Exact met Simplicate koppelen

Als zakelijke ondernemer zijn vereenvoudiging en efficiëntie onmisbaar voor het laten groeien van jouw onderneming. Zowel Exact als Simplicate zijn software programma’s die precies dit te bieden hebben. Door Exact met Simplicate te koppelen beschik je over een totaaloplossing voor jouw bedrijfsadministratie, van het eerste klantencontact tot het ontvangen van een betaling. Alle debiteuren, verkoopfacturen, betalingen en meer, worden met deze koppeling automatisch gesynchroniseerd.

In dit artikel bekijken we wat beide programma’s ondernemers te bieden hebben, welke functies ze aanbieden, hoe je deze met elkaar kunt laten samenwerken, of de software gebruiksvriendelijk is, wat anderen ervan denken en wat de voordelen van deze integratie zijn. Zo weet jij precies hoe je Exact Online met Simplicate koppelt en wat de bijbehorende voordelen zijn van deze koppeling voor jouw onderneming.

Over Exact

Exact biedt cloud software aan voor ZZP’ers, het MKB en hun accountants. Exact levert financiële producten, zoals online boekhoudsoftware en overige administratieve oplossingen. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan een CRM systeem en financiële modules voor onder meer salaris registratie.

Een van de grote voordelen van Exact is, dat de software te koppelen is met meer dan 200 add-ons, waaronder dus de software van Simplicate. Zo kun je applicaties koppelen die passen bij jouw bedrijf, waardoor het ondernemen zelf een stuk efficiënter en makkelijker wordt.

Exact staat met name bekend bij ondernemend Nederland, vanwege hun online boekhoudsoftware Exact Online. Exact is een internationale onderneming met een vestiging in Delft. Ze bieden hun diensten echter ook aan in andere Europese landen, en zelfs in Azië, Amerika en Australië.

Over Simplicate

Simplicate is een Hollandse onderneming, die zowel CRM als project software maakt. De onderneming bestaat sinds 2015 en heeft intussen al twee vestigingen; in Groningen en Amsterdam. Efficiënt werken, tijd besparen, veel inzicht en gelukkige werknemers zijn de peilers waar Simplicate zich voor inzet. Dit doen ze met een team van meer dan vijftig werknemers, verdeeld over zes verschillende afdelingen.

Simplicate is een groeiende onderneming, die net als Exact altijd werkt aan verbetering van hun producten en diensten. Via het Exact App Center, kun je Simplicate CRM en project software koppelen aan verschillende Exact pakketten, maar dit kan echter ook andersom.

Exact pakketten en functies

Simplicate is dus te koppelen aan verschillende software pakketten van Exact. Om precies te zijn: Exact Online Essentials, Exact Online Plus en Exact Online Professional, en de pakketten Accountancy Plus en Accountancy Professional. De software van Exact is een maand lang gratis uit te proberen, zonder verdere verplichtingen. De prijs van Exact Online ligt tussen de €39,- en €111,- per maand exclusief BTW, afhankelijk van het pakket dat past bij de grote van jouw onderneming. Hieronder een overzicht van de kosten per pakket:

Hieronder een kort overzicht van de belangrijkste functies van Exact Online:

• BTW aangifte en opgaaf ICP
• Salarismutaties uploaden
• Facturatie, inclusief aanmaningen en een betaallink
• Bankieren, inclusief een automatische bankkoppeling en het ontvangen en uitvoeren van betalingen
• Realtime rapportages en overzichten
• CRM systeem, inclusief het beheren van relatiegegevens (via de KvK), het versturen van e-mail en verkoop campagnes, en het bijhouden van verkoopkansen
• Het im- en exporteren van data, waaronder het integreren van koppelingen met externe applicaties zoals Simplicate
• Optionele add-ons, zoals: debiteurenbeheer, HR, salarisadministratie en abonnementenbeheer
  
  

Dit zijn lang niet alle functies die Exact Online te bieden heeft. Een volledig overzicht van alle Exact Online functies en een complete review van dit online boekhoudprogramma vind je hier. Veel functies van Exact Online zijn tevens slimme functies, wat zorgt voor efficiëntie en tijdbesparing. Deze functies worden ook alsmaar slimmer, naarmate je het programma vaker gebruikt. Denk aan de Scan & Herken optie en de automatische bankkoppeling.

De voordelen van de koppeling tussen Exact en Simplicate

Het koppelen van deze twee software programma’s, brengt een aantal handige en efficiënte voordelen met zich mee, zoals:

• Debiteuren volledig beheren vanuit Simplicate
• Omzetgroepen in Simplicate koppelen aan grootboekrekeningen in Exact, voor het juist inboeken van facturen
• Een factuur die in Exact wordt gemarkeerd als betaald, zal automatisch worden teruggekoppeld naar Simplicate
• Een beveiligde API verbinding door middel van een SSL certificaat

Hoe koppel je Exact Online met Simplicate?

Exact Online en Simplicate koppelen kan op twee manieren. Je kunt dit namelijk doen vanuit Exact Online en vanuit Simplicate, net wat jij het makkelijkste vindt of waar jij al een abonnement hebt afgesloten. Hieronder leggen we in beide gevallen uit, hoe je deze koppeling precies maakt.

Het koppelen van Simplicate vanuit Exact Online

Om Exact Online te koppelen met Simplicate, heb je een Exact Online abonnement nodig. Je kunt alle drie de pakketten van Exact Online gebruiken om te koppelen met Simplicate. Je dient hiervoor dus eerst een Exact Online abonnement te hebben. Als je beschikt over een online boekhoudpakket van Exact Online, ga je vervolgens naar het Exact App Center. Hier zoek je eenvoudig naar de software van Simplicate, via de zoekbalk.

Je kunt Simplicate indien gewenst eerst 14 dagen kosteloos testen, zonder ergens aan vast te zitten. Dit gratis proefabonnement is erg handig om de software zelf uit te proberen. Als je wil overschakelen naar een betaald abonnement, heb je de keuze uit 3 verschillende pakketten: Simplicate Get Started, Simplicate Professional en Simplicate Ultimate Efficiency. De kosten variëren tussen de €130,- en €210,- per maand. Voor de koppeling met Exact Online worden geen opstartkosten in rekening gebracht en dit is dus gratis.

Het koppelen van Exact Online vanuit Simplicate

De tweede optie om de software pakketten met elkaar te koppelen, is via je Simplicate abonnement. Je kunt deze koppeling vinden onder “instellingen”, onder de subkopjes “account” en “integraties”. Je kunt ook navigeren naar “boekhoudkoppelingen” en dan kiezen voor “alle beschikbare apps”. Kies nu voor Exact en selecteer “installeren”. Hierna dien je een aantal stappen te volgen, om deze koppeling in te stellen. Dit doe je als volgt:

1. Koppel je Simplicate bedrijfsprofiel aan een Exact administratie
   Per bedrijfsprofiel geef je aan welke administratie van Exact Online je wil koppelen en of je Simplicate projecten wil synchroniseren naar Exact kostenplaatsen of kostendragers. Hiermee geef je dus aan, hoe een inkoop verwerkt moet worden
2. Koppel Simplicate kostensoorten aan Exact grootboekrekeningen Kies voor iedere kostenpost de bijpassende grootboekrekening. Als je deze in Exact Online bijvoorbeeld gebruikt voor ingekochte producten, zullen deze op dezelfde manier worden geboekt in Simplicate
3. Projecten koppelen
   Alle Simplicate projecten zullen automatisch worden gekoppeld met Exact Online. Dit betekent dus ook dat als je een nieuw project in Simplicate aanmaakt, dat hiervoor ook automatisch een Exact kostendrager of kostenplaats wordt gecreëerd. Let op: als je al een project in Simplicate hebt aangemaakt vóór de koppeling met Exact, dan dien je dit handmatig te doen. Dit is echter niet moeilijk en kan zowel via Simplicate als Exact Online

Bij het boeken van inkopen is het belangrijk om te onthouden dat: enkel het inkoopboek wordt ondersteund, dat je de grootboekrekening selecteert die je wil gebruiken, en dat je het project waarop je de inkoop gaat boeken, als kostenplaats of kostendrager selecteert.

Hieronder nog een aantal handige tips voor een succesvolle koppeling:

• Facturen kunnen met terugwerkende kracht worden verwerkt. Hiervoor vul je de datum in, waarvan jij wenst dat de facturen moeten worden gesynchroniseerd
• Gebruik voor het koppelen van BTW codes, BTW codes exclusief BTW
• Kies voor de “standaard” betaalconditie tijdens het installeren van de koppeling
• Bij “fallback” kun je een conditie instellen, die zal worden gebruikt als Exact een bepaalde optie niet herkent
• Relaties worden gekoppeld op basis van naam. Indien een relatie niet overeenkomt/niet bestaat, zal er automatisch een nieuw contact worden aangemaakt
• Vergeet niet om je instellingen op te slaan tijdens het instellen van de koppeling en doe dit tevens voor iedere pagina
• Voer in Simplicate enkel factuurnummers in die bestaan uit getallen, anders kunnen deze niet door Exact worden overgenomen
• Openstaande posten worden ‘s nachts gesynchroniseerd
• Van facturen die worden verstuurd vanuit Simplicate, kun je het PDF bestand niet raadplegen vanuit Exact

Simplicate pakketten en functies

Voor de koppeling heb je uiteraard niet alleen een Exact pakket nodig, maar ook een pakket van Simplicate. De kosten voor de verschillende Simplicate software pakketten zijn als volgt:

Hieronder een kort overzicht van de belangrijkste functies van Simplicate, op basis van het Simplicate Professional abonnement:

• CRM en Sales software, inclusief een KvK koppeling, tijdlijn en een mobiele app
• Uren registratie via agenda en timesheet, inclusief het corrigeren van uren, een mobiele app, integratie met Google, Apple en Outlook Agenda
• Projectmanagement, inclusief kilometerregistratie, projectnummers, abonnementen, vaste prijzen en nacalculatie
• Rapportages, waaronder een sales funnel, uren- en omzetrapportages, omzetprognoses, forecasts, project- en abonnementsoverzichten
• HRM, inclusief verlof en verzuim, een digitaal personeelsdossier, tijd voor tijd, roosters en het beheren van contacten
• Workflows, met inbegrip van eigen workflows
• Exporteren van gegevens
• Integratie met boekhoudpakketten zoals Exact Online

Welke gegevens worden gesynchroniseerd tussen Exact Online en Simplicate?

Als je Exact Online met Simplicate hebt gekoppeld, betekent dit dat alle gegevens automatisch onderling worden gesynchroniseerd. Dit bespaart een hoop invoerwerk en voorkomt dubbel werk. Je kunt overigens zelf aangeven welke gegevens je wel en niet wil uitwisselen tussen beide programma’s en dit beheer je via de toegangsrechten.

De gegevens die je kunt laten uitwisselen tussen Exact Online en Simplicate:

Te bekijken en beheren gegevens:

• Relatiebeheer, van klanten en leveranciers
• Orders en te verkopen artikelen
• Verkoopfacturen en verkochte artikelen
• Inkooporders en in te kopen artikelen
• Inkoopfacturen en ingekochte artikelen
• Kostenplaatsen en -dragers voor grootboekrekeningen
• Financiële boekhouding, inclusief boekingen, saldi en andere financiële data
• Kasstroom; het betaal- en bankproces

Te bekijken, maar niet te beheren gegevens:

• Specificaties van grootboekrekeningen en dagboeken
• Kredietbeheer; oftewel debiteurenbeheer
• Crediteurenbeheer, zoals alle openstaande kosten van leveranciers
• Administratie gegevens en data met betrekking tot de bedrijfsvoering, waaronder: gebruikers en andere algemene gegevens
• Documentenbeheer, zoals bestellingen en facturen

Gebruiksvriendelijkheid Exact Online en Simplicate

Om erachter te komen of een programma gebruiksvriendelijk is, doe je er verstandig aan om de software zelf eens uit te proberen. Dit kan in het geval van deze koppeling gewoon gratis, dankzij de gratis proefperiode van zowel Exact Online, als de koppeling met Simplicate via het Exact Online App Center. Op deze manier kom je erachter of de software voor jou prettig werkt.

Hoewel veel ondernemers met name naar de functies en bijbehorende kosten kijken van online boekhoud-, CRM en project software, is de gebruiksvriendelijkheid minstens even belangrijk. Als software logisch te gebruiken is en het makkelijk is om een handeling te verrichten, zal dit tevens een hoop tijd en energie schelen.
Zodra je Exact Online koppelt met Simplicate, zal Simplicate onder andere debiteuren en verkoopfacturen synchroniseren en openstaande posten uitlezen, om facturen in Simplicate vervolgens op betaald te zetten. Het fijne van deze koppeling is, dat je zelf kunt instellen welke gegevens de twee programma’s wel of niet moeten synchroniseren. Zo stel je de software helemaal naar wens in, voor een optimale gebruikerservaring.

Je kunt er ook voor kiezen om bepaalde medewerkers enkel in Exact Online te laten werken en weer andere medewerkers enkel in Simplicate, afhankelijk van de taken. Op deze manier maakt de koppeling het jouw medewerkers een stuk makkelijker, omdat ze niet hoeven te leren om met beide programma’s te werken.

Klantenservice Exact en Simplicate

Ongeacht de kwaliteit van de software, zal het altijd wel eens gebeuren dat je ergens niet uitkomt of dat je op een ander probleem stuit. Een belangrijk onderdeel van de gebruiksvriendelijkheid van dit soort software, is dan ook de klantenservice.

Je kunt bij vragen en problemen zowel contact opnemen met Exact als met Simplicate. Bij Exact doe je dit via de Support Portal. Hier vind je verschillende manieren om achter bepaalde informatie te komen, zoals de Exact community en de kennisbank. Je kunt naast tekstuele informatie, ook handige video’s bekijken of (online) seminars volgen. Als je liever met een medewerker spreekt, dan kan dit via de chat functie. Uiteraard kun je de klantenservice van Exact ook telefonisch bereiken. De support van Exact Online is gratis voor klanten.

Bij Simplicate kun je op twee verschillende manieren contact opnemen. Als nieuwe gebruiker kun je kiezen voor een Onboarding Pakket. Hiervoor betaal je eenmalig, ongeveer tussen de €1.500,- en €3.500,-. Dit is inclusief uitleg, advies en video materiaal. Via een take-in gesprek worden er afspraken gemaakt, om je te voorzien van persoonlijk advies. Nadat de onboarding voltooid is, vindt er na een maand nog een check-up plaats om te kijken of alles naar behoren werkt. Simplicate raadt zelf de onboarding aan, om het maximale te halen uit de software. De tweede manier om contact op te nemen en informatie te achterhalen is gratis voor klanten van Simplicate. Zij beschikken net als Exact over een kennisbank met informatie, inclusief een speciaal artikel voor de koppeling met Exact. Daarnaast kun je ook via de chat, telefonisch en per e-mail contact opnemen met de medewerkers van Simplicate.

Recensies van de koppeling tussen Exact en Simplicate

Om erachter te komen of de koppeling tussen Exact en Simplicate werkelijk doen wat ze beloven, hebben we een kijkje genomen bij recensies van bestaande gebruikers. Gebruikers die deze twee programma’s daadwerkelijk hebben gekoppeld.

Als we kijken naar recensies van gebruikers op onafhankelijke platformen, dan zijn deze over het algemeen erg positief. Met name de professionele klantenservice en het grote aantal mogelijkheden van deze twee programma’s worden genoemd als pluspunten. Deze uitgebreide opties van de koppeling worden door sommige gebruikers ook als een nadeel gezien, omdat het tijd nodig heeft om beide programma’s en de koppeling ervan goed te begrijpen. Vooral klanten die aangeven weinig gebruik te maken van de software, hebben hier last van. Andere problemen die worden genoemd zijn het exporteren van facturen, waarbij je erg op moet letten dat de factuurnummers enkel uit getallen bestaan. Dit staat echter wel duidelijk aangegeven bij de uitleg van Simplicate, over het instellen van de koppeling. De meeste gebruikers geven aan dat deze koppeling hen veel tijd bespaart, dankzij de automatische synchronisatie die erg snel en vlot verloopt.

Conclusie

Het koppelen van Exact Online met Simplicate zorgt ervoor dat je jouw totale administratie online hebt, waaronder de zakelijke online boekhouding, CRM, project management en meer. Het koppelen van de software kan zowel vanuit Exact als Simplicate en is 14 dagen gratis uit te proberen. Beide dienstverleners hebben een goede reputatie opgebouwd en de door hen aangeboden klantenservice is divers en goed te bereiken. Klanten zijn erg te spreken over de koppeling en het gebruiksgemak ervan. De koppeling tussen Exact Online en Simplicate is vooral geschikt voor het MKB, omdat je er wat tijd en energie in moet steken om alle functies te leren kennen en het maximale uit de software te halen.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.