E-factureren: wat is het en hoe kun je het zelf ook doen?

e-factureren

E-factureren, beter bekend als elektronisch factureren, heeft dit jaar veel ondernemers voor zich weten te winnen. Onder andere de overheid accepteert ondertussen alleen nog maar e-facturatie. Het is veiliger, makkelijker en sneller, waardoor het niet lang duurt voordat e-factureren de norm wordt.

Toch is voor veel ondernemers e-factureren compleet onbekend. Boekhoudprogramma’s maken wisselend gebruik van de term, waardoor het onduidelijk is wat;

  • E-factureren precies is
  • Wat voor jou de voordelen van e-facturatie zijn
  • Hoe je het zelf kunt gaan gebruiken

Daarom heb ik besloten een overzicht te maken waarin de belangrijkste informatie over e-factureren besproken wordt. Op basis van dit artikel, kun je met e-facturatie aan de slag. Hierdoor maak je jouw boekhouding slimmer en efficiënter.

Benieuwd wat ik je precies over e-factureren te vertellen heb? Lees dan snel verder!

Inhoudsopgave

Wat is e-factureren?

E-facturen is het elektronisch, digitaal versturen en direct geautomatiseerd verwerken van facturen. In tegenstelling tot het proces van een fysieke factuur, wordt het gehele proces gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd.

Dat klinkt natuurlijk niet heel veel anders dan de digitale facturen die je nu al stuurt. Toch zijn er wat belangrijke verschillen te vinden.

Een elektronische factuur bevat verschillende codes die aan het systeem van de ontvanger de belangrijkste gegevens doorgegeven. Iedere variabele wordt in de taal van het systeem van de ontvanger doorgegeven. Dat zorgt ervoor dat het systeem precies weet wat er op de e-factuur te vinden is.

Als je nu een factuur via de email stuurt, moet de ontvanger zelf de gegevens overnemen zoals het bedrag en het rekeningnummer. Met e-factureren leest het boekhoudprogramma van de ontvanger deze gegevens automatisch uit omdat ze gecodeerd zijn.

Samengevat: met een e-factuur zorg je ervoor dat je gestructureerd de belangrijkste gegevens gecodeerd stuurt. Oftewel, jouw factuur kan automatisch worden herkend en verwerkt.

e-factureren met boekhoudprogramma

Hoe zit dat juridisch gezien met e-factureren?

Sommige ondernemers vragen zich, geheel terecht, af wat de juridische implicaties van e-factureren zijn. Een goede vraag, waar (gelukkig) het Ministerie van Financiën in 2009 al antwoord opgegeven heeft.

Doordat in 2009 de factuur vormvrij verklaard is, is de e-factuur juridisch gezien niet meer anders dan de papieren factuur. Het enige wat belangrijk is, is dat de factuur in alle vereiste basiskenmerken overeenkomt met het gewenste model. Deze eisen kun je gewoon vinden op de website van de Belastingdienst (belastingdienst.nl).

Waarom jij met e-factureren moet beginnen

Ook al is e-factureren alweer even mogelijk, is nog maar een verrassend klein deel overgaan op deze nieuwe vorm van factureren. Dat terwijl het veel voordelen biedt ten opzichte van digitaal factureren zonder enige vorm van extra innovatie.

Het vleugje innovatie dat aan e-factureren is toegevoegd, maakt veel verschil als het op het verwerken en accorderen van facturen aankomt. Facturen staan meteen met de juiste gegevens klaar. En dat maakt je administratie een nog minder tijdrovende bezigheid.

We kunnen ondertussen van de volgende voordelen van e-facturatie spreken:

  • Het met de hand verwerken van factureren is voor een groot deel verleden tijd. Je bent geen tijd meer kwijt aan het overnemen van gegevens en de controle hiervan. Daarnaast bespaar je geld doordat je minder tijd aan dit gehele proces kwijt bent.
  • Je maakt minder snel fouten omdat de in jouw systeem bekende en verifieerbare gegevens automatisch gecontroleerd worden. Hierdoor voorkom je dure foutjes van facturen die dubbel betaald worden.
  • Over het algemeen worden e-facturen sneller betaald dan normale facturen. Dit komt doordat de ontvanger met e-facturatie de factuur sneller kan verwerken en accorderen. De betaling zal daarom ook sneller jouw kant op komen.
  • Het versturen en ontvangen van e-facturen is volledig automatisch. Je hoeft na het aanmaken van de factuur dus niets meer te doen. Ook is het mogelijk om periodieke facturen geautomatiseerd te laten versturen. Dan heb je dus helemaal geen omkijken meer naar je facturen!

Dat zijn al vier belangrijke voordelen om e-facturen een kans te geven. Maar er is meer.

Een stap richting een moderne boekhouding

De meeste ondernemers die de laatste vijf jaar met ondernemen begonnen zijn, hebben hun boekhouding, al dan niet deels, gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen ze vanuit één centraal punt altijd de boekhouding bereiken.

Met e-facturatie neem jij je boekhouding nog een stap verder. Opeens hoeven factureren niet meer continu gearchiveerd te worden omdat ze gecodeerd in je database opgeslagen worden. Maar ook bespaar jij je klanten veel werk. Als beide partijen al met e-factureren werken, zorgt dit ervoor dat het proces naadloos verloopt. Dit bespaart zowel tijd als geld doordat er minder tijd geïnvesteerd hoeft te worden in het administratieve proces.

En voor het milieu ben je helemaal goed bezig. Je draagt bij aan het beperken van het papiergebruik. Door jouw e-facturen is er minder papier nodig en dat is simpelweg goed voor het milieu.

Je boekhouding volledig op orde met e-factureren

De kans is groot dat een klein deel van je netwerk op dit moment van e-facturatie gebruik maakt. Het duurt dan ook vast nog wel even voordat je jouw complete boekhouding van inkomende facturen kunt instellen op e-facturatie. Toch gaat er een moment komen dat iedere inkomende en uitgaande factuur direct elektronisch verwerkt wordt. Hierdoor neemt je boekhouding meer de vorm aan van een database dan een simpele verzameling van je facturen en omzet.

Dat maakt het een heel stuk makkelijker om je boekhouding echt goed op orde te krijgen. Het is niet meer nodig om iedere factuur in detail te controleren. Net als dat je niet meer iedere factuur handmatig hoeft te versturen. Je kunt rekenen op een sluitende boekhouding doordat alles perfect genoteerd staat. Zonder dat je ook maar iets zelf hoeft te doen. Dat klinkt toch als de droom van iedere ondernemer?

Dan UBL in beeld

E-factureren en UBL gaan hand in hand. UBL speelt een belangrijke rol in het correct coderen van de informatie die op een factuur te vinden is. UBL, dat voor Universal Business Language staat, is dan ook niet meer los te koppelen van de elektronische facturatie trend.

Bij steeds meer bedrijven is de administratieve taal UBL. Dat betekent dat als een UBL factuur verzonden wordt, de taal door het ontvangende bedrijf begrepen wordt. Mits UBL natuurlijk al zijn intrede als administratieve taal gedaan heeft. Gelukkig is dat bij veel bedrijven het geval, waardoor e-facturatie steeds vaker mogelijk zal zijn.

Met welke boekhoudprogramma’s is UBL en e-facturatie mogelijk?

Om ook maar iets met e-facturatie en factureren te kunnen doen, moet je van een boekhoudprogramma gebruik maken dat hiermee overweg kan. Lang niet ieder boekhoudprogramma is momenteel al in staat om met UBL om te gaan. Als je nog niet aan een specifiek boekhoudpakket of -programma vastzit, is het daarom verstandig nu voor een boekhoudprogramma te kiezen dat met UBL ofwel e-factureren werkt.

Behalve dat je op de website van UBL kunt lezen welke boekhoudprogramma’s momenteel al UBL-ready zijn, kun je misschien wel beter mijn lijstje favoriete UBL-ready boekhoudprogramma’s doornemen. Hier vind je de boekhoudprogramma’s die wat mij betreft het meest geschikt zijn om voor e-factureren te gebruiken.

Rompslomp

Het goedkoopste programma dat van alle markten thuis lijkt te zijn, waaronder e-facturatie, is Rompslomp. Voor een UBL-factuur hoef je bij Rompslomp niet moeilijk te doen. Die kunnen automatisch mee worden gestuurd. Dat terwijl je zelfs in het gratis pakket al van UBL-facturen gebruik kunt maken.

Ga naar website Rompslomp.nl

Moneybird

UBL is een van de belangrijkste USP’s van Moneybird geweest toen het boekhoudprogramma net bekend werd. Ondertussen speelt UBL een belangrijke rol bij zowel de gebruiker al Moneybird zelf. Alle facturen die je van Moneybird ontvangt, zijn namelijk ook al UBL-ready!

Je kunt daarom uitstekend van Moneybird gebruik maken als je op e-facturatie in wilt zetten.

Informer

De laatste maanden heeft Informer een belangrijke stap genomen door de ontwikkeling van UBL-ready facturen voorrang te geven. Daardoor kun je, in de huidige boekhoudomgeving van Informer, nu gemakkelijk je facturen elektronisch factureren. En om het nog beter te maken, kan dit volledig geautomatiseerd én periodiek gedaan worden.

Ga naar website Informer.nl

Exact Online

Zoals altijd is ook Exact Online tussen de deelnemers van UBL te vinden. Niet zonder reden, want Exact Online blijft het boekhoudprogramma met de meest uitgebreide mogelijkheden. Daar komt weliswaar een kostenplaatje bij kijken dat hoger is dan je gewend bent. Vooral gezien de alternatieven, kun je het UBL-ready Exact Online laten schieten als e-factureren wat jou betreft ook mogelijk is bij de goedkopere jongens.

Ga naar website Exact Online

Rompslomp en Moneybird zijn uitstekende alternatieven voor het prijzige Exact Online. Als jouw bedrijf de komende jaren nog flink verwacht te gaan groeien, is een flirt met Exact Online het echter wel waard.

Rompslomp

rompslomp:
  • 30 dagen gratis uitproberen
  • Vanaf € 15,- per maand
  • Beoordeling: 4/5

Informer

informer online
  • Gratis uitproberen
  • vanaf € 12,- per maand
  • Beoordeling 4/5

Exact Online

Exact Online zelfboekhouden
  • 30 dagen gratis uitproberen
  • Vanaf € 39,- per maand
  • Beoordeling 5/5

Gerelateerde artikelen

Meest gestelde vragen

Wat is digitaal boekhouden?

Digitaal boekhouden is boekhouden op je computer. Hiervoor heb je alleen een internetverbinding nodig. Je hoeft hiervoor geen software aan te schaffen.

Voordelen digitaal boekhouden:

1. Met een internetverbinding kun je vanaf iedere locatie je boekhouding bijwerken
2. Je hebt altijd inzicht in je cijfers
3. De software updates worden automatisch doorgevoerd
4. Er hoeven geen back-ups gemaakt te worden
5. Je kunt je boekhouding koppeling met bijvoorbeeld je bank of het kassasysteem
6. Een boekhouder of accountant kan eenvoudig met je meekijken in de boekhouding
7. De boekhouding kost geen ruimte op je computer
8. Het boekhoudprogramma is flexibel in te richten voor jou bedrijf

Nadelen digitaal boekhouden:

1. De boekhouding wordt extern in de cloud bewaard
2. De verplichting van een abonnement voor het gebruik van de software
3. De boekhouding staat niet meer op je computer

Lees verder voor een overzicht van online boekhoudprogramma’s

Is zelf boekhouden eenvoudig?

Steeds meer ondernemers hebben er voor gekozen zelf de boekhouding te doen met een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s hebben een voorbeeld boekhouding zodat het heel eenvoudig is om een administratie op te zetten.

Hoeveel kost de boekhouding?

De kosten van de boekhouding is afhankelijk of je dit uitbesteed of grotendeels zelf doet. Wanneer je de hele boekhouding door een boekhouder of accountant laat doen zullen de kosten behoorlijk oplopen. Je kunt de boekhouding ook prima zelf doen. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden voor een gratis digitale boekhouding.

Lees verder voor een compleet overzicht van boekhoudprogramma’s

Waar moet je op letten bij een digitale boekhouding?

Een digitale boekhouding met een online boekhoudprogramma kent vele voordelen. Het is daarbij van belang dat je een boekhoudprogramma kiest die voldoet aan de eisen van de belastingdienst.
Daarnaast is het belangrijk dat het een in de cloud boekhoudprogramma is. Hierdoor hoef je geen backup’s te maken. Tevens zijn functionaliteiten als een bankkoppeling, digitaal factureren en BTW aangifte erg handig.

In het artikel Boekhoudprogramma overzicht worden tientallen boekhoudprogramma’s besproken die voldoen aan deze eisen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *