Boekhoudkoppeling

Welke boekhoudkoppelingen kan je maken?

boekhoudkoppeling met je bank

De slimme ondernemer moet wel geïnteresseerd zijn als ik het over boekhoudkoppelingen heb. Een groeiende groep ondernemers komt namelijk steeds vaker in aanraking met deze term, of het nu in een marketinguiting of boekhoudprogramma is. Sterke boekhoudkoppelingen kunnen de boekhouding van een bedrijf vereenvoudigen en versnellen. Diverse dagelijkse taken worden door een boekhoudkoppeling in de gelegenheid gesteld om beter te werken.

Je hoeft van een boekhoudprogramma niet te verwachten dat dergelijke koppelingen je in de schoot geworpen worden. Ieder programma heeft zo zijn eigen koppelingen waarvan de kwaliteiten uiteenlopen. De betere boekhoudprogramma’s bevatten meer koppelingen dan de ander. Het is voor jou echter belangrijk dat een programma precies de boekhoudkoppelingen beschikbaar heeft die jij het meest nodig hebt. Op die manier heb jij alleen de koppelingen nodig die jouw bedrijf versterken. Zonder dat je dus de hoofdprijs voor een programma hoeft te betalen waar veel boekhoudkoppelingen in te vinden zijn die je misschien helemaal niet nodig hebt.

Op deze pagina vertel ik je meer over de belangrijkste boekhoudkoppelingen waarmee jij jouw boekhouding naar een hoger niveau brengt. Zo bespreek ik onder andere;

Diverse boekhoudkoppelingen

  • CRM-koppelingen
  • Facturatie koppelingen
  • Bank koppelingen
  • Email koppelingen
  • Webshop koppelingen
  • Kassa koppelingen
  • Meekijk koppelingen

Benieuwd wat deze boekhoudkoppelingen voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Lees dan snel verder!

Inhoudsopgave

Hoe werkt een boekhoudkoppeling eigenlijk?

Laten we eerst eens de werking van een boekhoudkoppeling kijken. Want wat voor magie is er nodig om het ene programma, met het andere programma te laten werken?

Tot enkele jaren geleden was het overgrote deel van de boekhoudprogramma’s relatief dom. Dom in de zin dat het niet in staat was om met andere samen te werken, behalve met de gebruiker natuurlijk.

Een boekhoudprogramma hielp je met alle basistaken van je administratie, zolang jij zelf (of je boekhouder) alles netjes invoerde. Dat terwijl we diverse andere programma’s gebruiken om zaken uit te rekenen voor de boekhouding. Een betaling die binnenkomt bij je bank moest met de hand worden toegevoegd aan het boekhoudprogramma. Net als de vele kassabonnetjes die bij een fysieke winkel relevant zijn.

Een API als boekhoudkoppeling

De laatste tien jaar hebben steeds meer bedrijven een API rondom hun software heengebouwd. Een API is een soort protocol dat anderen in staat stelt om bepaalde informatie, indien daar toestemming voor is, uit het programma te halen en voor andere doeleinden te gebruiken. Een simpel voorbeeld hiervan is de API van Bunq, een Nederlandse bank. Via de API van Bunq is het mogelijk om data zoals het saldo, transacties en specificaties op te halen. Het is daarentegen niet altijd mogelijk om acties uit te voeren, zoals in het geval van een bank, het overmaken van geldbedragen.

In de praktijk helpt de API van Bunq je om inkomende en uitgaande betalingen te koppelen met facturen uit jouw boekhoudsysteem. Dat wil dus zeggen dat jij door zo’n API als die van Bunq opeens niet meer handmatig al jouw openstaande facturen hoeft na te kijken. Jouw boekhoudprogramma geeft aan, indien deze boekhoudkoppeling geactiveerd is, welke facturen voldaan zijn en welke niet.

In principe werkt iedere boekhoudkoppeling samen met een API. Hoe uitgebreider de API van een bepaald programma is, zoals jouw kassasysteem of bankrekening, hoe beter het samenwerkt met jouw boekhoudprogramma.

Moet ik voor het gebruik van een boekhoudkoppeling betalen?

boekhoudkoppeling voor je boekhouding

Bij de meeste boekhoudprogramma’s is het gebruik van boekhoudkoppelingen gratis, echter wel met mate. Voor het gebruik van API’s van derden, bijvoorbeeld voor de inzet van de API van jouw bank, heeft het boekhoudprogramma moeten investeren in een koppeling en moet het mogelijk zelfs een variabele fee afdragen. Bij kleinschalig gebruik is het gebruik van boekhoudkoppelingen door de gebruiker daardoor veelal gratis. Maak je meer dan gemiddeld gebruik van een boekhoudkoppeling? Dan is de kans groot dat je wordt gevraagd om je boekhoudabonnement op te waarderen. Dit is onder andere het geval bij Moneybird waarbij je tot 20 banktransacties per maand via de boekhoudkoppeling kunt laten lopen. Mocht je onbeperkt banktransacties willen koppelen, dan wordt van jou gevraagd om je boekhoudpakket op te waarderen naar de variant van € 30 per maand.

Uiteindelijk verschilt de mate waarin je binnen het pakket gebruik kunt maken van boekhoudkoppelingen sterk per pakket. Ik raad je aan om goed onderzoek te doen naar de verschillende mogelijkheden voordat je voor een aanbieder kiest. In mijn boekhoudprogramma reviews kan je ontdekken welke voorwaarden per programma gelden.

Lees hiervoor de volgende review artikelen:

Dit zijn de populairste boekhoudkoppelingen van dit moment

Maar wat zijn dan precies de boekhoudkoppelingen waar jij op dit moment uit kunt kiezen? Zoals ik je eerder vertelde, is de kans klein dat je alle onderstaande koppelingen nodig hebt. Gelukkig zijn er dermate veel boekhoudprogramma’s dat er altijd wel een boekhoudprogramma is dat precies de koppelingen heeft die jij nodig hebt.

CRM-koppelingen

Grote en kleine bedrijven maken doorgaans actief gebruik van een CRM-programma. Via een dergelijk programma houden ze het salestraject van een potentiële klant bij en worden offertes verstuurd. Ook is hier doorgaans meer klantinformatie te vinden dan in een boekhoudprogramma. Dat terwijl klantinformatie, zoals betalingsvoorwaarden, niet alleen in een CRM-programma maar ook in een boekhoudprogramma thuishoort.

Met een CRM-boekhoudkoppeling zorg jij ervoor dat al deze informatie opgeslagen wordt in jouw boekhoudprogramma. Dat niet alleen, want ook verstuurde offertes en facturen kunnen juist weer in jouw CRM-weergeven worden. Dat wil zeggen dat jouw collega’s in een oogopslag zien welke facturen en offertes verzonden zijn. Dit zorgt voor een nog beter inzicht in de status van jouw klanten.

Facturatie koppelingen

Facturatie koppelingen zijn op verschillende manieren beschikbaar, maar zijn in de meeste gevallen in te zetten om de facturatie te automatiseren. Per bedrijf verschilt de precieze inzet behoorlijk omdat je dergelijke facturatie koppelingen kunt inzetten voor bedrijven en consumenten.

Een veel voorkomende koppeling is een koppeling met een membership-programma waarbij ‘leden’ iedere maand een factuur moeten ontvangen. Stel je voor dat je een sportschool hebt en je iedere maand een lid een rekening wilt sturen. Dan is dat met diverse boekhoudprogramma’s middels een facturatie boekhoudkoppeling mogelijk.

Ben je geïnteresseerd in deze koppeling? Lees dan ook het artikel digitaal factureren

Bank koppelingen

De bank koppeling is veruit de populairste boekhoudkoppeling voor kleine ondernemers. Het is namelijk een van de makkelijkste taken om tijd mee te besparen. Hoe vaak heb jij namelijk wel niet door je afschriften moeten speuren om de betaling van een bepaalde factuur te kunnen terugvinden? Of vind jij het niet onnodig dat je facturen die je net overgemaakt hebt ook nog eens moet bevestigen in je eigen boekhoudprogramma?

De meeste grote banken, zoals ING en ABN-AMRO, hebben hun API beschikbaar gesteld om dergelijke bankkoppelingen mogelijk te maken. Dit is echt een must als jij snel een tijdsbesparing wilt realiseren!

boekhoudkoppeling geeft rust

Email koppelingen

Hoe vaak ontvang jij wel niet een offerte of factuur via de email? Vooral facturen komen bij veel bedrijven op dagelijkse basis binnen. Het is dan ook niet ongewoon dat er elke keer iemand aan het werk moet om deze facturen handmatig in het boekhoudsysteem in te boeken.

Vrijwel ieder boekhoudprogramma heeft een emailkoppeling waarmee je jouw facturen direct kunt doorsturen naar een uniek e-mailadres dat bij jouw boekhoudprogramma hoort. Iedere factuur wordt vervolgens automatisch aan een contactpersoon gekoppeld, bijvoorbeeld op basis van het KvK-nummer. Als jij daarna naar jouw boekhoudprogramma gaat, zie je direct de factuur netjes ingeboekt staan. Hoe handig is dat? Mogelijk voor inkomende en uitgaande facturen!

Webshop koppelingen

Heb jij een webshop waar een klant bij iedere bestelling een factuur ontvangt? Dan wil je niet door het ‘monnikenwerk’ heengaan van het invoeren van al deze facturen in jouw boekhoudsysteem. Door een koppeling met jouw webshop te maken, dat onder andere mogelijk is met Magento, Lightspeed, Shopify en WooCommerce, zorg jij ervoor dat alle verzonden facturen direct in jouw administratie worden geboekt.

Kassa koppelingen

Als winkel geef je misschien geen complete facturen mee, maar doorloop je in principe een soort gelijk proces aan een webshop. Het is dan ook fijn om te weten dat het ook voor fysieke winkels mogelijk is een kassasysteem te integreren met een boekhoudprogramma middels een boekhoudkoppelingen. Dit is echter alleen mogelijk met een beperkt aantal kassa’s. Een ouderwetse kassa is logischerwijs niet in staat om digitaal met een boekhoudprogramma gekoppeld te worden. De modernere kassa’s die aangesloten kunnen worden op het internet, zijn daarentegen meestal wel in staat om met een boekhoudprogramma samen te werken.

Iedere mutatie die aan jouw kassa wordt gedaan, of dat nu een retour of verkoop is, wordt middels een kassa koppeling automatisch in jouw administratie verwerkt. Hierdoor bespaar je tientallen uren per maand aan je boekhouding!

Meekijk koppelingen

Wil jij zeker weten dat je jouw boekhouding goed hebt gedaan? Dan kan je ervoor kiezen om je boekhouder middels een meekijk koppeling met jouw administratie mee te laten kijken. Diverse boekhoudprogramma’s hebben een spectator modus ontwikkeld waarmee jouw boekhouder met een paar klikken de belangrijkste informatie uit jouw boekhouding haalt. Hierdoor is het niet nodig dat jouw boekhouder een volledige uitleg van jouw programma krijgt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *