Er zijn ondernemers die regelmatig een aantal bonnetjes of facturen bij elkaar zoeken, voordat ze de btw aangifte kunnen doen. Het bij elkaar zoeken van bonnen of facturen is niet meer nodig, want er zijn apps waarmee je btw bonnetjes en facturen eenvoudig kunt inscannen. Door een dergelijke app voorkom je dat er bonnetjes kwijt raken of na verloop van tijd niet meer leesbaar zijn. Bovendien zorg je er met een bonnetjes-app voor dat je als ondernemer het overzicht behoudt op je uitgaven en je boekhouding altijd up-to-date is.
Kort samengevat zijn dit de beste apps voor het inscannen van bonnetjes:
- Rompslomp – Beste prijs / kwaliteit
- Moneymonk – Mobiele app IOS/Android
- Tellow – Automatische verwerking bonnetjes
- Visma eAccounting – uitgebreide bonnen app
- e-Boekhouden – gratis voor starters
- Mobiele app IOS/Android
- Inclusief BTW aangifte opstellen en digitaal versturen
- Automatische scan & herken functie
- Klantwaardering: 8.9
- Gmail koppelen voor automatisch ophalen inkoopfacturen
- Gebruiksvriendelijke interface
- Veel functionaliteiten voor gratis software
- Klantwaardering: 8,1
- Automatische verwerking bonnetjes en facturen
- Veel Koppelingen met externe software
- Inclusief bankkoppeling
- Klantwaardering: 8,3
Inhoudsopgave
Wat moet ik precies over het inscannen van bonnetjes weten?
Het inscannen van bonnetjes is tegenwoordig kinderwerk. Lange tijd was het normaal om alle bonnetjes op een klassieke bonnenprikker te verzamelen. Als dan het einde van het kwartaal naderde, was het tijd om de bonnetjes bij elkaar te rapen.
De ondernemer, of bijvoorbeeld de boekhouder, had de taak om alle bonnetjes stuk voor stuk na te gaan. Alles moest ingevoerd worden zodat de Belastingdienst altijd een idee heeft welke kosten er zijn gemaakt.
Vervolgens moesten alle bonnetjes voor een periode van zeven jaar fysiek worden opgeslagen. Dat betekent dus echt dat er zeven jaar lang een ordner of doos in je kantoor te vinden moet zijn met ál je bonnetjes. Bijzonder onhandig.
Tegenwoordig gaat het gelukkig allemaal een stuk makkelijker. Het is op voorhand al voldoende als je een foto van je bonnetje maakt en deze digitaal opslaat. Natuurlijk is het ook verplicht om het bonnetje als mutatie in je administratie te verwerken. En zelfs dat gaat met een bonnetjes inscannen app veel makkelijker.
Je hoort het namelijk al aan de naam: bonnetjes inscannen app. Met de app maak je een foto van de bon, je scant de bon daardoor in en de gegevens worden automatisch in je boekhouding geïmporteerd. Hierdoor hoef je niet handmatig de verschillende gegevens over te nemen.
Mits het boekhoudprogramma natuurlijk in staat is het bonnetje te lezen. Met onduidelijke bonnetjes hebben apps soms wat meer moeite. Onduidelijke bonnetjes heeft de app wat meer moeite mee. Gelukkig zijn de meeste bonnetjes vandaag de dag duidelijk genoeg, omdat steeds meer ondernemers weten dat bonnetjes ingescand moeten worden.
Wat de verschillende functies met het inscannen van bonnetjes te maken hebben
Het is tijd om eens een diepe duik te nemen in de boekhoudprogramma’s waarvan bekend is dat er een kwalitatieve bonnetjes inscan app aanwezig is. Ik heb bewust besloten om niet alleen de apps te bespreken, maar ook de belangrijkste functionaliteiten naast deze app van de verschillende boekhoudprogramma’s. Hierdoor kun je meteen bepalen of een van de programma’s aansluit op wat je zoekt.
#1 Rompslomp – Bonnetjes inscannen met de app Rompslomp
Ondernemers kunnen ervoor kiezen om bonnetjes te scannen met de app van Rompslomp. Het bijhouden van uitgaven, het boeken van kosten, het verwerken van bankmutaties en het scannen van papieren bonnetjes is heel gemakkelijk met Rompslomp.nl. En dat komt allemaal uit in de Rompslomp Schoenendoos, de digitale bewaardoos van bonnetjes.
Van de bonnetjes moeten foto’s worden gemaakt. Vervolgens kunnen deze foto’s direct via de app of Dropbox in de Rompslomp schoenendoos worden gestopt. Het inboeken van die bonnetjes, op een door de ondernemer gekozen tijdstip, is dan een fluitje van een cent.
Op welke manieren kunnen de bonnetjes van gemaakte uitgaven in Rompslomp worden ingeboekt?
Het is mogelijk om direct een foto van een bonnetje te uploaden, vervolgens zal die foto in Rompslomp worden opgeslagen (in de schoenendoos). Als je jouw Dropbox verbindt met de schoenendoos, dan kan je deze ook vanuit je Dropbox uploaden. Tot slot is het mogelijk om bonnen direct te uploaden vanaf je apparaat of bestanden naar de digitale schoenendoos te mailen. Nadat een bonnetje in de schoenendoos staat, kun je met behulp van OCR gegevens automatisch laten uitlezen. Deze scan & herken functie voorkomt typewerk en fouten.
Kosten inboeken en betalingen koppelen
Bankmutaties kunnen worden verwerkt door bij het doen van betalingen een bestand van de bank te importeren. In Rompslomp kunnen bankmutaties dan direct worden ingeboekt en kan ook alle administratie worden verwerkt. Omdat elke bankmutatie apart is in te boeken behouden ondernemers volledige controle over hun administratie.
Daarnaast kun je jouw zakelijke bankrekening koppelen, wat mogelijk is met de meeste Nederlandse banken. Zo is het niet nodig om handmatig bankmutaties te uploaden.
Bonnetjes en facturen worden gescand en herkend
Met Rompslomp kunnen alle uitgaven voor jouw bedrijf gemakkelijk worden bijgehouden. Bonnetjes uploaden naar de schoenendoos is eenvoudig. Vervolgens zijn deze bonnetjes direct in te boeken als uitgaven. Uitgaven die je uploadt naar de schoenendoos worden direct herkend door de Scan & Herken functie van Rompslomp. Alle bedrijfsuitgaven staan in een duidelijk overzicht.
Automatisch berekenen van het af te trekken btw-bedrag van de bedrijfsuitgaven
Van de meeste bedrijfsuitgaven kan de btw worden afgetrokken. Dit bedrag wordt door Rompslomp automatisch uitgerekend. Deze bedragen, die als voorbelasting worden gerekend, komen in het btw-overzicht te staan. Ondernemers hebben daardoor minder stress meer wat betreft het uitzoeken van hun belastingzaken.
Het is een wat opmerkelijke functie, maar wist je dat in Rompslomp uitgaven gemakkelijk kunnen worden omgezet in een investering? Wat de afschrijving van die investering is, afhankelijk van de gebruiksduur van het product, wordt dan door Rompslomp uitgerekend. Ook kunnen er meerdere uitgaven worden geselecteerd. Van die uitgaven kan je vervolgens een investering maken.
Kosten voor het scannen van bonnen met Rompslomp
De Rompslomp bonnetjes app voor iOS en Android zit inbegrepen bij ieder pakket. Je moet wel rekening houden met kosten voor het gebruik van scan & herken. Bij de twee duurdere pakketten zitten al een aantal credits inbegrepen, die buiten het pakket €0,165 kosten per stuk. De bankkoppeling is mogelijk vanaf het Basic abonnement van €12,50 per maand en kost €3 per maand extra.
#2 MoneyMonk – Bonnetjes inscannen met de app MoneyMonk
De app MoneyMonk kan gebruikt worden voor projectmanagement én online boekhouden. Ik ben natuurlijk in het speciaal geïnteresseerd in dat laatste onderdeel. Met MoneyMonk kunnen ondernemers factureren, bonnen scannen, automatisch de btw uitrekenen en met een bankkoppeling eenvoudig banktransacties toevoegen aan MoneyMonk.
Het uploaden van inkoopbonnen en -facturen naar MoneyMonk
Om bonnen te uploaden naar MoneyMonk heb je de keuze uit meerdere methodes, waaronder:
- Het maken van een foto met de MoneyMonk app. Deze wordt meteen gescand en gestuurd naar je MoneyMonk boekhouding
- Het handmatig uploaden of importeren van een inkoopbon naar je administratie
- Het koppelen van je Gmail account, zodat inkoopfacturen automatisch kunnen worden herkend en worden geïmporteerd naar je administratie
Het scannen en verwerken van bonnen
Belangrijke informatie wordt direct door MoneyMonk uitgelezen. Om bonnen te scannen en te verwerken moeten de volgende stappen worden gezet:
- Fotografeer de bon met de app. Omdat die foto netjes in jouw bestanden komt te staan, raak je die foto nooit meer kwijt.
- Datum en bedrag worden door MoneyMonk automatisch uitgelezen. Overtypen van die gegevens, met het risico dat er fouten worden gemaakt, is dus niet meer nodig.
- De bon, die nu in de werkbak staat, kan eenvoudig worden gekoppeld aan de juiste banktransactie of factuur.
Het doen van btw-aangifte is met MoneyMonk heel eenvoudig. Facturen moeten worden geboekt, bonnen moeten worden gescand en banktransacties moeten worden gekoppeld. Vervolgens rekent MoneyMonk de btw-aangifte uit. Stel er zijn kosten vergeten uit een eerder kwartaal. Dan neemt MoneyMonk die mee in het huidige kwartaal. Staan alle kosten van het kwartaal er goed in? Dan moet de btw-aangifte worden vastgelegd en ingediend bij de Belastingdienst.
Het maken van een bankkoppeling met een Nederlandse bank
Er kan met MoneyMonk een bankkoppeling worden gemaakt met alle Nederlandse banken. Ondernemers kunnen zelf bepalen hoeveel bankrekeningen ze willen toevoegen. Toegevoegd kunnen spaarrekeningen, normale rekeningen en creditcards. Bij de Nederlandse banken is zowel automatische bankkoppeling als handmatige invoer van bankgegevens nodig. Door de automatische bankkoppeling is het eenvoudig om bankgegevens aan MoneyMonk toe te voegen.
Met zo’n bankkoppeling, zou je de bedragen van de bonnetjes direct met een afschrijving kunnen koppelen. Hierdoor maak je jouw boekhouding nog makkelijker sluitend!
Kosten voor het scannen van bonnen met MoneyMonk
De MoneyMonk bonnetjes app voor iOS en Android zit inbegrepen bij ieder pakket, evenals een gratis bankkoppeling. Met als groot voordeel dat je niets extra’s betaalt voor het gebruik van scan & herken. De kosten variëren van €7,50 tot €29,50 per maand, afhankelijk van de hoeveelheid Kickstart korting die je ontvangt.
#3 Tellow – Bonnetjes inscannen met de app Tellow
Tellow is dé boekhoudtool voor zzp’ers. Dankzij Tellow zien zzp’ers door de bonnen het bos weer. Met Tellow kunnen je bonnen volledig automatisch worden verwerkt. Tellow beschikt net als de voorgaande twee opties voor het scannen van bonnen over een handige app, voor iOS en Android. Een voordeel van Tellow is dat je bij ieder abonnement ook een Nederlandse betaalrekening krijgt. Wat tevens het geval is bij het gratis pakket.
Het verwerken van jouw bonnen
Hoe worden bonnen van zzp’ers door Tellow verwerkt? Zzp’ers moeten hun telefoon pakken, hun Tellow app openen en een foto maken van hun bon. De rest wordt gedaan door Tellow. Bonnen of facturen worden automatisch ingelezen. Vervolgens worden ze door Tellow ingeboekt in hun administratie. Klik hier voor meer informatie
Overigens kan een factuurtje gemakkelijk worden gemaakt via de Tellow app. Dat kan gedaan worden met een telefoon, laptop of tablet. Is er een factuur betaald? Dan wordt er door Tellow een update naar de telefoon gestuurd. Bovendien verandert de status dan automatisch naar ‘Betaald’. Betaalt een klant zijn factuur niet op tijd? Dan zet Tellow een betalingsherinnering voor jou klaar. Zo wordt voorkomen dat je als ondernemer geld misloopt.
Ondernemers kunnen met een paar klikken hun btw-aangifte doen
Tellow zet de btw-bedragen van jouw bonnen en facturen bij verwerking automatisch in het btw-overzicht. De kwartaalaangifte van de btw wordt dus klaargezet. Die kwartaalaangifte hoeft alleen nog maar te worden ingediend bij de Belastingdienst. Wordt er gebruikgemaakt van Tellow Plus? Dan kun je dit digitaal doen via de software. Door Tellow wordt je tijdig, middels een persoonlijke mail of notificatie via de app, op de hoogte gesteld dat er btw-aangifte moet worden gedaan. Zo worden boetes en een nakomingstoeslag voorkomen.
Kosten voor het scannen van bonnen met Tellow
Bonnen scannen kan gratis via het gratis Tellow abonnement, inclusief een bonnetjes app en betaalrekening. Voor onbeperkt gebruik is een betaald abonnement aan te raden, wat mogelijk is vanaf €14,99. Of €12,99 als je kiest voor het jaarabonnement. Bij het gratis abonnement kun je 20 bonnen scannen, terwijl dit bij de drie betaalde pakketten onbeperkt is en zonder extra kosten.
#4 Visma eAccounting – Individuele bonnen app
Visma e-Accounting is waarschijnlijk de meest uitgebreide optie in deze lijst, waardoor het een geschikte keuze is voor iets grotere ondernemingen. Net als Tellow kun je sinds kort ook bij Visma eAccounting een betaalrekening afsluiten. Houd er rekening mee dat je voor het scannen van bonnen een individuele app moet installeren (Visma Scanner).
Bonnen scannen en uploaden met de Visma Scanner app
De scanner app zorgt ervoor dat je bonnen en inkoopfacturen automatisch kunt laten verwerken in je boekhouding, wat kan met bijna alle smartphones. Het is ook mogelijk om inkoopfacturen te mailen, via een e-mailadres dat gekoppeld wordt aan je account. De eventuele btw wordt tijdens het herkennen van de bon automatisch berekend.
Bonnetjes verwerken in je administratie
Via de software van Visma eAccounting kun je vervolgens je financiële administratie inzien. Houd er wel rekening mee dat het koppelen van transacties momenteel enkel mogelijk is voor verkoopfacturen. De automatische bankkoppeling is beschikbaar voor veel Nederlandse bankrekeningen, en uiteraard die van Visma zelf.
Kosten voor het scannen van bonnen met Visma eAcounting
Bonnen inscannen en het gebruik van scan & herken is enkel inbegrepen bij de twee betaalde pakketten, niet bij het gratis facturatie pakket. Het goedkoopste betaalde pakket kost €28 per maand, of €25 per maand bij een jaarabonnement. Het scannen van bonnen is gratis en hiervoor worden geen extra kosten gerekend.
#5 e-Boekhouden – Gratis voor starters
e-Boekhouden is de hekkensluiter van deze lijst en biedt een mooie optie aan voor startende ondernemers. Als starter gebruik je alle functies (inclusief het scannen van bonnen en de bonnetjes app) geheel gratis. Ook als je een Belgische ondernemer bent kun je terecht bij e-Boekhouden. Hoewel de software wellicht niet zo uitgebreid is als eerdere opties, is de prijs-kwaliteitverhouding daarentegen echt uitstekend.
Hoe upload je een bonnetje met de e-Boekhouden app?
Zowel via vaste apparaten als je telefoon is het mogelijk om bonnen toe te voegen aan de administratie, die vervolgens terechtkomen in het digitaal archief. Hier kun je mappen aanmaken om je bonnen te ordenen, evenals andere bestanden. Het makkelijkste is naar mijn mening het scannen van een bonnetje via de app. Voor inkoopfacturen is het ook mogelijk om ze te mailen via mail & herken (inclusief UBL bestanden). Hiervoor wordt automatisch een e-mailadres aangemaakt.
Bonnetjes verwerken in je administratie
Via het digitaal archief kun je bestanden selecteren om automatisch te herkennen. Uiteraard kun je dit ook handmatig doen, maar scan & herken en mail & herken zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden overgenomen en verwerkt in je administratie. Handig voor de btw-aangifte.
Kosten voor het scannen van bonnen met e-Boekhouden
Het scannen van bonnen is geheel gratis en mogelijk vanaf €9,95 per maand. Vervolgens kun je scan & herken credits kopen in bundels, waarbij de prijzen variëren van €0.09 tot €0.25 per stuk, afhankelijk van de grootte van de bundel. Het voordeel is dat de bundels niet verlopen en je ze dus gewoon kunt meenemen naar de volgende maand.
Bonnetjes inscannen met een app kost je geen cent extra!
Als je toch al overweegt om voor een nieuw boekhoudprogramma te gaan, kun je het best voor een van de hierboven besproken boekhoudprogramma’s kiezen. Het gebruik van de Scan & Herken app van de verschillende programma’s is namelijk een kosteloos onderdeel van het boekhoudpakket, waarbij je soms wel iets betaalt voor extra scan & herken credits.
Voor het scannen van bonnen hoef je geen los abonnement te nemen bij een boekhoudprogramma als GetGekko, maar heb je als het ware twee programma’s voor de prijs van 1!
- Mobiele app IOS/Android
- Inclusief BTW aangifte opstellen en digitaal versturen
- Automatische scan & herken functie
- Klantwaardering: 8.9
- Gmail koppelen voor automatisch ophalen inkoopfacturen
- Gebruiksvriendelijke interface
- Veel functionaliteiten voor gratis software
- Klantwaardering: 8,1
- Automatische verwerking bonnetjes en facturen
- Veel Koppelingen met externe software
- Inclusief bankkoppeling
- Klantwaardering: 8,3
Meest gestelde vragen
Hierbij gaat het om het scannen van een document, in dit geval een inkoopbon of -factuur, waarna deze automatisch online wordt opgeslagen. Meestal via een boekhoudprogramma, zodat de kosten meteen verwerkt kunnen worden in de zakelijke administratie. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van optische tekenherkenning, zodat je het boekingsvoorstel enkel hoeft te controleren.
Ja, met de meeste bonnen apps kun je zowel een foto maken van een fysieke bon, als andere soort bestanden uploaden naar je zakelijke administratie. Denk aan inkoopbonnen in PDF of zelfs UBL formaat.
In deze review behandel ik vijf van de beste applicaties voor het scannen van bonnen. Allemaal te gebruiken via vaste apparaten, en na het downloaden van de bijbehorende Apple of Android app.
Meestal betaal je enkel voor het automatisch herkennen van gegevens en is het scannen van bonnen inbegrepen in het boekhoudpakket.
Scan en herken heeft betrekking op het scannen (fotograferen en digitaal opslaan) van bonnen en het herkennen van de gegevens. Dit laatste is mogelijk dankzij optische tekenherkenning, in het Engels ook wel OCR genoemd.
Bij scan en herken maak je een foto van een fysieke bon met de app. Terwijl je bij mail en herken een digitaal bestand mailt naar een e-mailadres dat gekoppeld is aan je digitale administratie. In het laatste geval kan dit zowel een PDF bestand zijn, maar ook een foto van een fysiek bonnetje. Het verschil zit hem dus in de manier waarop je een inkoopfactuur naar je administratie verzendt.
De meeste scan & herken software is onderdeel van een boekhoudprogramma, waardoor je hier niet extra voor betaalt. Soms worden er wel kosten gehanteerd voor het herkennen van gegevens, maar bij veel pakketten zitten er een x-aantal “credits” inbegrepen.
Het inscannen van een bonnetje is eenvoudig. Je dient eerst een boekhoudprogramma te kiezen en de bijbehorende app te downloaden. Hierna kun je met de bonnetjes app een foto maken van de bon en deze met een enkele klik versturen naar je zakelijke administratie. Gegevens zullen nu, indien gewenst, automatisch worden overgenomen. Waarna je het boekingsvoorstel kunt goedkeuren en de bon automatisch zal worden verwerkt in de administratie van je onderneming.
De beste app van 2025 voor het scannen van bonnen is die van Rompslomp. In deze review lees je waarom.
Ja, de meeste boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid aan om bonnetjes te scannen via een eigen app.
Gerelateerde artikelen
Top 10 Boekhouding Apps
De moderne ondernemer kan niet meer zonder een boekhouding app. Maar wat zijn dit soort apps eigenlijk? Wat kan je met een boekhoud app?
Factuur App: Top 5 Beste Factuur Apps voor je Boekhouding
Wat is de beste factuur app die je kunt gebruiken om je facturen eenvoudig te versturen? Ik leg het je met mijn top 5 uit.
Factuur Eenvoudig maken?
Wil je gratis, gemakkelijk en snel een factuur maken? Bekijk onze top 3 gratis software om facturen te maken ✓Onafhankelijke vergelijking
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.