Wat zijn Bonnetjes? Uitleg en tips voor je boekhouding

De administratie bestaat altijd uit veel bonnetjes. Alle inkopen worden namelijk aan de hand van deze documenten vastgelegd, waardoor er ook een goed overzicht gecreëerd moet worden. Voor veel ZZP’ers is dit een lastig onderdeel, waardoor de documenten ook al snel vergeten worden of kwijtraken. Toch is het heel belangrijk voor jouw administratie, omdat je anders wellicht de kosten uit jouw privé-portemonnee moet gaan halen. Je moet daarom goed weten hoe je ermee om moet gaan en op welke manier ze te verwerken zijn in de boekhouding.

Om zijn of haar werk goed te kunnen doen heeft een boekhouder een aantal zaken nodig. Misschien denk je als eerste aan een rekenmachine, maar bonnetjes zijn minstens zo belangrijk. Ze vormen immers het bewijs van een transactie die heeft plaatsgevonden. Hoe gebruikt een boekhouder bonnetjes om de administratie te doen? Wij zochten het voor je uit.

Klik hier voor meer informatie

Wat zijn bonnetjes?

Bonnetjes zijn doorgaans afkomstig van de partij die de boekhouder inhuurt of in dienst heeft. Ze bevatten alle details van een transactie, zoals de hoeveelheid en de dag waarop het heeft plaatsgevonden. Ook de koper en/of de verkoper mag niet ontbreken. Daardoor is een boekhouder in staat om alle aankopen en uitgaven nauwkeurig vast te leggen te volgen. Alleen op die manier zijn alle gegevens in de administratie juist. Bonnetjes moeten altijd matchen met facturen voordat ze in de administratie worden opgenomen.

Verantwoording is het sleutelwoord

Als bedrijf ontvang je regelmatig bankafschriften. Die moeten overeenkomen met de facturen en de bijbehorende bonnetjes. ‘Verantwoording’ is daarbij het sleutelwoord. Een nauwkeurige administratie en uitgebreide controle moeten mogelijke fouten en/of fraude te voorkomen.

Bonnetjes voor de BTW

Bonnetjes zijn als het ware kleine facturen. Alle zakelijke kosten zijn hierin meegenomen en bevatten vaak BTW die teruggevraagd kan worden. Je moet alle aankoopbewijzen dan wel bij de hand hebben. Daarvoor moet er wel aan een aantal voorwaarden voldaan worden. Wanneer de bon niet hoger is dan 100 euro inclusief BTW dan hoeven er alleen een datum van de aankoop, de gegevens van de leverancier, wat je hebt gekocht en het bedrag aan BTW te staan. Als dit er niet op staat, dan mag de BTW niet teruggevraagd worden. Pinbonnen tellen daarom niet als betaalbewijs, doordat er geen verdere gegevens op staan.

Meer weten over het opzetten en bijhouden van je boekhouding?

Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over boekhouden.

In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden, zodat je volledige controle krijgt over jouw boekhouding. Download de cursus boekhouden gratis!

Stoomcursus boekhouden voor ZZP’ers

Praktische boekhouding tips en tools voor starters en zzp’ers
Eenvoudig zelf je boekhouding opzetten
Stap-voor-stap zelf boekhouden
Handige tools en apps
Hoe je eenvoudig kunt factureren
Hoe je een compleet overzicht heb van je boekhouding
Inclusief BTW-aangifte

Download nu gratis!

Bonnetjes als bewijsstukken voor de aangifte

Een boekhouder gebruikt bonnetjes als bewijsstukken voor de inkomstenbelasting, de BTW-aangifte en bij controles van de Belastingdienst. Ze bepalen de verschuldigde omzetbelasting en mogelijk geven ze jou als ondernemer belastingvoordelen. Zonder correcte bonnen is het niet mogelijk om eventuele kosten te bewijzen, waardoor het niet verstandig is om ze te verwerken in de administratie. Zonder goed bewijs krijg je mogelijk boetes en dat is niet de bedoeling.

Een routine aanbrengen

Er bestaan daarbij ook thermobonnetjes. Deze kunnen na een tijd gaan vervagen, waardoor er geen bewijs meer te zien is. Het is daarom goed om de bonnen op een vast tijdstip te verzamelen en eventueel te digitaliseren. Zo zorg je dat er altijd een kopie te vinden is. Ook kun je ieder bonnetje op een groter vel plakken en daarbij op de goede plek in jouw administratie plaatsen. Tegenwoordig is het vanuit de Belastingdienst toegestaan om al deze bonnetjes digitaal te bewaren. Je hoeft daarom geen aparte map aan te maken, zolang alles maar aan de voorwaarden voldoen. Zorg er altijd voor dat je alles bij de hand hebt indien er een controle komt.

Multifunctioneel

Bonnetjes zijn ook noodzakelijk om transacties op de juiste rekeningen in te boeken. Denk bijvoorbeeld aan betalingen of bepaalde aankopen. Bovendien zie je op die manier meteen hoeveel geld er is uitgegeven en waar mogelijk op bezuinigd kan worden. Tevens is de inventaris van een bedrijf in kaart te brengen met het gebruik van bonnetjes. Kortom: deze stukjes papier zijn multifunctioneel!

Waarom is het belangrijk om bonnetjes op de juiste manier te bewaren?

Om facturen op de juiste manier bij te houden is het noodzakelijk dat een boekhouder een systeem heeft om bonnetjes op de juiste manier te ordenen en te bewaren. In het verleden waren dit meestal mappen of ordners, maar die tijd kijkt voorbij. De meeste boekhouders gebruiken een digitaal systeem en diverse softwaretoepassingen voor bonnetjes. De kans dat ze kwijtraken of kapot gaan is daardoor uiterst klein.

Conclusie: Waarom bonnetjes onmisbaar zijn voor de boekhouding

We kunnen concluderen dat een boekhouder niet zonder bonnetjes kan. Ze vormen van het bewijs van een aankoop of verkoop en zijn zodoende een cruciaal onderdeel van de financiële administratie. Samen vormen bonnetjes een compleet overzicht van alle transacties die binnen een bedrijf hebben plaatsgevonden. Die moet overzichtelijk en in orde zijn om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Wat zijn bonnetjes en waarom zijn ze belangrijk voor de boekhouding?