ING boekhoudkoppeling: met welke boekhoudprogramma’s is dit mogelijk?

Niemand heeft zin om elke dag de inkomende en uitgaande transacties naast iedere factuur te houden. Heeft deze klant wel op tijd de factuur betaald? Welke facturen zijn nog niet voldaan? Veel boekhoudtaken die verrassend eenvoudig geautomatiseerd kunnen voeren, vullen we nog zelf in. Dat terwijl je vaak gratis van dergelijke automatisaties gebruik kunt maken. ING is een van de grootste banken van Nederland en is daarom een veel gevraagde bank om in combinatie met een boekhoudprogramma te gebruiken. De bank staat bekend als innovatief, dat het onder andere te danken heeft aan haar gebruiksvriendelijke app Bankieren, dus het is niet opvallend dat ING een van de eerste banken met een boekhoudkoppeling was.

Ondernemers van over het hele land hebben ondertussen kennisgemaakt met een groeiend aantal boekhoudfuncties. Vooral kleine ondernemers kunnen rekenen op een enorme verscheidenheid aan koppelingen waarmee het administreren van transactiestromen een stuk eenvoudiger wordt. Dat boekhoudkoppelingen zoals die van ING daarbij komen, zorgt er alleen maar voor dat een groter deel van deze groep zelf gaat boekhouden. Ieder jaar merken weer meer ondernemer dat het boekhouden eigenlijk ook voor hun is weggelegd. De boekhoudkoppelingen besparen veel kosten en halen het saaie aspect van boekhouden weg.

Inhoudsopgave

Wat is een boekhoudkoppeling eigenlijk?

Een boekhoudkoppeling is een koppeling tussen een boekhoudprogramma en een ander programma, meestal middels het gebruik van een API. Een API is niets meer dan de koppeling waarmee het boekhoudprogramma de code kan bereiken van het andere programma. Doordat een API alleen de informatie doorstuurt waar jij expliciet toestemming voor geeft, zorg jij ervoor dat een API geen gevoelige informatie doorstuurt.

Stel je voor dat jij bij ING werkt en dat jij een boekhoudprogramma gebruikt. Je werkt op een ING-afdeling waarbij je zakelijk hypotheek advies aan bedrijven geeft. Na het advies stuur je het bedrijf dat je geadviseerd hebt een factuur voor de geleverde diensten. Alle bedrijven die bij ING voor zakelijk hypotheek advies langskomen, worden in een CRM-programma bijgehouden. In dit programma is te vinden op welke manier zij bij ING als klant zijn binnengekomen en wat de wensen zijn. Daarnaast zijn voor administratieve doeleinden verschillende gegevens te vinden, waaronder de adresgegevens.

Als jij om een factuur voor iedere klant op te maken weer deze gegevens handmatig moet opzoeken en verifiëren, ben je op dagelijkse basis wel even bezig. Hoe handig zou het echter zijn als jouw ING-facturatiesysteem gekoppeld zou kunnen worden met een CRM-systeem? Inderdaad, dat scheelt behoorlijk wat tijd. De ING-medewerker hoeft opeens niet alle administratieve gegevens meer handmatig op te zoeken. Het moment dat het boekhoudprogramma adresgegevens nodig heeft om de factuur te kunnen opmaken, kunnen deze automatisch middels de boekhoudkoppeling uit het CRM-systeem worden gehaald. Zelf in een voorbeeld van ING zijn boekhoudkoppelingen duidelijk van waarde te voorzien!

ing boekhoudkoppeling voor zzp

Wat kan ik met de ING boekhoudkoppeling?

Heel leuk dat voorbeeld over de ING-medewerker die met een boekhoudkoppeling makkelijker kan boekhouden. Maar wat kan ik nu eigenlijk als ondernemer met een ING boekhoudkoppeling? Wat voor verschil gaat een ING boekhoudkoppeling voor mijn boekhouding maken?

Laten we de koppeling van ING met jouw boekhoudprogramma en de toepassing hiervan in nieuw voorbeeld schetsen.

Een ondernemer die gemiddeld vijftig facturen per maand de deur uit stuurt, is al snel twee uur per maand bezig met het nakijken van de betalingen. Zo moet worden gekeken welke facturen nog niet voldaan zijn en welke facturen nog openstaan. Aardig wat werk zo. Maar als deze ondernemer een ING-rekening heeft en een boekhoudprogramma waarmee een koppeling met ING mogelijk is, kan dit allemaal veel makkelijker worden gemaakt.

Hoe werkt de ING boekhoudkoppeling

De ING boekhoudkoppeling maakt het namelijk mogelijk om iedere transactie die op de zakelijke bankrekening van deze ondernemer binnenkomt naar het boekhoudprogramma te sturen. Vervolgens wordt gekeken of deze transacties overeenkomen met een van de inkomende of uitgaande facturen. Indien er een 100% match is, dat wil zeggen dat zowel het factuurbedrag alsook de ontvanger/verzender moet kloppen, wordt de factuur als voldaan gemarkeerd.

Nu vraag jij je natuurlijk af hoe het mogelijk is dat jouw boekhoudprogramma met succes betalingen kan matchen met jouw facturen. Om dit te kunnen begrijpen, moeten we de ING boekhoudkoppeling vanuit twee perspectieven bekijken.

Ten eerste bevat deze koppeling veel informatie over de mogelijke benamingen die dit bankrekeningnummer ten opzichte van een factuuradres kan hebben. Als op de factuur de bedrijfsnaam ‘Jan Piet’ staat en de afzender van de betaling ‘PIET JAN BV’ is, bestaat de kans dat de factuur niet precies overeenkomt en wordt de betaling niet automatisch gematched. Maar is het factuurbedrag 1-op-1 gelijk en is het factuurnummer ook nog eens in de mededeling van de betaling te vinden? Dan is de kans dat deze transactie correct aan deze openstaande factuur van Jan Piet gematched kan worden praktisch 100%.

Betalingen doen via je boekhoudpakket

Ieder boekhoudpakket dat met ING gekoppeld kan worden, is minimaal in staat om de bovenstaande functie uit te voeren. Sommige boekhoudpakketten maken het daarentegen ook mogelijk om betaal- en incasso-opdrachten rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma uit te voeren. Dat wil zeggen dat als jij incasso-permissies hebt, je bij het versturen van een factuur direct een incasso kun sturen vanuit je zakelijke ING rekening zonder dat je op de ING-omgeving hoeft in te loggen.

Lang niet ieder boekhoudpakket is op dit moment in staat om ook deze specifieke functie aan te bieden. Ik adviseer je eerst het boekhoudprogramma te raadplegen voordat je op basis van deze functie een keuze maakt.

Wat voor soort ING rekening heb ik nodig?

Het is alleen mogelijk om een boekhoudpakket met een zakelijke ING-rekening te koppelen. Veel zelfstandige ondernemers maken gebruik van hun privérekening om hun zakelijke transacties zo goedkoop mogelijk te versturen en banktegoeden te bewaren. Alhoewel dit aanzienlijk goedkoper is dan een zakelijke rekening, brengt dit veel nadelen met zich mee. En binnen dit perspectief is het niet kunnen koppelen van je persoonlijke ING rekening met je boekhoudprogramma er daar een van.

Voor circa € 200 per jaar kan je al bij ING een zakelijke rekening afsluiten. Deze rekening geeft vervolgens gratis toegang tot iedere ING boekhoudkoppeling die jij je voor kunt stellen. Daarnaast heeft ING verschillende samenwerkingen met boekhoudprogramma’s waardoor je voor een langere periode gratis of tegen een gereduceerd tarief van een boekhoudprogramma gebruik kunt maken waarmee de ING boekhoudkoppeling gemaakt kan worden.

Met welke boekhoudprogramma’s kan ik de ING boekhoudkoppeling gebruiken?

Lang niet ieder boekhoudprogramma is te koppelen met een zakelijke ING-rekening. Als de optie om een boekhoudpakket met ING te kunnen koppelen een vereiste is, is het verstandig om vooraf te controleren of een boekhoudpakket met de ING boekhoudkoppeling werkt.

Gelukkig werken de belangrijkste boekhoudprogramma’s ondertussen met de ING boekhoudkoppeling samen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere Asperion, e-Boekhouden, Yuki, Informer, Muis en Kleisteen, Moneybird, Cash Software, Reeleezee, Visma, Twinfield, Exact Online, Unit 4 Multivers en AFAS.

Mijn persoonlijke favorieten Moneybird, Twinfield, Visma, Exact Online en e-Boekhouden zijn hier allen op te vinden. Bij geen van deze programma’s hoef je bij te betalen om in beperkte mate van deze boekhoudkoppeling gebruik te maken. Het kan echter voorkomen dat bij veelvuldig gebruik het boekhoudprogramma aangeeft dat het boekhoudpakket geüpgraded moet worden. Indien dit het geval is, is dat vooraf te zien bij de uitleg van de desbetreffende boekhoudpakketten. Ook hier adviseer ik je om altijd voordat je een boekhoudpakket kiest te onderzoeken wat de precieze implicaties van veelvuldig gebruik van de ING boekhoudkoppeling is.

Hoe kan ik de ING boekhoudkoppeling activeren?

Indien jij een zakelijke rekening hebt en jouw boekhoudprogramma samenwerkt met deze koppeling, is het mogelijk om jouw boekhouding met de ING-koppeling makkelijker te maken. Daarvoor moet je echter wel de ING boekhoudkoppeling via het systeem van ING activeren.

Dit kan je doen door naar deze pagina te gaan. Vervolgens selecteer je het boekhoudpakket waarmee jij jouw zakelijke ING-rekening wilt koppelen. Je stelt de koppeling in en je controleert of alle gegevens correct zijn ingevoerd. Als je daarna alle ingevulde gegevens bevestigd, ben je klaar om vanaf vandaag makkelijker te boekhouden doordat jouw ING boekhoudkoppeling geactiveerd is!

Welk boekhoudprogramma is het best om met deze koppeling te gebruiken?

Zoals eerder besproken heb je de keuze uit een groot aantal boekhoudprogramma’s om jouw zakelijke ING bankrekening mee te koppelen. Uit deze selectie zijn een paar boekhoudprogramma’s te selecteren waarvan ik een groot liefhebber ben, net als tienduizenden andere ondernemers met mij.

Zowel Twinfield als e-Boekhouden, Visma eAccounting en Exact Online bieden een snelle koppeling met jouw ING rekening aan waardoor ieder mogelijke boekhoudfunctie die met je banktransacties gekoppeld kan worden, ook echt gekoppeld wordt. De wat kleinere boekhoudprogramma’s die met ING samenwerken kunnen dit niet, waardoor ik het gebruik van een van deze vier programma’s adviseer. Je kunt er daarnaast op rekenen dat deze programma’s de komende jaren de functionaliteiten alleen maar verder zullen uitbreiden.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *