Wat kan order picking software voor jouw bedrijf betekenen?

Als zelfstandige ondernemer ben je net als ik waarschijnlijk constant op zoek naar nieuwe mogelijkheden om jouw onderneming soepeler en efficiënter te laten draaien. Het automatiseren van bedrijfsprocessen kan je op de langere termijn veel tijd en geld besparen. Het gebruik van specifieke software zorgt naast het besparen van kostbare tijd, er ook voor dat er minder vaak fouten gemaakt worden. Dit maakt het werk voor jezelf en jouw werknemers een stuk aangenamer.

Gebruik maken van order picking software is in deze moderne tijd eigenlijk onmisbaar en in dit artikel neem ik je graag mee wat deze software voor jou en jouw onderneming kan betekenen. Hopelijk weet je na het lezen van dit artikel welke voordelen dit soort software jouw onderneming kan bieden.

Kort samengevat is dit de beste order picking software op dit moment:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• Picqer & Kardex Remstar – beste voor efficiënte order picking

Wat is order picking?

Order picking is een proces waarin alle producten voor een order worden verzameld in het magazijn en tevens de voorraad van het magazijn wordt bijgehouden. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen maken orderpickers vaak gebruik van software. Deze order picking software optimaliseert het proces en voorkomt het maken van fouten.

In dit artikel belichten we de toepassingen, functies en voordelen van order picking software en bekijken we ook een aantal programma’s die je hiervoor kunt gebruiken.

Voor welke toepassingen kan order picking software gebruikt worden?

Deze software kan voor een uiteenlopende range aan toepassingen gebruikt worden. Van de basis toepassingen tot uitgebreide functies die je helemaal kunt toespitsen op jouw onderneming. Voordat we hier verder op ingaan, wil ik eerst toelichten wat de methodes zijn om orders te picken. Hieronder een korte omschrijving van de vijf meest gebruikte methodes.

Methodes voor order picking

– Discrete picking of single order picking is de meest gebruikte methode, waarbij iedere order apart wordt afgewerkt. Er wordt niet aan meerdere orders tegelijkertijd gewerkt. Hoewel dit voor bedrijven met grote warenhuizen niet de meest efficiënte methode is, is deze wel erg overzichtelijk. Ideaal voor kleine ondernemingen, bedrijven die met papieren pakbonnen werken of niet veel orderpickers in dienst hebben.

– Cluster picking is een methode waarbij aan meerdere orders tegelijkertijd wordt gewerkt en de producten worden per order door de orderpicker apart gehouden. Het voordeel is dat de orderpicker minder tijd nodig heeft om zich te verplaatsen in het magazijn. Tevens een geschikte methode voor kleinere ondernemingen, maar niet gemakkelijk om te schalen als het bedrijf groeit.

– Batch picking of multi order picking is een methode waarbij meerdere orders tegelijkertijd worden vervuld, maar de producten niet apart worden gehouden. Pas als alle producten verzamelt zijn worden de individuele orders afgewerkt. Deze methode is erg handig als jouw orders vaak uit dezelfde producten bestaan of de verschillende producten duidelijk te herkennen zijn. Deze methode is over het algemeen effectiever dan de twee bovenstaande en kan je veel tijd besparen. Het nadeel is dat het sorteren een extra handeling is waardoor het proces onoverzichtelijk kan worden.

– Zone picking is een methode waarbij iedere orderpicker een bepaalde zone voor zijn rekening neemt. Deze methode is erg geschikt als jouw onderneming over een erg groot magazijn beschikt. Deze manier van order picken wordt vaak gecombineerd met geautomatiseerde transportsystemen.

– Wave picking is een methode die vooral wordt toegepast door grote ondernemingen met zowel veel verschillende producten als een hoog aantal bestellingen. Er wordt gekeken naar welke orders een hogere prioriteit hebben en hoeveel tijd ze kosten om te worden afgerond.

Er zijn nog een aantal andere methodes, die ik helaas niet allemaal in dit artikel kan benoemen. Deze methodes zijn met name interessant voor ondernemingen met een ingewikkelde logistiek, meerdere warenhuizen en een enorm scala aan producten. Voor kleine tot middelgrote ondernemingen zijn bovenstaande methodes het meest geschikt.

Order picking software zorgt er dus voor dat de orderpicker volgens een van de bovengenoemde methodes de orders makkelijk kan voorbereiden. Bij het scannen van iedere barcode wordt ook de voorraad door deze software bijgehouden. Waardoor jij in real time kunt zien hoeveel voorraad er nog is en welke en hoeveel producten er zijn verkocht. Zo heb je altijd een goed inzicht in jouw actuele voorraad.

Wat zijn de uitgebreide functies van deze order picking programma’s?

Naast het orderpicken met een barcodescanner en het real-time bijhouden van de voorraad kan deze order picking software jou ook veel tijd besparen door overige functies. Denk hierbij aan:

– Het automatisch aanmaken van verzendlabels en het opslaan van de trackingnummers bij de desbetreffende order, zodat je alles overzichtelijk op één plek kunt nakijken indien nodig.

– Het toekennen van SKU nummers aan producten.

– Diverse API koppelingen waarmee je jouw order picking programma kunt koppelen aan een of meerdere webshops, post- en pakketdiensten en facturatie software.

– Het maken van prijslijsten, erg handig als de prijzen per product variëren per klant.

– Voorraadniveaus beheren, zodat jij precies weet wanneer en hoeveel producten jij moet bestellen om jouw voorraad op peil te houden.

– Inkoopadvies verkrijgen, zodat jij weet wat de bestsellers zijn, welke producten niet goed verkopen of andere rapporten die het jou gemakkelijker maken om zo efficiënt mogelijk in te kopen.

– Mails sturen naar klanten om hen op de hoogte te houden van de vorderingen, wanneer hun bestelling in behandeling is en wanneer deze is verzonden (inclusief trackingcode).

– Aanmaken van handmatige orders door het eenvoudig scannen van de barcode.

– Het uitstippelen van order routes in het magazijn, zodat orderpickers deze kunnen volgen voor een zo optimaal mogelijk proces.

Deze software wordt meestal aangeboden in bepaalde pakketten, waarvoor jij een bepaalde vergoeding betaald per maand. Deze pakketten zijn tevens uit te breiden met extra mogelijkheden en add-ons. Zodat de uiteindelijke oplossing naadloos aansluit op het proces binnen jouw bedrijf.

Wat voor voordelen levert order picking software op voor jouw onderneming?

Het belangrijkste voordeel van deze software is dat het jouw tijd bespaart doordat deze het werkproces efficiënter maakt. Dit zorgt er op de langere termijn voor dat het jouw onderneming geld zal besparen.

Een aantal bijkomende voordelen heb ik hier voor jou op een rij gezet:

– Digitaal werken is een van de vele voordelen als jouw bedrijf streeft naar een “paperless office”. Het opzoeken is digitaal erg gemakkelijk en jouw bedrijf is ook meteen milieubewust bezig. Iets wat de klanten van tegenwoordig erg waarderen.

– Nauwkeurig / leverbetrouwbaarheid. Het automatiseren van het proces komt de nauwkeurigheid enorm ten goede. Het maken van foutjes wordt verminderd, wat zowel voor jou als jouw werknemers erg prettig is.

– Minder retouren zijn een bijkomend voordeel van bovengenoemde leverbetrouwbaarheid. Klanten ontvangen minder vaak een foutieve order, wat naast een hoop tijd en geld ook beter is voor de reputatie van jouw onderneming.

– Eenvoudige bediening. De meeste order picking software is vrij gemakkelijk en overzichtelijk. Dit zorgt ervoor dat ook nieuwe(re) werknemers direct aan de slag kunnen en ook de inwerktijd wordt hierdoor ingekort.

– Real time voorraadbeheer zorgt ervoor dat jij altijd op de hoogte bent van wat er zich afspeelt. Doordat jij altijd op de hoogte bent van de actuele voorraad en ook weet welke producten het beste zijn verkocht, kun je ervoor zorgen dat je niet snel met lege handen komt te staan. Dit zorgt er weer voor dat jouw klanten hun bestelling op tijd en compleet ontvangen. Als je als bedrijf een bestelling niet op tijd of maar gedeeltelijk kunt leveren, kost jou dit vaak ontzettend veel tijd en gedoe. Daarnaast is de klant vaak teleurgesteld als een bestelling niet aan alle verwachtingen voldoet en dit doet de klantentevredenheid niet ten goede.

Welke order picking software is er te vinden op de markt?

Als het je al begint te duizelen wat deze software voor jouw bedrijf kan betekenen, is het belangrijk om te kijken naar wat jouw bedrijf nodig heeft, in plaats van zoveel mogelijk functies te selecteren.

Alle opvolgende pakketten bevatten bovenstaande diensten plus extra diensten en mogelijkheden. Ideaal als jouw bedrijf behoefte heeft aan meer specifieke oplossingen.

• Exact Online Handel Geavanceerd, biedt gespecialiseerde diensten voor bedrijven met meerdere magazijnen.
• Exact Online Handel Premium, biedt ook oplossingen op het gebied van prognose en planning.
• Exact Online Productie Geavanceerd, biedt gespecialiseerde oplossingen aan bedrijven met een uitgebreide logistiek en meerdere magazijnen.

Al deze pakketten zijn ook uit te breiden met diverse add-ons. Deze online diensten, vaak in de vorm van apps, zijn toegespitst op een speciale niche of branche. Omdat de behoeften per sector vaak verschillen en er op deze manier ook kan worden voorzien in specifieke wensen.

Kardex Remstar biedt de Pick-to-Light methode, waarbij zichtbare indicatoren de werknemer helpen een product te lokaliseren. Dit voorkomt en vermindert fouten. Net als andere systemen, bieden zij ook de mogelijkheid voor parallelle order picking, waarin het er simpel gezegd op neerkomt dat meerdere orderpickers aan één order tegelijkertijd werken.

Hoe kan je geld besparen met order picking software?

Waarschijnlijk de allerbelangrijkste vraag van dit hele artikel en de reden waarom jij dit artikel aan het lezen bent. Het grootste voordeel zit in het besparen van kostbare tijd en deze tijd vertaalt zich uiteindelijk naar geld.

Het reduceren van fouten vertaalt zich indirect naar besparingen. Hoe accurater orders kunnen worden vervuld en verzonden kunnen worden naar de klant, hoe minder problemen zich voordoen. Het verwerken van retouren en het versturen van nieuwe producten omdat orders niet correct zijn brengt veel onnodige tijd en kosten met zich mee.

Hetzelfde geldt voor het bijhouden van het voorraadsysteem, dit voorkomt dat klanten niet lang hoeven te wachten op hun order, waardoor zij eerder geneigd zijn om vaker iets bij jou te bestellen. Vooral voor e-commerce is dit erg belangrijk, omdat een snelle en accurate levertijd iets is waarop klanten letten tijdens het bestelproces. Doordat je de orders sneller kunt vervullen en dit kunt communiceren naar de klant, zal dit ook resulteren in meer bestellingen.

Door het gemak van order picking software is het ook mogelijk om tijdelijke werknemers in dienst te nemen tijdens drukke periodes of als er werknemers uitvallen. Deze krachten zijn vaak relatief goedkoper dan vaste krachten. Daarnaast wordt ook de inwerktijd die een nieuwe werknemer nodig heeft vermindert, wat betekent dat zij sneller en gemakkelijker kunnen starten met hun werkzaamheden.

Al deze redenen tesamen vertalen zich in zowel een besparing in tijd en kosten. Natuurlijk zal het per bedrijf verschillen wat de maandelijkse kosten zijn van de benodigde software en of deze opwegen tegen de voordelen, maar voor groeiende bedrijven is dit vrijwel altijd het geval. Het besparen van tijd is kostbaar, want zoals we allemaal weten, time is money.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.