot slot: bescherm het dagboek zo goed mogelijk
Tenslotte is het belangrijk dat een boekhoudkundig dagboek zo goed mogelijk wordt beschermd en opgeborgen. Maak het allee toegankelijk voor bevoegde werknemers. Daardoor komt gevoelige financiële informatie nooit op straat te liggen. Gebruik software van hoge kwaliteit en alleen wachtwoorden doe goed beveiligd zijn. Dan komt het wel goed!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
