Digitaal factureren maakt ondernemen makkelijker

digitaal factureren

In een genadeloos hoog tempo stoppen bedrijven met het versturen van fysieke facturen en leggen zij zich toe op digitale facturen. Jonge bedrijven hebben nog nooit een fysieke factuur verzonden, wat alles te maken heeft met de huidige trend. Het versturen en ontvangen van een digitale factuur kost tijd. En laat dat nu precies hetgeen zijn waar we steeds minder van hebben.

Op deze pagina bespreken we alles wat jij over digitaal factureren moet weten. Ik vind het namelijk belangrijk dat ook jij precies weet wat deze hype inhoudt. Is het voor jou interessant om over te gaan op het online versturen, ontvangen en verwerken van factureren? Wat kost het eigenlijk om niet offline maar online je facturen te versturen?

Als jij twijfelt of je moet beginnen met digitaal factureren, is de kans groot dat je daar na het lezen van onderstaande informatie anders over denkt. De tijd en kosten die jij met online invoicing kunt besparen, zijn mogelijk groter dan je denkt.

Inhoudsopgave

Online factureren bespaart tijd, heel veel tijd

Digitaal factureren is op vrijwel ieder vlak een enorme stap vooruit van de klassieke vorm van factureren. Het opmaken van een factuur, printen, verwerken, in de envelop doen, frankeren en dan ook nog eens op de postbus doen. Vervolgens mag er een dag (of zelfs meer) worden gewacht totdat de rekening bij de ontvanger aankomt. Een online factuur is in staat veel van deze taken drastisch te vereenvoudigen.

Om een elektronische factuur op te maken hoef je namelijk alleen maar het juiste contact te selecteren, de factuur te specificeren en de factuur naar het juiste e-mailadres te verzenden. Je bent kortom enkele minuten, of als je snel bent seconden, bezig met het complete facturatieproces.

We maken hierbij onderscheid tussen twee soorten digitale facturen, namelijk de e-factuur en de email met de factuur als PDF. Waar het opmaken en verzenden van een factuur in een email gemiddeld tien minuten kost, ben je met een e-factuur slechts vijf minuten bezig. Dat is dus bovenop de tijdsbesparing van een fysieke factuur versus een digitale factuur nog eens de helft.

De meeste ondernemers die digitaal factureren kiezen ervoor om een factuur eerst te downloaden en deze vervolgens via een email te verzenden. Dit kan in sommige gevallen ook de beste keuze zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een begeleidende email wilt meesturen. Ondernemers moeten niet onderschatten hoe belangrijk het soms kan zijn om een begeleidende email mee te sturen. Gelukkig zijn steeds meer boekhoudprogramma’s hierop voorbereid doordat je een email kunt opmaken als je vanuit het boekhoudprogramma de factuur verstuurt.

E-facturatie is dé snelste manier van digitaal factureren

De e-factuur kan, in theorie, volledig geautomatiseerd worden. Er zijn verschillende situaties waarbij je iedere maand dezelfde factuur kunt versturen. Bijvoorbeeld als je maandelijks dezelfde werkzaamheden voor een opdrachtgever verricht. In dat geval is het natuurlijk onzinnig wanneer je iedere factuur los moet opmaken en verzenden. Een beter alternatief is dan het automatiseren van deze ‘workflow’. Op een door jou gekozen datum gaat er elke maand automatisch een factuur naar jouw opdrachtgever uit met precies dezelfde specificaties.

Lijken jouw facturen wel sterk op elkaar maar is het wel nodig om af en toe de facturen aan te passen? Dan kan je e-facturen sturen vanuit je eigen boekhoudsysteem door slechts enkele velden aan te passen.

De makkelijkste manier om dit te doen is door eerdere facturen die op deze factuur lijken te dupliceren. Vervolgens krijg je een scherm te zien waarin je de factuur kunt bewerken en direct kunt versturen naar het factuuradres. Je hoeft hierdoor niet je facturen over te typen. En dat scheelt jou weer tijd!

Kortere verwerkingstijd door de digitale factuur

Over het algemeen, gaat ook de ontvanger van de digitale factuur efficiënter met de factuur om. Zij zullen hoogstwaarschijnlijk de ontvangst van een digitale factuur ten opzichte van de papieren factuur waarderen. Dat komt doordat het niet nodig is om een factuur van afdeling naar afdeling te sturen. Dit soort online facturen kunnen namelijk met een klik op de knop in het boekhoudprogramma van de opdrachtgever verwerkt worden. De factuur wordt automatisch gecontroleerd en verwerkt.

Dit kan in sommige situaties betekenen dat jouw factuur direct voldaan wordt, waar je anders aan het einde van de betaaltermijn pas op een betaling zou kunnen rekenen.

Eenvoudig overzicht van ontvangen betalingen

Bij een deel van de boekhoudprogramma’s die ik op deze website bespreek is het mogelijk om de bankbetalingen te koppelen aan jouw boekhoudprogramma. Dat wil zeggen dat als je een betaling op jouw zakelijke bankrekening ontvangt, deze betaling direct doorgestuurd wordt naar jouw boekhoudprogramma. Vervolgens gaat jouw boekhoudprogramma op zoek naar digitale facturen die met deze betaling gekoppeld kunnen worden. Als dat lukt, dan wordt een factuur automatisch als ‘betaald’ gemarkeerd.

Hierdoor hoef jij niet dit proces te doorlopen dat vooral bij een groter aantal facturen veel tijd in beslag kan nemen. In een oogopslag zie je welke facturen reeds voldaan zijn en welke niet. Je kunt naar de facturen die nog niet betaald zijn met een muisklik een herinnering sturen. Of je kunt zelfs de herinneringen geautomatiseerd versturen.

digitaal factureren email symbool

Door digitaal te factureren heb je automatisch ook een beter inzicht van je financiën

Het moment dat je een papieren factuur verstuurt, duurt het gemiddeld 16 dagen voordat een betaling bij de ontvanger wordt ingeboekt. Dit duurt volgens hetzelfde onderzoek slechts een dag bij digitale facturen. Doordat dit proces een stuk sneller verloopt, heb je een actueler inzicht van je financiën. Betalen komen kortom ook sneller binnen dan bij papieren facturen.

Dit heeft als voornaamste voordeel dat je op ieder moment een blik kan werpen in de financiële gezondheid van je bedrijf. Als je benieuwd bent hoe het met de cashflow, winst of kosten staat, duurt het enkele seconden voordat je hier meer duidelijkheid over krijgt. Dat terwijl dit normaliter het werk van de boekhouder was.

Dat is niet alles, want je krijgt ook een beter inzicht in de;

  • Uitgaande en inkomende geldstromen;
  • Status van facturen en eventuele betalingsverplichtingen
  • Vermogensbeheer en lopende verplichtingen
  • Real-time inzicht in de gezondheid van je onderneming

Veilig factureren? Dan moet je online factureren

Een groot verschil tussen de oude facturen en de moderne digitale facturen is de wijze waarop deze facturen worden opgeslagen. Mocht je vroeger bang zijn om bij een brand je complete administratie te verliezen, is dit nu wel een van de kleinste gevaren van het ondernemen. Als je digitaal factureert, hoef je namelijk ook niet nog eens je facturen fysiek op te slaan. Ze zijn namelijk al opgeslagen op een wel heel veilige plek.

Jouw facturen zijn allen opgeslagen in de cloud, waar je op ieder moment bij kan komen zolang je maar de beschikking hebt over een internetverbinding en je inloggegevens. Je hoeft deze facturen dus nooit op je harde schijf te bewaren.

Daarbij is de kans ook extreem afgenomen dat iemand anders even door jouw facturen heen gaat bladeren. Alle facturen zijn kortom beveiligd opgeslagen waardoor alleen iemand met jouw inloggegevens de facturen kan bereiken.

Kostenbesparingen aan alle kanten

Ik kwam recent een onderzoek tegen waarin werd beweerd dat maar liefst 60 procent van alle facturen ondertussen digitaal verzonden wordt. Kortom, digitaal factureren is populairder dan ooit. En daar moet jij als ondernemer gebruik van maken.

Er is namelijk een goede reden dat digitaal factureren volgens velen de onvermijdelijke toekomst is. Gemiddeld gezien, op basis van de verzend, materiaal en behandelingskosten, bespaar je per factuur zo’n € 2,-. Als jij jaarlijks 300 facturen verstuurt, hebben we het dus al snel over € 600.

Mocht je zelfs besluiten om op volledige e-facturatie over te gaan? Dan zou je nóg een stuk goedkoper kunnen verzenden. En dan hebben we het nog niet gehad over de impact op het milieu. We gebruiken aanzienlijk minder papier door e-facturatie, waardoor we met zijn allen bijdragen aan een betere toekomst!

Professionaliteit naar de opdrachtgever toe

Ten slotte is daar nog de professionaliteit naar de opdrachtgever toe. Velen onderschatten namelijk de kunst van een duidelijke en net vormgegeven factuur. Als jij een factuur ontvangt die er rommelig uitziet, vertelt dat jou toch ook veel over de verzender van de factuur?

Je mag van een professioneel bedrijf verwachten dat de facturen er netjes uitzien. Met de moderne boekhoudprogramma’s kan je van verschillende, mooie, standaardontwerpen gebruik maken waardoor jouw facturen er netjes uitzien!

vrolijke vrouw achter de computer

Via welke programma’s kan ik digitaal factureren?

Ook digitaal factureren? Dan heb je de keuze uit een groot aantal verschillende programma’s om hiermee te beginnen. De meeste kleinere ondernemers maken gebruik van E-Boekhouden dat een uitgebreid boekhoudprogramma tegen een zachte prijs aanbiedt. Wil jij met meerdere mensen de boekhouding kunnen verzorgen? Dan adviseer ik ofwel Exact Online of Twinfield. Deze twee boekhoudprogramma’s zijn weliswaar duurder maar bieden dan ook meer functies. Ten slotte is daar nog Visma eAccounting, een oplossing voor bedrijven met meer dan 25 werknemers. Met dit boekhoudprogramma kan je op grote schaal e-factureren met alle bijbehorende voordelen!

Lees ook de review artikelen:

ZZP

E-Boekhouden

  • 1,5 jaar gratis voor starters
  • ongekend eenvoudig in gebruik
  • factureren en boekhouden in 1
  • Vanaf € 7,95 per maand
Lees nu verder

Eenmanszaak

  • 30 dagen gratis uitproberen
  • met elke webshop te koppelen
  • Scan en herken service
  • Vanaf € 39 per maand
Lees nu verder

MKB

Twinfield boekhouden

  • 30 dagen gratis uitproberen
  • marktleider voor MKB
  • uitgebreide rapportages mogelijk
  • Vanaf € 37,50 per maand
Lees nu verder

Meest gestelde vragen

Wat is digitaal boekhouden?

Digitaal boekhouden is boekhouden op je computer. Hiervoor heb je alleen een internetverbinding nodig. Je hoeft hiervoor geen software aan te schaffen.

Voordelen digitaal boekhouden:

1. Met een internetverbinding kun je vanaf iedere locatie je boekhouding bijwerken
2. Je hebt altijd inzicht in je cijfers
3. De software updates worden automatisch doorgevoerd
4. Er hoeven geen back-ups gemaakt te worden
5. Je kunt je boekhouding koppeling met bijvoorbeeld je bank of het kassasysteem
6. Een boekhouder of accountant kan eenvoudig met je meekijken in de boekhouding
7. De boekhouding kost geen ruimte op je computer
8. Het boekhoudprogramma is flexibel in te richten voor jou bedrijf

Nadelen digitaal boekhouden:

1. De boekhouding wordt extern in de cloud bewaard
2. De verplichting van een abonnement voor het gebruik van de software
3. De boekhouding staat niet meer op je computer

Lees verder voor een overzicht van online boekhoudprogramma’s

Is zelf boekhouden eenvoudig?

Steeds meer ondernemers hebben er voor gekozen zelf de boekhouding te doen met een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s hebben een voorbeeld boekhouding zodat het heel eenvoudig is om een administratie op te zetten.

Hoeveel kost de boekhouding?

De kosten van de boekhouding is afhankelijk of je dit uitbesteed of grotendeels zelf doet. Wanneer je de hele boekhouding door een boekhouder of accountant laat doen zullen de kosten behoorlijk oplopen. Je kunt de boekhouding ook prima zelf doen. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden voor een gratis digitale boekhouding.
Lees verder voor een compleet overzicht van boekhoudprogramma’s

Waar moet je op letten bij een digitale boekhouding?

Een digitale boekhouding met een online boekhoudprogramma kent vele voordelen. Het is daarbij van belang dat je een boekhoudprogramma kiest die voldoet aan de eisen van de belastingdienst.
Daarnaast is het belangrijk dat het een in de cloud boekhoudprogramma is. Hierdoor hoef je geen backup’s te maken. Tevens zijn functionaliteiten als een bankkoppeling, digitaal factureren en BTW aangifte erg handig.
In het artikel Boekhoudprogramma overzicht worden tientallen boekhoudprogramma’s besproken die voldoen aan deze eisen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *