Wat is een betalingsherinnering?

Betalingsherinneringen: iedereen krijgt er wel eens mee te maken. We zijn immers allemaal mensen en soms vergeet je wel eens wat. Voor een bedrijf is het niet fijn om een betalingsherinnering te versturen of te ontvangen. Waarom is dat zo en wat is het belang van zo’n herinnering? Wij zochten het voor je uit.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een bericht dat naar een klant of zakenpartner wordt gestuurd om hem of haar te herinneren aan een komende of te late betaling. Het heeft als doel tijdige betalingen aan te moedigen en het risico van te late of niet-betaling te verminderen.

Hoe verstuur je een aanmaning?

We noemen dit type herinnering soms ook wel een ‘aanmaning’, die je kunt versturen via e-mail, post, telefoon, sms of WhatsApp. De herinnering omvat doorgaans het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en de betalingsinstructies. Soms bevatten aanmaningen ook te laat betaalde kosten of boetes.

wat is een betalingsherinnering

Hoe verstuur je betalingsherinneringen?

Soms is het voor bedrijven noodzakelijk om een of meerdere betalingsherinneringen te sturen. Er is immers bepaald werk geleverd of bepaalde producten zijn verzonden en daar moet netjes voor worden betaald. Helaas gebeurt dat in de praktijk lang niet altijd. Wist je dat 1 op de 2 B2B bedrijven in Nederland te maken krijgt met wanbetaling? Bij grote bedrijven, dus met meer dan honderd medewerkers, heeft zelfs 44 procent te maken met meer dan 50 gevallen van wanbetaling per jaar! Wil jij niet bij deze groep horen? Gebruik dan de volgende tips om de kans op dit probleem te verkleinen:

Tip 1: Wees op tijd
Betalingsherinneringen moeten worden verstuurd zodra de betaling verschuldigd is.

Tip 2: Wees vriendelijk
Benadruk het belang van op tijd betalen, maar blijf vriendelijk. Daardoor blijft de relatie met jouw klant(en) behouden.

Tip 3: Wees duidelijk
Betalingsherinneringen moeten duidelijk en beknopt zijn en alle noodzakelijke informatie bevatten. Vermeld het te betalen bedrag, de vervaldatum en de wijze van betaling.

Tip 4: Wees volhardend
Geef niet op. Betalingsherinneringen moeten regelmatig worden verstuurd totdat de betaling is ontvangen.

Tip 5: Automatiseer als dat mogelijk is
Om papierwerk te verminderen en consistent te blijven, moeten betalingsherinneringen als dat mogelijk is worden geautomatiseerd. En dat kan ook gewoon tegenwoordig. Gebruik bijvoorbeeld een populair factuurprogramma als e-Boekhouden en Moneybird.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

 

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil je meer uitleg of tips voor je boekhouding?