Top 3 HRM Software voor Ondernemers

In dit artikel bespreek ik de beste software voor het managen van personeelszaken, oftewel Human Resource Management. Zowel de functies, kosten, gebruiksvriendelijkheid en klantenservice komen aan bod, zodat je precies weet welke HRM software het beste past bij jouw bedrijf.

Kort samengevat is dit de Top 3 beste HRM software op dit moment:

• Exact Online – Beste voor het MKB
• AFAS – Beste prijs/kwaliteit
• Monday – Beste voor kleine en middelgrote bedrijven

Wat betekent HRM, en waarvoor dient HRM software?

Voordat ik verder ga op de individuele programma’s om jouw personeel effectief te managen, eerst wat meer uitleg over Human Resource Management zelf. Veelal hebben grotere ondernemingen een aparte afdeling voor het managen van personeelszaken, die zowel de HRM als HR afdeling wordt genoemd. In Nederland kom je ook vaak de term P&O tegen wat staat voor Personeel en Organisatie, en in principe hetzelfde inhoudt.

Deze HRM, HR of P&O afdeling is verantwoordelijk voor alles wat met het personeel te maken heeft, om de onderneming succesvol te runnen. Je kunt hierbij denken aan het werven van nieuw personeel tot het houden van functioneringsgesprekken, en van het regelen van vakanties tot de salarissen. Niet alleen zorgt een HRM afdeling ervoor dat alles vlotjes verloopt, ze bekijken ook welke kansen er zijn. Bijvoorbeeld welke competenties er nog ontwikkeld moeten worden, of hoe het personeel gestimuleerd kan worden om effectiever te presteren.

Aangezien de HRM afdeling met heel wat processen te maken krijgt, is het vrijwel noodzakelijk om hier de juiste software voor te gebruiken. Op deze manier wordt er tijd bespaard, fouten voorkomen, kansen worden duidelijker, en alle betrokkenen zijn op de hoogte van alle benodigde informatie en eventuele aanpassingen.

De belangrijkste voordelen van goede HRM software

• Tijd besparen | De juiste software zorgt ervoor dat er efficiënter gewerkt kan worden en handelingen kunnen worden geautomatiseerd
• Kosten verlagen | Doordat er op een efficiëntere manier gewerkt kan worden, kan er worden bespaard op personeelskosten en het herstellen van eventuele fouten
• Betere communicatie | HRM software zorgt voor meer structuur, waardoor het makkelijker is om elkaar intern op de hoogte te houden. Tevens is het vaak mogelijk om HRM software te koppelen aan andere software systemen, waardoor ook de communicatie binnen de onderneming als geheel soepeler verloopt
• Meer overzicht en inzicht | HRM software zorgt voor meer overzicht van alle processen. Daardoor is het ook makkelijker om eventuele verbeterpunten te herkennen, vanwege het beter kunnen analyseren van gegevens
• Veiliger | HRM software zorgt ervoor dat alle gevoelige data op een veilige manier wordt opgeslagen, waaronder het maken van back-ups in de cloud
• Gebruiksvriendelijker | Goede HRM software is erg gebruiksvriendelijk en intuïtief, zodat het eenvoudig is voor personeelsleden om met de software te werken

De beste HRM software van dit moment

Er zijn nogal wat aanbieders van HRM software en het is belangrijk om kwalitatieve software te kiezen die past bij jouw bedrijf en binnen je budget. Hoewel dit zeker belangrijk is, is het niet het enige waar je op moet letten bij het uitkiezen van HRM software voor je onderneming. Want ook de aangeboden functies, de klantenservice en de gebruiksvriendelijkheid zijn van groot belang. HRM software die heel goedkoop is maar niet prettig werkt of niet voldoet aan alle eisen, is alsnog zonde van je geld.

Ik heb hieronder de beste drie aanbieders van HRM/HR software op een rij gezet, inclusief alle voor- en nadelen. De programma’s staan in willekeurige volgorde, omdat het afhankelijk is van de wensen van jouw onderneming welke software voor jouw bedrijf het beste is. Op het eind vind je nog een tabel met daarin de grootste onderlinge verschillen.

Functies en gebruiksvriendelijkheid

De HRM software van AFAS richt zich op het automatiseren van HR processen en het minimaliseren van de bijbehorende administratie. Dit doen ze door selfservice voor personeelsleden, een integratie met payroll processen en door het bieden van overzicht.

De Employee Self Service (ESS) zorgt ervoor dat personeelsleden 24/7 toegang hebben tot hun eigen personeelsdossier, ook via de AFAS mobiele app. Zo kunnen personeelsleden hun gegevens via de AFAS Pocket app zelf wijzigen, loonstroken inzien, declaraties indienen, uren registreren, verlof aanvragen, en zichzelf ziek of beter melden. De Manager Self Service (MSS) verlegt op dezelfde wijze bepaalde taken van de HRM afdeling naar de managers zelf, zoals bijvoorbeeld het accorderen van declaraties en beoordelingen. Een andere handige functie is de sollicitatie portal. Hier kunnen kandidaten zelf gegevens invoeren en de eerste stappen en interacties worden automatisch verricht, zowel extern als intern binnen de organisatie zelf.

De HRM software van AFAS zorgt ook voor inzicht, zoals dashboards die je helpen bij talentmanagement, competentiebeleid en het opstellen van een strategisch HR beleid. Andere dashboards geven onder meer overzicht op het gebied van: bezetting, formatiebeheer, loonkosten, loonmutaties, loonschalen, payroll regelingen, verzuim, wagenpark en meer.  De HRM software van AFAS is tevens te integreren met hun payroll software, zodat vrijwel alles op één centrale plek staat en voldoet aan alle wettelijke regelgevingen.

De gebruiksvriendelijkheid van de AFAS HRM software bevalt de meeste gebruikers goed, waarbij je er altijd verstandig aan doet om dit zelf te testen door het aanvragen van een demo. Want, of een programma wel of niet prettig werkt verschilt vaak per persoon. Hetgeen waar hier en daar wel klachten over zijn, is dat niet alle functies even makkelijk te vinden zijn. Dit komt mede door het grote aantal mogelijkheden. Een andere klacht die ik vaker ben tegengekomen heeft te maken met  het overzetten van data, als je overstapt van een andere softwareoplossing naar AFAS.

Klantenservice

Een onderdeel van de AFAS HRM software is de bijbehorende klantenservice. Doordat AFAS een grote onderneming is, profiteer je van een klantenservice die goed bereikbaar is. Dit kan middels een contactformulier, evenals telefonisch. Het is mogelijk om in ruil voor een extra vergoeding First Class Support te ontvangen, ook buiten kantooruren. Daarnaast is er op de website van AFAS redelijk wat informatie te vinden, zoals de pagina met veelgestelde vragen en het AFAS Help Center. Tenslotte biedt AFAS trainingen en cursussen aan om te leren werken met de software.

Kosten AFAS HRM software

De HRM software van AFAS heeft geen vast prijskaartje en is afhankelijk van jouw organisatie. Om een prijsaanvraag te ontvangen dien je contact op te nemen met AFAS, bijvoorbeeld via de site. Je kunt op dezelfde manier kennis maken met het programma via een één-op-één demo. Het is jammer dat ze geen proefabonnement aanbieden, zodat je de software op je gemak kunt proberen.

Functies en gebruiksvriendelijkheid

De HR software van Exact neemt je zoveel mogelijk werk uit handen, waarbij een groot aantal processen worden geautomatiseerd. De functies van de software helpen hierbij, zoals de centrale HR administratie. Hierin beheer je zowel de persoonlijke gegevens van medewerkers, de loonadministratie, contracten en meer.

Een van de voordelen als je kiest voor Exact, is het grote aantal koppelingen, zowel met de eigen software van Exact als met externe apps. De HRM software is bijvoorbeeld volledig te integreren met de Exact salarissoftware, waardoor alle gegevens in beide oplossingen worden gesynchroniseerd. Dit geldt ook voor het gebruik van de Exact Self Service app, die zowel beschikbaar is voor medewerkers als managers. Met deze app kunnen werknemers hun eigen gegevens inzien en wijzigen, declaraties indienen, opleidingen of cursussen aanvragen, evenals vakanties. Met de HR software kunnen dit soort zaken direct digitaal worden goedgekeurd, evenals het versturen van contracten en het digitaal ondertekenen ervan. Ook geeft de software veel overzicht, denk aan de groei van individuele werknemers en een wekelijkse update.

Over het algemeen zijn gebruikers tevreden over het platform zelf en de gebruiksvriendelijkheid. De interface heeft een zakelijke uitstraling, waarbij het wel noodzakelijk is dat je de tijd neemt om met de software te leren werken. Wat erg eenvoudig is, aangezien er veel hulp wordt geboden in de vorm van artikelen en video tutorials. Waar gebruikers wat minder positief over zijn is de gebruiksvriendelijkheid van de klantenservice, waarbij met name wordt gesproken over de slechte afhandeling van klachten.

Klantenservice

Als je Exact software afneemt, kun je automatisch gebruik maken van de klantenservice. Je doet dit via het Exact Support Portal. Hier vind je onder meer antwoorden op veelgestelde vragen en je kunt ook zelf vragen stellen op het forum. Daarnaast is het als nieuwe gebruiker mogelijk om trainingen en webinars te volgen. Natuurlijk kun je ook gewoon contact opnemen met de klantenservice zelf, als je ergens niet uitkomt.

Kosten Exact HRM software

Exact HR werkt met een vaste prijs per medewerker, waarbij een minimale afname geldt van 5 medewerkers. De kosten bedragen €6,50 per maand en zijn exclusief BTW. De software van Exact is overigens gratis uit te proberen gedurende 30 dagen, zonder kosten of verplichtingen.

Functies en gebruiksvriendelijkheid

De HR of HRM software van Monday richt zich op het helpen ontwikkelen van talenten en het betrokken houden van medewerkers. De software maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de ontwikkelingen van werknemers te volgen, en op een vertrouwelijke manier op het platform te kunnen communiceren. Dit geldt vanaf het wervingsproces, waarbij onder andere automatische herinneringen het makkelijker maken om nieuwe medewerkers aan te trekken. De wervingspijnlijn maakt het eenvoudiger wervingsprocessen te optimaliseren, terwijl het onboardingsproces zorgt voor het inwerken van nieuwe medewerkers op een fijne manier. Het is tevens mogelijk om een jaarplan te maken met activiteiten om medewerkers gemotiveerd te houden en de voortgang te volgen. Ook het voeren van functioneringsgesprekken kun je eenvoudig bijhouden in de software.

Een andere nuttige functie is het indienen van vakantie verzoeken door medewerkers zelf, en het goedkeuren ervan door de HR afdeling, evenals het ontvangen van herinneringen. Het is zelfs mogelijk om eigen workflows te creëren, die specifiek van toepassing zijn op de onderneming. Uiteraard kun je ook de HRM software van Monday koppelen met andere programma’s. Denk aan: Zoom, Slack, Trello, MailChimp, Google Kalender, Gmail en nog veel meer.

De gebruiksvriendelijkheid van de software is over het algemeen goed en de meeste gebruikers zijn erg tevreden. De interface heeft een moderne uitstraling en er wordt veel gewerkt met kleuren en afbeeldingen, om gegevens op een heldere manier te presenteren. De software is makkelijk te begrijpen voor nieuwe gebruikers, dankzij de nette en overzichtelijke uitstraling.

Klantenservice

Evenals Exact en AFAS is een abonnement bij Monday ook met inbegrip van de klantenservice. Hoewel er op hun website veel nuttige informatie te vinden is, is het belangrijk om je te realiseren dat veel van deze informatie enkel beschikbaar is in het Engels, denk aan tutorials en how-to gidsen. Dit laatste is echter iets waar sommige gebruikers over klagen, aangezien er niet ontzettend veel informatie te vinden is over de werking van het programma zelf. Ook het contact met de klantenservice is in het Engels, maar dit kan wel op meerdere manieren. Namelijk via de online chat, per e-mail en door het aanvragen van een telefoongesprek.

Kosten Monday HRM software

Monday werkt met vaste pakketten, waarvan het minimale aantal gebruikers 3 is. Je betaalt dus niet alleen voor HRM software, maar ook voor andere software oplossingen die verschillen per abonnement. Als je kiest voor een jaar- in plaats van een maandabonnement, ontvang je 18% korting. Monday biedt ook een gratis abonnement aan, maar dit is voor maximaal twee gebruikers en daardoor niet geschikt voor HRM doeleinden. De prijzen per gebruiker en per maand zijn als volgt: €10 voor het Basic abonnement, €12 voor het Standaard abonnement en €20 voor het Pro abonnement. Het is overigens ook mogelijk om een abonnement op aanvraag af te sluiten.

Voor- en nadelen verschillende HRM software pakketten

Conclusie

HRM staat voor Human Resource Management en wordt ook wel HR of P&O genoemd. Het heeft betrekking op alle processen die te maken hebben met personeel, waaronder het werven van nieuwe werknemers, het bijhouden van de voortgang, het bevorderen van de competenties, het goedkeuren van vakanties, het laten ondertekenen van contracten, en meer. HRM software zorgt ervoor dat veel handelingen kunnen worden geautomatiseerd en vaak ook dat werknemers bepaalde taken zelf kunnen verrichten. Er zijn meerdere aanbieders van HRM software, waarbij de kosten met name afhankelijk zijn van het aantal gebruikers en het feit of de software onderdeel is van een totaaloplossing. De drie aanbieders van HRM software die ik in dit artikel met elkaar heb vergeleken zijn: AFAS, Exact en Monday.

Veelgestelde vragen – FAQ’s over HRM software

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.