Conscribo: Review, functies en ervaringen

Conscribo is de enige Nederlandse administratiesoftware dat zich volledig op verenigingen richt. Daardoor wordt het al snel als de beste optie voor verenigingen gezien. Want waarom zou je als vereniging voor administratiesoftware kiezen dat niet speciaal voor verenigingen gemaakt is?

Op veel vlakken is Conscribo te vergelijken met een gemiddeld boekhoudprogramma. Het helpt je met het maken en versturen van facturen. Net als dat het ervoor zorgt dat je de administratie op orde kunt houden met rapporten en belastingaangiftes.

Een groot verschil is dat er een functionaliteit voor ledenadministratie ingebouwd is. Een functie die je niet bij andere administratiesoftware tegenkomt. Het lijkt daarom een eenvoudige keus om als vereniging voor de software van Conscribo te kiezen. Maar is dat wel zo’n goed idee?

Als boekhouder heb ik de nodige ervaring met boekhoudprogramma’s. Genoeg om je uitgebreid te kunnen vertellen of Conscribo jouw aandacht waard is. In mijn review vertel ik je wat ik tijdens de proefperiode heb ervaren van het boekhoudprogramma dat je nog geen € 15 per maand kost.

Hoe ik mijn onderzoek naar Conscribo gedaan heb

Verderop in mijn review leg ik je uit hoe het mogelijk is dat ik een gratis proefperiode van Conscribo gebruik heb kunnen maken. Als je naar de juiste pagina gaat, kun je namelijk voor een bepaalde tijd gratis in Conscribo je gang gaan.

Voor nu is het belangrijk dat je op de hoogte bent van hoe ik mijn onderzoek voor de Conscribo heb ingericht. Dat geeft je een goed idee van de keuzes die ik gemaakt heb.

Toen ik een half jaar geleden voor het eerst Conscribo tegenkwam, wist ik dat het een interessante review zou worden. Ik had nog niet eerder administratiesoftware onderzocht dat zich volledig richt op verenigingen. Natuurlijk zijn er wel wat programma’s langsgekomen die hier enigszins wat aandacht aan konden bieden. Maar niet zoals Conscribo. Een primeur, iets wat de verzameling reviews op mijn website zonder twijfel goed zou doen.

Gebruik een voorbeeldboekhouding van Conscribo

Om Conscribo goed te kunnen testen, heb ik een voorbeeldboekhouding van een bestaande vereniging kunnen regelen. Deze boekhouding is gebruikt om alle hoeken en gaten van het boekhoudprogramma te testen. De voorbeeldboekhouding bestaat uit enkele honderden leden met een gezonde administratie. Daarnaast is bewust gekozen voor een sportvereniging omdat er vaak voor verschillende leeftijden unieke abonnementsbedragen zijn. En dat vinden boekhoudprogramma’s die niet specifiek voor verenigingen ontworpen zijn altijd lastig. Ik ben natuurlijk benieuwd hoe Conscribo hier mee omgaat.

Iedere functie die ik uitgetest heb, staat in de review uitvoerig beschreven. Je kunt er daarom van uitgaan dat echt aan alles gedacht is. Heb je toch nog vragen? Dan kan het zo zijn dat ik daar al antwoord op geef in het hoofdstuk met veel gestelde vragen. Anders kun je altijd onderaan mijn review een reactie plaatsen. Daar geef ik dan zo spoedig mogelijk een passend antwoord op. Ook kun je contact opnemen met de support van Conscribo. De contactgegevens zijn aan het einde van de review te vinden.

Voor kleine en grote verenigingen

Een uniek aspect van Conscribo is natuurlijk dat het zich op verenigingen richt. Een heel belangrijk detail is dat het voor allerlei verenigingen van toepassing is. Zowel kleine als grote verenigingen kunnen gebruik maken van Conscribo voor het bijhouden van de administratie.

Conscribo maakt dit mogelijk door twee pakketten aan te bieden. Eén voor kleine verenigingen met minder dan 250 leden en één voor verenigingen met meer dan 600 leden.

Ook al lijkt het tot nu toe alsof Conscribo vooral geschikt is voor verenigingen zoals sport-, zang- of andere ledenverenigingen, wordt het ook steeds vaker gebruikt door VvE’s. Hierdoor boort het een nieuwe doelgroep aan en worden de functionaliteiten alleen maar verder uitgebreid. Iets waar iedere gebruiker van profiteert.

Nu weet je natuurlijk vooraf nooit zeker of jouw vereniging goed bij Conscribo past. Daar ga ik je in mijn review niet voldoende antwoord op kunnen geven. Om hier achter te komen, raad ik je echt aan om met Conscribo in gesprek te gaan. Vertel aan een van de Conscribo experts hoe je vereniging in elkaar zit en welk pakket het best is om dit op te pakken. Zo voorkom je dat je met een boekhoudprogramma eindigt dat eigenlijk niet bij jouw vereniging past.

Voor VvE’s is er een speciale pagina gemaakt waar dieper op de voordelen van de administratiesoftware voor VvE’s wordt ingegaan. Hier worden al veel van je vragen behandeld.

Wat kun je met Conscribo doen (Functies)

Conscribo staat voor twee belangrijke toepassingen. Allereerst kun je de financiële administratie van een vereniging verzorgen. Een vereiste voor iedere vereniging in Nederland. Daarnaast kun je zelf bepalen welke gegevens je van je leden registreert. Doordat je met zowel het Lite als Standaard pakket extra velden aan leden kunt toekennen, kun je van alles bijhouden.

Samen besturen

De meeste verenigingen werken vanuit een algemeen bestuur. Dat wil zeggen dat er meerdere mensen toegang tot de administratie moeten hebben. Waar de financieel secretaris verantwoordelijk is voor de administratie, moet een andere bestuurder mogelijk toegang tot de administratie hebben om het verloop te registreren. In Conscribo is het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om met andere bestuurders samen te werken.

Diepgaand inzicht in de administratie

In klassieke boekhoudprogramma’s is er alles aan gedaan om je zoveel mogelijk inzicht in de financiën te bieden. Bij Conscribo kunnen verenigingen dit ook doen. Via de verschillende rapportages krijgen bestuurders inzicht in de administratie en kan deze data gebruikt worden om keuzes te maken. Een balans of resultatenrekening is met enkele handbewegingen gecreëerd. Net als een jaarverslag dat aan de rest van de leden getoond kan worden.

Contributiebedragen op basis van lidgegevens

Een geliefde functie binnen Conscribo is het kunnen bepalen van contributiebedragen op basis van de ledenadministratie. Doordat je leden kunt specificeren op basis van eigen gegevens, kun je de contributiebedragen hier relatief aan maken. Dit stelt het bestuur in staat een eerlijk contributieproces op te stellen.

Eenvoudig bij te werken boekhouding

Op ieder moment kan de boekhouding gemakkelijk worden bijgewerkt. Of er nu tal van bonnetjes of declaraties binnen komen of dat er een batch betalingen onderweg is. In Conscribo is gedacht aan wat er bij een vereniging komt kijken. Door juist hier aandacht aan te besteden, voelt Conscribo in het gebruik voor verenigingen veel prettiger aan. Het bijhouden van de administratie gaat hierdoor makkelijker dan met normale boekhoudprogramma’s.

Ledenoverzichten

Het is belangrijk om bepaalde gegevens van leden te registreren. Hier kun je andere programma’s voor gebruiken of een excelbestand voor bijhouden. Conscribo heeft een functie ontwikkeld waardoor het niet nodig is om naar een ander programma uit te wijken. De registratie van leden is eenvoudig in Conscribo bij te houden. Je kunt zelfs overzichten genereren waar de belangrijkste informatie in te vinden is.

Communicatie naar leden

In het meest uitgebreide pakket kom je de zogeheten berichteninbox tegen. Met deze inbox kun je contact met je leden houden. Ook dit voorkomt dat er weer een extra programma nodig is (zoals email software). Vanuit Conscribo stuur je eenvoudig emails naar je leden toe om ze te informeren over hun contributie of andere zaken.

Wat kost Conscribo?

Ik ben een groot voorstander van administratiesoftware waarbij je niet uit vijf of zes verschillende pakketten moet kiezen. Natuurlijk is het fijn dat je voor een pakket kunt kiezen waar precies de functies bij inbegrepen zijn die je ook echt nodig hebt. In de praktijk veranderen de behoeftes op administratief gebied echter regelmatig, waardoor dit soort kleine pakketten eigenlijk niet handig zijn.

Gelukkig heeft Conscribo twee duidelijke pakketten waar je uit kunt kiezen. Dat zijn de volgende twee pakketten:

Conscribo Lite voor € 9,95 per maand

• Inlogprofielen voor het hele bestuur
• 500 MB opslagruimte voor de administratie
• Toegang tot telefonische helpdesk
• Resultatenrekening en balans
• Incasso’s aanmaken
• Registratie van contributies
• Tot 250 leden
• 30 unieke velden aanmaken voor leden
• Lijsten opstellen, bestanden koppelen (beiden i.c.m. leden mogelijk)

Conscribo voor € 14,95 per maand

• Inlogprofielen voor het hele bestuur
• 2000 MB opslagruimte voor de administratie
• Toegang tot telefonische helpdesk
• Resultatenrekening en balans
• Facturen ontwerpen, aanmaken en direct vanuit Conscribo versturen
• Scan & Herken functie voor bonnen
• App voor declaraties
• Incasso-bestanden
• Begroting aanmaken en controleren
• Registratie contributies
• Omzetbelasting
• Kascontrolecommissie
• Extra rapportagemogelijkheden
• Tot 600 leden
• 45 unieke velden aanmaken voor leden
• Lijsten opstellen, bestanden koppelen (beiden i.c.m. leden mogelijk)
• Gepersonaliseerde documenten
• Emailmodule (10.000 mails per jaar vanuit Conscribo)
• Online inschrijfformulier

Of je nu het lite of standaardpakket kiest: de prijzen van Conscribo zijn uitzonderlijk laag. Na meer dan 100 boekhoudprogramma’s beoordeeld te hebben kan ik je vertellen dat je dit een uitstekende prijs is. Vooral gezien de functionaliteiten, ben je met Conscribo voordelig uit.

Wat zijn de ervaringen met Conscribo?

Als jij een trouwe lezer van mijn reviews bent, weet ik vrijwel zeker dat je altijd even omlaagscrollt om de ervaringen te zien. Want ik probeer er bij iedere review voor te zorgen dat ik niet alleen mijn ervaring deel, maar ook die van andere gebruikers. Mijn eigen ervaring helpt je natuurlijk op weg. Maar de ervaringen van soortgelijke gebruikers, mensen die ook een vereniging leiden, geven je pas echt een goed idee. Laten we daarom snel naar de ervaringen met Conscribo kijken.

Fantastisch systeem. Ik was totaal vastgelopen met een ander pakket, en werk nu ruim een jaar met Conscribo. Mede dankzij de goede documentatie werkt dat echt zo heerlijk simpel. Het oogt duidelijk wat gedateerd, waar ze aan gaan werken lees ik in de nieuwsbrief, maar functioneel is het perfect.

Gert uit Nijmegen (Gebruikt Conscribo voor een korfbalvereniging)

We werken nu, als ondernemersvereniging, een jaar met Conscribo. In het begin was het even wennen en soms lastig (zoals elk nieuw programma). We hadden de helpdesk regelmatig nodig, maar gelukkig namen ze daar alle tijd voor. Tot nu toe zijn we heel tevreden en het is makkelijk om de leden- en de financiële administratie in één pakket te hebben.

Henny uit Ede (Gebruikt Conscribo voor een ondernemersvereniging)

We hebben als kerkelijke gemeente nu een paar maanden Conscribo en zijn zeer enthousiast over de snelheid, betrouwbaarheid en gebruiksgemak van deze boekhoudtool tegen een echte mooie prijs. Complimenten aan team van Conscribo dat dit beschikbaar is, in dit segment waar de administraties weliswaar overzichtelijk zijn qua grootte, maar betrouwbaarheid essentieel is. Bij complexere eisen kan het misschien niet altijd mee, maar voor onze gemeente van 300 leden is het meer dan compleet. Support is snel en vriendelijk. Ik kan het echt aanbevelen

Lewald uit Wageningen (Gebruikt Conscribo voor de kerkgemeente)

Zeer uitgebreid pakket! Het is goedkoop tegenover wat je krijgt. Er zijn veel verschillende mogelijkheden, veel meer dan bij andere boekhoud systemen. Ook is de helpdesk zeer vriendelijk, makkelijk te bereiken en neemt de tijd om je te helpen.

Mijn enige opmerking is: omdat het een boekhoudingssysteem is met veel verschillende opties is de stap om het te begrijpen lastiger, dit kan in het begin voor moeilijkheden zorgen, maar zoals ik al eerder vertelde: “de helpdesk zeer vriendelijk, makkelijk te bereiken en neemt de tijd om je te helpen” hierdoor is het geen probleem dat het pakket wat lastiger is! Al met al ben ik echt te spreken over dit programma. Zelfs als je weinig ervaring hebt, kun je er na de helpdesk toch mee overweg.

Niek uit Uden (Gebruikt Conscribo voor de VvE)

Conclusie Conscribo review

Als vereniging is er geen betere boekhoudprogramma om mee aan de slag te gaan dan Conscribo. Deze administratiesoftware helpt je bij het bijhouden van de belangrijkste gegevens en het verzorgen van de financiële kant van je vereniging. Door de aanwezigheid van een uitgebreide documentatie en goed bereikbare helpdesk, kan iedereen met Conscribo leren omgaan.

Door het toevoegen van extra functionaliteiten, zoals de communicatie met leden en het maken van handige overzichten, is Conscribo de afgelopen jaren nog sterker worden. Alhoewel de administratiesoftware aan de buitenkant misschien wat gedateerd aanvoelt, is het functioneel zeer modern. Dat terwijl deze administratiesoftware je maximaal € 14,95 per maand kost.

Als je nog twijfelt, adviseer ik je de proefperiode van 21 dagen te benutten. Tijdens deze proefperiode kun je in Conscribo rondkijken en bepalen of het de juiste boekhoudsoftware voor jouw vereniging is.

Veel gestelde vragen

Als je al zover gekomen in mijn Conscribo review gekomen bent, kan het zijn dat er toch nog wat vragen zijn. Ik hoop dat ik op de meeste vragen antwoord gegeven heb. Ondertussen staat mijn review alweer even online en weet ik wat voor vragen zoal binnengekomen zijn. Om te voorkomen dat iedereen naar de reacties moet scrollen om het antwoord op deze vragen te vinden, heb ik hieronder de belangrijkste vragen op een rij gezet. Daar kun je de antwoorden vinden op de meest gestelde vragen.

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.