Ben je werkzaam op het gebied van salarisadministratie? Dan klinkt het begrip ‘loonjournaalpost’ je waarschijnlijk niet vreemd in de oren. Maar misschien weet je er niet het fijne van. En dat terwijl het een belangrijk onderdeel is van een bedrijf. Iedere werknemer heeft immers recht op een mooi salaris. In dit artikel vertellen we alles wat je er over moet weten!
Wat is een loonjournaalpost?
Een loonjournaalpost is een boeking in de financiële administratie van een bedrijf die betrekking heeft op de salariskosten. Het wordt gebruikt om alle transacties met betrekking tot salarissen en gerelateerde kosten in de boekhouding vast te leggen. Zo staan de loonkosten vermeld en hoe ze uit loonheffingen en het nettoloon zijn opgebouwd. Want elke keer dat een bedrijf de salarissen van werknemers uitbetaald, moeten de kosten correct worden geboekt in het grootboek.
Debet en credit
Neem de tijd om alle transacties in het journaalpost in te boeken. Wist je dat het altijd uit twee regels bestaat die in balans moeten zijn? Dit zijn de zogeheten ‘debet’ en ‘credit’ zijden. Debet geeft aan hoeveel geld er weggaat, terwijl credit betrekking heeft op het geld dat binnenkomt. Wanneer je iets inboekt, is er altijd een tegenrekening. We noemen dit ook wel ‘dubbel boekhouden’
Waaruit bestaat een loonjournaalpost?
Een loonjournaalpost bestaat uit verschillende onderdelen. Laten we er eens uitgebreid naar kijken:
Salariskosten
Hierbij hebben we het over het totale bedrag aan salarissen dat aan werknemers is betaald gedurende een bepaalde periode. Het omvat ook eventuele bonussen, overuren of andere vormen van compensatie.
Sociale premies en belastingen
Dit zijn de premies en belastingen die worden ingehouden op het salaris van werknemers. Denk bijvoorbeeld zoals sociale zekerheidsbijdragen, pensioenbijdragen en de inkomstenbelasting.
Werkgeversbijdragen
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van bepaalde premies en bijdragen, waaronder werkgeversbijdragen aan sociale zekerheid en pensioenfondsen.
Waarom is een loonjournaalpost belangrijk?
Het correct vastleggen van loonjournaalposten is zeer belangrijk. Het zorgt er voor dat de financiële administratie nauwkeurig is. Op die manier voorkom je dus dure fouten. Bovendien is een loonjournaalpost essentieel om aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot salarissen, belastingen en sociale premies te voldoen. Door alles correct te boeken, verklein je het risico op boetes of straffen als gevolg van nalevingsproblemen. Laten we de overige redenen voor het belang van een loonjournaalpost eens op een rijtje zetten.
Het geeft inzicht in salariskosten
Door een gedetailleerde loonjournaalpost bij te houden, ziet een bedrijf precies hoeveel ze aan salarissen en gerelateerde kosten uitgeeft. Dit komt goed van pas bij het analyseren van de kostenstructuur en het maken van budgettaire beslissingen.
Het is nuttig voor een audit trail
Een nauwkeurige loonjournaalpost creëert een gedetailleerd spoor van elke salarisbetaling en de bijbehorende transacties. Dit is van onschatbare waarde bij het uitvoeren van audits en het beantwoorden van vragen van de Belastingdienst. Het stelt bedrijven in staat om eventuele discrepanties op te sporen, verklaringen te geven voor afwijkingen en vertrouwen te bieden in de financiële gegevens van het bedrijf.
Het maakt een nauwkeurige toewijzing van salariskosten mogelijk
De loonjournaalpost maakt de juiste toewijzing van salariskosten aan verschillende afdelingen, projecten of kostenplaatsen mogelijk. Dit is met name belangrijk voor bedrijven die meerdere activiteiten of projecten hebben. Op die manier zijn ze namelijk in staat om de kosten op een gedetailleerd niveau te volgen en te beheren.
Hoe maak je een loonjournaalpost?
Het proces van het maken van een loonjournaalpost varieert. Het is deels afhankelijk van de software die een bedrijf gebruikt. Eerder schreven we over debit en credit. Dit zijn vaste onderdelen waar je de inkomende en uitgaande kosten altijd op moet vermelden. Over het algemeen omvat het echter de volgende stappen:
Stap 1: Verzamel de salarisgegevens
Verzamel alle relevante informatie met betrekking tot salarissen, bonussen, overuren, inhoudingen en werkgeversbijdragen. Dit omvat het overzicht van gewerkte uren, loonstroken, belastingformulieren en andere relevante documentatie.
Stap 2: Bereken de salariskosten
Bepaal het totale bedrag aan salarissen en gerelateerde kosten voor de betreffende periode. Houd rekening met inhoudingen en werkgeversbijdragen.
Stap 3: Boek de loonjournaalpost
Maak een boeking in het grootboek met behulp van de juiste rekeningen en subrekeningen. Boek het totale bedrag aan salariskosten op de juiste kostenplaatsen of projecten.
Stap 4: Controleer en zorg voor een goede balans
Controleer de loonjournaalpost zorgvuldig om ervoor te zorgen dat alle bedragen juist zijn geboekt en dat er geen fouten zijn gemaakt. En, we willen het nogmaals benadrukken, zorg ervoor dat de debet- en creditbedragen in balans zijn.
Stap 5: Documenteer en archiveer
Bewaar alle relevante documenten en informatie met betrekking tot de loonjournaalpost. Dit zijn onder andere loonstroken, belastingformulieren en overige correspondentie. Op die manier heb je altijd de juiste documenten paraat bij een eventuele controle.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
