Wat is een factuur?

Als bedrijf krijg je te maken met allerlei belangrijke documenten. Het is belangrijk om ze op een veilige manier te bewaren, bijvoorbeeld in de cloud. Op die manier voorkom je diefstal en dat bepaalde gegevens op straat komen te liggen. Zo dien je een overzichtelijke administratie bij te houden van jouw facturen. Je hebt vast wel eens van het begrip ‘factuur’ gehoord. Maar wat is het precies en waarom is het zo belangrijk voor een onderneming? De antwoorden op deze belangrijke vragen vind je in dit artikel.

Welk doel heeft een factuur?

Een bedrijf levert producten en/of diensten aan klant(en). Of het nu een grote onderneming is of een eenmanszaak: na de levering volgt er een rekening voor het geleverde werk. We noemen dit de factuur. Het is een gedetailleerde beschrijven van het werk dat je hebt gedaan. En niemand werkt gratis, dus je vraagt er een vergoeding voor. Kort samengevat heeft een factuur de volgende doelen:

  • Een bewijs van transactie: Een factuur is in feite en bewijs van een transactie tussen de verkoper en de koper. Het bevat details zoals de datum van de transactie, de namen en adressen van beide partijen en een beschrijving van de geleverde goederen of diensten.
  • Betalingsverzoek: Een factuur is een verzoek tot betaling van de koper aan de verkoper. Het biedt standaard informatie zoals het verschuldigde bedrag, de betalingsvoorwaarden en eventuele kortingen of extra kosten omdat de betaling te laat is gedaan.
  • Bewijs om een geschil op te lossen: Bij een geschil tussen de verkoper en de koper kan een factuur worden gebruikt als bewijs om het geschil op te lossen. Het is een verslag van de transactie en de voorwaarden die door beide partijen zijn overeengekomen.
  • Fiscale doeleinden: Een factuur kan worden gebruikt voor belastingdoeleinden. Het geeft immers een gedetailleerd verslag geeft van de geleverde goederen of diensten en het in rekening gebrachte bedrag. Deze informatie kan worden gebruikt om de door de verkoper of koper verschuldigde belasting te berekenen.

Wanneer is een factuur geldig?

Te laat betaalde facturen komen vaak voor, maar een aaoper altijd verplicht om de betaling te voldoen. In feite is een factuur een schuldvordering. Dit betekent dat de klant een bepaald bedrag verschuldigd is voor de geleverde goederen en/of producten door een bedrijf.  Een factuur is alleen geldig wanneer het aan bepaalde eisen voldoet. Laten we ze even op een rijtje zetten:

  • Jouw naam en adres
  • Jouw KVK nummer
  • De naam en het adres van jouw klant
  • De datum waarop de factuur is verstuurd
  • Het BTW bedrag
  • Het BTW identificatienummer
  • Het factuurnummer
  • De factuurdatum
wat is een factuur

Wat is BTW en waarom moet je het als ondernemer berekenen?

Het maken, verzenden en versturen van facturen valt onder de noemer ‘facturatie’. Vrijwel elke onderneming krijgt er mee te maken. Soms worden facturen voor geleverde diensten en/of producten verzonden en soms komen er facturen binnen. Bij het versturen van een rekening reken je BTW. Dit is de afkorting van Belasting Toegevoegde Waarde. Het wordt in veel landen geheven op de verkoop van goederen en diensten. Deze belasting wordt meestal berekend als een percentage van de prijs van de goederen of diensten en komt bovenop de verkoopprijs.

Wat is het doel van de BTW?

Het doel van de BTW is inkomsten te genereren voor de overheid en de belastingdruk te verschuiven van inkomen en winst naar consumptie. Het is een belasting op de toegevoegde waarde in elk stadium van het productie- en distributieproces en wordt dus geïnd door bedrijven. Vervolgens wordt het bedrag betaald aan de overheid.

Wie is verantwoordelijk voor innen en afdragen van BTW?

Als consument kan het zijn dat je BTW moet betalen als je goederen of diensten koopt waarop de belasting van toepassing is. Het BTW-tarief kan variëren afhankelijk van het land en het soort goederen of diensten. En soms zijn bepaalde goederen of diensten vrijgesteld van BTW. Doorgaans zijn bedrijven verantwoordelijk voor het innen en afdragen van de BTW aan de overheid. De  consument hoeft zich over de administratieve aspecten van de belasting geen zorgen te maken. Het kan echter zijn dat je het BTW-bedrag apart vermeld ziet op je kassabon of factuur, omdat het uiteindelijk is opgenomen in de verkoopprijs van de goederen of diensten die je koopt.

Te laat betaalde facturen: een probleem voor ondernemers

Hoewel het een bewijs is dat je bepaalde producten en/of diensten hebt geleverd, is het lang niet altijd zeker dat je betaald wordt. We willen je natuurlijk niet bang maken, want meeste opdrachtgevers zijn te vertrouwen. Maar helaas is het een feit dat 1 op de 10 facturen te laat wordt voldaan. En, val niet van je stoel, een ondernemer verliest op jaarbasis 2.5 procent aan facturen die niet zijn betaald. Helaas zorgt dit bij sommige bedrijven voor financiële problemen. Ze hebben minder of geen geld en kunnen daardoor niet aan hun financiële verplichtingen voldoen, laat staan investeren.

Hoe zorg je er voor dat een factuur zo snel mogelijk wordt voldaan?

Het is fijn wanneer een factuur zo snel mogelijk wordt voldaan. In de praktijk is dat helaas niet altijd het geval. Maar we gaan uit van het beste. En gebruik onze tips om een factuur snel betaald te krijgen:

Tip 1: Stel duidelijke betalingsvoorwaarden

Zorg ervoor dat je betalingsvoorwaarden duidelijk op je facturen staan. Vermeld de vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden en eventuele boetes voor te late betalingen. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat jouw klanten hun betalingsverplichtingen begrijpen.

Tip 2: Zorg voor opvolging

Als een betaling achterstallig is, wacht dan niet om je klant op te volgen. Stuur een beleefde herinneringsmail of bel om de status van de betaling te controleren. Vaak is een zacht duwtje in de rug voldoende om de betaling in gang te zetten.

Tip 3: Bied meerdere betalingsmogelijkheden

Maak het je klanten zo gemakkelijk mogelijk om je te betalen door meerdere betalingsmogelijkheden aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een betaling per creditcard, PayPal of bankoverschrijving. Dit geeft je klanten de flexibiliteit om de betaalmethode te kiezen die voor hen het beste werkt.

Tip 4: Bouw een goede relatie op met je klanten

Het opbouwen van een goede relatie met je klanten is belangrijk. Er is een goede basis en veel vertrouwen, waardoor een betaling sneller wordt voldaan. Hou rekening met de behoeften van je klant, lever werk van hoge kwaliteit en communiceer duidelijk en professioneel. Als klanten je vertrouwen en respecteren, geven ze sneller prioriteit aan het op tijd betalen van facturen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

 

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil je meer uitleg of tips voor je boekhouding?