Digitaal factureren maakt ondernemen makkelijker

In een genadeloos hoog tempo stoppen bedrijven met het versturen van fysieke facturen en leggen zij zich toe op digitaal factureren. Jonge bedrijven hebben nog nooit een fysieke factuur verzonden, wat alles te maken heeft met de huidige trend. Het versturen en ontvangen van een digitale factuur kost tijd. En laat dat nu precies hetgeen zijn waar we steeds minder van hebben.

Op deze pagina bespreken we alles wat jij over digitaal factureren moet weten. Ik vind het namelijk belangrijk dat ook jij precies weet wat deze hype inhoudt. Is het voor jou interessant om over te gaan op het online versturen, ontvangen en verwerken van factureren? Wat kost het eigenlijk om niet offline maar online je facturen te versturen?

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om digitaal te factureren:

e-boekhouden logo

  • Met factuur APP
  • Inclusief  IDEAL link in de factuur
  • Middels een voorbeeld sjabloon kun je direct factureren
  • Klantwaardering: 8.9
Meer informatie

visma eaccounting

  • Eenvoudig factuur en offerte maken en versturen
  • Gebruiksvriendelijke interface
  • Veel functies voor gratis software
  • Klantwaardering: 8,1
Meer informatie

exact home

  • Met urenregistratie
  • Veel Koppelingen met externe software
  • Facturen maken met de APP
  • Klantwaardering: 8,3
Meer informatie

Als jij twijfelt of je moet beginnen met digitaal factureren, is de kans groot dat je daar na het lezen van onderstaande informatie anders over denkt. De tijd en kosten die jij met online invoicing kunt besparen, zijn mogelijk groter dan je denkt.

Online factureren bespaart tijd, heel veel tijd

Digitaal factureren is op vrijwel ieder vlak een enorme stap vooruit van de klassieke vorm van factureren. Het opmaken van een factuur, printen, verwerken, in de envelop doen, frankeren en dan ook nog eens op de postbus doen. Vervolgens mag er een dag (of zelfs meer) worden gewacht totdat de rekening bij de ontvanger aankomt. Een online factuur is in staat veel van deze taken drastisch te vereenvoudigen.

Om een elektronische factuur op te maken hoef je namelijk alleen maar het juiste contact te selecteren, de factuur te specificeren en de factuur naar het juiste e-mailadres te verzenden. Je bent kortom enkele minuten, of als je snel bent seconden, bezig met het complete facturatieproces.

We maken hierbij onderscheid tussen twee soorten digitale facturen, namelijk de e-factuur en de email met de factuur als PDF. Waar het opmaken en verzenden van een factuur in een email gemiddeld tien minuten kost, ben je met een e-factuur slechts vijf minuten bezig. Dat is dus bovenop de tijdsbesparing van een fysieke factuur versus een digitale factuur nog eens de helft.

De meeste ondernemers die digitaal factureren kiezen ervoor om een factuur eerst te downloaden en deze vervolgens via een email te verzenden. Dit kan in sommige gevallen ook de beste keuze zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een begeleidende email wilt meesturen. Ondernemers moeten niet onderschatten hoe belangrijk het soms kan zijn om een begeleidende email mee te sturen. Gelukkig zijn steeds meer boekhoudprogramma’s hierop voorbereid doordat je een email kunt opmaken als je vanuit het boekhoudprogramma de factuur verstuurt.

digitaal factureren met een programma

E-facturatie is dé snelste manier van digitaal factureren

De e-factuur kan, in theorie, volledig geautomatiseerd worden. Er zijn verschillende situaties waarbij je iedere maand dezelfde factuur kunt versturen. Bijvoorbeeld als je maandelijks dezelfde werkzaamheden voor een opdrachtgever verricht. In dat geval is het natuurlijk onzinnig wanneer je iedere factuur los moet opmaken en verzenden. Een beter alternatief is dan het automatiseren van deze ‘workflow’. Op een door jou gekozen datum gaat er elke maand automatisch een factuur naar jouw opdrachtgever uit met precies dezelfde specificaties.

Lijken jouw facturen wel sterk op elkaar maar is het wel nodig om af en toe de facturen aan te passen? Dan kan je e-facturen sturen vanuit je eigen boekhoudsysteem door slechts enkele velden aan te passen.

De makkelijkste manier om dit te doen is door eerdere facturen die op deze factuur lijken te dupliceren. Vervolgens krijg je een scherm te zien waarin je de factuur kunt bewerken en direct kunt versturen naar het factuuradres. Je hoeft hierdoor niet je facturen over te typen. En dat scheelt jou weer tijd!

Kortere verwerkingstijd door de digitale factuur

Over het algemeen, gaat ook de ontvanger van de digitale factuur efficiënter met de factuur om. Zij zullen hoogstwaarschijnlijk de ontvangst van een digitale factuur ten opzichte van de papieren factuur waarderen. Dat komt doordat het niet nodig is om een factuur van afdeling naar afdeling te sturen. Dit soort online facturen kunnen namelijk met een klik op de knop in het boekhoudprogramma van de opdrachtgever verwerkt worden. De factuur wordt automatisch gecontroleerd en verwerkt.

Dit kan in sommige situaties betekenen dat jouw factuur direct voldaan wordt, waar je anders aan het einde van de betaaltermijn pas op een betaling zou kunnen rekenen.

Eenvoudig overzicht van ontvangen betalingen

digitaal factureren email symbool

Bij een deel van de boekhoudprogramma’s die ik op deze website bespreek is het mogelijk om de bankbetalingen te koppelen aan jouw boekhoudprogramma. Dat wil zeggen dat als je een betaling op jouw zakelijke bankrekening ontvangt, deze betaling direct doorgestuurd wordt naar jouw boekhoudprogramma. Vervolgens gaat jouw boekhoudprogramma op zoek naar digitale facturen die met deze betaling gekoppeld kunnen worden. Als dat lukt, dan wordt een factuur automatisch als ‘betaald’ gemarkeerd.

Hierdoor hoef jij niet dit proces te doorlopen dat vooral bij een groter aantal facturen veel tijd in beslag kan nemen. In een oogopslag zie je welke facturen reeds voldaan zijn en welke niet. Je kunt naar de facturen die nog niet betaald zijn met een muisklik een herinnering sturen. Of je kunt zelfs de herinneringen geautomatiseerd versturen.

Door digitaal te factureren heb je automatisch ook een beter inzicht van je financiën

Het moment dat je een papieren factuur verstuurt, duurt het gemiddeld 16 dagen voordat een betaling bij de ontvanger wordt ingeboekt. Dit duurt volgens hetzelfde onderzoek slechts een dag bij digitale facturen. Doordat dit proces een stuk sneller verloopt, heb je een actueler inzicht van je financiën. Betalen komen kortom ook sneller binnen dan bij papieren facturen.

Dit heeft als voornaamste voordeel dat je op ieder moment een blik kan werpen in de financiële gezondheid van je bedrijf. Als je benieuwd bent hoe het met de cashflow, winst of kosten staat, duurt het enkele seconden voordat je hier meer duidelijkheid over krijgt. Dat terwijl dit normaliter het werk van de boekhouder was.

Dat is niet alles, want je krijgt ook een beter inzicht in de;

  • Uitgaande en inkomende geldstromen;
  • Status van facturen en eventuele betalingsverplichtingen
  • Vermogensbeheer en lopende verplichtingen
  • Real-time inzicht in de gezondheid van je onderneming

Veilig factureren? Dan moet je online factureren

Een groot verschil tussen de oude facturen en de moderne digitale facturen is de wijze waarop deze facturen worden opgeslagen. Mocht je vroeger bang zijn om bij een brand je complete administratie te verliezen, is dit nu wel een van de kleinste gevaren van het ondernemen. Als je digitaal factureert, hoef je namelijk ook niet nog eens je facturen fysiek op te slaan. Ze zijn namelijk al opgeslagen op een wel heel veilige plek.

Jouw facturen zijn allen opgeslagen in de cloud, waar je op ieder moment bij kan komen zolang je maar de beschikking hebt over een internetverbinding en je inloggegevens. Je hoeft deze facturen dus nooit op je harde schijf te bewaren.

Daarbij is de kans ook extreem afgenomen dat iemand anders even door jouw facturen heen gaat bladeren. Alle facturen zijn kortom beveiligd opgeslagen waardoor alleen iemand met jouw inloggegevens de facturen kan bereiken.

digitaal factureren met mobiele app

Kostenbesparingen aan alle kanten

Ik kwam recent een onderzoek tegen waarin werd beweerd dat maar liefst 60 procent van alle facturen ondertussen digitaal verzonden wordt. Kortom, digitaal factureren is populairder dan ooit. En daar moet jij als ondernemer gebruik van maken.

Er is namelijk een goede reden dat digitaal factureren volgens velen de onvermijdelijke toekomst is. Gemiddeld gezien, op basis van de verzend, materiaal en behandelingskosten, bespaar je per factuur zo’n € 2,-. Als jij jaarlijks 300 facturen verstuurt, hebben we het dus al snel over € 600.

Mocht je zelfs besluiten om op volledige e-facturatie over te gaan? Dan zou je nóg een stuk goedkoper kunnen verzenden. En dan hebben we het nog niet gehad over de impact op het milieu. We gebruiken aanzienlijk minder papier door e-facturatie, waardoor we met zijn allen bijdragen aan een betere toekomst!

Professionaliteit naar de opdrachtgever toe

Ten slotte is daar nog de professionaliteit naar de opdrachtgever toe. Velen onderschatten namelijk de kunst van een duidelijke en net vormgegeven factuur. Als jij een factuur ontvangt die er rommelig uitziet, vertelt dat jou toch ook veel over de verzender van de factuur?

Je mag van een professioneel bedrijf verwachten dat de facturen er netjes uitzien. Met de moderne boekhoudprogramma’s kan je van verschillende, mooie, standaardontwerpen gebruik maken waardoor jouw facturen er netjes uitzien!

Via welke programma’s kan ik digitaal factureren?

Ook digitaal factureren? Dan heb je de keuze uit een groot aantal verschillende programma’s om hiermee te beginnen. De meeste kleinere ondernemers maken gebruik van E-Boekhouden dat een uitgebreid boekhoudprogramma tegen een zachte prijs aanbiedt. Wil jij met meerdere mensen de boekhouding kunnen verzorgen? Dan adviseer ik ofwel Exact Online of Twinfield. Deze twee boekhoudprogramma’s zijn weliswaar duurder maar bieden dan ook meer functies. Ten slotte is daar nog Visma eAccounting, een oplossing voor bedrijven met meer dan 25 werknemers. Met dit boekhoudprogramma kan je op grote schaal e-factureren met alle bijbehorende voordelen!

e-boekhouden logo

  • Met factuur APP
  • Inclusief  IDEAL link in de factuur
  • Middels een voorbeeld sjabloon kun je direct factureren
  • Klantwaardering: 8.9
Meer informatie

visma eaccounting

  • Eenvoudig factuur en offerte maken en versturen
  • Gebruiksvriendelijke interface
  • Veel functies voor gratis software
  • Klantwaardering: 8,1
Meer informatie

exact home

  • Met urenregistratie
  • Veel Koppelingen met externe software
  • Facturen maken met de APP
  • Klantwaardering: 8,3
Meer informatie

Meest gestelde vragen

Hoe weet ik welke facturatie software geschikt is voor mijn type bedrijf of branche?

Het eerste wat je moet doen om erachter te komen welke facturatie software het meest geschikt is voor jouw onderneming is: het inschatten van de benodigde functies, wat je budget is en wie de gebruiker is van de software. Zo kun je gericht onderzoeken welke aanbieder uit deze lijst voor jou de beste optie is. Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode aan, voor het proberen van de software zonder verplichtingen.

Wat is de beste facturatie software?

De beste facturatie software is afkomstig van e-Boekhouden. Dit is echter de beste software voor de gemiddelde ondernemer, dus het kan best zijn dat een andere aanbieder voor jouw onderneming beter is. In dit artikel bespreek ik de top 10 facturatie software, inclusief voor- en nadelen per aanbieder.

Is facturatie software eenvoudig te gebruiken en te begrijpen voor beginners?

Dit ligt aan de gekozen software, maar over het algemeen is goede facturatie software zo gemaakt dat je ook zonder kennis vooraf aan de slag kunt. Houd er rekening mee dat, hoe uitgebreider de software; hoe meer tijd het kost om de interface te leren kennen.

Kan ik een facturatie programma integreren met andere systemen, zoals boekhoudsoftware, CRM, webshops of kassasystemen?

Ja, en dit is ook zeker aan te raden. Het koppelen van meerdere software oplossingen zorgt veelal voor efficiënter werken, omdat alle belangrijke informatie op één centrale plaats komt te staan. Met name facturatie- en boekhoudsoftware worden vaak als één pakket aangeboden.

Hebben facturatie programmas proefperiodes voor startende ondernemers?

Er zijn meerdere facturatie programma’s die een gratis proefperiode aanbieden en zelfs gratis software voor langer dan een jaar. In dit artikel vind je tevens de beste gratis facturatie software, zoals die van e-Boekhouden, Visma eAccounting en meer.

Hoe zit het met de beveiliging en privacy van mijn financiële gegevens in de software?

Facturatie software moet voldoen aan de strenge wetten- en regelgevingen die door ons land zijn gesteld. Een aantal van de aanbieders in deze top 10 beschikken zelfs over een keurmerk, wat garant staat voor een veilige online omgeving en verwerking van data.

Kan de software mij helpen bij het opmaken van facturen en het versturen van periodieke facturen?

De eerste optie wordt door alle aanbieders verstrekt, zodat jouw factuur helemaal in lijn is met de uitstraling van je onderneming. Periodiek factureren is mogelijk bij vrijwel iedere aanbieder, maar dit is wel afhankelijk van het gekozen abonnement.

Gerelateerde artikelen

Factuur app: Beste app, gratis en meer

Wat is de beste factuur app die je kunt gebruiken om je facturen eenvoudig te versturen? Ik leg het je met mijn top 5 uit.

Gratis voorbeeld factuur downloaden

Makkelijk een gratis voorbeeld factuur bekijken, downloaden en gebruiken. Te gebruiken in Word en aan te passen naar eigen logo en huisstijl.

Factuur Eenvoudig maken?

Wil je gratis, gemakkelijk en snel een factuur maken? Bekijk onze top 3 gratis software om facturen te maken ✓Onafhankelijke vergelijking

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Zoek je een facturatie programma?