E-factureren: wat is het en hoe kun je het zelf ook doen?

E-factureren, beter bekend als elektronisch factureren, heeft dit jaar veel ondernemers voor zich weten te winnen. Onder andere de overheid accepteert ondertussen alleen nog maar e-facturatie. Het is veiliger, makkelijker en sneller, waardoor het niet lang duurt voordat e-factureren de norm wordt.

Toch is voor veel ondernemers e-factureren compleet onbekend. Boekhoudprogramma’s maken wisselend gebruik van de term, waardoor het onduidelijk is wat;

  • E-factureren precies is
  • Wat voor jou de voordelen van e-facturatie zijn
  • Hoe je het zelf kunt gaan gebruiken

Daarom heb ik besloten een overzicht te maken waarin de belangrijkste informatie over e-factureren besproken wordt. Op basis van dit artikel, kun je met e-facturatie aan de slag. Hierdoor maak je jouw boekhouding slimmer en efficiënter.

Benieuwd wat ik je precies over e-factureren te vertellen heb? Lees dan snel verder!

Kort samengevat is dit de beste facturatie software om E-facturen te sturen:

rompslomp

  • Met factuur APP
  • Inclusief  IDEAL link in de factuur
  • Middels een voorbeeld sjabloon kun je direct factureren
  • Klantwaardering: 8.9
Meer informatie

informer online

  • Eenvoudig factuur en offerte maken en versturen
  • Gebruiksvriendelijke interface
  • Veel functies voor gratis software
  • Klantwaardering: 8,1
Meer informatie

exact home

  • Met urenregistratie
  • Veel Koppelingen met externe software
  • Facturen maken met de APP
  • Klantwaardering: 8,3
Meer informatie

Wat is e-factureren?

E-facturen is het elektronisch, digitaal versturen en direct geautomatiseerd verwerken van facturen. In tegenstelling tot het proces van een fysieke factuur, wordt het gehele proces gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd.

Dat klinkt natuurlijk niet heel veel anders dan de digitale facturen die je nu al stuurt. Toch zijn er wat belangrijke verschillen te vinden.

Een elektronische factuur bevat verschillende codes die aan het systeem van de ontvanger de belangrijkste gegevens doorgegeven. Iedere variabele wordt in de taal van het systeem van de ontvanger doorgegeven. Dat zorgt ervoor dat het systeem precies weet wat er op de e-factuur te vinden is.

Als je nu een factuur via de email stuurt, moet de ontvanger zelf de gegevens overnemen zoals het bedrag en het rekeningnummer. Met e-factureren leest het boekhoudprogramma van de ontvanger deze gegevens automatisch uit omdat ze gecodeerd zijn.

Samengevat: met een e-factuur zorg je ervoor dat je gestructureerd de belangrijkste gegevens gecodeerd stuurt. Oftewel, jouw factuur kan automatisch worden herkend en verwerkt.

e-factureren met boekhoudprogramma

Hoe zit dat juridisch gezien met e-factureren?

Sommige ondernemers vragen zich, geheel terecht, af wat de juridische implicaties van e-factureren zijn. Een goede vraag, waar (gelukkig) het Ministerie van Financiën in 2009 al antwoord opgegeven heeft.

Doordat in 2009 de factuur vormvrij verklaard is, is de e-factuur juridisch gezien niet meer anders dan de papieren factuur. Het enige wat belangrijk is, is dat de factuur in alle vereiste basiskenmerken overeenkomt met het gewenste model. Deze eisen kun je gewoon vinden op de website van de Belastingdienst (belastingdienst.nl).

Waarom jij met e-factureren moet beginnen

Ook al is e-factureren alweer even mogelijk, is nog maar een verrassend klein deel overgaan op deze nieuwe vorm van factureren. Dat terwijl het veel voordelen biedt ten opzichte van digitaal factureren zonder enige vorm van extra innovatie.

Het vleugje innovatie dat aan e-factureren is toegevoegd, maakt veel verschil als het op het verwerken en accorderen van facturen aankomt. Facturen staan meteen met de juiste gegevens klaar. En dat maakt je administratie een nog minder tijdrovende bezigheid.

We kunnen ondertussen van de volgende voordelen van e-facturatie spreken:

  • Het met de hand verwerken van factureren is voor een groot deel verleden tijd. Je bent geen tijd meer kwijt aan het overnemen van gegevens en de controle hiervan. Daarnaast bespaar je geld doordat je minder tijd aan dit gehele proces kwijt bent.
  • Je maakt minder snel fouten omdat de in jouw systeem bekende en verifieerbare gegevens automatisch gecontroleerd worden. Hierdoor voorkom je dure foutjes van facturen die dubbel betaald worden.
  • Over het algemeen worden e-facturen sneller betaald dan normale facturen. Dit komt doordat de ontvanger met e-facturatie de factuur sneller kan verwerken en accorderen. De betaling zal daarom ook sneller jouw kant op komen.
  • Het versturen en ontvangen van e-facturen is volledig automatisch. Je hoeft na het aanmaken van de factuur dus niets meer te doen. Ook is het mogelijk om periodieke facturen geautomatiseerd te laten versturen. Dan heb je dus helemaal geen omkijken meer naar je facturen!

Dat zijn al vier belangrijke voordelen om e-facturen een kans te geven. Maar er is meer.

Een stap richting een moderne boekhouding

De meeste ondernemers die de laatste vijf jaar met ondernemen begonnen zijn, hebben hun boekhouding, al dan niet deels, gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen ze vanuit één centraal punt altijd de boekhouding bereiken.

Met e-facturatie neem jij je boekhouding nog een stap verder. Opeens hoeven factureren niet meer continu gearchiveerd te worden omdat ze gecodeerd in je database opgeslagen worden. Maar ook bespaar jij je klanten veel werk. Als beide partijen al met e-factureren werken, zorgt dit ervoor dat het proces naadloos verloopt. Dit bespaart zowel tijd als geld doordat er minder tijd geïnvesteerd hoeft te worden in het administratieve proces.

En voor het milieu ben je helemaal goed bezig. Je draagt bij aan het beperken van het papiergebruik. Door jouw e-facturen is er minder papier nodig en dat is simpelweg goed voor het milieu.

exact voor e-facturatie

Je boekhouding volledig op orde met e-factureren

De kans is groot dat een klein deel van je netwerk op dit moment van e-facturatie gebruik maakt. Het duurt dan ook vast nog wel even voordat je jouw complete boekhouding van inkomende facturen kunt instellen op e-facturatie. Toch gaat er een moment komen dat iedere inkomende en uitgaande factuur direct elektronisch verwerkt wordt. Hierdoor neemt je boekhouding meer de vorm aan van een database dan een simpele verzameling van je facturen en omzet.

Dat maakt het een heel stuk makkelijker om je boekhouding echt goed op orde te krijgen. Het is niet meer nodig om iedere factuur in detail te controleren. Net als dat je niet meer iedere factuur handmatig hoeft te versturen. Je kunt rekenen op een sluitende boekhouding doordat alles perfect genoteerd staat. Zonder dat je ook maar iets zelf hoeft te doen. Dat klinkt toch als de droom van iedere ondernemer?

Dan UBL in beeld

E-factureren en UBL gaan hand in hand. UBL speelt een belangrijke rol in het correct coderen van de informatie die op een factuur te vinden is. UBL, dat voor Universal Business Language staat, is dan ook niet meer los te koppelen van de elektronische facturatie trend.

Bij steeds meer bedrijven is de administratieve taal UBL. Dat betekent dat als een UBL factuur verzonden wordt, de taal door het ontvangende bedrijf begrepen wordt. Mits UBL natuurlijk al zijn intrede als administratieve taal gedaan heeft. Gelukkig is dat bij veel bedrijven het geval, waardoor e-facturatie steeds vaker mogelijk zal zijn.

Met welke boekhoudprogramma’s is UBL en e-facturatie mogelijk?

Om ook maar iets met e-facturatie en factureren te kunnen doen, moet je van een boekhoudprogramma gebruik maken dat hiermee overweg kan. Lang niet ieder boekhoudprogramma is momenteel al in staat om met UBL om te gaan. Als je nog niet aan een specifiek boekhoudpakket of -programma vastzit, is het daarom verstandig nu voor een boekhoudprogramma te kiezen dat met UBL ofwel e-factureren werkt.

Behalve dat je op de website van UBL kunt lezen welke boekhoudprogramma’s momenteel al UBL-ready zijn, kun je misschien wel beter mijn lijstje favoriete UBL-ready boekhoudprogramma’s doornemen. Hier vind je de boekhoudprogramma’s die wat mij betreft het meest geschikt zijn om voor e-factureren te gebruiken.

#1 Rompslomp – Beste prijs/kwaliteit

Het goedkoopste programma dat van alle markten thuis lijkt te zijn, waaronder e-facturatie, is Rompslomp. Voor een UBL-factuur hoef je bij Rompslomp niet moeilijk te doen. Die kunnen automatisch mee worden gestuurd. Dat terwijl je zelfs in het gratis pakket al van UBL-facturen gebruik kunt maken.

rompslomp voor e-factureren

Functies Rompslomp

Functies gratis facturatie software

  • Onbeperkt facturen en offertes maken in eigen huisstijl
  • Facturen downloaden als PDF-bestand
  • Verschillende valuta

Extra functies Rompslomp Plus

  • Facturen e-mailen
  • Urenregistratie
  • Rittenregistratie
  • Uitgaven inboeken
  • Digitaal laten ondertekenen
  • Gebruik van de Rompslomp app voor Android en iOS

Extra functies Rompslomp Pro

  • Automatisch herinneringen versturen
  • Toevoegen van een iDEAL-betaallink
  • Pakbonnen en pro forma facturen
  • Onbeperkt aantal gebruikers

Extra functies Rompslomp Premium

  • Periodiek factureren en abonnementen
  • SEPA incasso

Pluspunten Rompslomp

  • Korting bij een jaarbetaling van 16%; 2 maanden gratis
  • Gratis factuursoftware
  • Alle pakketten zijn gratis uit te proberen
  • Geen boekhoudkennis nodig
  • Uren- en rittenregistratie zijn onderdeel van alle betaalde pakketten
  • Makkelijk in gebruik

Minpunten Rompslomp

  • Scan & Herken kost extra
  • Veel functies zijn enkel beschikbaar bij het afnemen van de duurdere pakketten
  • Minder geschikt voor het MKB

#2 Moneybird – Super eenvoudig factuurprogramma

UBL is een van de belangrijkste USP’s van Moneybird geweest toen het boekhoudprogramma net bekend werd. Ondertussen speelt UBL een belangrijke rol bij zowel de gebruiker al Moneybird zelf. Alle facturen die je van Moneybird ontvangt, zijn namelijk ook al UBL-ready!

Je kunt daarom uitstekend van Moneybird gebruik maken als je op e-facturatie in wilt zetten.

moneybird voor e-factureren

Functies Moneybird

  • Factureren in eigen huisstijl(en), inclusief betaallink of QR-code
  • Het instellen van e-mail templates
  • Betalingsherinneringen en aanmaningen, inclusief eventuele extra vorderingskosten
  • Facturen versturen in PDF- en UBL-formaat
  • Periodiek factureren en automatisch versturen
  • Credit facturen en facturen dupliceren
  • Betalingen boeken op facturen
  • Klantenlisting (Belgische ondernemers)
  • Productbeheer
  • Rapportages
  • Gratis CRM-module
  • Koppeling mogelijk met de Silvasoft boekhoudmodule

Pluspunten Moneybird

  • Alle betaalde pakketten bieden het volledige aanbod van functies aan, inclusief urenregistratie
  • Minimalistische en overzichtelijke interface
  • Handige help functies en snelle klantenservice
  • Hoe groter het pakket; hoe meer banktransacties

Minpunten Moneybird

  • Enkel met het duurste pakket geniet je van een onbepaald aantal transacties
  • Beperkt aantal bankkoppelingen met Nederlandse banken

#3 Informer Online – Perfect voor ZZP en kleine bedrijven

De laatste maanden heeft Informer een belangrijke stap genomen door de ontwikkeling van UBL-ready facturen voorrang te geven. Daardoor kun je, in de huidige boekhoudomgeving van Informer, nu gemakkelijk je facturen elektronisch factureren. En om het nog beter te maken, kan dit volledig geautomatiseerd én periodiek gedaan worden.

informer voor e-factureren

Functies Informer Online

  • Facturen en offertes maken, en online versturen
  • Betalingen koppelen aan facturen
  • Periodieke facturen
  • Debiteurenbeheer
  • Vreemde valuta
  • Relaties beheren
  • Chatten met de helpdesk
  • Toegang voor je boekhouder of accountant

Pluspunten Informer Online

  • Gratis software voor starters
  • Gratis proefabonnement van een maand
  • Inclusief boekhoudsoftware
  • Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden

Minpunten Informer Online

  • Veel extra bijkomende kosten
  • Het goedkoopste betaalde pakket is minder uitgebreid dan het gratis pakket
  • Niet zeer uitgebreid qua functies

#4 Exact Online – Eenvoudige facturatie software

Zoals altijd is ook Exact Online tussen de deelnemers van UBL te vinden. Niet zonder reden, want Exact Online blijft het boekhoudprogramma met de meest uitgebreide mogelijkheden. Daar komt weliswaar een kostenplaatje bij kijken dat hoger is dan je gewend bent. Vooral gezien de alternatieven, kun je het UBL-ready Exact Online laten schieten als e-factureren wat jou betreft ook mogelijk is bij de goedkopere jongens.

Rompslomp en Moneybird zijn uitstekende alternatieven voor het prijzige Exact Online. Als jouw bedrijf de komende jaren nog flink verwacht te gaan groeien, is een flirt met Exact Online het echter wel waard.

exact facturatie software

Functies Exact Online

  • Verkoopfacturen maken en bewerken (aantal is afhankelijk van het gekozen pakket)
  • Herinneringen, aanmaningen en offertes
  • Elektronisch factureren en via Peppol, inclusief Mollie-betaallink
  • Automatische bankkoppelingen met de meeste Nederlandse banken
  • Het voorspellen van de verwachte betaaldatum
  • Automatisch verwerken van (gemailde) facturen
  • Automatisch incasso
  • Relatiebeheer
  • Toegang tot het Exact App Center en de klantenservice

Pluspunten Exact Online

  • Zeer uitgebreid en de software groeit mee met je onderneming, zodat je niet van boekhoudpakket hoeft te wisselen
  • Veel externe koppelingen, evenals het toevoegen van Exact modules
  • Opties voor het opdoen van kennis, inclusief webinars en trainingen
  • Erg geschikt voor het MKB

Minpunten Exact Online

  • Het kost tijd om de software te leren kennen
  • Minder geschikt voor ZZP’ers, vanwege de hogere kosten
  • Beperkt aantal verkoopfacturen voor de goedkopere pakketten

Gerelateerde artikelen

Factuur app: Beste app, gratis en meer

Wat is de beste factuur app die je kunt gebruiken om je facturen eenvoudig te versturen? Ik leg het je met mijn top 5 uit.

Gratis voorbeeld factuur downloaden

Makkelijk een gratis voorbeeld factuur bekijken, downloaden en gebruiken. Te gebruiken in Word en aan te passen naar eigen logo en huisstijl.

Factuur Eenvoudig maken?

Wil je gratis, gemakkelijk en snel een factuur maken? Bekijk onze top 3 gratis software om facturen te maken ✓Onafhankelijke vergelijking

Meest gestelde vragen

Hoe weet ik welke facturatie software geschikt is voor mijn type bedrijf of branche?

Het eerste wat je moet doen om erachter te komen welke facturatie software het meest geschikt is voor jouw onderneming is: het inschatten van de benodigde functies, wat je budget is en wie de gebruiker is van de software. Zo kun je gericht onderzoeken welke aanbieder uit deze lijst voor jou de beste optie is. Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode aan, voor het proberen van de software zonder verplichtingen.

Wat is de beste facturatie software?

De beste facturatie software is afkomstig van e-Boekhouden. Dit is echter de beste software voor de gemiddelde ondernemer, dus het kan best zijn dat een andere aanbieder voor jouw onderneming beter is. In dit artikel bespreek ik de top 10 facturatie software, inclusief voor- en nadelen per aanbieder.

Is facturatie software eenvoudig te gebruiken en te begrijpen voor beginners?

Dit ligt aan de gekozen software, maar over het algemeen is goede facturatie software zo gemaakt dat je ook zonder kennis vooraf aan de slag kunt. Houd er rekening mee dat, hoe uitgebreider de software; hoe meer tijd het kost om de interface te leren kennen.

Kan ik een facturatie programma integreren met andere systemen, zoals boekhoudsoftware, CRM, webshops of kassasystemen?

Ja, en dit is ook zeker aan te raden. Het koppelen van meerdere software oplossingen zorgt veelal voor efficiënter werken, omdat alle belangrijke informatie op één centrale plaats komt te staan. Met name facturatie- en boekhoudsoftware worden vaak als één pakket aangeboden.

Hebben facturatie programmas proefperiodes voor startende ondernemers?

Er zijn meerdere facturatie programma’s die een gratis proefperiode aanbieden en zelfs gratis software voor langer dan een jaar. In dit artikel vind je tevens de beste gratis facturatie software, zoals die van e-Boekhouden, Visma eAccounting en meer.

Hoe zit het met de beveiliging en privacy van mijn financiële gegevens in de software?

Facturatie software moet voldoen aan de strenge wetten- en regelgevingen die door ons land zijn gesteld. Een aantal van de aanbieders in deze top 10 beschikken zelfs over een keurmerk, wat garant staat voor een veilige online omgeving en verwerking van data.

Kan de software mij helpen bij het opmaken van facturen en het versturen van periodieke facturen?

De eerste optie wordt door alle 10 aanbieders verstrekt, zodat jouw factuur helemaal in lijn is met de uitstraling van je onderneming. Periodiek factureren is mogelijk bij vrijwel woord iedere aanbieder, maar dit is wel afhankelijk van het gekozen abonnement.

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Zoek je een online factuurprogramma?