Zo wordt projectmatig werken eenvoudig

Veel ondernemingen werken projectmatig en hiervoor is projectmanagement noodzakelijk. In dit artikel ga ik in op wat projectmatig werken is, welke tools je hiervoor nodig hebt en welke verschillende software oplossingen er bestaan, inclusief de onderlinge verschillen.

Kort samengevat is dit de Top 3 beste projectmanagement software om projectmatig te werken:

• Exact – Beste voor het MKB
• MoneyMonk – Beste voor starters en ZZP’ers
• Monday – Beste prijs/kwaliteit

Wat is projectmatig werken?

Er zijn meerdere manieren van werken, waaronder projectmatig. Het is dus een manier van efficiënt en doelgericht werken, en een project zelf herken je aan de begrensde middelen. Het is vaak een eenmalige activiteit, waar meerdere mensen tegelijkertijd aan werken voor het behalen van bepaalde doelen binnen een specifiek tijdsbestek. Doordat de doelen en taken vooraf bekend zijn, zorgt het voor een zeer prettige manier van werken en projectmatig werken is dan ook een populaire keuze bij veel ondernemingen.

Voordelen van projectmatig werken

• Efficiënt, omdat de taken vooraf bekend zijn, bespaar je een hoop tijd
• Minder vertraging, doordat er een bepaalde tijd is gereserveerd voor een specifieke taak of omdat er deadlines zijn ingesteld, worden taken vaker op tijd afgerond
• Betere communicatie, de communicatie wordt onderling versterkt omdat iedereen weet wat er door wie gedaan moet worden. De communicatie naar de klant toe wordt ook verbeterd, aangezien het tijdsverloop duidelijker is
• Aanpassingen maken is eenvoudig, omdat een project verschillende projectfases kent, is het makkelijk om na iedere fase het project te evalueren en eventueel bij te stellen
• Meer overzicht, omdat er duidelijke doelen zijn gesteld op basis van een gerichte tijdlijn, heeft iedereen die betrokken is bij het project een beter overzicht
• Geen onverwachte kosten, doordat je precies weet welke activiteiten er nodig zijn om een project af te ronden, is het makkelijk om de bijbehorende kosten voorafgaand te bepalen

Nadelen van projectmatig werken

Uiteraard heeft iedere werkvorm ook zijn eigen nadelen, dus dat is ook het geval voor projectmatig werken. Projectmatig werken is met name geschikt als het doel of resultaat van te voren helder is. Als dit nog vaag is, is het lastiger om op een overzichtelijke manier aan de slag te gaan. Hetzelfde geldt voor een onduidelijke verdeling van taken of een slechte communicatie. Dit zijn allemaal voorwaarden die nodig zijn om op een succesvolle manier projectmatig te werken. Gelukkig kan projectmanagement software hierbij helpen, waar ik later in dit artikel dieper op in ga.

Een plan van aanpak

Een van de eerste dingen waar je mee bezig bent bij het opstarten van een nieuw project, is het opstellen van een plan van aanpak, oftewel een PvA. Hierin beschrijf je eigenlijk alles wat belangrijk is voor het project, zoals: de doelen en bijbehorende doelstellingen, het gewenste projectresultaat (liefst SMART geschreven), eventuele risico’s en kansen, een projectplanning, wie er aan het project zullen werken, het budget (de kosten of beschikbare middelen) en eventuele overige zaken. Als dit van tevoren helder is, is het tevens makkelijker om succesvol projectmatig te werken. Gelukkig schiet ook hier projectmanagement software te hulp.

Volledig Top 5 Projectmanagement software om projectmatig te werken

Projectmanagement software

Projectmanagement software is ontzettend handig, en het is een soort gulden middenweg tussen routinematig en improvisatorisch werken. Wat wil zeggen dat er systematisch aan een doel gewerkt wordt, maar er voldoende ruimte tussendoor is voor veranderingen.

Hieronder de beste 5 projectmanagement programma’s, met ieder zo zijn eigen voor- en nadelen. Want net als boekhoud- en facturatiesoftware, heeft iedere onderneming andere behoeften.

Om grip te krijgen op je projecten en deze tot een succes te brengen, kun je kiezen voor de Uren en Projecten module van Exact voor het managen van meerdere projecten tegelijkertijd. Een ander voordeel van projectmatig werken via Exact is de integratie met je boekhouding, waardoor je altijd inzicht hebt in de huidige financiële stand van zaken. Evenals de handige urenregistratie waardoor ook medewerkers hun uren kunnen bijhouden, zowel via het web als de app. Overige functies zijn: het werken met urenstaten, standaard en afwijkende uurtarieven, facturatie inclusief nacalculatie, betaallink en specificaties, een onbeperkt aantal bankkoppelingen, rooster verantwoording, voortgangsoverzichten en afhankelijk van het gekozen abonnement: capaciteitsplanning, abonnementenbeheer en het integreren van visuele planborden.

Een groot pluspunt van Exact is de enorme hoeveelheid kennis die je als gebruiker tot je beschikking krijgt. Denk hierbij aan de kennisbank voor het opzoeken van informatie, vragen stellen binnen de online community, een professionele klantenservice die bereikbaar is via meerdere kanalen, en online tutorials.

Prijzen

De functies zijn afhankelijk van het gekozen pakket, waarbij alle pakketten maandelijks opzegbaar zijn. Daarnaast profiteer je van een gratis proefperiode van 30 dagen. Je hebt de keuze uit drie vaste pakketten en een gepersonaliseerd pakket:

Houd echter rekening met bijkomende kosten, voor onder meer extra (tijdschrijf)gebruikers en administraties.

Net als Exact kun je dus wel profiteren van meerdere software oplossingen. Je betaalt voor het totaalpakket aan software, waaronder die voor projectmatig werken. Op deze manier staan veel van jouw belangrijke data op een centrale plaats en hoef je maar één interface onder de knie te krijgen. MoneyMonk is overigens erg gebruiksvriendelijk en je hoeft dus niet bang te zijn dat je onvoldoende kennis hebt om met de software aan de slag te gaan.

Functies van MoneyMonk die betrekking hebben op projectmatig werken zijn: projecten aanmaken en indien gewenst het instellen van tarieven of budgetten, uren, ritten en onkosten declareren, urenregistratie per dag, week of maand, een start-stop systeem voor het bijhouden van uren via vaste en mobiele apparaten, kalenderweergave, uitgebreide rapportages, facturatie in eigen huisstijl en het toevoegen van een iDEAL-betaallink, en rittenregistratie met automatische kilometerberekening. Daarnaast zijn er nog tal van andere functies inbegrepen, zoals: een automatische bankkoppeling, het doen van de BTW aangifte en het scannen van bonnen.

Prijzen

Bij MoneyMonk heb je de keuze uit gratis projectmanagement, met toegang tot alle projectmanagement tools, en drie betaalde pakketten op basis van je omzet. Alle prijzen zijn per maand en iedere nieuwe gebruiker ontvangt de MoneyMonk Kickstart korting.

De functies die ze aanbieden voor het beheren van projecten zijn: doelen plannen op verschillende manieren, realtime overzicht, een gedeelde werkruimte, werken met project sjablonen, meerdere soorten visuele weergaven van gegevens, en meer. Het pakket is dus inclusief overige functies, zoals automatiseringen, integraties en, het gebruik van de Monday app.

Prijzen

Monday biedt twee manieren aan om de software gratis uit te proberen, zowel via de gratis proefperiode van 14 dagen als via het gratis abonnement. Dit gratis abonnement is echter heel beperkt en gericht op het plannen van een aantal taken en geen gehele projecten. Hieronder de kosten voor de betaalde pakketten van Monday, die jaarlijks gefactureerd worden. Nadeel is wel dat als je van alle projectgerelateerde functies wil profiteren, je al snel bij een van de duurste pakketten uitkomt. Ook worden de prijzen op een ietwat sluwe manier weergegeven en op basis van het aantal gebruikers. Je dient echter minimaal een pakket af te nemen met drie gebruikers. Hoe meer gebruikers; hoe hoger de kosten per maand.

MeisterTask is dus geschikt voor het beheren van taken en projecten, waarbij je taakbeheer kunt zien als een minimale versie van projectbeheer. Je doet dit zowel via je laptop, PC, maar ook via de mobiele app voor iOS en Android, en zelfs offline. Het doel van MeisterTask is om jou te begeleiden van to-do naar gedaan. MeisterTask werkt met verschillende vaste prijzen, waarbij je dus betaalt voor het volledige softwarepakket en het aantal aan te maken projecten verschilt per abonnement. Indien gewenst kun je nog andere software modules afnemen, zoals MindMeister.

De functies die onderdeel uitmaken van de pakketten met betrekking op het projectmatig werken, zijn: projectgroepen, checklists, Work-In-Progress limieten, urenregistratie/tijd schrijven, nieuwe taken aanmaken door het versturen van een e-mail, koppelingen met externe apps, gratis API, rapportages, rollen beheren, privé projecten, tijdlijn, kalender en nog veel meer.

Prijzen

MeisterTask werkt net als de andere aanbieders met verschillende pakketten, waarbij niet alleen de beschikbare functies maar ook de mate van ondersteuning varieert. Zo ontvang je altijd e-mail ondersteuning, maar bij de twee duurste pakketten geniet je van een prioriteitsbehandeling plus telefonische ondersteuning. Het aantal projecten is onbeperkt, behalve bij het gratis abonnement. (Wat overigens een handige manier is om de gebruiksvriendelijkheid zelf te testen.) Hieronder een overzicht van de pakketprijzen per maand en per gebruiker.

De projectmanagement software van Trello is erg visueel ingesteld en werkt aan de hand van borden en kaarten, die kunnen worden omgezet in acties. Automatisering vormt een groot onderdeel van de Trello software, zodat bepaalde taken die regelmatig terugkomen overbodig worden.

Trello heeft een aantal grote voordelen, zoals de schappelijke prijs. Maar de software kent ook een aantal nadelen. De prijzen zijn namelijk enkel in dollars en de software is niet specifiek gericht op ondernemers, waardoor het wel weer toegankelijk is voor starters en kleine teams. Omdat het echt een internationale onderneming is, is ook de klantenservice in het Engels. Maar dankzij de vertaalservice, kun je je vraag wel gewoon stellen in het Nederlands.

Prijzen

Functies die van toepassing zijn op het beheren van projecten, zijn: een tijdlijnweergave, kalenderweergave, dashboards, interactieve kaarten, integraties met apps als Slack en een groot aantal andere koppelingen. Dit is zowel mogelijk via vaste apparaten als de mobiele app. Je probeert de software en je test de gebruiksvriendelijkheid gewoon gratis via het gratis pakket. Indien je voor een betaald abonnement kiest, zijn de prijzen als volgt:

Conclusie

Projectmatig werken is een slimme manier om ervoor te zorgen dat projecten op tijd worden afgerond, dat je een duidelijk overzicht hebt gedurende het proces, dat de communicatie onderling goed loopt, en dat je uiteindelijk tevreden klanten hebt. Wat natuurlijk essentieel is voor een succesvolle onderneming. Projectmatig werken hoeft niet moeilijk te zijn, door gebruik te maken van projectmanagement software. In dit artikel heb ik een aantal aanbieders besproken, waarbij er onderling veel verschillen zijn. Het is afhankelijk van de grootte en de soort onderneming evenals je persoonlijke wensen, welke software de beste match is. Ik hoop dat dit artikel je een eind op weg heeft geholpen.

Veelgestelde vragen

Houd grip op je onderneming met deze lifehacks

Is 24 uur in een dag ook niet genoeg voor jou om je business te runnen? Zou jij meer tijd willen besteden aan je klanten of vak?

Meer uren steken in je klanten, betekent meer uren die je kunt factureren. Klinkt dit als muziek in je oren. Net als minder tijd steken in je administratie? Download het gratis stappenplan voor meer grip op je onderneming en bespaar ruim 1.000 euro per maand.

Bespaar ruim 1000 euro per maand als zzp’er

Met deze 5 lifehacks houd je grip op je onderneming en bespaar je jezelf al gauw 1200 euro per maand. Per maand? Ja, per maand. Jij hebt dit zelf in de hand.

• Factureren kan een keer zo snel

• Geen mineur van een debiteur

• BTW-aangifte in drie minuten

• Alle betalingen automatisch in je boekhouding

• Geen uren meer missen

• Verspil geen tijd en geld meer

Download nu gratis!

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.