Misschien lijkt het op het eerste gezicht niet zo, maar de boekhouding is een dynamische wereld. Elk jaar komen er door technologische ontwikkelingen allerlei nieuwe termen bij. Neem nu ‘boekhouden in de cloud’. Wat houdt dit precies en welke voordelen brengt het met zich mee voor boekhouders?
Wat is de cloud?
Laten we eerst even kijken naar het fenomeen ‘cloud’ op het wereldwijde web. De kans is best groot dat je er wel eens van hebt gehoord. ‘Cloud’ verwijst naar een netwerk van servers die verbonden zijn met het internet en waarmee gegevens op afstand kunnen worden opgeslagen, verwerkt en beheerd. Dit staat ook wel bekend als ‘cloud computing’.
Netwerk van servers
In de context van cloud computing verwijst de wolk naar een netwerk van servers die zich bevinden in datacentra over de hele wereld. Deze servers zijn verbonden met het internet en op afstand toegankelijk voor gebruikers of toepassingen.
Wat is het voordeel van de cloud?
Een zeer groot voordeel van het gebruik van de cloud is dat je als gebruiker toegang hebt- en gebruik mag maken van diverse bronnen, zoals rekenkracht, opslag en software, naar behoefte. Dit betekent dat je geen eigen fysieke servers of infrastructuur nodig hebt om deze middelen te gebruiken. In plaats daarvan krijg je via de cloud toegang tot de middelen en betaal je alleen voor de specifieke middelen die je gebruikt.
Waar kan cloud computing voor worden gebruikt en waarom is het zo populair?
Cloud computing kan worden gebruikt voor een groot aantal doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan en beheren van gegevens, het hosten van websites en toepassingen en het laten draaien van zakelijke toepassingen. De populariteit van deze manier van werken neemt toe omdat het kosteneffectiever en schaalbaarder is dan traditionele on-premise computing oplossingen.
Boekhouden in de coud: zo gaat het in zijn werk
Steeds meer boekhouders maken gebruik van de ‘cloud’. Ze installeren speciale cloud-based software om financiële taken zoals facturering, boekhouding en budgettering te beheren en uit te voeren. Daarbij worden al jouw financiële gegevens online opgeslagen en geraadpleegd, in plaats van dat er sprake is van een lokale computer of server. Dit betekent dat je overal met een internetverbinding en vanaf elk apparaat, waaronder laptops, tablets en smartphones, toegang hebt tot jouw financiële informatie.
Wat zijn de voordelen van boekhouden in de cloud?
Het is niet zonder reden dat steeds meer boekhouders kiezen voor de cloud. Het brengt namelijk de volgende voordelen met zich mee:
1 – Het is veiliger
Cloud-software is doorgaans veiliger dan traditionele software omdat het wordt gehost op servers die door deskundigen worden beheerd en waarvan regelmatig een back-up wordt gemaakt. Dit beschermt jouw financiële gegevens tegen externe bedreigingen, zoals hacken of malware. Ook maken providers gebruik van robuuste beveiligingsmaatregelen om financiële gegevens te beschermen, zoals encryptie en meerdere beschermingslagen.
2 – Het is toegankelijker
Waar je ook bent, met deze vorm van boekhouden heb je overal en altijd toegang tot je financiële gegevens. Dit is zeker handig wanneer als je onderweg je financiën moet controleren of als je teamleden hebt die op afstand werken.
3 – Samenwerkingen tussen teamleden en/of collega’s verlopen beter
Met dit type software kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang krijgen tot en werken aan dezelfde financiële gegevens. Dit kan het voor teamleden gemakkelijker maken om samen te werken en om informatie te delen. Op zijn beurt verbetert dit de efficiëntie en nauwkeurigheid van teams.
4 –Het heeft talloze hulpmiddelen voor samenwerking
Cloud boekhoudsoftware bevat doorgaans hulpmiddelen voor samenwerking, zoals gedeelde agenda’s, takenlijsten en het delen van documenten. Dit maakt het voor boekhouders een stuk eenvoudiger om met hun klanten en collega’s samen te werken.
5 – Er is sprake van automatische updates
Deze software wordt meestal automatisch bijgewerkt, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het handmatig downloaden en installeren van updates. Daardoor gebruik je altijd de meest actuele versie van de software.
6 – Je hebt altijd en overal toegang
Met boekhouden in de loud hebben boekhouders toegang tot hun gegevens vanaf elk apparaat met een internetverbinding, zodat ze overal en altijd kunnen werken.
7 – Je kunt gebruik maken van allerlei automatiseringstools
Veel cloud boekhoudplatforms bevatten automatiseringstools die routinetaken kunnen stroomlijnen, zoals het genereren van facturen of het aansluiten van bankafschriften. Dit bespaart boekhouders veel tijd en verkleint de kans op fouten. en de kans op fouten verkleinen.
8 – Het is schaalbaar
Het is bij uitstek software die is ontworpen om flexibel en schaalbaar te zijn, zodat het kan meegroeien met een bedrijf als het verandert en uitbreidt.
9 – Je kunt er veel geld mee besparen
Deze vorm van boekhouden is vaak goedkoper dan zijn traditionele tegenvarianten. Met cloud boekhouden betalen gebruikers namelijk alleen voor de diensten die ze gebruiken, in plaats van de kosten voor de aanschaf en onderhoud van dure software en hardware.
Conclusie: Is het gebruik van cloud boekhouden een goed idee?
We kunnen concluderen dat cloud boekhouden een nuttig hulpmiddel kan zijn voor (kleine) bedrijven, freelancers en andere organisaties die hun financiële processen willen stroomlijnen en toegang willen krijgen tot realtime financiële gegevens. Het verbetert mogelijk de efficiëntie, verkleint de kans op fouten en bespaart veel tijd en geld. Klinkt goed!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
