Payt Online Review 2024

Payt is een bekende aanbieder van online debiteurensoftware en richt zich voornamelijk op het MKB. Wat overigens niet betekent dat hun oplossing niet kan worden gebruikt door ZZP’ers. De software van Payt gaat verder dan enkel het versturen van facturen en herinneringen, waaronder de automatisering van het gehele proces. (Inclusief een specialistische oplossing voor ondernemers in de mondzorg).

Payt bestaat sinds 2013 en is actief in de gehele Benelux, Spanje en het VK. Ze bestonden in 2023 tien jaar. Deze mijlpaal ging gepaard met een bedrag van 2 miljard euro, om precies te zijn het bedrag dat via de software door klanten werd geïnd. Payt geeft zelf aan dat de software als doel heeft om klanten sneller te laten betalen. In deze review test ik hun oplossing, om erachter te komen of dit klopt.

Voor- en nadelen Payt

Claim nu je welkomstcadeau

Expert score

Prijs / kwaliteit	4
Slimme functies	5
Gebruiksgemak	4

Hoe is de software van Payt getest?

Het testen van de Payt software heb ik gedaan door alle functionaliteiten zelf uit te proberen. Het is de beste methode om erachter te komen of een programma wel of niet je investering waard is. Op deze manier komen namelijk niet alleen de pluspunten, maar ook minpunten en eventuele tekortkomingen naar voren. En het is als ondernemer prettig om dit te weten, voordat je een betaalverplichting aangaat.

Wil je meer weten over hoe het onderzoek tot stand is gekomen? Bekijk hier de complete onderzoeksmethode.

Wat kost Payt?

Hoewel dit onderdeel later in deze review uitgebreid aan bod komt, deel ik nu alvast een indicatie. Zo weet je in ieder geval hoeveel de software ongeveer kost. De kosten worden bepaald op basis van het aantal facturen, vanaf €29,95 per maand. Dit pakket is geschikt tot 30 facturen, waarna je in een duurder pakket terechtkomt. De overige kosten vind je verderop in deze review, inclusief het aantal inbegrepen incassozaken, administraties en dergelijke.

Payt is gratis uit te proberen, maar je moet wel akkoord gaan met de eventuele implementatiekosten. Dit vond ik persoonlijk een beetje jammer. Je hoeft echter geen betaalgegevens te verstrekken, enkel je bedrijfsinformatie. Indien je nog geen onderneming hebt, kun je bijvoorbeeld allemaal nullen invullen bij het KvK-adres, evenals een nep-adres. Zo kun je toch de proefversie bekijken. Houd er rekening mee dat je dan natuurlijk wel een ander account nodig hebt (via een ander mailadres) als je besluit om Payt ook daadwerkelijk betaald te gaan gebruiken. (Ook werken de volledige functionaliteiten van Payt enkel in combinatie met een gekoppelde oplossing voor facturatie en hiervoor dien je wel weer betaalgegevens te verstrekken).

Belangrijkste punten van Payt beoordeeld

Starten met Payt

Starten met de software van Payt kan (op zich) vrijblijvend. Je dient wel wat gegevens in te vullen om met ermee aan de slag te gaan. Er is geen optie om aan te geven dat je bijvoorbeeld nog geen bedrijfsadres of KvK nummer hebt, maar je kunt hier wel gewoon iets verzinnen (zolang het de juiste en voldoende tekens zijn). Na het verifiëren van je e-mailadres en het ingeven van een wachtwoord kun je de software meteen uitproberen. Tenminste, je kunt de software bekijken. Om de functies echt te testen, dien je een koppeling te maken met het programma dat je gebruikt voor facturatie.

Tijdens het maken van een proefaccount krijg je de keuze om akkoord te gaan met de implementatiekosten, deze zijn echter alleen van toepassing als je met behulp van Payt gegevens wil inladen om “live te gaan”. Dit betekent het koppelen van je boekhoudoplossing.

Inloggen doe je met je gebruikersnaam en wachtwoord. De uitstraling van de interface is rustig, zakelijk en niet het meest modern. Je wordt echter ook niet overladen met allerlei informatie. Je hebt de keuze om meerdere administraties te beheren, wat meteen duidelijk is aangezien de eerste stap het selecteren van een administratie is. Waarna je op het dashboard terecht komt.

Op het dashboard zelf vind je meerdere handige overzichten, ingedeeld per categorie. Denk aan de categorie “debiteuren”, en vervolgens het aantal ongelezen berichten, die met een overschreden kredietlimiet, enzovoorts. Ook kun je via het dashboard openstaande taken bekijken, van jezelf of collega’s (pluspunt).

Aan de linkerzijde van het dashboard komen alle facturen te staan en de stappen die worden doorlopen (herinneringen, incasso’s etc.). Dit debiteurenbeheerproces kun je dus zelf naar wens instellen. Aan de rechterzijde zal in het rood worden aangegeven als iets je aandacht nodig heeft, bijvoorbeeld “facturen die om aandacht vragen” of “geblokkeerd zijn”.

Indien je niet tevreden bent met de huidige opzet, kun je het dashboard makkelijk naar wens aanpassen. Zodra je deze optie in de rechterbovenhoek aanklikt, kun je veel vensters verwijderen en verplaatsen (drag & drop). Via het pijltje kun je ook het standaard dashboard herstellen en indien gewenst widgets toevoegen.

Aan de menu-opbouw en de manier van navigeren moest ik persoonlijk even wennen, aangezien je dus via de blokken op het dashboard naar de bijbehorende pagina kunt gaan. Waarbij je even precies moet klikken als er subonderwerpen zijn, zoals de eerder genoemde “debiteuren met een overschreden kredietlimiet” bijvoorbeeld. Je kunt dus niet op het kopje “debiteuren” zelf klikken.

Bovenaan vind je het hoofdmenu, inclusief de belangrijkste onderwerpen die in duidelijke taal staan omschreven, zoals “online betalingen” en “facturen”. Iets daarboven vind je nog twee menu’s, eentje voor het wijzigen van je administratie, inbox en taken, en eentje met exports en opties die je verwijzen naar een online pagina voor updates en hulp-informatie. Tenslotte is er nog een zoekbalk, een chatvenster en wederom een menu met de naam van je onderneming, waar je jouw persoonlijke accountgegevens kunt aanpassen.

Functies Payt

Payt is een uitgebreide debiteurenoplossing, waarmee meer mogelijk is dan met het reguliere boekhoud- of facturatieprogramma. Ze richten zich dan ook vooral op ondernemers die het debiteurenproces willen automatiseren, waarvoor je de software van Payt moet koppelen aan je boekhoudoplossing (implementatie).

Hieronder de belangrijkste onderwerpen die zijn getest en in deze review aan bod komen:

• Implementatie
• Debiteurenbeheer (facturatie, zaken, debiteuren)
• Betalingen en betalingsregelingen
• Opvolging
• Inbox, notities en takenlijsten
• Rapportages
• Integraties (overzicht)

Implementatie

Payt is enkel volledig te testen na het invullen van behoorlijk wat gegevens en het koppelen van een andere externe applicatie. Een proces dat niet geheel soepel verliep, zo bleef de software bijvoorbeeld aangeven dat er geen boekhoudpakket gekoppeld was, terwijl dit wel het geval was. Een paar keer refreshen en opnieuw uit- en inloggen bleek het probleem op te lossen. Je bent tevens verplicht om een bankrekening te koppelen als je alle functies wil testen, de online betaalinstellingen kun je echter wel overslaan.

De gratis vrijblijvende proefperiode is naar mijn mening dus niet geheel vrijblijvend, aangezien je akkoord dient te gaan met de eventuele implementatiekosten en het delen van bankgegevens. Dit hoef je enkel te betalen als je akkoord gaat met hulp voor de implementatie, waarvoor Payt 100 euro in rekening brengt. Deze optie kun je ook uitvinken bij het creëren van een proefabonnement. Je bent echter wel verplicht om je bankgegevens te delen. Houd er rekening mee dat al deze stappen niet mogelijk zijn als je werkt via een incognitovenster.

Debiteurenbeheer (facturatie, zaken, debiteuren)

Zodra Payt geïmplementeerd is en dus live staat, zal deze starten met de verzending van facturen, herinneringen, enzovoorts. Het is dus belangrijk om deze optie uit te zetten in je boekhouding of facturatie oplossing, om dubbele verzending te voorkomen. Payt synchroniseert de gegevens ondeling via een dagelijkse automatische import. Je vindt deze optie terug in het hoofdmenu onder “import”.

Hier kun je tevens kiezen voor een handmatige import (“nu importeren”), en voor het veranderen van de importinstellingen en het uploaden van documenten. Dit laatste is voor het koppelen van bestanden aan bijbehorende onbetaalde facturen. Als een import geslaagd is, komt hiervan een melding te staan op het dashboard.

De import-instellingen vind je ook terug in het “instellingen” menu (radar-icoon) en vervolgens onder “importeren”. Hier kun je indien gewenst de automatische import uitzetten (pluspunt), uitzonderingen instellen, betalingscondities ingeven, en meer.In het import overzicht komen zowel facturen als betalingen te staan.

Facturen filteren kan op een zeer uitgebreide manier, aangezien de software echt is ontwikkeld voor uitgebreid debiteurenbeheer. Denk aan het filteren op herinneringen, eigen labels, betaalmethodes, en dergelijke. Evenals combinaties hiervan. Een handig extraatje is het feit dat aan de rechterkant het bedrag komt te staan van de toegepaste filters, zodat je snel kunt zien welke categorieën de meeste aandacht vereisen. Het is tenslotte ook mogelijk om dit overzicht te exporteren.

Als je een item opent, kun je extra details bekijken en handmatig documenten koppelen. Hier komen ook eventuele validatiefouten te staan. Bijvoorbeeld het ontbreken van bepaalde adresgegevens en waarschuwingen, zoals een foutief telefoonnummer. Het is echter niet mogelijk om dit te wijzigen via Payt en dit zul je dus moeten doen via jouw boekhoud- of facturatieprogramma. Wijzigingen worden pas zichtbaar na de volgende import. Je kunt dit versnellen door voor een handmatige import te kiezen.

Betalingen en betalingsregelingen

Naast het beheren van facturen, is een belangrijk onderdeel uiteraard het daadwerkelijk betaald krijgen. Bij Payt doe je dit door het koppelen van een Payment Service Provider (PSP), zoals iDEAL. Op deze manier kun je dus een betaallink toevoegen aan facturen. Dit kan zowel via een eigen Mollie account, de Rabobank, als via Pay (dat verloopt via Payt). Je vindt deze optie onder het instellingen menu (radar-icoon) en “online betalingen”.

Via deze opties kun je ook automatisch incasso’s regelen (via Mollie en Twikey), en betalingsregelingen treffen. Dit laatste doe je door het selecteren van een item in het facturen, debiteuren of zaken overzicht, waar je termijnen en betaaldagen kunt instellen. Er zijn veel instellingen mogelijk, zoals die voor afrondingen en afsluitingen.

Opvolging

De opvolging van facturen is een belangrijk aspect van Payt. Het traject is te zien op het dashboard en in te stellen tijdens de implementatie. Uiteraard kun je dit ook op een later moment inzien en indien gewenst aanpassen. Je vindt deze optie terug onder de instellingen (radar-icoon) en door vervolgens te kiezen voor “factuurtraject”. Het aantal mogelijkheden is groot en wordt op een overzichtelijke manier weergegeven. Je kunt bijvoorbeeld de termijnen, het aantal herinneringen en de bijbehorende minimum bedragen instellen, evenals de instellingen voor het starten van een incassozaak via een derde partij. Het is zelfs mogelijk om de dagen waarop e-mails en brieven worden verstuurd in te geven, inclusief speciale regels voor feestdagen (waaraan je er ook zelf kunt toevoegen).

Via Payt kunnen jouw klanten gebruikmaken van je eigen debiteurenportaal, zodat debiteuren een overzicht kunnen zien van openstaande facturen en betalingen, betalingen kunnen verrichten, en meer. Je stelt zelf in wat hiervoor de vereisten zijn, denk aan een identiteits- of postcodecontrole. Evenals het opstellen van een hiërarchie, als je te maken hebt met hoofd- en subdebiteuren. Tenslotte is het mogelijk om sjablonen te creëren, zodat ook het treffen van bepaalde betalingsregelingen kan worden geautomatiseerd.

Voor de incassopartner  kun je via Payt zelf een keuze maken of zelf een partner toevoegen. Voor Nederlandse ondernemers zijn dit er op het moment van schrijven elf en voor Belgische B2B debiteuren is dit er één.

Inbox, notities en takenlijsten

Het is mogelijk om via Payt te communiceren met debiteuren, voor klanten onder andere via het eerder genoemde klantenportaal. Deze berichten komen terecht in de Payt inbox, en alle berichten die hierin komen te staan kun je zowel filteren als sorteren. In de Payt inbox vind je berichten van alle administraties (indien van toepassing), die je ook kunt filteren op een enkele administratie. Je kunt via het platform van Payt dus communiceren met klanten en je hebt hiervoor geen extern mailprogramma nodig.

Een andere manier om berichten te bekijken is via het dashboard. Hier komen ook duidelijk de debiteuren, facturen en (incasso)zaken met ongelezen berichten te staan. De instellingen voor de berichten vind je onder het instellingen menu en het kopje “e-mail”. Je kunt hier indien gewenst ook een eigen domein ingeven.

Naast de inbox voor externe contacten, is er een takenlijst (zelfde menu als de inbox). Hier vind je een overzicht van alle taken, die je kunt filteren op onder andere administratie, (toegewezen) gebruiker, datum, dossiertype (zaak, factuur, debiteur), aangemaakt door, bedrag, etc. Taken staan dus voor alle acties en dingen die je aandacht nodig hebben.

Het enige dat ik mis, is de optie om hier direct een taak toe te voegen. Dit is enkel mogelijk via een van de dossiertypes (factuur, debiteur, zaak), na het selecteren van een specifiek item. Op deze manier kun je niet alleen taken, maar ook berichten en notities toevoegen.

Taken kunnen overigens worden toegevoegd aan je eigen takenlijst, maar ook aan die van een andere gebruiker. Het is hierbij mogelijk om bijlagen en instructies toe te voegen. Een andere optie is het toevoegen van taken als bulkactie (pluspunt). De herinneringen voor deze taken staan standaard op dagelijks en dit kun je indien gewenst aanpassen via je persoonlijke profiel.

Notities zijn een andere communicatiemethode, gericht op communicatie die buiten Payt plaatsvindt. Het is een manier om extra informatie toe te voegen aan de tijdlijn van een debiteur. Het toevoegen van een notitie verloopt op vrijwel dezelfde manier als die van een taak.

Rapportages

Tot slot is er nog een mogelijkheid om meer informatie en inzicht te verkijgen in de data, onder het menu-item “rapportages”. Hier kun je onder meer een overzicht vinden van het nog openstaande saldo en de omzet (beide per maand), evenals de openstaande facturen per stap. De mate van rapportages is naar mijn mening wat beperkt, zeker in vergelijking met de overige functionaliteiten en vele mogelijkheden van de software.

Integraties (overzicht)

Een van de voorwaarden om Payt te gebruiken is dat je de software combineert met je boekhoudprogramma of facturatie oplossing. Ik raad je aan om dit te controleren voordat je een betaald abonnement afneemt, maar op het moment van schrijven is Payt te koppelen met onder andere:

• AFAS
• Exact Online
• e-Boekhouden
• Moneybird
• Reeleezee
• Simplicate
• SnelStart
• Teamleader
• Twinfield
• Visma

De mobiele app

Op het moment van schrijven bestaat er geen Payt app. Dit is (denk ik) vanwege het feit dat de software zeer uitgebreid is. Het is echter wel mogelijk om in te loggen via de mobiele browser, maar de site is niet geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Het is dus wel mogelijk om iets na te kijken.

Gebruiksgemak en ervaringen van overige gebruikers

Het gebruiksgemak van Payt is erg goed, zeker aangezien het een gespecialiseerd programma is. Hoewel de software niet per se het mooiste design heeft, is het erg overzichtelijk. Buiten een paar kleine strubbelingen tijdens het implementatieproces, werkte alles prima. De software is zelfs voor nieuwe gebruikers (ook zonder ervaring met debiteurenbeheer) behoorlijk duidelijk. Het is mogelijk om al gaandeweg nieuwe dingen op te pikken. Vanwege het grote aantal mogelijkheden, is het wel verstandig om er echt even de tijd voor te nemen en alles goed in te stellen. Helemaal als er direct een groot aantal facturen zullen worden geïmporteerd. In combinatie met alle automatiseringen (zoals voor het versturen van herinneringen en dergelijke), is het essentieel dat dit goed verloopt.

Om erachter te komen wat de meningen van andere gebruikers zijn, heb ik gekeken naar de reviews op onafhankelijke platformen. Zo heeft Payt meer dan 850 reviews op Trustpilot en ontvangt 4,6 van de 5 sterren, wat staat voor een uitstekende beoordeling. Gebruikers zijn erg te spreken over de klantvriendelijkheid van de medewerkers en het feit dat alles vanuit één systeem kan worden geregeld. Met opmerkingen als ”Facturen worden echt sneller betaald” en “zonder te bellen debiteuren herinneren aan vervallen facturen loont”. Op Google staan slechts 92 reviews en hier ontvangt Payt 4,2 van de 5 sterren. Met opmerkingen als “eenvoudig te begrijpen en mee te werken” en “veel slimme functionaliteiten”. Er zijn uiteraard ook minder positieve reviews, die vooral van klanten afkomstig zijn waarbij de ondernemer Payt gebruikt voor het innen van facturen en die dus niets te maken hebben met de software zelf.

Persoonlijke ervaring met de klantenservice

Als je ergens niet uitkomt (en de kans is groot bij software die zo uitgebreid en gespecialiseerd is) is er behoorlijk veel informatie te vinden in de online kennisbank van Payt. Hier kun je zoeken naar onderwerpen, waarvan alle handleidingen zijn voorzien van printscreens. Ook zijn er een aantal video’s, al is dit aanbod wat beperkter. Op de hulppagina van Payt vind je alle informatie om je verder te helpen, waaronder ook eventuele updates, handleidingen over (de meeste) implementaties en specifieke informatie over veelgebruikte opties. Er is tevens een “wiki” pagina op de site van Payt, met informatie over vakkundige termen en begrippen. Binnen de software zelf kun je ook zoeken, maar dit is naar informatie binnen de administratie en dus niet gericht op de werking ervan.

Ook voor het contacteren van de klantenservice zijn meerdere mogelijkheden. Dit kan via de online chat (in de interface zelf), via het contactformulier, via het e-mailadres (info@payt.nl) en telefonisch (+31 85 0021960 en 085-3030650). De snelste manier is (naar mijn ervaring) via de live chat. De klantenservice is actief van maandag tot en met vrijdag, van 9 tot 17 uur.

Complete functielijst

Hieronder een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten van Payt:

Is Payt veilig online te gebruiken?

De informatie over de veiligheid van de software is te vinden onderaan de pagina. Hier staat onder andere dat Payt een ISO 27001 certificaat heeft, hebben ze een meldpunt voor ethical hacking en kun je hier de verwerkersovereenkomst vinden met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. In de algemene voorwaarden vind je meer informatie, zoals de SSL verbinding die wordt gebruikt en het feit dat Payt wel zaken doet met een aantal derde partijen die zich buiten de EER bevinden. Hoewel je Payt veilig kunt gebruiken, is de informatie hierover wat beperkt. De informatie staat verspreid op diverse pagina’s en niet alles staat duidelijk vermeld op de “beveiliging” pagina.

Pakketten en kosten

Alle Payt abonnementen zijn maandelijks opzegbaar en inclusief een onbeperkt aantal gebruikers (pluspunt). In totaal heb je de keuze uit drie standaard pakketten en een op maat gemaakte optie. De ondersteuning per mail en chat is bij alle pakketten inbegrepen.

Houd wel rekening met extra kosten voor het gebruik van iDEAL, dat wordt berekend op basis van gebruik. Verder zijn er extra kosten voor bijvoorbeeld Mollie en/of het koppelen van je facturatiepakket, die je niet via Payt betaalt maar via de externe app zelf.

Payt biedt geen kortingen aan, zoals bijvoorbeeld voor een jaarabonnement of voor nieuwe gebruikers. Er is wel een methode om een extraatje te ontvangen ter waarde van 100 euro, en dat is bij het uitnodigen van een relatie die vervolgens ook lid wordt (via het cadeau-icoon in de interface).

Extra kosten:

-Payt rekent €0,35 per transactie voor het gebruik van de iDEAL betaalmethode, ongeacht het pakket of het aantal facturen.

-Gebruik maken van online betalingen kost €5 per maand, plus de eventuele kosten van Pay of Mollie.

-Ook kun je kiezen voor hulp bij de implementatie, dit kost eenmalig €100.

-Er zijn tevens extra modules die je via de interface kunt in- en uitschakelen, zoals het gebruik van een eigen API (€25), Webhooks (€15) en e-Mandaten (€25). Al deze kosten worden berekend per maand.

Payt voor de mondzorg

Voor ondernemers die actief zijn in de mondzorg worden er andere kosten gehanteerd. Om een indruk te geven gaat het hierbij om €0,18 voor een Vecozo declaratie, €0,60 per patiëntennota, €1,25 extra voor een factuur per post, en implementatiekosten van €500. Voor de exacte kosten dien je contact op te nemen met Payt, als je in deze sector werkzaam bent.

Conclusie

Payt is een uitstekende debiteuren oplossing, gericht op ondernemers met een groot aantal (openstaande) facturen die dit proces zoveel mogelijk willen automatiseren. Payt is te koppelen aan behoorlijk wat boekhoud- en factuurprogramma’s, en niet afzonderlijk te gebruiken. De software zelf is zakelijk en heeft een ietwat verouderde uitstraling, maar biedt een enorm aantal mogelijkheden en personalisaties aan.

De gebruiksvriendelijkheid is goed en de software is makkelijk om mee te werken. Wel dien je wat tijd nodig te hebben om de implementatie, de structuur voor de opvolging van facturen en dergelijke, juist in te stellen. Gelukkig is er veel online informatie beschikbaar, met name wat betreft handleidingen inclusief screenshots. Indien je er niet uitkomt kun je de klantenservice op meerdere manieren bereiken. Je betaalt voor Payt op basis van het aantal facturen en je hebt de keuze uit drie standaard en een op maat gemaakt pakket.

Een klein nadeel is de proefperiode. Aangezien er geen demodata is en je deze dus direct moet koppelen en je ook je zakelijke bankgegevens dient te verstrekken om de software te testen. Gebruikers zijn echter erg tevreden, en geven deze onderneming uit Groningen met meer dan 10 jaar ervaring, een uitstekende score.

Claim nu je welkomstcadeau

Expert score

Prijs / kwaliteit	4
Slimme functies	5
Gebruiksgemak	4

Alternatieven debiteurenbeheer software

Uiteraard kan het zijn dat Payt niet geschikt is voor jouw onderneming, wat ook los kan staan van de kwaliteit. Hieronder een aantal alternatieven voor Payt, waaronder een goedkope optie voor ZZP’ers (e-Boekhouden), eentje voor vrijwel alle ondernemers (Snelstart), en een oplossing die qua uitgebreidheid en prijsklasse erg overeenkomt met Payt (Exact).

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.