Wie actief is in de bedrijfswereld krijgt te maken met allerlei ontwikkelingen, constructies en termen. Neem nu de zogeheten ‘audit file’. Dit is een belangrijk onderdeel van een onderneming omdat het het bijdraagt aan beter financieel beheer. Daarbij vinden er controles plaats van de boekhouding. In dit artikel lees je alle ins- en outs over de audit file.
Wat is een auditfile?
Een audit is een dossier dat accountants gebruiken bij het uitvoeren van financiële controles. Stel je voor dat deze professional het financiele beheer van een bedrijf, instelling of organisatie onderzoekt. Zowel kleine als grote ondernemingen kunnen een controle laten uitvoeren van het financieel beheer. Een accountant maakt een dossier aan met bewijsmateriaal om zijn of haar bevindingen en verklaringen te onderbouwen. Dit bewijs omvat financiële overzichten, documentatie van interne controles en andere informatie die de accountant tijdens zijn of haar controle heeft beoordeeld.
Wat staat er in een audit file?
Het doel van een audit file is het leveren van bewijs dat het oordeel van de accountant over het financiele beheer van een bedrijf, instelling of organisatie ondersteunt. Het dossier bestaat doorgaans uit de verschillende onderdelen:
- Opdrachtbrief: Dit document schetst de reikwijdte en doelstellingen van de opdracht.
- Auditplan: Dit document beschrijft in detail hoe de accountant de opdracht zal aanpakken.
- Controleprogramma: Dit document beschrijft de specifieke procedures die in de loop van de opdracht zullen worden gevolgd.
- Werkdocumenten: Dit zijn ondersteunende documenten waarin de tests, de analyse en de conclusies van de accountant in detail worden beschreven.
- Brief van het management: Deze brief geeft aan dat het management verantwoordelijk is de voor de financiën en dat het graag een controle wil laten uitvoeren.
Waarom is een audit file onmisbaar voor een bedrijf?
Je kunt een audit file zien als een logboek van alle financiële transacties die binnen een onderneming hebben plaatsgevonden. Deze informatie is uiterst belangrijk omdat het de nauwkeurigheid van de financiële administratie helpt te waarborgen. Door alle transacties op de voet te volgen kunnen eventuele fouten snel worden opgespoord en gecorrigeerd.
Rol bij onderzoek naar mogelijke fraude
Tevens is een audit file een belangrijk spoor in het geval van een onderzoek. Dit vindt bijvoorbeeld plaats wanneer er verdachte activiteiten zijn. In dat geval kunnen controleurs nagaan waar het geld naartoe is gegaan en wie erbij betrokken was. Natuurlijk is het nog fijner wanneer fraude kan worden voorkomen. Ook daar speelt een audit file een belangrijke rol bij. Ga maar na: – als werknemers weten dat al hun bewegingen worden geregistreerd, is de kans kleiner dat zij frauduleuze activiteiten ondernemen.
Naleving financiële voorschriften
Een audit file is zeer nuttig, dat is imiddels wel duidelijk. Zo draagt het ook bij aa de de naleving van financiële voorschriften. Dankzij de volledige registratie van alle transacties kunnen bedrijven gemakkelijk voldoen aan alle vereisten voor rapportage of openbaarmaking.
Meer weten over het opzetten en bijhouden van je boekhouding?
Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over boekhouden.
In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden, zodat je volledige controle krijgt over jouw boekhouding. Download de cursus boekhouden gratis!
Stoomcursus boekhouden voor ZZP’ers
-
Praktische boekhouding tips en tools voor starters en zzp’ers
-
Eenvoudig zelf je boekhouding opzetten
-
Stap-voor-stap zelf boekhouden
-
Handige tools en apps
-
Hoe je eenvoudig kunt factureren
-
Hoe je een compleet overzicht heb van je boekhouding
-
Inclusief BTW-aangifte
Heeft een audit file ook nadelen?
Brengt een audit file ook nadelen met zich mee? Ja, dat is helaas ook het geval. Het vomt een belangrijk onderdeel van de financiële administratie, maar kan ook ook een bron van frustratie zijn voor ondernemers. Zo is een dergelijk dossier vaak tijdrovend om aan te leggen en te onderhouden. Auditfiles moeten regelmatig worden bijgewerkt met nieuwe transacties en documentatie. Dit kan een tijdrovende klus zijn, vooral voor bedrijven met een groot aantal transacties.
Hoge kosten
Het opzetten en bijhouden van een audit file is niet goedkoop. Voor het opzetten en bijhouden van controledossiers zijn vaak gespecialiseerde software programma’s en/of boekhoudkundige diensten nodig. Dit brengt aanzienlijke kosten met zich mee.
Niet gemakkelijk te delen
Tenslotte is niet elke audit file goed toegankelijk. Het wordt vaak digitaal opgeslagen, waardoor het niet of nauwelijks toegankelijk is wanneer je niet over de juiste software of boekhoudkundige diensten beschikt. Daarnaast is het vaak lastig te delen zijn met anderen als het niet in een gemeenschappelijk formaat is opgeslagen. Daardoor heeft niet elke boekhouder en/of financieel expert er toegang toe, terwijl dat wel handig kan zijn.
Kwetsbaar
Tenslotte is een audit file best kwetsbaar. Dit auditbestanden zijn gevoelig voor gegevensverlies als er geen goede back-up van wordt gemaakt. Daardoor gaat financiële informatie mogelijk verloren, waarvan het herstellen duur en tijdrovend kan zijn.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.