Wat is een Jaarafsluiting? Uitleg en tips voor je boekhouding

Misschien ben jij een van de 1.1 miljoen zelfstandig ondernemers in Nederland. Voor zelfstandigen is het einde van het boekjaar een belangrijke taak die je echt niet over het hoofd moet zien. Daarmee houd je de financiële administratie op orde. Maar wat is een jaarafsluiting precies en hoe voer je het uit? We leggen het je graag haarfijn uit in dit artikel.

Wat is een jaarafsluiting?

Een jaarafsluiting is het proces waarbij de financiële administratie voor een bepaald boekjaar wordt afgesloten. De gehele financiële administratie komt aan de orde om de winst én het verlies te bepalen die een onderneming heeft gehaald. Tevens wordt er een balans opgesteld, die je kunt gebruiken voor de aangifte inkomstenbelasting. In Nederland loopt het boekjaar van 1 januari tot 31 december. Na de jaarafsluiting begin je in feite met een schone lei aan een nieuw boekjaar.

Klik hier voor meer informatie

Waarom is het zo belangrijk om het boekjaar goed af te sluiten?

De jaarafsluiting is heel belangrijk, dat willen we graag benadrukken. Daar zijn een aantal redenen voor. Ten eerste voorkomt het administratieve fouten. Wie de boekhouding afsluit, voegt daarna niets meer toe. De winst- en verliesrekening staat daarna weer op nul. Dit voorkomt de helaas veelgemaakte fout om ontvangsten en facturen voor het volgende jaar op te nemen in het voorgaande jaar.

Goed beeld van de financiële prestaties van een bedrijf

Ten tweede geeft de jaarrekening ondernemers een beeld van de financiële prestaties van hun bedrijf. Door de financiële administratie zie je hoeveel inkomsten je hebt verdiend en hoeveel je hebt uitgegeven. Waarschijnlijk heb je daar al wel een idee van als je het hele jaar door alle gegevens nauwkeurig hebt verwerkt. Toch is het een handig overzicht die echt onmisbaar is voor bedrijven. Op basis van de boekhouding ben je in staat om zakelijke beslissingen te nemen voor het volgende boekjaar. Zijn de advertentiekosten bijvoorbeeld erg hoog? Dan is het wellicht een optie om de reclamestrategie voor het volgende jaar te herzien.

Inkomstenbelasting

Tenslotte is de jaarafsluiting noodzakelijk voor het opstellen voor de aangifte van de inkomstenbelasting. De meeste financiële gegevens uit de jaarafsluiting kun je gebruiken voor de belasting die je met betalen voor inkomsten uit werk en woning. Neem onder andere de activa, passiva en het eigen vermogen mee bij het doen van de aangifte. Ook spaargeld en beleggingen moet je vermelden.

Hoe maak je een jaarafsluiting?

In december is het tijd om de balans op te maken. Hoewel deze procedure complex lijkt, valt dat in de praktijk best wel mee. Je moet er alleen even voor gaan zitten of eventueel een boekhouder of accountant inschakelen om deze taak op de juiste manier af te ronden. Om het jou gemakkelijker te maken hebben wij een stappenplan gemaakt:

Stap 1: Controleer de rekeningen
Voordat je begint moet je alle rekeningen zorgvuldig controleren. Zorg ervoor dat alle transacties goed geregistreerd en geclassificeerd zijn. Controleer of de boekhoudsoftware en de bankafschriften overeenkomen en of alle facturen en uitgaven zijn geboekt.

Stap 2: Bekijk jouw bedrijfsvoorraad en bepaal de waarde ervan
Verkoop je producten? Bepaal dan aan het einde van het jaar de waarde van de bedrijfsvoorraad. Dit houdt in dat je de inventaris moet tellen en waarderen. Wat gaat er in, wat gaat er uit? Er zijn twee manieren om deze taak succesvol uit te voeren. De eerste is de zogeheten ‘first-in, first-out (FIFO) methode’, waarbij eerste goederen in het magazijn er ook als eerste weer uitgaan. Een andere optie die mogelijk ook interessant is voor bedrijven noemen we LIFO: producten die het meest recent zijn geleverd, worden ook het eerste uitgeleverd.

Stap 3: Controleer crediteuren en debiteuren
Controleer of alle informatie rondom crediteuren en debiteuren klopt. Oftewel: hebben jouw klanten alle facturen betaald? En, minstens zo belangrijk, heb jij alle lopende rekeningen voldaan? Als er onbetaalde facturen of rekeningen zijn, registreer ze dan nauwkeurig om het overzicht te behouden en fouten te voorkomen.

Stap 4: Registreer persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen
Elk persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen moet worden geregistreerd als een zakelijke uitgaven. Stel je voor dat je een auto niet alleen zakelijk, maar ook persoonlijk gebruikt. In dat geval dien je het percentage berekenen dat je voor zaken gebruikt en dat percentage registreren als zakelijke kosten.

Stap 5: Controleer vooruitbetalingen
Heb je vooruitbetaalde uitgaven voor het volgende boekjaar? Controleer dan of ze correct zijn geboekt. Zo kan het zijn dat vooruitbetaalde huur hebt. Zorg er in dat geval voor dat die als vooruitbetaalde uitgave op de balans staat.

Stap 6: Maak een resultatenrekening
Op de resultatenrekening staan jouw inkomsten, uitgaven en nettowinst (of verlies) over het boekjaar. Zodoende moet je alle gegevens over je inkomsten en uitgaven van het jaar verzamelen en op een rijtje zetten. Vind je dit lastig? Maak je geen zorgen, je kunt altijd een accountant raadplegen om er zeker van te zijn dat ze correct zijn ingedeeld.

Waar moet je nog meer aan denken bij de jaarafsluiting?

Naast de bovenstaande stappen zijn er nog enkele andere zaken om in gedachten te houden bij het opstellen van de jaarafsluiting.

Tip 1: Begin vroeg
Neem voldoende de tijd om de jaarafsluiting op een succesvolle manier af te ronden. Wachten tot het laatste moment leidt mogelijk tot fouten en onnodige stress. Niet nodig en gemakkelijk te voorkomen.

Tip 2: Houd een goede administratie bij
Zorg ervoor dat je gedurende het hele jaar een nauwkeurige en gedetailleerde financiële administratie bijhoudt. Dit maakt het opstellen van de jaarafsluiting veel eenvoudiger en, ook fijn, stressvrij.

Tip 3: Schakel een professional in
Vind je alles wat met financiën te maken heeft ingewikkeld? Wees dan niet bang professionele accountant te raadplegen. Een accountant zorgt voor de nodige begeleiding en hulp en zorgt er voor dat alles correct gebeurt.

Tip 4: Gebruik online boekhoudsoftware
Overweeg het gebruik van boekhoudsoftware voor deze belangrijke taak. Veel softwarepakketten zijn ontworpen voor zelfstandigen en automatiseren allerlei taken. Bekende online boekhoudprogramma’s zijn onder andere:

eBoekhouden.nl
DigiBTW
SilvaSoft
AFAS
Gravita

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een jaarafsluiting?